Gruppenberichte und Gesundheitskennzahlen
TimelyChurch stellt Gesundheitsüberwachungs- und Berichtswerkzeuge bereit, um Ihnen zu helfen, die Leistung Ihrer Gruppen zu verfolgen. Dieser Artikel erklärt die Registerkarte „Zustand", die Anwesenheitsverfolgung und die verfügbaren Berichte.
Registerkarte „Zustand"
Die Registerkarte Zustand ist auf der Gruppenseite für Private und Öffentliche Gruppen verfügbar. Ihr Panel Gruppengesundheit bietet einen umfassenden Überblick über die Vitalität der Gruppe.
Gesundheitswert
Jede Gruppe erhält einen Gesundheitswert von 0 bis 100, der aus vier Faktoren berechnet wird:
| Faktor | Gewicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| Treffenhäufigkeit | 40 Punkte | Vergleicht tatsächliche Treffen in den letzten 90 Tagen mit dem Erwarteten basierend auf der Treffenhäufigkeitseinstellung der Gruppe. Eine Gruppe, die wie geplant zusammenkommt, erhält die volle Punktzahl. |
| Anwesenheitsquote | 30 Punkte | Basiert auf dem durchschnittlichen Anwesenheitsprozentsatz bei aktuellen Treffen. Höhere Anwesenheit ergibt mehr Punkte. |
| Mitgliederengagement | 20 Punkte | Das Verhältnis von aktiven Mitgliedern zu Gesamtmitgliedern (einschließlich inaktiver). Gruppen, in denen die meisten Mitglieder aktiv bleiben, schneiden besser ab. |
| Aktuelle Aktivität | 10 Punkte | Verleiht volle Punkte, wenn die Gruppe innerhalb der letzten 30 Tage getroffen hat. |
Gesundheitsstatusbeschriftungen
Basierend auf dem Gesundheitswert wird der Gruppe ein Status zugewiesen:
| Punktebereich | Status | Beschreibung |
|---|---|---|
| 80 – 100 | Gesund | Die Gruppe gedeiht. |
| 60 – 79 | Gut | Die Gruppe entwickelt sich gut mit Verbesserungspotenzial. |
| 40 – 59 | Aufmerksamkeit erforderlich | Erwägen Sie, mehr Treffen zu planen und Mitglieder zu kontaktieren. |
| 0 – 39 | Gefährdet | Die Gruppe braucht sofortige Aufmerksamkeit. Kontaktieren Sie die Leitenden. |
Der Gesundheitswert wird als visuelles kreisförmiges Messgerät mit Farbcodierung (grün, blau, gelb oder rot) zusammen mit einer handlungsorientierten Empfehlung angezeigt.
Treffen-Statistiken
Die Registerkarte „Zustand" zeigt wichtige Treffendaten in einem Übersichtsraster:
- Treffen dieses Quartals -- Die Anzahl der protokollierten Treffen seit Beginn des aktuellen Quartals.
- Letztes Treffen -- Wie lange es her ist, dass sich die Gruppe zuletzt getroffen hat (z. B. „vor 3 Tagen" oder „Noch nie").
- Durchschn. Anwesenheit -- Der Prozentsatz aktiver Mitglieder, die im Durchschnitt teilnehmen.
- Aktive Mitglieder -- Die Anzahl aktiver Mitglieder im Vergleich zur Gesamtzahl (z. B. „12 / 15").
Anwesenheitstrend
Ein gestapeltes Balkendiagramm visualisiert Anwesenheitsdaten aus den letzten 10 Treffen:
- Grüne Balken stellen anwesende Mitglieder dar.
- Rote Balken stellen abwesende Mitglieder dar.
Das Diagramm wird aktualisiert, wenn neue Treffen protokolliert werden, und gibt Leitenden einen visuellen Trend des Engagements im Laufe der Zeit.
Mitglieder mit aufeinanderfolgenden Abwesenheiten
Die Registerkarte „Zustand" hebt Mitglieder hervor, die drei oder mehr aufeinanderfolgende Treffen verpasst haben. Für jedes von ihnen sehen Sie:
- Ihren Namen und ihre Initialen
- Die Anzahl aufeinanderfolgender Abwesenheiten
- Einen Link E-Mail senden, um sie zu kontaktieren
Diese Funktion hilft Leitenden, proaktiv nachzufassen, bevor Mitglieder sich vollständig zurückziehen.
Aufschlüsselung des Mitgliederstatus
Ein visuelles Raster zeigt, wie Mitglieder auf die verschiedenen Status verteilt sind:
- Aktiv (grün) -- Derzeit teilnehmende Mitglieder
- Inaktiv (grau) -- Mitglieder, die gegangen sind oder entfernt wurden
- Im Urlaub (gelb) -- Als vorübergehend abwesend erfasste Mitglieder
Anwesenheitsberichte (Klassen)
Klassen haben einen Anwesenheitsbericht, der eine schülerbezogene Anwesenheitsverfolgung bietet, die mit dem Check-in-System verknüpft ist. So öffnen Sie ihn:
- Gehen Sie zu Planung > Klassen und öffnen Sie die Klasse.
- Klicken Sie oben auf der Klassenseite auf Weitere Werkzeuge (am Computer). Das öffnet die Gruppenseite der Klasse.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Anwesenheit.
Für einen schnellen Blick, ohne die Klassenseite zu verlassen, zeigt ihre Registerkarte Verlauf die Zahlen für anwesend, abwesend, verspätet und entschuldigt für jeden Klassentag der Letzte 12 Wochen.
