Spendennachweise

Spendennachweise sind Jahresend-Zusammenfassungen der Beiträge jedes Spenders, die für Steuerdokumentationszwecke verwendet werden. TimelyChurch kann individuelle oder Massen-Spendennachweise als PDFs generieren, in der Vorschau anzeigen, herunterladen und per E-Mail versenden.

Planhinweis: Spendennachweise sind eine Pro-Tier-Funktion. Wenn sich Ihre Gemeinde im Starter- oder Growth-Plan befindet, ist die Nachweisseite hinter einer Upgrade-Aufforderung gesperrt. Upgraden Sie auf Pro, um Nachweise zu generieren.

Zugriff auf Spendennachweise

Die Nachweisseite befindet sich unter Ihren Finanzberichten. Sie können diese auf zwei Wegen erreichen:

1. Gehen Sie in der Administrator-Seitenleiste zu Finanzen > Buchhaltung > Berichte und öffnen Sie dann die Karte Spendennachweise.
2. Klicken Sie auf der Spenden-Seite auf das Menü Weitere Aktionen (⋮) in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Nachweise drucken. Dies öffnet einen Dialog „Nachweis generieren", in dem Sie auswählen, für wen die Nachweise bestimmt sind und in welchem Zeitraum; durch Klicken auf Generieren gelangen Sie zur Nachweisseite mit diesen angewendeten Optionen.

Die Nachweisseite zeigt alle Spender mit Spenden für das ausgewählte Jahr. Der Breadcrumb oben lautet Dashboard / Buchhaltung / Berichte / Spendennachweise.

Das Jahr auswählen

Verwenden Sie das Dropdown-Menü Jahr oben auf der Seite, um auszuwählen, für welches Jahr die Nachweise angezeigt werden sollen. TimelyChurch listet jedes Jahr auf, das Spendendaten enthält, begrenzt auf die letzten 2 Jahre.

Datenschutzrichtlinie: Spendennachweise sind auf die letzten 2 Jahre Daten begrenzt. Wenn Sie ein älteres Jahr auswählen oder anfordern, wird TimelyChurch den Nachweis nicht generieren.

Spenderliste

Die Nachweisseite zeigt alle Spender, die einen Personendatensatz in Ihrem Gemeinderegister haben und nachweisberechtigte Spenden während des ausgewählten Jahres geleistet haben, sortiert nach Gesamtspendenvolumen (höchstes zuerst). Für jeden Spender sehen Sie:

• Spender – Name des Spenders und ggf. seine Familie.
• E-Mail – Für den elektronischen Versand von Nachweisen.
• Gesamt (Jahr) – Der Gesamtbetrag, der während des ausgewählten Jahres gespendet wurde.
• Aktionen – Vorschau, PDF herunterladen oder per E-Mail senden.

Nur Spender, die mit einem Personendatensatz in Ihrem Gemeinderegister verknüpft sind, erscheinen in der Liste. Spenden ohne verknüpfte Person (z. B. Online-Spenden von einer nicht zugeordneten E-Mail-Adresse) erscheinen erst dann, wenn Sie diese mit einer Person verknüpfen.

Am oberen Rand der Seite zeigen drei Zusammenfassungskarten Gesamtspenden für das Jahr, die Spenderanzahl und die Durchschnittliche Spende.

Einen Nachweis in der Vorschau anzeigen

1. Klicken Sie auf das Vorschau-Symbol (Augensymbol) neben dem Namen eines Spenders.
2. Eine webbasierte Vorschau des Nachweises öffnet sich und zeigt:
   • Name, Adresse und Telefonnummer der Gemeinde.
   • Name des Spenders und ggf. Familienadresse.
   • Das Steuerjahr und die steuerlich absetzbaren Gesamtbeiträge.
   • Eine Quartalsübersicht (Q1-Q4).
   • Beitragsdetails, gruppiert nach Monat, jede Zeile zeigt:
     • Spendedatum
     • Fonds
     • Zahlungsmethode
     • Betrag (der steuerlich absetzbare Nettobetrag)
   • Eine monatliche Zwischensumme für jeden Monat.
   • Ein Feld Zusammenfassung nach Fonds, das nur angezeigt wird, wenn Spenden mehr als einen Fonds umfassen.
   • Den steuerlichen Offenlegungsblock.

Aus der Vorschau heraus können Sie auch Drucken, PDF herunterladen oder Nachweis per E-Mail senden mithilfe der Schaltflächen oben.

Einen Nachweis als PDF herunterladen

1. Klicken Sie neben dem Namen eines Spenders auf das Symbol PDF herunterladen (auch auf dem Vorschaubildschirm verfügbar).
2. Eine PDF-Datei wird generiert und heruntergeladen.
3. Die Datei ist benannt [church-slug]-giving-statement-JJJJ-PersonID.pdf.

