Freiwilligenzuweisungen annehmen und ablehnen

Wenn Sie für einen Dienst bei einer Veranstaltung eingeplant sind, erhalten Sie eine Benachrichtigung, in der Sie gebeten werden, die Zuweisung zu bestätigen oder abzulehnen. Dieser Artikel erklärt den vollständigen Annahme-/Ablehnungsablauf für Freiwilligenzuweisungen.

Wie Zuweisungen funktionieren

1. Ein Gemeindekoordinator plant Sie für eine Dienstposition bei einer bevorstehenden Veranstaltung ein.
2. Sie erhalten eine Benachrichtigung mit den Veranstaltungsdetails, Ihrer Position und einer Möglichkeit, anzunehmen oder abzulehnen. Diese kommt per E-Mail und, falls Sie Telegram verknüpft haben, auch als private Telegram-Direktnachricht vom Gemeindebot.
3. Die Zuweisung erscheint auf Ihrer Seite Mein Dienstplan im Portal mit dem Status Ausstehend.
4. Sie antworten, indem Sie die Zuweisung annehmen oder ablehnen.
5. Der Koordinator wird über Ihre Antwort benachrichtigt.

Eine Zuweisung annehmen

Über das Portal

1. Gehen Sie im Portal zu Mein Dienstplan.
2. Suchen Sie die Zuweisung mit dem Status Ausstehend (mit einem bernsteinfarbenen Abzeichen angezeigt).
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen.
4. Eine Erfolgsmeldung bestätigt: „Zuweisung bestätigt! Vielen Dank für Ihren Dienst."
5. Der Zuweisungsstatus ändert sich zu Bestätigt (mit einem grünen Abzeichen angezeigt).

Per E-Mail

1. Öffnen Sie die Benachrichtigungs-E-Mail Ihrer Gemeinde.
2. Klicken Sie auf den Link Akzeptieren in der E-Mail.
3. Eine Bestätigungsseite erscheint und zeigt:
   • Den Veranstaltungstitel und das Datum
   • Ihren Positionsnamen
   • Eine Meldung, die Ihre Annahme bestätigt
   • Einen Link zur Anzeige Ihres vollständigen Dienstplans im Portal

Hinweis: E-Mail-Links verwenden sichere, signierte URLs, die nach einem festgelegten Zeitraum ablaufen. Wenn der Link abgelaufen ist, sehen Sie eine Nachricht, die Sie auffordert, sich im Portal anzumelden und dort zu antworten.

Per Telegram

Wenn Sie Telegram verknüpft haben, sendet Ihnen der Gemeindebot Ihre Diensttermin-Erinnerung als private Direktnachricht mit den Schaltflächen Ja, Nein und Zurückstellen. Tippen Sie auf Ja, um die Zuweisung zu bestätigen, auf Nein, um abzulehnen, oder auf Zurückstellen, um später erneut erinnert zu werden – die gleiche Annahme/Ablehnung aktualisiert das Portal, als hätten Sie dort geantwortet. Um dies einzurichten, öffnen Sie Mein Profil, erweitern Sie Verbundene Konten und tippen Sie auf Telegram verbinden; Sie können dann steuern, über welche Kategorien der Bot Ihnen Nachrichten senden darf (z. B. Dienst & Freiwilligentätigkeit) und Ruhestunden festlegen. Telegram ist optional und nur verfügbar, wenn Ihre Gemeinde einen eigenen Bot aktiviert hat.

Eine Zuweisung ablehnen

Über das Portal

1. Gehen Sie im Portal zu Mein Dienstplan.
2. Suchen Sie die Zuweisung mit dem Status Ausstehend.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen.
4. Geben Sie optional einen Grund für die Ablehnung an.
5. Eine Meldung bestätigt: „Zuweisung abgelehnt. Der Koordinator wurde benachrichtigt."
6. Der Koordinator wird benachrichtigt, damit er eine Vertretung finden kann.

Per E-Mail

1. Öffnen Sie die Benachrichtigungs-E-Mail Ihrer Gemeinde.
2. Klicken Sie auf den Link Ablehnen in der E-Mail.
3. Eine Bestätigungsseite erscheint und gibt an, dass die Zuweisung abgelehnt wurde.

Was nach Ihrer Antwort passiert

Falls Sie bereits geantwortet haben

Wenn Sie auf einen E-Mail-Link für eine Zuweisung klicken, auf die Sie bereits geantwortet haben, sehen Sie eine Nachricht, die angibt, dass Sie bereits angenommen oder abgelehnt haben. Das System erlaubt keine Änderung Ihrer Antwort über E-Mail-Links. Wenn Sie Ihre Antwort ändern müssen, wenden Sie sich direkt an Ihren Koordinator.

Am Veranstaltungstag einchecken

Am Veranstaltungstag steht eine Schaltfläche Einchecken auf Ihrem Dienstplan zur Verfügung:

1. Gehen Sie zu Mein Dienstplan.
2. Suchen Sie Ihre Zuweisung für die heutige Veranstaltung.
3. Klicken Sie auf Einchecken (kurz vor der Startzeit der Veranstaltung und während der Veranstaltung verfügbar).
4. Eine Bestätigungsmeldung erscheint: „Sie sind eingecheckt! Vielen Dank für Ihren Dienst heute."

Hinweis: Das Einchecken-Fenster ist begrenzt. Sie können nicht zu früh vor der Veranstaltung oder nach ihrem Ende einchecken.

Einen Tausch statt einer Ablehnung vorschlagen

Wenn Sie an dem Ihnen zugewiesenen Datum einen Konflikt haben, aber ein Teamkollege an einem Datum dient, das besser für Sie passt, unterstützt das Portal einen direkten Tausch anstatt einfach abzulehnen. Klicken Sie auf der Zuweisungskarte auf Mein Dienstplan auf Tausch vorschlagen, um den Slot eines Teamkollegen zum Tausch auszuwählen. Wenn er/sie annimmt, werden beide Zuweisungen automatisch getauscht und der Zeitplan wird für alle aktualisiert. Den vollständigen Ablauf finden Sie unter Freiwilligentausch.

Häufige Fragen

Kann ich meine Antwort nach dem Annehmen ändern? Sie haben zwei unterstützte Möglichkeiten. Wenn ein Teamkollege an einem Datum dient, das besser für Sie passt, nutzen Sie die Schaltfläche Tausch vorschlagen auf Ihrem Dienstplan, um Zuweisungen zu tauschen (siehe Freiwilligentausch). Andernfalls wenden Sie sich direkt an Ihren Teamleiter oder Gemeindekoordinator, damit diese den Zeitplan anpassen können.

Was, wenn ich nicht antworte? Zuweisungen, auf die nicht geantwortet wird, bleiben im Status Ausstehend. Koordinatoren können sehen, welche Zuweisungen noch ausstehend sind, und können sich mit Ihnen in Verbindung setzen. Es empfiehlt sich, zeitnah zu antworten.

Kann ich eine Zuweisung für jemand anderen annehmen? Nein. Jede/r Freiwillige kann nur auf ihre/seine eigenen Zuweisungen antworten. Teamleiter können jedoch über das Teamleiter-Dashboard Zuweisungen im Namen ihrer Teammitglieder bestätigen.

Was, wenn der E-Mail-Link abgelaufen ist? Melden Sie sich im Mitgliederportal an und navigieren Sie zu Mein Dienstplan, um direkt über das Portal zu antworten. Das Portal zeigt immer Ihre aktuellen Zuweisungen an, unabhängig vom Ablauf des E-Mail-Links.