Zusammenführungsverlauf
Jedes Mal, wenn Sie zwei Personendatensätze zusammenführen, schreibt TimelyChurch einen permanenten Eintrag in das Zusammenführungsverlauf-Protokoll. Dieser Artikel erklärt, was protokolliert wird, wie Sie das Protokoll lesen und wie Sie eine Zusammenführung rückgängig machen, die nicht hätte stattfinden sollen.
Warum ein Zusammenführungsprotokoll führen?
Das Zusammenführen zweier Personen ist ein destruktiv wirkender Vorgang -- Sie kollabieren zwei Historien zu einer, und der sekundäre Datensatz wird archiviert. Ein zuverlässiger Prüfpfad gibt Ihnen:
- Rechenschaftspflicht -- Wer hat wen zusammengeführt, und wann.
- Wiederherstellung -- Wenn eine Zusammenführung falsch war, können Sie genau sehen, was kombiniert wurde, und es rückgängig machen.
- Compliance -- Für Gemeinden, die unter SOC 2 oder ähnlichen Rahmenwerken arbeiten, ist ein manipulationssicherer Datensatz darüber, wer was geändert hat, unerlässlich.
Wo Sie es finden
- Navigieren Sie im Admin-Portal zu Personen > Zusammenführungsverlauf.
- Sie sehen eine umgekehrt-chronologische Liste aller Zusammenführungen, die in Ihrer Gemeinde stattgefunden haben.
Jede Zeile zeigt:
- Primäre Person -- Der Datensatz, der beibehalten wurde (klickbar, um das Profil zu öffnen)
- Sekundäre Person -- Der Name des archivierten Datensatzes (aus dem Snapshot übernommen, da der Datensatz jetzt soft-gelöscht ist)
- Zusammengeführt von -- Das Mitarbeiter-Mitglied, das die Zusammenführung durchgeführt hat
- Zusammengeführt am -- Datum und Uhrzeit der Zusammenführung
- Übertragene Datensätze -- Eine Zusammenfassung dessen, was verschoben wurde (z. B. „12 Gruppenmitgliedschaften, 3 Notizen, 1 Familienmitgliedschaft")
- Notizen -- Freitext-Notizen, die die zusammenführende Person zum Zeitpunkt der Bestätigung hinzugefügt hat
Was protokolliert wird
Für jede Zusammenführung schreibt TimelyChurch einen PersonMergeLog-Eintrag, der Folgendes erfasst:
Identität
- Die church_id (jede Zusammenführung ist auf ihren Mandanten beschränkt)
- Die primäre Personen-ID (die verbleibende)
- Die sekundäre Personen-ID (die archivierte)
Snapshot
- Ein vollständiger Snapshot des sekundären Personendatensatzes zum Zeitpunkt der Zusammenführung -- Name, E-Mail, Telefon, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, benutzerdefinierte Felder. Dieser Snapshot ermöglicht die Anzeige des Namens der „Sekundären Person" im Protokoll, auch nachdem der zugrunde liegende Datensatz bereinigt wurde.
Anzahl der übertragenen Datensätze
Das Protokoll erfasst, wie viele Datensätze jedes verknüpften Typs von der sekundären auf die primäre Person verschoben wurden. Die erkannten Datensatztypen umfassen:
| Datensatztyp | Was gezählt wird |
|---|---|
| Gruppenmitgliedschaften | Kleingruppen-, Klassen- und Teammitgliedschaften |
| Anwesenheitsaufzeichnungen | Mit der sekundären Person verknüpfte Anwesenheitseinträge |
| Check-ins | Check-in-Ereignisse |
| Nachverfolgungen | Offene und abgeschlossene Nachverfolgungsaufgaben |
| Notizen | Seelsorge-, Gebets- und allgemeine Notizen |
| Spenden | Spendenaufzeichnungen |
| Zusagen | Zusagen und Zusagenkampagnen |
| Formulareinsendungen | Kontaktkarten- und Formulareinsendungen |
| Freiwilligenzuweisungen | Aktive Freiwilligenrollen |
| Familienmitgliedschaften | Mitgliedschaften in Familieneinheiten |
| Werte benutzerdefinierter Felder | Gespeicherte Werte für benutzerdefinierte Felder |
| Selbstreferenzen | Querverweise, bei denen ein anderer Datensatz auf die sekundäre Person verwies |
Wenn ein bestimmter Typ null war, wird er aus der Zusammenfassung weggelassen, sodass Sie nur sehen, was tatsächlich verschoben wurde.
Feldauswahlen
- Eine Aufzeichnung der feldweisen Entscheidung, die während der Zusammenführung getroffen wurde -- zum Beispiel „primäre E-Mail behalten, Geburtsdatum der sekundären Person übernommen". Dies wird für den Nebeneinander-Zusammenführungsablauf erfasst, der die Auswahl zwischen widersprüchlichen Werten ermöglicht.