Das PDF enthält dieselben Informationen wie die Vorschau, formatiert für den Druck oder als E-Mail-Anhang.

Im PDF enthaltener steuerlicher Offenlegungsblock

Jedes Nachweis-PDF endet mit einem rechtlichen Block, der die vom IRS geforderte Offenlegung zu wohltätigen Spenden enthält. Die Formulierung passt sich den Spenden des Spenders an:

• Wenn keine Waren oder Dienstleistungen erhalten wurden im Austausch für eine Spende, lautet der Block:

Steuerinformationen: Für diese Beiträge wurden keine Waren oder Dienstleistungen erbracht. [Name der Gemeinde] ist eine steuerbefreite Organisation gemäß Abschnitt 501(c)(3) des Internal Revenue Code. Dieser Nachweis wird für Ihre Steuerunterlagen bereitgestellt. Steuer-ID: [Steuer-ID, wenn im Gemeindeprofil angegeben]. Bitte für Ihre Unterlagen aufbewahren.

• Wenn eine oder mehrere Spenden Waren oder Dienstleistungen einschlossen (eine „Quid pro quo"-Spende, wie z. B. ein Fundraising-Dinner), gibt der Block stattdessen den Gesamtwert der erhaltenen Waren oder Dienstleistungen, den steuerlich absetzbaren Nettobetrag an und verweist auf die Fußnoten je Zeile im Nachweis.

Die Zeile mit der Steuer-ID erscheint nur, wenn Sie die Bundes-Steuer-ID (EIN) Ihrer Gemeinde unter den Gemeindeeinstellungen ausgefüllt haben. Wenn Ihre Gemeinde keine 501(c)(3)-Organisation ist, ist diese Standardformulierung möglicherweise nicht angemessen – konsultieren Sie Ihren Buchhalter oder Rechtsanwalt, bevor Sie Nachweise verteilen.

Einen Nachweis per E-Mail versenden

1. Klicken Sie neben dem Namen eines Spenders auf das E-Mail-Symbol, oder öffnen Sie die Vorschau des Spenders und klicken Sie auf Nachweis per E-Mail senden.
2. Passen Sie optional an:
   • Betreff – Standardmäßig „Ihr JJJJ-Spendennachweis von [Name der Gemeinde]."
   • Nachricht – Ein Rich-Text-Editor mit einer Standard-Dankesnachricht, die Sie bearbeiten können. (Betreff und Nachricht sind beim Senden aus der Vorschau erforderlich.)
3. Klicken Sie auf E-Mail senden.

Die E-Mail enthält:

• Eine Begrüßung mit dem Vornamen des Spenders.
• Das Jahr des Nachweises.
• Eine Dankesnachricht.
• Den PDF-Nachweis als Anhang (benannt giving-statement-JJJJ.pdf).

Anforderungen:

• Der Spender muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben.
• Wenn keine E-Mail verfügbar ist, ist die E-Mail-Option für diesen Spender deaktiviert.

Massenerstellung von Nachweisen

So erstellen Sie Nachweise für alle Spender auf einmal:

1. Wählen Sie auf der Nachweisseite das Jahr.
2. Klicken Sie auf Alle herunterladen.

Eine einzelne PDF-Datei wird heruntergeladen, die einen Nachweis pro Seite für jeden qualifizierten Spender enthält. Die Datei ist benannt [church-slug]-giving-statements-JJJJ-all.pdf.

Dies ist ideal zum Drucken und Versenden von Nachweisen an alle Spender auf einmal. (Bei sehr großen Spenderlisten begrenzt TimelyChurch einen einzelnen Massendownload auf 500 Spender und fordert Sie auf, Nachweise stattdessen individuell zu generieren.)

Nachweisdaten im Detail

Was enthalten ist

• Alle nachweisberechtigten Spenden, die mit dem Personendatensatz des Spenders für das ausgewählte Jahr verknüpft sind, einschließlich anonym markierter Spenden (Anonymität ist ein öffentliches/Bestenlisten-Flag – die eigene Steuerakte des Spenders zeigt jede von ihm gemachte Spende).
• Fondszuteilungen – wenn eine Spende auf mehrere Fonds aufgeteilt wurde, erscheint jeder Fondsanteil separat und zeigt den steuerlich absetzbaren Nettobetrag für diesen Fonds.
• Zahlungsmethoden für jede Spende.

