Rechnungen und Zahlungen
Übersicht
Die Rechnungsfunktion in TimelyChurch hilft Ihnen, Gelder zu verfolgen, die Ihre Gemeinde Lieferanten schuldet, bevor sie bezahlt werden. Anstatt eine Ausgabe sofort beim Erhalt einer Rechnung zu erfassen, können Sie die Rechnung zuerst eingeben, das Fälligkeitsdatum verfolgen und die Zahlung erfassen, wenn Sie bereit sind. Dies verschafft Ihnen jederzeit einen klaren Überblick über ausstehende Verbindlichkeiten.
Rechnungsstatus
| Status | Farbe | Beschreibung |
|---|---|---|
| Unbezahlt | Rot | Die Rechnung wurde eingegeben, aber es wurde keine Zahlung geleistet. |
| Teilbezahlt | Gelb | Eine Teilzahlung wurde erfasst, aber ein Restbetrag verbleibt. |
| Bezahlt | Grün | Die Rechnung wurde vollständig bezahlt. |
Eine Rechnung wird auch als Überfällig gekennzeichnet, wenn sie unbezahlt oder teilweise bezahlt ist und das Fälligkeitsdatum überschritten wurde.
Eine Rechnung erstellen
- Gehen Sie zu Finanzen > Buchhaltung und öffnen Sie die Registerkarte Rechnungen (die Seite Rechnungen und Zahlungen).
- Klicken Sie auf Rechnung hinzufügen. Das Fenster Neue Rechnung hinzufügen öffnet sich.
- Füllen Sie die Details aus:
- Zahlungsempfänger (erforderlich) -- Wählen Sie den Lieferanten, von dem die Rechnung stammt. Wenn der Lieferant noch nicht in Ihrem System ist, fügen Sie ihn zuerst auf der Seite „Zahlungsempfänger" hinzu.
- Rechnung Nr. -- Die Rechnungs- oder Bestellnummer des Lieferanten als Referenz.
- Rechnungsdatum (erforderlich) -- Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
- Fälligkeitsdatum (erforderlich) -- Das Datum, an dem die Zahlung fällig ist. Muss am oder nach dem Rechnungsdatum liegen.
- Betrag (erforderlich) -- Der geschuldete Gesamtbetrag.
- Kategorie -- Wählen Sie eine Ausgabenkategorie für diese Rechnung.
- Fonds -- Weisen Sie die Rechnung optional einem bestimmten Fonds zu.
- Beschreibung -- Notizen darüber, wofür die Rechnung ist.
- Wiederkehrende Rechnung -- Aktivieren Sie dies für eine Rechnung, die sich wiederholt (siehe Wiederkehrende Rechnungen weiter unten).
- Klicken Sie auf Rechnung hinzufügen.
Die Rechnung erscheint in der Rechnungsliste mit dem Status „Unbezahlt".
Rechnungen anzeigen
Die Rechnungsseite zeigt oben eine Zusammenfassung:
- Unbezahlt -- wie viele Rechnungen noch nicht vollständig bezahlt sind.
- Ausstehend -- der Gesamtdollarbetrag, der noch geschuldet wird.
- Überfällig -- wie viele unbezahlte Rechnungen das Fälligkeitsdatum überschritten haben.
Sie können die Liste filtern nach:
- Status -- Alle Status, Unbezahlt, Teilweise bezahlt oder Bezahlt.
- Zahlungsempfänger -- Rechnungen von einem bestimmten Lieferanten anzeigen (Alle Zahlungsempfänger).
Jede Zeile zeigt Rechnung Nr., Zahlungsempfänger, Kategorie, Fälligkeitsdatum (mit überfälligen Tagen), Betrag (und den bisher gezahlten Betrag) sowie Status, dazu ein Kennzeichen ↻ Wiederkehrend bei wiederkehrenden Rechnungen.
Rechnungen sind nach Fälligkeitsdatum sortiert (früheste zuerst), sodass Sie sehen können, was am dringendsten bezahlt werden muss.
Eine Rechnung bezahlen
Wenn Sie bereit sind, eine Rechnung zu bezahlen:
- Klicken Sie in der Rechnungsliste in der Zeile der Rechnung auf Bezahlen – oder klicken Sie auf Anzeigen, um die Rechnungsdetailseite zu öffnen, und dann auf Rechnung bezahlen.
- Das Fenster Rechnung bezahlen zeigt, wen Sie bezahlen und wie viel. Füllen Sie die Zahlungsdetails aus:
- Vom Konto bezahlen -- Wählen Sie das Bankkonto, von dem die Zahlung kommt.
- Zahlungsdatum -- Das Datum, an dem die Zahlung erfolgt.
- Zahlungsbetrag -- Der zu zahlende Betrag. Bei vollständiger Zahlung stimmt dies mit dem fälligen Betrag überein. Bei Teilzahlung geben Sie den zu zahlenden Betrag ein.