Autorschaft
- Die merged_by-Benutzer-ID
- Der merged_at-Zeitstempel
- Freitext-Notizen, die der Operator zum Zeitpunkt der Bestätigung eingegeben hat
Einen Zusammenführungsprotokoll-Eintrag lesen
Wenn Sie auf eine Zeile auf der Seite „Zusammenführungsverlauf" klicken, sehen Sie eine Detailansicht mit:
- Den Namen beider Datensätze (primär bleibt klickbar; sekundär öffnet eine archivierte Ansicht bei Bedarf)
- Die vollständige Anzahl der übertragenen Datensätze
- Die feldweise Entscheidungsmatrix
- Wer die Zusammenführung durchgeführt hat und wann
- Alle Notizen zum Zeitpunkt der Zusammenführung
Dies reicht aus, um genau zu rekonstruieren, was passiert ist. Wenn ein Mitglied anruft und sagt: „Sie haben mich mit meinem Bruder zusammengeführt", haben Sie die Daten, um dies zu überprüfen -- und bei Bedarf rückgängig zu machen.
Eine fehlerhafte Zusammenführung rückgängig machen
Eine falsche Zusammenführung ist wiederherstellbar, erfordert aber Mitarbeiterintervention. Es gibt keine Ein-Klick-Schaltfläche „Zusammenführung rückgängig machen", da die umgebenden Datensätze (Spenden, Anwesenheit) bereits neu zugeordnet wurden.
Wiederherstellungsmuster
- Öffnen Sie Personen > Zusammenführungsverlauf und suchen Sie die fehlerhafte Zusammenführung.
- Notieren Sie die sekundäre Personen-ID -- ihr Datensatz wurde soft-gelöscht, nicht vernichtet.
- Wechseln Sie von der Personenseite zum Filter Archiviert und suchen Sie den sekundären Personendatensatz.
- Klicken Sie auf Wiederherstellen, um ihn in Ihr aktives Verzeichnis zurückzubringen.
- Öffnen Sie das primäre Personenprofil und verschieben Sie manuell zurück, welche Datensätze übertragen wurden, aber nicht hätten sein sollen -- in der Regel sind die relevantesten Familienmitgliedschaften, Gruppenmitgliedschaften und Notizen.
- Verwenden Sie die Feldauswahl-Liste des Zusammenführungsprotokolls, um zu wissen, welche Kontaktdaten-Felder im primären Datensatz zurückgesetzt werden sollen, wenn die falschen Werte beibehalten wurden.
Wenn Ihre Gemeinde viel Aktivität auf den zusammengeführten Datensätzen hat, kann dies mühsam sein. Der Prüfpfad ist das, was es überhaupt ermöglicht.
Tipp: Wenn Sie eine fehlerhafte Zusammenführung schnell entdecken (am selben Tag, bevor die sekundäre Person neue Aktivität hat), ist die Wiederherstellung viel einfacher als wenn es Wochen her ist. Gewöhnen Sie sich an, das Zusammenführungsprotokoll kurz nach der Durchführung von Zusammenführungen zu überprüfen, insbesondere während einer Duplikatbereinigung.
Bewährte Praktiken
- Fügen Sie beim Zusammenführen immer Notizen hinzu. Eine einzeilige Notiz „Per Telefonat mit Johann bestätigt" zahlt sich später aus.
- Verwenden Sie für Grenzfälle die Nebeneinander-Zusammenführung. Sie erfasst Feldauswahlen im Prüfprotokoll.
- Überprüfen Sie die Seite „Zusammenführungsverlauf" wöchentlich während Bereinigungsaktionen. Dies erkennt Fehler früh.
- Schulen Sie mehrere Mitarbeiter im Zusammenführungsprotokoll. Wenn nur eine Person weiß, wie Zusammenführungen durchgeführt werden, bleiben Fehler unbemerkt.
- Behandeln Sie die sekundäre Personen-ID als dauerhaften Verweis. Wenn Sie jemals Support benötigen, sagen Ihnen diese ID und der Zusammenführungsprotokoll-Eintrag genau, was passiert ist.
Datenschutz und Aufbewahrung
Zusammenführungsprotokolle werden standardmäßig auf unbestimmte Zeit aufbewahrt. Der im Protokoll gespeicherte Snapshot sind die Daten der sekundären Person zum Zeitpunkt der Zusammenführung -- er wird nicht aktualisiert, wenn sich der primäre Datensatz später ändert. Dies ist beabsichtigt: Der Snapshot ist ein forensischer Datensatz, kein Live-Spiegel.
Wenn Ihre Gemeinde eine Aufbewahrungsrichtlinie hat, die das Bereinigen von Zusammenführungsprotokollen nach einem festen Zeitraum erfordert, wenden Sie sich an den Support; dies ist eine gemeindespezifische Konfiguration.