Was ausgeschlossen ist

• Vollständig erstattete Spenden – Eine vollständig erstattete Spende erscheint nicht im Nachweis. Teilrückerstattungen sind mit ihrem steuerlich absetzbaren Nettobetrag enthalten (die Rückerstattung wird automatisch abgezogen).
• Sachspenden / nicht monetäre Spenden – Nicht-Bargeld-Spenden (Sachspenden) sind nicht im Bargeldspenden-Nachweis enthalten.
• Wert von Waren/Dienstleistungen – Wenn eine Spende Waren oder Dienstleistungen im Austausch enthielt (Quid pro quo), wird nur der steuerlich absetzbare Nettobetrag gezählt; der Wert der Waren/Dienstleistungen wird abgezogen.
• Nicht verknüpfte Spenden – Spenden ohne person_id (z. B. Online-Spenden von nicht zugeordneten E-Mail-Adressen) erscheinen in keinem Nachweis. Um sie einzuschließen, bearbeiten Sie die Spende und verknüpfen Sie sie mit einer Person.

Fondsgrupppierung

In den Nachweisdetails werden Spenden nach Monat gruppiert. Wenn Spenden mehr als einen Fonds umfassen, erscheint auch ein Feld Zusammenfassung nach Fonds, das den Gesamtbetrag jedes Fonds zeigt. Wenn eine Spende auf mehrere Fonds aufgeteilt wurde, wird der Anteil jedes Fonds proportional zugeteilt und in einer eigenen Zeile angezeigt.

Quartalsaufschlüsselung

Nachweise enthalten eine Quartalsübersicht:

• Q1 (Januar – März)
• Q2 (April – Juni)
• Q3 (Juli – September)
• Q4 (Oktober – Dezember)

Dies hilft Spendern, ihre Spendenmuster im Laufe des Jahres zu überprüfen.

Jahresend-Nachweisablauf

Hier ist ein empfohlener Ablauf für die Erstellung von Jahresend-Spendennachweisen:

1. Daten überprüfen – Überprüfen Sie vor der Nachweiserstellung die Spendenformularseite für das Jahr, um sicherzustellen, dass alle Spenden erfasst und korrekt mit Spendern verknüpft sind.
2. Nicht zugeordnete Spenden verknüpfen – Prüfen Sie auf Online-Spenden oder manuell eingegebene Spenden, die nicht mit einem Personendatensatz verknüpft sind. Bearbeiten Sie diese, um die korrekte Person hinzuzufügen.
3. Rückerstattungen überprüfen – Bestätigen Sie, dass alle Rückerstattungen in TimelyChurch verarbeitet wurden, damit die Nachweise die korrekten steuerlich absetzbaren Nettobeträge widerspiegeln.
4. Generieren und überprüfen – Zeigen Sie eine Vorschau einiger individueller Nachweise an, um die Richtigkeit zu überprüfen.
5. Massenerstellung – Verwenden Sie Alle herunterladen, um das Massen-PDF zum Drucken zu erhalten, oder versenden Sie Nachweise individuell per E-Mail.
6. Nachweise per E-Mail versenden – Für Spender mit E-Mail-Adressen nutzen Sie die E-Mail-Funktion, um Nachweise elektronisch zu versenden.
7. Drucken und versenden – Für Spender ohne E-Mail drucken Sie das Massen-PDF und versenden physische Kopien.

Fehlerbehebung

„Dieser Spender hat keine E-Mail-Adresse"

Der Personendatensatz des Spenders hat kein ausgefülltes E-Mail-Feld. Gehen Sie zu Personen > suchen Sie die Person > bearbeiten Sie ihren Datensatz > fügen Sie ihre E-Mail-Adresse hinzu.

Eine Spende fehlt in einem Nachweis

Prüfen Sie Folgendes:

• Ist die Spende mit der richtigen Person verknüpft? (Prüfen Sie das Feld person_id.)
• Wurde die Spende vollständig erstattet? Vollständig erstattete Spenden werden ausgeschlossen.
• Ist die Spende eine Sachspende (nicht-monetär)? Sachspenden sind nicht in Bargeldspenden-Nachweisen enthalten.
• Liegt das Spendedatum innerhalb des ausgewählten Jahres?

Nachweisgesamtbeträge stimmen nicht mit dem Spenden-Dashboard überein

Das Spenden-Dashboard zeigt alle Spenden, einschließlich nicht verknüpfter Spenden und Bruttobeträge. Nachweise enthalten nur nachweisberechtigte Spenden, die mit einem Personendatensatz verknüpft sind, dargestellt mit ihrem steuerlich absetzbaren Nettobetrag (Rückerstattungen und etwaige Werte für Waren/Dienstleistungen werden abgezogen). Die Differenz ergibt sich aus nicht verknüpften Spenden, vollständig erstatteten Spenden, Sachspenden und Waren/Dienstleistungsanpassungen.