Wer die medizinischen Informationen und Allergien von Kindern sehen kann
Allergien, medizinische Hinweise und der Sicherheitscode eines Kindes gehören zu den sensibelsten Datensätzen, die Ihre Gemeinde führt. TimelyChurch ist so aufgebaut, dass die Personen, die diese Information in dem Moment brauchen, in dem sie sie brauchen, sie auch haben -- und niemand sonst darin stöbern kann.
Die Check-in-Berechtigungen
Der Check-in-Zugriff wird pro Rolle festgelegt. Im Modul Check-in kann eine Rolle drei Berechtigungen haben:
| Berechtigung | Was sie erlaubt | Wer sie normalerweise hat |
|---|---|---|
| Anzeigen | Die Check-in-Station, Sitzungen und Anwesenheitslisten ansehen. | Alle, die beim Check-in helfen |
| Verwenden | Eine Station bedienen: eine Familie nachschlagen, während eine Sitzung offen ist, Kinder ein- und auschecken, Etiketten drucken. Allergien und medizinische Hinweise werden für das gerade eingecheckte Kind angezeigt, sowie auf dessen Etikett. | Check-in-Freiwillige, Teammitglieder, Teamleitungen |
| Verwalten | Alles aus Verwenden, dazu Check-in-Einstellungen, Sitzungen löschen und umbenennen, Einwilligungsformulare, veraltete Check-ins schließen, Kinder von der Seite Aufmerksamkeit erforderlich freigeben und die Sperrung. | Leitung der Kinderbetreuung, Safety Officers, Administratoren |
Ein/e Freiwillige/r an der Tür kann ein Kind sicher betreuen, ohne die Datensätze anderer Familien durchsuchen zu können.
Was das in der Praxis bedeutet
- Die Familiensuche einer Station funktioniert nur, solange eine Check-in-Sitzung offen ist. Sie braucht die letzten 4 oder mehr Stellen einer Telefonnummer (oder mindestens 3 Buchstaben eines Namens), zeigt nur Namen, Fotos, Alter und Klassen und -- wenn mehrere Haushalte passen -- zunächst nur die Haushaltsnamen, bis der richtige ausgewählt ist.
- Allergien und medizinische Hinweise erscheinen erst, wenn eine Person zum Check-in ausgewählt wird, Abholberechtigte und Notfallkontakte nur für die gerade eingecheckten Kinder. Siehe Der Check-in-Ablauf.
- Sicherheitscodes, Abholberechtigung und Kontakte der Erziehungsberechtigten folgen derselben Regel: sichtbar für das Kind vor Ihnen, nicht in großer Menge durchsuchbar. Sicherheitscodes sind in Check-in-Exporten nicht enthalten.
- Ein Elternteil sieht immer nur den Datensatz des eigenen Kindes über das Familienportal.
- Links zur Profilaktualisierung werden für Minderjährige niemals erzeugt. Stattdessen aktualisiert eine erziehungsberechtigte Person den Datensatz eines Kindes über das Familienportal.
- Das Nachschlagen von Personen im Verzeichnis Personen ist eine eigene Berechtigung (Personen & Familien) und nicht Teil des Check-ins.
Überprüfen, wer in Ihrer Gemeinde Zugriff hat
Gehen Sie zu Verwaltung > Rollen & Berechtigungen und öffnen Sie jede Rolle. Im Modul Check-in sehen Sie, welche der Berechtigungen Anzeigen, Verwenden und Verwalten sie besitzt.
Eine gute Faustregel: Nur die Personen, die die Kinderbetreuung leiten, benötigen Verwalten. Alle anderen, die an der Tür helfen, brauchen nur Anzeigen und Verwenden. Wenn eine Rolle Verwalten hat und es nicht benötigt, entfernen Sie es -- die Freiwilligen in dieser Rolle können weiterhin Kinder genau wie zuvor einchecken.
Wenn Sie medizinische Informationen erfassen
Bei einem Kind können Allergie- und medizinische Informationen (wie die benutzerdefinierten Felder Allergien und Medical Conditions) erst gespeichert werden, nachdem ein Elternteil oder Erziehungsberechtigter eingewilligt hat. Eltern willigen im Familienportal ein, wenn sie die medizinischen Informationen ihres Kindes bearbeiten. Bis dahin zeigt das Profil des Kindes ein Abzeichen Keine Einwilligung hinterlegt. Siehe Übersicht über das Personenprofil.
Jedes Mal, wenn die Allergie- oder medizinischen Hinweise eines Kindes beim Check-in angezeigt werden, wird der Zugriff protokolliert.
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