Zusammenführungsverlauf
Jedes Mal, wenn Sie zwei Personendatensätze zusammenführen, schreibt TimelyChurch einen permanenten Eintrag in das Profil-Zusammenführungsverlauf-Protokoll. Dieser Artikel erklärt, was das Protokoll zeigt, wie Sie es öffnen und wie Sie sich von einer Zusammenführung erholen, die nicht hätte stattfinden sollen.
Warum ein Zusammenführungsprotokoll führen?
Das Zusammenführen zweier Personen ist ein destruktiv wirkender Vorgang -- Sie kollabieren zwei Historien zu einer, und der sekundäre Datensatz wird archiviert. Eine zuverlässige Aufzeichnung der Zusammenführungen gibt Ihnen:
- Rechenschaftspflicht -- Wer hat wen zusammengeführt, und wann.
- Wiederherstellung -- Wenn eine Zusammenführung falsch war, können Sie sehen, wer beteiligt war und was verschoben wurde.
Wo Sie es finden
Die Seite Profil-Zusammenführungsverlauf („Prüfprotokoll zusammengeführter Personenprofile") hat noch keinen Link in den Menüs. So öffnen Sie sie:
- Öffnen Sie die Seite Personen.
- Fügen Sie in der Adressleiste Ihres Browsers
/merge-historyan das Ende der Adresse der Personenseite an und drücken Sie die Eingabetaste. (Die Adresse endet auf/people/merge-history.)
Sie sehen eine Liste aller Zusammenführungen in Ihrer Gemeinde, die neueste zuerst.
Was jeder Eintrag zeigt
| Spalte | Was sie zeigt |
|---|---|
| Datum | Wann die Zusammenführung stattfand |
| Hauptprofil | Der Datensatz, der beibehalten wurde, mit seiner ID. Klicken Sie auf den Namen, um das Profil zu öffnen. Hier steht Gelöscht, wenn dieser Datensatz inzwischen gelöscht wurde. |
| Zusammengeführtes Profil | Der Name des Datensatzes, der hineingeführt wurde, mit seiner ID und dem Wort archiviert |
| Zusammengeführt von | Das Mitarbeiter-Mitglied, das die Zusammenführung durchgeführt hat |
| Datensätze übertragen | Die ersten Arten von Datensätzen, die verschoben wurden (zum Beispiel Notizen, Gruppen oder Spenden), mit einer Zeile „+N weitere", wenn es mehr gibt, oder Keine Datensätze übertragen |
Auf einem Telefon erscheint jede Zusammenführung als Karte mit denselben Informationen.
Haben noch keine Zusammenführungen stattgefunden, steht auf der Seite „Noch keine Profile zusammengeführt."
Was eine Zusammenführung verschiebt
Werden zwei Datensätze zusammengeführt, wandern die verknüpften Daten des sekundären Datensatzes in das primäre Profil. Dazu gehören Spenden, Zusagen, Anwesenheit und Check-ins, Gruppenmitgliedschaften, Freiwilligenrollen, Notizen, Nachverfolgungen, Formulareinsendungen, Familienverknüpfungen und Werte benutzerdefinierter Felder. Leere Angaben im primären Datensatz (etwa E-Mail, Telefon, Adresse oder Geburtsdatum) werden aus dem sekundären Datensatz gefüllt, und der sekundäre Datensatz wird deaktiviert und archiviert.
Wie Sie zusammenführen, lesen Sie unter Duplikaterkennung und Zusammenführen.
Eine fehlerhafte Zusammenführung beheben
Eine falsche Zusammenführung lässt sich beheben, erfordert aber etwas manuelle Arbeit. Es gibt keine Ein-Klick-Schaltfläche „Zusammenführung rückgängig machen", da die verknüpften Datensätze (Spenden, Anwesenheit usw.) bereits in das primäre Profil verschoben wurden.
Wiederherstellungsmuster
- Öffnen Sie die Seite „Profil-Zusammenführungsverlauf" und suchen Sie die fehlerhafte Zusammenführung. Notieren Sie den Namen (und die ID) des Zusammengeführten Profils.
- Öffnen Sie auf der Personenseite das Dropdown-Menü Ansichten, wählen Sie Archiviert und suchen Sie diese Person.
- Öffnen Sie ihr Profil, öffnen Sie das Menü Aktionen und klicken Sie auf Wiederherstellen. Wiederhergestellte Datensätze sind noch inaktiv; wählen Sie daher im selben Menü auch Aktivieren.
- Öffnen Sie das primäre Profil und verschieben Sie manuell zurück, was zur wiederhergestellten Person gehört -- meist Familienverknüpfungen, Gruppenmitgliedschaften und Notizen -- und korrigieren Sie Kontaktdaten, die übernommen wurden.
Gab es seitdem viel Aktivität auf dem zusammengeführten Datensatz, kann dies mühsam sein; es lohnt sich daher, Fehler früh zu erkennen.
Tipp: Wenn Sie eine fehlerhafte Zusammenführung schnell entdecken (am selben Tag, bevor die primäre Person neue Aktivität hat), ist die Wiederherstellung viel einfacher als wenn es Wochen her ist. Gewöhnen Sie sich an, den Zusammenführungsverlauf kurz nach einer Duplikatbereinigung zu überprüfen.
Bewährte Praktiken
- Prüfen Sie vor der Bestätigung noch einmal. Die Nebeneinander-Seite Profile vergleichen und zusammenführen (über die Aktion Profile zusammenführen eines Profils) zeigt beide Datensätze und verlangt vor dem Zusammenführen die Eingabe des Namens der sekundären Person.
- Fügen Sie beim Zusammenführen Notizen hinzu. Eine einzeilige Notiz „Per Telefonat mit Johann bestätigt" hilft dem Team, sich zu erinnern, warum.
- Überprüfen Sie den Zusammenführungsverlauf während Bereinigungsaktionen. Dies erkennt Fehler früh.
- Schulen Sie mehr als einen Mitarbeiter im Zusammenführen. Wenn nur eine Person weiß, wie Zusammenführungen durchgeführt werden, bleiben Fehler unbemerkt.