Formularfelder Personenprofilen zuordnen
Eine der leistungsstärksten Funktionen von TimelyChurch Formularen ist die Möglichkeit, Formularfelder direkt Personenprofil-Feldern zuzuordnen. Wenn ein Formular abgesendet wird, können die zugeordneten Daten den Datensatz des Einsenders in Ihrer Personendatenbank automatisch aktualisieren – wodurch manuelle Dateneingabe entfällt.
So funktioniert die Feldzuordnung
Jedes Formularfeld kann einem entsprechenden Feld im Profil der Person zugeordnet werden. Wenn eine Einsendung eingeht:
- TimelyChurch identifiziert den Einsender (über die Anmeldung im Mitgliederportal oder durch Abgleich der E-Mail-Adresse mit einem vorhandenen Personendatensatz).
- Wenn keine übereinstimmende Person gefunden wird und ausreichende Daten vorhanden sind (Name und/oder E-Mail), wird automatisch ein neuer Personendatensatz mit dem Mitgliedsstatus „Besucher" erstellt.
- Zugeordnete Feldwerte aus der Einsendung werden basierend auf Ihren Profilsynchronisierungseinstellungen mit dem Personendatensatz synchronisiert.
Standard-Personenfelder, denen Sie zuordnen können
Die folgenden integrierten Profilfelder stehen für die Zuordnung zur Verfügung:
Namensfelder
- Vorname
- Nachname
- Zweiter Vorname
- Spitzname
- Anrede
- Namenszusatz
Kontaktfelder
- Zweite E-Mail
- Mobiltelefon
- Telefon (privat)
- Telefon (geschäftlich)
Adressfelder
- Adresszeile 1
- Adresszeile 2
- Stadt
- Bundesland
- Postleitzahl
- Land
Persönliche Felder
- Geschlecht
- Geburtsdatum
- Familienstand
- Hochzeitstag
Gemeindebezogene Felder
- Datum des ersten Besuchs
- Taufdatum
- Wie sie auf uns aufmerksam wurden
- Vorherige Gemeinde
Notfallkontaktfelder
- Name des Notfallkontakts
- Telefon des Notfallkontakts
- Beziehung zum Notfallkontakt
Benutzerdefinierte Personenfelder
Wenn Ihre Gemeinde benutzerdefinierte Personenfelder definiert hat (unter den Personen-Einstellungen), erscheinen diese Felder auch in der Palette „Profilfelder" des Formular-Editors. Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld aus dieser Palette hinzufügen, wird es automatisch dem entsprechenden benutzerdefinierten Personenfeld vorab zugeordnet – keine zusätzliche Konfiguration erforderlich.
Tipp: Profilfelder werden in einem violett hervorgehobenen Abschnitt oben in der Feldpalette angezeigt. Wenn Sie eines dieser Felder hinzufügen, wird die Zuordnung automatisch eingerichtet und das Feld mit einem „Profil"-Abzeichen gekennzeichnet.
So ordnen Sie ein Feld zu
Option 1: Aus der Palette „Profilfelder" hinzufügen
Der einfachste Weg, ein zugeordnetes Feld zu erstellen:
- Öffnen Sie den Formular-Editor und schauen Sie in die linke Seitenleiste.
- Suchen Sie oben den Abschnitt Profilfelder (violette Kopfzeile).
- Klicken Sie auf ein beliebiges benutzerdefiniertes Feld, um es Ihrem Formular hinzuzufügen.
- Das Feld wird mit dem richtigen Typ, der richtigen Bezeichnung und vorab konfigurierter Zuordnung erstellt.
Option 2: Manuelle Zuordnung bei Standardfeldern
Bei Standardfeldern (nicht benutzerdefiniert) erfolgt die Zuordnung durch intelligenten Feldnamenabgleich:
- Fügen Sie Ihrem Formular ein Feld hinzu (z. B. ein Textfeld).
- Setzen Sie die Bezeichnung oder den Namen des Felds so, dass sie einem erkannten Profilfeldnamen entsprechen. Zum Beispiel:
- Ein Feld mit einem Namen wie „E-Mail" wird automatisch der E-Mail-Adresse der Person zugeordnet.
- Ein Feld mit einem Namen wie „Vorname" wird dem Vornamen der Person zugeordnet.
- Ein Feld mit einem Namen wie „Telefon" wird dem Mobiltelefon der Person zugeordnet.
TimelyChurch verwendet einen intelligenten Abgleich, der viele gängige Namensvarianten erkennt. Zum Beispiel werden alle folgenden dem E-Mail-Feld zugeordnet: email, email address, e-mail, your email, contact email.
Intelligentes Vorausfüllen für angemeldete Mitglieder
Wenn ein Mitglied im Mitgliederportal angemeldet ist und ein Formular öffnet, füllt TimelyChurch Felder automatisch basierend auf den Feldnamen und Zuordnungen vor. Das System gleicht ab:
- Feldnamen (z. B. Vorname, E-Mail, Telefon)
- Feldbezeichnungen (z. B. „Vorname", „E-Mail-Adresse", „Telefonnummer")
- Felder, die Sie ausdrücklich einem Profilfeld zugeordnet haben
Zu den vorausgefüllten Daten gehören:
- Name (Vorname, Nachname, vollständiger Name)
- E-Mail und Telefon
- Adresse (Straße, Stadt, Bundesland, PLZ – einschließlich Familienadresse als Ausweichoption)
- Geburtsdatum
- Geschlecht
Tipp: Sogar Eltern-/Erziehungsberechtigte-Felder auf Registrierungsformularen werden automatisch mit den Informationen des angemeldeten Mitglieds vorausgefüllt, was Kinderregistrierungsformulare schnell und einfach macht.
Schutz von Identitätsfeldern
Um unbeabsichtigte Überschreibungen zu verhindern, werden bestimmte „Identitäts"-Felder besonders behandelt:
- Vorname, Nachname und E-Mail werden bei der Synchronisierung niemals in vorhandenen Personendatensätzen überschrieben.
- Diese Felder werden nur gesetzt, wenn aus der Formulareinsendung ein brandneuer Personendatensatz erstellt wird.
- Alle anderen zugeordneten Felder füllen leere Werte im Personendatensatz auf (vorhandene, nicht leere Werte werden standardmäßig beibehalten).
Automatische Personenerstellung
Wenn ein Formular von jemandem abgesendet wird, der nicht angemeldet ist, versucht TimelyChurch:
- Eine vorhandene Person durch Abgleich der abgesendeten E-Mail-Adresse zu finden.
- Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird und die Einsendung einen Vor- und/oder Nachnamen enthält, einen neuen Personendatensatz zu erstellen mit:
- Mitgliedsstatus auf „Besucher" gesetzt
- Dem Datensatz als aktiv markiert
- Dem Datensatz aus dem Verzeichnis ausgeblendet (neue Besucher werden standardmäßig nicht im Verzeichnis angezeigt)
- Allen verfügbaren zugeordneten Feldern ausgefüllt
Das bedeutet, dass Ihre Personendatenbank automatisch wächst, wenn neue Besucher Formulare absenden.
Zugeordnete Felder überprüfen
Im Formular-Editor zeigen Felder, die einem Personenprofil-Feld zugeordnet sind, ein violettes „Profil"-Abzeichen neben ihrer Bezeichnung. Dieses Abzeichen bietet einen schnellen visuellen Hinweis darauf, welche Felder mit Mitgliederdatensätzen synchronisiert werden.