- Scheck-Nr. -- Bei Zahlung per Scheck geben Sie die Schecknummer ein.
- Klicken Sie auf Zahlung erfassen.
Zum Bezahlen einer Rechnung benötigen Sie die Berechtigung Bearbeiten in der Zeile Buchhaltung Ihrer Rolle.
Was passiert, wenn Sie eine Rechnung bezahlen
- Eine Ausgabentransaktion wird automatisch auf dem ausgewählten Bankkonto erstellt, mit dem Zahlungsempfänger, der Kategorie, dem Fonds und der Beschreibung der Rechnung.
- Wenn der Zahlungsbetrag den vollen verbleibenden Saldo abdeckt, ändert sich der Rechnungsstatus auf Bezahlt.
- Wenn der Zahlungsbetrag geringer als der verbleibende Saldo ist, ändert sich der Rechnungsstatus auf Teilbezahlt und der verbleibende Saldo wird verfolgt.
- Der Kontostand des Bankkontos wird automatisch aktualisiert.
Tipp: Sie müssen die Ausgabentransaktion beim Bezahlen einer Rechnung nicht separat erfassen. Das System erstellt sie für Sie. Wenn Sie die Transaktion manuell erfassen UND die Rechnung bezahlen, haben Sie einen doppelten Ausgabeneintrag.
Teilzahlungen
TimelyChurch unterstützt Teilzahlungen von Rechnungen. Wenn Sie eine Rechnung nicht vollständig bezahlen können:
- Klicken Sie bei der Rechnung auf Bezahlen (oder auf Rechnung bezahlen auf ihrer Detailseite).
- Geben Sie den zu zahlenden Betrag ein (weniger als der Gesamtbetrag).
- Klicken Sie auf Zahlung erfassen.
Der Rechnungsstatus ändert sich auf „Teilbezahlt" und der gezahlte Betrag wird verfolgt. Sie können weitere Zahlungen leisten, bis die Rechnung vollständig bezahlt ist.
Eine Rechnung bearbeiten
Sie können eine unbezahlte oder teilweise bezahlte Rechnung bearbeiten:
- Klicken Sie in der Rechnungsliste in der Zeile der Rechnung auf Bearbeiten.
- Aktualisieren Sie die Details nach Bedarf im Fenster Rechnung bearbeiten. (Die Einstellungen für wiederkehrende Rechnungen werden beim Hinzufügen der Rechnung gewählt und hier nicht angezeigt.)
- Klicken Sie auf Rechnung aktualisieren.
Hinweis: Bezahlte Rechnungen können nicht bearbeitet werden. Wenn Sie eine bezahlte Rechnung korrigieren müssen, stornieren Sie zuerst die Zahlung.
Eine Rechnung löschen
Unbezahlte Rechnungen können gelöscht werden:
- Klicken Sie in der Zeile der Rechnung auf Löschen (oder auf der Detailseite auf Rechnung löschen).
- Bestätigen Sie die Löschung im Fenster Rechnung löschen („Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.“).
Hinweis: Bezahlte Rechnungen können nicht gelöscht werden. Sie müssen zuerst die Zahlung stornieren, wodurch die Rechnung wieder in den unbezahlten Status zurückkehrt.
Eine Rechnungszahlung stornieren
Wenn eine Zahlung irrtümlich erfasst wurde oder ein Scheck zurückgekommen ist:
- Öffnen Sie die Detailseite der bezahlten (oder teilweise bezahlten) Rechnung.
- Klicken Sie auf Zahlung stornieren und bestätigen Sie.
- Die Rechnung kehrt zum Status „Unbezahlt" zurück, wobei der gezahlte Betrag auf null zurückgesetzt wird.
Was mit der Ausgabentransaktion passiert, hängt davon ab, ob sie abgestimmt wurde:
- Wenn nicht abgestimmt: Die Ausgabentransaktion wird gelöscht.
- Wenn abgestimmt: Die Ausgabentransaktion kann nicht gelöscht werden (um die Integrität der Abstimmung zu schützen). Stattdessen wird eine Stornobuchung erstellt – eine Einnahmetransaktion für denselben Betrag, mit heutigem Datum und mit „STORNO:" am Anfang der Beschreibung. Sie erhalten eine Warnung, die dies erklärt.
Eine Rechnungszahlung kann nicht rückerstattet werden. Wenn Sie Rückerstattung bei der Ausgabe verwenden, die das Bezahlen einer Rechnung erzeugt hat, wird dies abgelehnt mit „Diese Ausgabe ist eine Rechnungszahlung – stornieren Sie stattdessen die Rechnungszahlung.“ Das Stornieren ist der Weg, eine Rechnungszahlung zurückzunehmen; es setzt die Rechnung auch wieder auf unbezahlt. (Zur Rückerstattung eines Lieferanten für einen gewöhnlichen Einkauf siehe Rückerstattung auf eine Ausgabe erfassen.)
