Einen Drive-Ordner mit Ihrem Team teilen
Ein Curriculum-Ordner dient nicht nur der Lektionsablage — Sie können ihn mit einem oder mehreren der Dienstteams Ihrer Gemeinde teilen, damit jeder im Team die benötigten Dateien findet, ohne dass Sie Anhänge per E-Mail verschicken müssen. Teilen Sie Ihren Ordner „Sonntagsgottesdienst-Dateien" gleichzeitig mit dem Lobpreisteam und dem Produktionsteam, und beide Teams sehen ihn automatisch in ihrem Portal erscheinen.
Einen Ordner mit einem Team teilen
- Öffnen Sie Lektionen in der Admin-Seitenleiste und wechseln Sie zur Ordneransicht.
- Suchen Sie den Ordner, den Sie teilen möchten. Entweder:
- fahren Sie mit der Maus über die Ordnerkachel und klicken Sie auf das Menü •••, dann wählen Sie Mit Teams teilen…, oder
- öffnen Sie den Ordner und klicken Sie oben in der Symbolleiste auf Mit Teams teilen….
- Ein Panel öffnet sich und zeigt alle Teams, mit denen der Ordner bereits geteilt ist, sowie ein Suchfeld, um weitere hinzuzufügen.
- Suchen Sie ein Team nach Namen und klicken Sie darauf, um es hinzuzufügen. Der Ordner ist jetzt geteilt — Teammitglieder sehen ihn sofort.
- Wiederholen Sie dies für so viele Teams wie Sie möchten. Es gibt kein Limit — ein Ordner kann mit Ihrer gesamten Teamliste geteilt werden, wenn das für Ihre Gemeinde sinnvoll ist.
In dieser Auswahl erscheinen nur Gruppen vom Typ Team (normale Kleingruppen und Sonntagsschulklassen erscheinen hier nicht — sie sind nicht dafür gedacht, auf diese Weise Dateien zu halten).
Sobald ein Ordner mindestens eine Team-Freigabe hat, zeigt er ein kleines Abzeichen mit der Anzahl der Teams, mit denen er geteilt ist, damit Sie auf einen Blick erkennen, welche Ordner geteilt sind.
Zwei Zugriffsebenen
Jedes hinzugefügte Team erhält eine von zwei Berechtigungsebenen, dargestellt als Umschalter neben seinem Namen im Freigabe-Panel:
- Beitragen — das Team kann alles im Ordner ansehen und herunterladen sowie neue Dateien hochladen. Ein Mitglied kann nur die Dateien löschen, die es selbst hochgeladen hat.
- Verwalten — alles, was Beitragen erlaubt, plus das Umbenennen oder Löschen jeder Datei im Ordner, unabhängig davon, wer sie hochgeladen hat.
Wechseln Sie ein Team jederzeit über den Umschalter zwischen beiden Ebenen, oder klicken Sie auf das X neben einem Team, um seinen Zugriff vollständig zu entfernen.
Leiter erhalten automatisch Verwalten. Unabhängig von der Ebene, die Sie für ein Team festlegen, erhält der Leiter oder Co-Leiter dieses Teams für den Ordner immer Verwalten — nicht nur Beitragen. Der Gedanke dahinter: Wer das Team leitet, sollte den geteilten Ordner aufgeräumt halten können, selbst wenn Sie ihn für alle anderen auf der eingeschränkteren Ebene geteilt haben.
Wo Teammitglieder ihn finden
Teammitglieder sehen geteilte Ordner unter Team-Dateien — eine Karte, die direkt auf der Startseite ihres Mitgliederportals erscheint, sobald mindestens ein Ordner mit einem Team geteilt wurde, dem sie angehören. Es gibt keinen separaten Menüpunkt zum Suchen — die Karte erscheint einfach. Beim Öffnen werden alle Ordner aufgelistet, die mit einem ihrer aktiven Teams geteilt sind, und das Öffnen eines Ordners zeigt dessen Dateien mit den Aktionen, die die jeweilige Berechtigungsebene erlaubt (Ansehen/Herunterladen immer; Hochladen ab Beitragen; Umbenennen/Löschen-jeder-Datei bei Verwalten).
Ein Mitglied sieht nur Ordner, die mit Teams geteilt sind, in denen es aktiv ist — das Verlassen eines Teams (oder eine Markierung als inaktiv darin) entfernt automatisch den Zugriff auf die geteilten Ordner dieses Teams.
Wer das tun kann
- Gemeinde-Administratoren und jeder, dessen Rolle die Lektionen-Bearbeiten-Berechtigung hat, kann einen Ordner mit einem Team teilen, Teams hinzufügen oder entfernen und Berechtigungsebenen ändern — dies geschieht im Lektionen-Admin-Bereich, nicht im Portal.
- Der Leiter oder Co-Leiter eines Teams, mit dem geteilt wurde, erhält automatisch Verwalten für den Inhalt dieses Ordners (jede Datei umbenennen/löschen, hochladen), sobald er geteilt wurde — kann aber selbst keine Team-Freigaben hinzufügen oder entfernen; das bleibt eine Administrator-Aktion.
- Ein reguläres Teammitglied erhält die Ebene (Beitragen oder Verwalten), die dem Team als Ganzes zugewiesen wurde.
- Wer in keinem Team ist, mit dem der Ordner geteilt wurde, sieht nichts — der Ordner erscheint für diese Person einfach nicht.