iCal-Export – Ihren Dienstplan abonnieren

Wenn Sie Ihre bevorstehenden Dienstzuweisungen lieber neben dem Rest Ihres Lebens sehen möchten – in Google Calendar, Apple Kalender, Outlook oder einer anderen Kalender-App – ermöglicht Ihnen TimelyChurch, Ihren persönlichen Dienstplan als iCal-Datei (.ics) zu exportieren. Nach dem Importieren oder Abonnieren erscheint jede bestätigte und ausstehende Zuweisung als Kalenderereignis, komplett mit Datum, Uhrzeit, Positionsname und (falls festgelegt) Ort.

Wer exportieren kann

Jede/r Freiwillige mit einem Mitgliederportal-Konto kann seinen/ihren eigenen Dienstplan exportieren. Jeder Export enthält nur die Zuweisungen des angemeldeten Freiwilligen – Sie können die Zeitpläne anderer Teammitglieder über diese Funktion nicht abrufen.

Was enthalten ist

Die exportierte .ics-Datei enthält:

• Jede Zuweisung mit dem Status Bestätigt oder Ausstehend.
• Nur Zuweisungen für Veranstaltungen, die in der Zukunft beginnen (vergangene Zuweisungen werden herausgefiltert).
• Ein Kalenderereignis pro Zuweisung.

Jedes Kalenderereignis enthält:

Abgelehnte Zuweisungen werden ausgeschlossen – sobald Sie ablehnen, fällt das Ereignis automatisch aus Ihrem Kalender-Feed heraus.

So exportieren Sie

1. Melden Sie sich im Mitgliederportal an.
2. Öffnen Sie Mein Dienstplan.
3. Klicken Sie auf Zum Kalender hinzufügen.
4. Der Browser lädt eine Datei namens serving-schedule-JJJJ-MM-TT.ics herunter.

Dies ist eine einmalige Momentaufnahme Ihres Zeitplans zum Zeitpunkt des Klickens. Um einen Feed zu erhalten, der sich von selbst aktualisiert, verwenden Sie stattdessen die Abonnement-URL (nächster Abschnitt).

Abonnieren (empfohlen)

Die meisten modernen Kalender-Apps unterstützen das Abonnieren einer Remote-.ics-URL – die App ruft sie regelmäßig erneut ab und Ihr Zeitplan bleibt aktuell, wenn neue Zuweisungen hinzugefügt oder entfernt werden. Derselbe Kalender-Feed, der den Download antreibt, ist auch der, den Sie abonnieren.

Kopieren Sie Ihre persönliche Kalender-Feed-URL von der Seite Mein Dienstplan – sie ist das Ziel der Schaltfläche Zum Kalender hinzufügen. Sie sieht so aus:

https://{your-church}.timelychurch.app/portal/serving.ics

Fügen Sie sie dann zu Ihrer bevorzugten Kalender-App hinzu.

Google Calendar

1. Öffnen Sie Google Calendar in einem Browser.
2. Suchen Sie in der linken Seitenleiste Andere Kalender und klicken Sie auf das Symbol +.
3. Wählen Sie Per URL.
4. Fügen Sie die iCal-URL ein.
5. Klicken Sie auf Kalender hinzufügen.

Google Calendar aktualisiert den Feed ungefähr alle 24 Stunden – neue Zuweisungen können bis zu einem Tag brauchen, um zu erscheinen.

Apple Kalender (macOS / iOS)

Auf macOS:

1. Öffnen Sie die Kalender-App.
2. Gehen Sie zu Ablage > Neuer Kalenderabonnement.
3. Fügen Sie die iCal-URL ein.
4. Legen Sie das automatische Aktualisierungsintervall fest (z. B. stündlich).
5. Klicken Sie auf OK.

Auf iOS:

1. Öffnen Sie Einstellungen > Kalender > Accounts > Account hinzufügen > Andere > Abonnierten Kalender hinzufügen.
2. Fügen Sie die iCal-URL ein.
3. Speichern.

Apple Kalender kann so oft wie alle 5 Minuten aktualisieren, wenn Sie es wählen, sodass Abonnements auf Apple-Geräten nahezu in Echtzeit erscheinen.