Eine Zahlung kann nicht in einen Zeitraum datiert werden, den Sie für dieses Bankkonto bereits abgestimmt haben, und die Gegenbuchung einer Stornierung ebenso wenig: Beides wird abgelehnt, damit eine abgeschlossene Abstimmung im Gleichgewicht bleibt. Datieren Sie die Zahlung nach dem Kontoauszugsdatum Ihrer letzten abgeschlossenen Abstimmung.
Zum Stornieren benötigen Sie die Berechtigung Stornieren in der Zeile Buchhaltung Ihrer Rolle (in Vollzugriff enthalten).
Rechnungsdetailseite
Ein Klick auf eine Rechnung öffnet eine Detailseite mit:
- Rechnungsinformationen (Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Betrag, Gezahlter Betrag, Beschreibung, Kategorie, Fonds)
- Aktueller Status und Anzahl der überfälligen Tage (falls zutreffend)
- Zahlungstransaktion -- wann und von welchem Konto bezahlt wurde, mit der Schecknummer
- Wer die Rechnung erstellt hat und wann sie zuletzt aktualisiert wurde
- Die Schaltflächen Rechnung bezahlen, Zahlung stornieren und Rechnung löschen (das Bearbeiten erfolgt in der Rechnungsliste)
Wiederkehrende Rechnungen
Viele Lieferantenverbindlichkeiten wiederholen sich in regelmäßigen Abständen – monatliche Stromrechnungen, vierteljährliche Versicherungsprämien, eine jährliche Softwarelizenz. Anstatt jede einzeln manuell zu erstellen, können Sie eine Rechnung als wiederkehrend markieren und TimelyChurch die nächste für Sie erstellen lassen.
Eine wiederkehrende Rechnung erstellen
- Klicken Sie auf Rechnung hinzufügen und füllen Sie die erste Rechnung wie gewohnt aus (ihr Fälligkeitsdatum legt den Zeitplan fest).
- Aktivieren Sie Wiederkehrende Rechnung.
- Wählen Sie eine Häufigkeit: Wöchentlich, Zweiwöchentlich, Monatlich, Vierteljährlich oder Jährlich.
- Legen Sie optional ein Enddatum (optional) fest. Nach diesem Datum werden keine weiteren Rechnungen mehr erstellt.
- Klicken Sie auf Rechnung hinzufügen.
„Die nächste Rechnung wird automatisch erstellt, wenn diese fällig wird.“ TimelyChurch prüft wiederkehrende Rechnungen jeden Morgen und erstellt die nächste Rechnung der Reihe – mit demselben Zahlungsempfänger, Betrag, derselben Kategorie, demselben Fonds und derselben Beschreibung – mit dem nächsten Fälligkeitsdatum (bei einer monatlichen Rechnung zum Beispiel einen Monat nach dem Fälligkeitsdatum dieser Rechnung). Jede Rechnung der Reihe ist eine normale Rechnung, die Sie wie jede andere bezahlen, bearbeiten, stornieren oder löschen, und jede zeigt das Kennzeichen ↻ Wiederkehrend.
Eine wiederkehrende Rechnung stoppen
Häufigkeit und Enddatum werden beim Hinzufügen der Rechnung gewählt – das Fenster Rechnung bearbeiten ändert sie nicht. Damit eine Reihe von selbst endet, legen Sie beim Erstellen der wiederkehrenden Rechnung das Enddatum fest.
Bewährte Vorgehensweisen für Rechnungen
Rechnungen bei Erhalt eingeben. Auch wenn Sie nicht sofort bezahlen, hilft die Erfassung der Rechnung, Ihre Gesamtverbindlichkeiten zu sehen und verpasste Fälligkeitsdaten zu vermeiden.
Rechnungsliste wöchentlich überprüfen. Überprüfen Sie bevorstehende Fälligkeitsdaten und überfällige Rechnungen. Die Zusammenfassung oben auf der Seite gibt Ihnen einen schnellen Überblick.
Zahlungsempfängerfeld einheitlich verwenden. Wählen Sie immer den richtigen Zahlungsempfänger aus dem Dropdown-Menü. Dies gewährleistet genaue Lieferantenausgabenberichte und 1099-Verfolgung.
Das Jahr abschließen: Unbezahlte oder teilweise bezahlte Rechnungen, die in einem Jahr datiert sind, blockieren Geschäftsjahr abschließen für dieses Jahr – bezahlen oder löschen Sie sie zuerst. Siehe Jahresabschluss.
Kategorien und Fonds zuweisen. Richtige Kategorisierung stellt sicher, dass Ihre Gewinn- und Verlustrechnung und Budgetabweichungsberichte korrekt sind.