Übersicht über das Check-in-System

Das Check-in-Modul von TimelyChurch bietet eine sichere und familienfreundliche Möglichkeit, die Anwesenheit bei Gottesdiensten, Klassen und Veranstaltungen zu erfassen. Es wurde mit dem Schwerpunkt auf Kindersicherheit entwickelt – jedes Kind erhält einen eindeutigen Sicherheitscode, und Eltern müssen einen übereinstimmenden Code vorzeigen, um ihr Kind abzuholen.

Hauptfunktionen

• Familien-Check-in -- Suche nach Telefonnummer, um einen ganzen Haushalt abzurufen, und dann mehrere Familienmitglieder auf einmal einchecken.
• Sicherheitscodes -- Für jeden Check-in wird ein eindeutiger 6-stelliger alphanumerischer Code generiert. Derselbe Code erscheint auf dem Namensschild des Kindes und auf dem Sicherheitsetikett des Elternteils.
• Allergie- und medizinische Hinweise -- Allergieinformationen und besondere medizinische Hinweise aus dem Profil einer Person werden automatisch auf Etiketten gedruckt und beim Check-in angezeigt.
• Etikettendrucken -- Kindernamensschilder und Elternsicherheitsetiketten auf Brother- oder Dymo-Thermoetikettdruckern drucken. Ein Etikettendesigner mit Drag-and-Drop ermöglicht die individuelle Gestaltung jedes Details.
• Kiosk-Modus -- Eine Vollbild-Selbstbedienungsoberfläche, die für Tablets und Touchscreens optimiert ist. Familien können sich per Telefonnummer suchen, einen QR-Code scannen oder nach Namen suchen.
• Vorregistrierung -- Mitglieder können sich vor der Ankunft über das Mitgliederportal vorab registrieren. Sie erhalten einen QR-Code, der am Kiosk einen sofortigen Check-in ermöglicht.
• Mehrere gleichzeitige Sitzungen -- Separate Check-in-Sitzungen für verschiedene gleichzeitig stattfindende Veranstaltungen oder Klassen durchführen (beispielsweise ein Gottesdienst und ein Kinderprogramm, die gleichzeitig laufen).
• Besucherregistrierung -- Erstbesucher direkt vor Ort einchecken. Das System erstellt automatisch einen neuen Personeneintrag und einen Familieneintrag.
• Personenanzahl-Erfassung -- Eine schnelle Personenanzahl für Bereiche erfassen, die keine individuellen Check-ins erfordern (z. B. ein allgemeines Gottesdienstauditorium).
• Veranstaltungsverknüpfung -- Eine Check-in-Sitzung mit einer Veranstaltung aus dem Veranstaltungsmodul verknüpfen, sodass Anwesenheitsdaten in die Veranstaltungsberichte einfließen.
• Manuelle Anwesenheitserfassung -- Die Anwesenheit ist jetzt im Check-in integriert. Verwenden Sie die Schaltfläche Manuelle Anwesenheitserfassung in der Kopfzeile der Check-in-Station, um eine Klassenliste nachträglich für eine vergangene Klasse oder Veranstaltung zu erfassen. Wenn eine Person in eine Klasse eingecheckt wird, wird automatisch ein Anwesenheitseintrag für diese Klasse an diesem Datum erstellt.
• Autorisierte Abholung und Notfallkontakte -- Familieneinträge enthalten, wer berechtigt ist, Kinder abzuholen, sowie die Priorität der Notfallkontakte – alles beim Check-in und beim Auschecken sichtbar.
• Freiwilligen-Check-in/Auschecken -- Verfolgen Sie, welche Lehrer und Freiwilligen für jede Sitzung im Dienst sind. Das System führt eine Live-Anzahl der Freiwilligen und der Kinder pro Raum, sodass Sie diese mit Ihren Betreuungszielen vergleichen können (eine einzelne berechnete Betreuungsquote wird nicht als Dashboard-Kennzahl angezeigt).
• Warnungen für nicht abgeholte Kinder -- Ein Sicherheits-Dashboard zeigt Kinder, die nach der erwarteten Endzeit der Sitzung noch eingecheckt sind, mit vorab geladenem Elternkontakt für die Kontaktaufnahme.
• Raumauslastungsansicht -- Ein Live-Dashboard zeigt jeden Klassenraum im Vergleich zu seiner Kapazität, sodass Leitungspersonen einen fast oder überfüllten Raum erkennen können, bevor es zum Problem wird.
• Sperrung -- Eine Notfallsteuerung per einzelnem Tipp, die das Auschecken in allen aktiven Sitzungen gleichzeitig aussetzt. Die Reaktivierung erfordert eine Admin-Passwortbestätigung.
• RFID-Armbänder -- Check-in per Antippen zur Identifizierung, ideal für Camps, VBS und stark frequentierte Kinderkrippen; auf dem Band selbst wird niemals etwas gespeichert. Siehe RFID-Check-in mit Armbändern einrichten.