Auswahl des Datumsbereichs
Wählen Sie mit Datumsbereich: einen von drei Berichtszeiträumen:
- Letzte 4 Wochen (Standard)
- Letzte 8 Wochen
- Letzte 12 Wochen
Zusammenfassungsstatistiken
Der Anwesenheitsberichts-Header zeigt vier Schlüsselkennzahlen:
| Kennzahl | Beschreibung |
|---|---|
| Durchschn. Anwesenheit | Die durchschnittliche Anwesenheitsquote aller Schüler und aller Klassensitzungen im Zeitraum. |
| Vollständige Anwesenheit | Die Anzahl der Schüler, die jede Klasse im Zeitraum besucht haben. |
| Nachverfolgung erforderlich | Die Anzahl der Schüler mit weniger als 50 % Anwesenheit. |
| Schüler gesamt | Die Anzahl aktiver Mitglieder mit der Rolle „Mitglied". |
Anwesenheitstabelle pro Schüler
Eine detaillierte Tabelle listet jeden Schüler auf mit:
- Schüler/Studentname und Klassenstufe (falls bei der Einschreibung erfasst)
- Anwesend -- Wie viele Klassen sie von der Gesamtzahl besucht haben
- Quote -- Ein visueller Fortschrittsbalken mit Prozentsatz (farbkodiert: grün für 80%+, bernsteinfarben für 50–79%, rot für unter 50%)
- Zuletzt besucht -- Das Datum ihrer letzten Anwesenheit
- Status -- Eine Beschriftung „Ausgezeichnet", „Gut" oder „Nachverfolgung erforderlich"
Auf Mobilgeräten wird die Tabelle durch kompakte Karteneinträge für einfacheres Lesen ersetzt.
Klassenhistorie
Ein erweiterbarer Abschnitt Sitzungen anzeigen am unteren Rand listet alle Klassensitzungen auf, die im Berichtszeitraum stattgefunden haben, mit:
- Datum und Wochentag
- Veranstaltungstitel
- Anzahl der Personen, die an dieser Sitzung teilgenommen haben
Treffen protokollieren (Gruppen)
Für private und öffentliche Gruppen werden Treffen auf der Registerkarte Treffen protokolliert:
- Öffnen Sie die Gruppenseite und klicken Sie auf Treffen.
- Füllen Sie unter Ein Treffen erfassen aus:
- Datum -- Wann das Treffen stattfand
- Thema (optional) -- Was besprochen wurde
- Notizen (optional) -- Zusätzliche Details
- Anwesenheit -- Haken Sie jedes Mitglied an, das gekommen ist (mit Alle oder Keine schnell auswählen)
- Klicken Sie auf Treffen erfassen.
Die Teilnehmerzahl ist die Zahl der Mitglieder, die Sie angehakt haben. Treffenprotokolle werden verwendet, um den Gesundheitswert zu berechnen und den Anwesenheitstrend zu befüllen. Das Datum des letzten Treffens der Gruppe und die Anzahl ihrer Treffen in diesem Quartal werden automatisch aktualisiert.
Berechnung der erwarteten Treffen
Der Treffenhäufigkeitsfaktor des Gesundheitswerts verwendet diese Richtwerte pro Quartal:
| Häufigkeitseinstellung | Erwartete Treffen pro Quartal |
|---|---|
| Wöchentlich | 13 |
| Zweiwöchentlich | 6 |
| Monatlich | 3 |
| Variabel / Nicht festgelegt | 6 (zweiwöchentlich angenommen) |
Gesundheitsberichte exportieren
Die Registerkarte „Zustand" enthält eine Schaltfläche Bericht exportieren, die einen formatierten PDF-Bericht mit einem vollständigen Snapshot der Gesundheitsdaten der Gruppe herunterlädt. Der Dateiname enthält das Datum, sodass Sie für jede Gruppe ein datiertes Protokoll führen können.
Das PDF enthält:
- Ihren Gemeindenamen und die identifizierenden Informationen der Gruppe
- Den Gesundheitswert von 0–100 und seine Statusbezeichnung (Gesund / Gut / Aufmerksamkeit erforderlich / Gefährdet)
- Treffen-Statistiken – Gesamtzahlen sowie diesen Monat, dieses Quartal und dieses Jahr, sowie wann die Gruppe zuletzt getroffen hat
- Anwesenheitsdaten der letzten 10 Treffen
- Gefährdete Mitglieder – Mitglieder mit 3 oder mehr aufeinanderfolgenden Abwesenheiten
- Engagementstatistiken – Aktiv-/Inaktiv-/Urlaubszählungen, durchschnittliche Zugehörigkeitsdauer und Anzahl der Leitenden
- Datum und Uhrzeit der Berichtserstellung
Der Bericht ist als Letter-Format, Hochformat-PDF gestaltet, das Sie direkt drucken oder speichern können. Wenn Sie Bericht exportieren in schneller Folge mehrmals antippen, warten Sie einen Moment, bevor Sie es erneut versuchen.
Tipp: Überprüfen Sie die Registerkarte „Zustand" für jede Gruppe mindestens einmal im Monat. Gruppen, die in die Zonen „Aufmerksamkeit erforderlich" oder „Gefährdet" abgleiten, profitieren von einem kurzen Gespräch mit dem Gruppenleiter.
Tipp: Verwenden Sie für Klassen den Anwesenheitsbericht, um Schüler frühzeitig zu identifizieren, die Nachverfolgung benötigen. Eine schnelle persönliche Nachricht an einen Schüler mit sinkender Anwesenheit kann einen erheblichen Unterschied bei der Bindung machen.
Tipp: Ermutigen Sie Gruppenleiter, Treffen konsequent zu protokollieren, auch wenn die Anwesenheit gering ist. Konsistente Daten produzieren genaue Gesundheitswerte, die Ihnen helfen, Trends zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden.