Automatisierung und geplante Aufgaben

TimelyChurch führt vier geplante Hintergrundaufgaben aus, die das Ehrenamtssystem ohne Admin-Eingriff in gutem Zustand halten. Sie erledigen die langweiligen, aber wichtigen Routineaufgaben – Erinnerungs-E-Mails, monatliche Statistik-Resets und die Generierung wiederkehrender Sperrtermine – damit Sie sich auf die Koordination von Personen statt auf die Verwaltung konzentrieren können.

Dieser Artikel dokumentiert jede ehrenamtsbezogene geplante Aufgabe, was sie tut, wann sie läuft und wie Sie sie überprüfen oder überschreiben können.

Ehrenamtsbezogene Aufgaben auf einen Blick

Jede Aufgabe wird nachfolgend detailliert beschrieben.

1. Tägliche Ehrenamts-Erinnerungen (18:00 Uhr)

Zeitplan: Täglich um 18:00 Uhr in der Ortszeit Ihrer Gemeinde (jede Gemeinde erhält ihren eigenen Lauf)

Was sie tut

Jeden Abend betrachtet die Aufgabe jede Zuweisung mit dem Status Bestätigt, deren Veranstaltung am nächsten Tag beginnt. Für jede:

• Ruft sie die E-Mail-Adresse des/der Ehrenamtlichen aus dem Personendatensatz ab.
• Falls eine E-Mail vorhanden ist, sendet sie ihm/ihr eine Erinnerung – dieselbe Erinnerungsvorlage, die die manuelle Schaltfläche „Erinnerungen senden" verwendet.
• Erfasst sie den Zeitpunkt, zu dem der/die Ehrenamtliche erinnert wurde, damit Administratoren in der Oberfläche sehen können, wann er/sie zuletzt erinnert wurde.
• Wenn der Versand fehlschlägt (ungültige E-Mail, Mailserver-Problem), wird der Fehler vermerkt und die Aufgabe setzt mit dem/der nächsten Ehrenamtlichen fort.

Ausstehende und abgelehnte Zuweisungen werden übersprungen. Ehrenamtliche ohne hinterlegte E-Mail-Adresse werden stillschweigend übersprungen.

Warum 18:00 Uhr?

Der abendliche Versand maximiert die Chance, dass die E-Mail zur selben Zeit im Posteingang des/der Ehrenamtlichen landet, zu der er/sie nach dem Abendessen aufs Handy schaut – rechtzeitig vor dem Schlafen, aber spät genug, dass es in seinem/ihrem Kopf immer noch „morgen" ist. Wenn Sie Erinnerungen zu einer anderen Tageszeit senden möchten, verwenden Sie jederzeit die manuelle Schaltfläche Erinnerungen senden im Tab „Dienst" der Veranstaltung – der automatische 18-Uhr-Lauf wird trotzdem ausgeführt.

Den Vorlaufzeitraum anpassen

Der automatische Lauf zielt auf Veranstaltungen 1 Tag von jetzt ab – also morgen. Koordinatoren, die ein längeres Warnfenster wünschen, können die manuelle Schaltfläche Erinnerungen senden bei einer weiter entfernten Veranstaltung nutzen, um alle für diese Veranstaltung bestätigten Personen im Voraus anzustoßen. Der automatische 18-Uhr-Lauf zielt weiterhin nur auf morgen ab.

Deaktivieren

Im Normalbetrieb ist der tägliche Lauf immer aktiv. Sollten Sie ihn jemals für Ihre Gemeinde pausieren müssen, wenden Sie sich an den TimelyChurch-Support, und wir können ihn für Sie deaktivieren.

2. Monatlicher Dienststatistik-Reset (1. des Monats, 00:30 Uhr)

Zeitplan: 1. jedes Monats um 00:30 Uhr

Was sie tut

Jedes Gruppenmitglied verfolgt, wie oft es in diesem Monat gedient hat – einen Zähler, den der automatische Planer verwendet, um team- und personenbezogene monatliche Dienstlimits durchzusetzen (siehe Dienstteams und Rollen erstellen, Team-Planungseinstellungen). Jedes Mal, wenn jemand dient, wird der Zähler erhöht. Ohne einen Reset würde der Zähler ewig wachsen und der automatische Planer würde denken, dass alle ihr Limit erreicht haben.

