Formularbenachrichtigungen

TimelyChurch Formulare kann E-Mail-Benachrichtigungen senden, wenn neue Einsendungen eingehen. Sie können Gemeindeadministratoren, bestimmte Mitarbeiter oder beliebige E-Mail-Adressen Ihrer Wahl benachrichtigen.

Benachrichtigungstypen

Admin-Benachrichtigungen

Wenn die Einstellung Admins benachrichtigen für ein Formular aktiviert ist, wird jedes Mal, wenn eine neue Einsendung eingeht, eine E-Mail an alle Gemeindeadministratoren und die Kontakt-E-Mail-Adresse der Gemeinde gesendet.

Wer Admin-Benachrichtigungen erhält:

• Alle Benutzer mit Administratorzugang für Ihre Gemeinde
• Die primäre Kontakt-E-Mail der Gemeinde (falls konfiguriert)

Benutzerdefinierte Benachrichtigungsempfänger

Zusätzlich zu (oder anstelle von) Admin-Benachrichtigungen können Sie bestimmte Personen oder E-Mail-Adressen hinzufügen, um Benachrichtigungen für ein bestimmtes Formular zu erhalten. Dies ist nützlich, wenn ein Formular von jemandem verwaltet wird, der kein Gemeindeadministrator ist.

Benachrichtigungen konfigurieren

Admin-Benachrichtigungen aktivieren

1. Öffnen Sie den Formular-Editor.
2. Gehen Sie zum Tab Einstellungen.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Admins benachrichtigen.
4. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Benutzerdefinierte Empfänger hinzufügen

1. Öffnen Sie den Formular-Editor.
2. Gehen Sie zum Tab Einstellungen.
3. Scrollen Sie zum Abschnitt Zusätzliche Benachrichtigungsempfänger.
4. Um einen Empfänger hinzuzufügen, können Sie:
   • Nach einer Person suchen anhand des Namens – Geben Sie deren Namen in das Suchfeld ein und klicken Sie in den Dropdown-Ergebnissen auf die Person.
   • Eine E-Mail-Adresse eingeben – Geben Sie eine E-Mail-Adresse in das Suchfeld ein. Wenn eine gültige E-Mail erkannt wird, erscheint eine Schaltfläche „E-Mail hinzufügen". Klicken Sie darauf, um diese Adresse direkt hinzuzufügen.
5. Hinzugefügte Empfänger erscheinen in einer Liste unter dem Suchfeld und zeigen deren Namen und E-Mail.
6. Um einen Empfänger zu entfernen, fahren Sie mit der Maus über den Eintrag und klicken Sie auf die Schaltfläche X.
7. Klicken Sie auf Einstellungen speichern, wenn Sie fertig sind.

Tipp: Sie können sowohl personenbasierte Empfänger (verknüpft mit Ihrer Personendatenbank) als auch eigenständige E-Mail-Adressen hinzufügen. Personenbasierte Empfänger verwenden die in ihrem Profil gespeicherte E-Mail.

Was die Benachrichtigungs-E-Mail enthält

Jede Benachrichtigungs-E-Mail enthält:

• Den Namen des Formulars, das eine Einsendung erhalten hat
• Den Gemeindenamen
• Eine formatierte Zusammenfassung aller abgesendeten Feldwerte (Bezeichnungen und Antworten)
• Die Informationen des Einsenders (falls verfügbar)

Die E-Mail bietet einen schnellen Überblick, damit Empfänger entscheiden können, ob sofortiges Handeln erforderlich ist, ohne sich im Admin-Dashboard anzumelden.

Benachrichtigungsverhalten

• Benachrichtigungen werden asynchron (in einer Warteschlange) gesendet, damit die Formulareinsendungserfahrung für den Befragten nicht verlangsamt wird.
• Wenn sowohl Admins benachrichtigen als auch benutzerdefinierte Empfänger konfiguriert sind, erhalten alle Empfänger die Benachrichtigung. Doppelte E-Mail-Adressen werden automatisch herausgefiltert.
• Benachrichtigungen werden für jede neue Einsendung gesendet, unabhängig vom Genehmigungsstatus der Einsendung.
• Wenn das Senden aus irgendeinem Grund fehlschlägt, wird der Fehler protokolliert, aber die Formulareinsendung selbst ist nicht betroffen – der Befragte sieht weiterhin die Bestätigungsseite.

Bestätigungs-E-Mails für Befragte

Getrennt von den Admin-Benachrichtigungen können Sie eine Bestätigungs-E-Mail für die Person konfigurieren, die das Formular abgesendet hat:

1. Öffnen Sie den Formular-Editor.
2. Gehen Sie zum Tab Einstellungen.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bestätigungs-E-Mail senden.
4. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Wenn aktiviert, erhält der Einsender eine E-Mail, die bestätigt, dass sein Formular eingegangen ist.

Bestätigungsnachricht

Die Bestätigungsnachricht ist das, was der Befragte nach dem Absenden des Formulars auf dem Bildschirm sieht (nicht die E-Mail). So passen Sie diese an:

1. Öffnen Sie den Formular-Editor.
2. Gehen Sie zum Tab Einstellungen.
3. Scrollen Sie zum Abschnitt Bestätigungsnachricht.
4. Bearbeiten Sie die Nachricht mit dem Rich-Text-Editor. Die Standardnachricht lautet: „Vielen Dank für Ihre Einsendung!"
5. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Tipp: Wenn Ihre Gemeinde die KI-Funktion aktiviert hat, können Sie den KI-Assistenten verwenden, um Ihre Bestätigungsnachricht zu generieren oder zu verbessern.

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich für verschiedene Formulare Benachrichtigungen an verschiedene Personen senden? A: Ja. Jedes Formular hat seine eigenen Benachrichtigungseinstellungen und benutzerdefinierte Empfängerliste. Konfigurieren Sie diese unabhängig voneinander im Einstellungen-Tab jedes Formulars.

F: Müssen benutzerdefinierte Empfänger ein Konto bei TimelyChurch haben? A: Nein. Sie können jede gültige E-Mail-Adresse als benutzerdefinierten Empfänger hinzufügen. Diese müssen keine registrierten Benutzer oder Administratoren sein.

F: Erhalte ich doppelte E-Mails, wenn ich sowohl Administrator als auch benutzerdefinierter Empfänger bin? A: Nein. Das System dedupliziert E-Mail-Adressen automatisch vor dem Senden von Benachrichtigungen.