Outlook (Desktop / Web)

Outlook im Web:

1. Öffnen Sie Outlook Kalender.
2. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Kalender hinzufügen.
3. Wählen Sie Aus dem Web abonnieren.
4. Fügen Sie die iCal-URL ein, geben Sie ihr einen Namen, wählen Sie eine Farbe und speichern.

Outlook Desktop:

1. Gehen Sie zu Datei > Kontoeinstellungen > Internetkalender.
2. Klicken Sie auf Neu und fügen Sie die URL ein.
3. Speichern.

Andere Apps

Jede Kalender-App, die den iCalendar (RFC 5545)-Standard unterstützt, funktioniert. Wenn Ihre App „URL abonnieren" oder „Internetkalender hinzufügen" unterstützt, fügen Sie die URL dort ein. Wenn sie nur Dateiimporte unterstützt, verwenden Sie stattdessen den einmaligen Download.

Aktualisierungsverhalten

Abonnements werden für aktive Freiwillige dringend empfohlen – wenn neue Zuweisungen eingehen, abgelehnte Zuweisungen verschwinden oder Veranstaltungen verschoben werden, aktualisiert sich Ihr Kalender ohne Ihr Zutun.

Datenschutz & Zugang

Die iCal-URL ist mit Ihrer authentifizierten Portal-Session verknüpft, sodass:

• Jede Person, der Sie die URL geben, Ihre Zuweisungen abonnieren kann.
• Behandeln Sie die URL wie ein Passwort – wenn Sie sie versehentlich teilen, erneuern Sie den Zugang, indem Sie Ihr Portal-Passwort ändern (oder wenden Sie sich an einen Koordinator).
• Die URL gibt nur Ihre Dienst-Zuweisungen preis, nicht Ihr vollständiges Gemeindeprofil.

Fehlerbehebung

Mein Kalender zeigt die Ereignisse, aber zu falschen Zeiten. Prüfen Sie, ob die Zeitzone Ihrer Kalender-App der Zeitzone Ihrer Gemeinde entspricht. Die .ics-Datei verwendet die gespeicherten Start-/Endzeiten jeder Veranstaltung; wenn Ihr Telefon in einer anderen Zeitzone ist, wendet Ihre Kalender-App den Offset an.

Eine Veranstaltung, für die ich gerade zugewiesen wurde, erscheint nicht. Abonnements aktualisieren sich nur nach dem eigenen Zeitplan der Kalender-App. Um brandneue Zuweisungen sofort zu sehen, laden Sie entweder die .ics-Datei erneut herunter oder lösen Sie eine manuelle Aktualisierung in Ihrer Kalender-App aus (Google: Rechtsklick auf den Kalender > Aktualisieren; Apple: Wischen zum Aktualisieren auf iOS).

Eine Veranstaltung, die ich abgelehnt habe, ist noch in meinem Kalender. Abgelehnte Zuweisungen werden vom Export ausgeschlossen, sodass sie bei der nächsten Aktualisierung verschwinden sollten. Wenn Ihre Kalender-App die alte Version zwischengespeichert hat, erzwingen Sie eine Aktualisierung.

Der Download ist leer / hat keine Ereignisse. Sie haben wahrscheinlich keine bestätigten oder ausstehenden zukünftigen Zuweisungen. Vergangene Zuweisungen und abgelehnte Zuweisungen werden standardmäßig herausgefiltert. Sobald Sie eine bevorstehende bestätigte oder ausstehende Zuweisung haben, wird sie erscheinen.

Tipp: Abonnieren Sie mit der URL anstatt die Datei herunterzuladen. Downloads werden veraltet, sobald sich Ihr Zeitplan ändert; Abonnements bleiben automatisch aktuell.

Tipp: Richten Sie Ihr Telefon ein, eine Stunde und einen Tag vor jedem Ereignis eine Benachrichtigung zu senden. In Kombination mit den automatischen E-Mail-Erinnerungen von TimelyChurch am Abend zuvor (siehe Automatisierung und geplante Aufgaben) haben Sie mehrere Sicherheitsnetze und verpassen nie einen Gottesdienst.