Diese Aufgabe läuft in den frühen Stunden des 1. und:

• Betrachtet jedes Gruppenmitglied, dessen Zähler zu einem früheren Monat gehört (oder nie gesetzt wurde).
• Setzt den Zähler „Dienste in diesem Monat" auf 0 zurück.
• Markiert ihn als zum neuen Monat gehörend, damit die Dienste dieses Monats frisch gezählt werden.

Warum eine Aufgabe und ein Inline-Reset?

Das System setzt den Zähler auch automatisch zurück, sobald der automatische Planer bemerkt, dass der Zähler eines Mitglieds noch zu einem früheren Monat gehört. Die geplante Aufgabe ist ein Sicherheitsnetz für zwei Fälle:

1. Eine Gemeinde hat in einem bestimmten Monat sehr geringe Ehrenamtsaktivität – automatische Resets werden nur ausgelöst, wenn der automatische Planer läuft, sodass ein ruhiges Team nie übergehen würde.
2. Ein abgebrochener Prozess lässt den Zähler eines Mitglieds nicht mehr synchron.

Da die Aufgabe nur Mitglieder aktualisiert, deren Zähler veraltet ist, kann sie gefahrlos wiederholt werden und ist kostengünstig auszuführen. Wenn alle bereits zurückgesetzt wurden, aktualisiert die Aufgabe nichts und beendet sich.

Deaktivieren / Anpassen

Der Rhythmus ist auf den 1. des Monats um 00:30 Uhr festgelegt. Wenn Sie jemals Statistiken mitten im Monat zurücksetzen müssen (z. B. nach der Korrektur eines Datenimportfehlers), wenden Sie sich an den TimelyChurch-Support. Ein Reset mitten im Monat betrifft nur Mitglieder, deren Zähler bereits veraltet ist, und hat somit keine Auswirkung auf jemanden, dessen Zähler aktuell ist.

3. Generierung wiederkehrender Nicht-Verfügbarkeit (Wöchentlich, Sonntags)

Zeitplan: Wöchentlich, Sonntags um 00:00 Uhr

Was sie tut

Ehrenamtliche (oder Administratoren in ihrem Namen) können wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeitsmuster wie „jeden zweiten Sonntag" oder „1. Sonntag des Monats" konfigurieren – siehe Wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeit. Diese Muster werden als Regeln gespeichert, nicht als konkrete Termine. Der automatische Planer und die intelligenten Vorschläge benötigen konkrete Sperrtermine, um diese zu berücksichtigen, sodass diese Aufgabe Regeln in Termine übersetzt.

Jeden Sonntag um Mitternacht:

• Lädt die Aufgabe jedes aktive wiederkehrende Muster in jeder Gemeinde.
• Berechnet sie für jedes Muster, welche Termine in den nächsten 3 Monaten der Regel entsprechen.
• Fügt sie für jeden übereinstimmenden Termin einen Sperrtermin hinzu, sofern noch keiner existiert. Vorhandene Termine bleiben unberührt; nur wirklich neue werden eingefügt.
• Versieht sie jeden generierten Termin mit dem Grund des Musters (oder einem Standard wie „Wiederkehrend: 1. Sonntag des Monats"), damit Administratoren wissen, warum das Datum gesperrt ist.

Warum wöchentlich sonntags?

Sonntags-Mitternacht gibt den frisch generierten Terminen Zeit, sich einzupendeln, bevor die Arbeitswoche beginnt, und hält den sichtbaren Sperr-Kalender immer 3 Monate vor „heute". Die größte Aktivität der meisten Gemeinden bei automatischer Planung und Zuweisung findet in der Woche statt, sodass die Daten aktuell sind, wenn jemand sie benötigt.