Häufige Anwendungsfälle

Kinderprogramm

Dies ist der primäre Anwendungsfall. Eltern kommen an, geben ihre Telefonnummer am Kiosk ein, wählen aus, welche Kinder teilnehmen, und das System druckt ein Namensschild für jedes Kind und einen passenden Sicherheitsnachweis für die Eltern. Lehrer sehen Allergiehinweise auf dem Etikett. Bei der Abholung zeigen die Eltern ihren Sicherheitscode vor, und das Kind wird erst ausgecheckt, wenn der Code übereinstimmt und eine zur Abholung berechtigte Person aus der Familienliste ausgewählt wurde (ein Administrator kann dies bei Bedarf überschreiben).

Sonntagsschule und Kleingruppen

Klassen, die als Gruppen vom Typ „Klasse" eingerichtet sind, erscheinen automatisch beim Check-in. Wenn ein Kind oder Erwachsener in eine Klasse eingeschrieben ist, wählt der Kiosk diese Klasse automatisch aus – keine manuelle Auswahl durch die Eltern erforderlich. Anwesenheitseinträge werden zum Zeitpunkt des Check-ins erstellt.

Gottesdienste und Veranstaltungen

Starten Sie eine mit einer bestimmten Veranstaltung aus dem Veranstaltungsmodul verknüpfte Check-in-Sitzung. Verwenden Sie individuelle Check-ins für kleinere Versammlungen oder den Personenanzahl-Modus für große Gottesdienste im Auditorium. Der Sitzungsbericht zeigt die Gesamtanwesenheit, eine Aufschlüsselung nach Stunde und eine Unterteilung Kinder/Erwachsene.

Mehrere Gottesdienste am Sonntag

Wenn Ihre Gemeinde einen frühen Gottesdienst, einen späten Gottesdienst und ein Kinderprogramm gleichzeitig durchführt, erstellen Sie für jeden eine separate Sitzung. Der Kiosk fordert Familien auf, auszuwählen, in welche Sitzung sie einchecken.

So funktioniert es auf einen Blick

1. Ein Administrator startet eine Check-in-Sitzung von der Check-in-Station aus, optional mit Verknüpfung zu einer Veranstaltung aus dem Veranstaltungsmodul.
2. Familien checken ein per Kiosk (Telefonnummernsuche, Namenssuche oder QR-Code-Scan) oder ein Administrator checkt sie über das Admin-Dashboard ein.
3. Sicherheitscodes werden automatisch generiert. Etiketten können sofort gedruckt werden.
4. Während der Veranstaltung zeigt das Admin-Dashboard eine Live-Liste, die nach Klassenraum gruppiert ist, mit Echtzeit-Statistiken.
5. Bei der Abholung zeigt der Elternteil den Sicherheitscode vor. Bei einem Kind überprüft das System den Code und verlangt, dass vor dem Aktivieren der Schaltfläche Check-out bestätigen eine zur Abholung berechtigte Person aus der Familienliste ausgewählt wird. Administratoren können die Abholberechtigung bei Bedarf überschreiben oder die Schnellauscheckfunktion nutzen.
6. Nach der Veranstaltung liefert der Sitzungsbericht eine vollständige Anwesenheitsübersicht mit Aufschlüsselungen nach Klasse, Stunde, Kinder/Erwachsene und Erstbesuchern.

Voraussetzungen

• Das Check-in-Modul muss im Abonnementplan Ihrer Gemeinde aktiviert sein.
• Für beste Ergebnisse richten Sie Ihr Personen-Verzeichnis und Gruppen/Klassen ein, bevor Sie Check-in verwenden. So sind Familien verknüpft, Kinder haben Geburtsdatum und Allergieinformationen, und Klassenbelegungen werden automatisch am Kiosk angezeigt.

Tipp: Die Vorregistrierung über das Mitgliederportal beschleunigt die Sonntagmorgen-Warteschlangen erheblich. Ermutigen Sie Familien, sich vor dem Verlassen des Hauses über ihr Telefon vorab zu registrieren.