Den Vorausschauzeitraum anpassen

Das Standard-3-Monate-Fenster ist eine vernünftige Balance zwischen „weit genug voraus zum Planen" und „nicht so weit, dass Muster abdriften". Wenn Sie Sperrtermine weiter im Voraus generiert benötigen, können Sie das wiederkehrende Muster eines/einer Ehrenamtlichen bearbeiten, um es zu aktualisieren, oder sich an den TimelyChurch-Support wenden. Der automatische Lauf am nächsten Sonntag setzt mit dem Standard-3-Monate-Fenster fort.

Wann manuell ausführen

• Direkt nachdem ein/e Ehrenamtliche/r sein/ihr wiederkehrendes Muster hinzugefügt oder geändert hat, wenn Sie nicht bis zum nächsten Sonntag warten möchten, bis die Änderung wirksam wird. Das Bearbeiten des Musters aktualisiert dessen Termine sofort.
• Nach einer Datenwiederherstellung, um sicherzustellen, dass der Sperr-Kalender den aktuell gespeicherten Mustern entspricht.

4. Antwortrichtlinien -- Erinnerungen und Weiterziehen (10:00 Uhr, gemeindelokal)

Befehl: volunteers:process-response-policies Zeitplan: Täglich um 10:00 Uhr in der Ortszeit Ihrer Gemeinde

Diese in v8.113 hinzugefügte Aufgabe sorgt dafür, dass Schweigen keinen Schaden anrichtet:

• Erinnert erneut an jede/n AUSSTEHENDE(N) (unbestätigte/n) Zugewiesene/n an den vom Team konfigurierten Tagen (Unbestätigte Personen erinnern in den Zeitplan-Einstellungen des Teams – Standard 4 und 2 Tage vor der Veranstaltung; höchstens eine Erinnerung pro Tag).
• Lässt Einladungen verfallen, die über die Antwortfrist des Teams hinaus unbeantwortet blieben, wenn Weitermachen, wenn jemand nicht antwortet aktiviert ist – die abgelaufene Einladung durchläuft sofort dieselbe Kaskade wie eine Ablehnung, sodass die nächste Person in der Rotation noch am selben Morgen eingeladen wird.
• Schließt Fill Requests, deren Ablaufdatum verstrichen ist, ohne dass jemand zugegriffen hat, und teilt der Teamleitung mit, dass der Platz noch offen ist.

Sie läuft absichtlich am Morgen: Ein Ablauf kaskadiert noch am selben Tag zur NÄCHSTEN Person und gibt ihr den ganzen Tag Zeit zum Antworten.

Aktivität prüfen

Ein erfolgreicher täglicher Erinnerungslauf sendet eine Erinnerung an jede/n bestätigte/n Ehrenamtliche/n für die Veranstaltungen von morgen (zum Beispiel 14 Erinnerungen für Veranstaltungen an einem bestimmten Tag).

Ein erfolgreicher wöchentlicher Nicht-Verfügbarkeitslauf wandelt die aktiven wiederkehrenden Muster in konkrete Sperrtermine um (zum Beispiel 27 Nicht-Verfügbarkeitstermine aus 9 Mustern).

Wenn Erinnerungs-E-Mails oder Sperrtermine nicht erscheinen, wann sie sollten, wenden Sie sich an den TimelyChurch-Support, damit wir die automatischen Aufgaben für Ihre Gemeinde überprüfen können.

Weiterführende Lektüre

• Ehrenamts-Benachrichtigungen -- der E-Mail-Inhalt und der Annehmen/Ablehnen-Flow, den die täglichen Erinnerungen verwenden
• Wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeit -- die ehrenamtsseitige Oberfläche zum Erstellen der Muster, die die wöchentliche Aufgabe liest
• Verfügbarkeit verwalten -- wie monatliche Statistiken und Sperrtermine in den automatischen Planer einfließen

Tipp: Alle drei Aufgaben sind gegen Überschneidungen geschützt, sodass selbst wenn ein vorheriger Lauf noch läuft (z. B. ein langsamer Mailserver während des täglichen Erinnerungsversands), der nächste geplante Lauf keinen Duplikat startet. Der Schutz hebt sich selbst auf, sobald der Lauf abgeschlossen ist.