Rechnungen und Zahlungen

Übersicht

Die Rechnungsfunktion in TimelyChurch hilft Ihnen, Gelder zu verfolgen, die Ihre Gemeinde Lieferanten schuldet, bevor sie bezahlt werden. Anstatt eine Ausgabe sofort beim Erhalt einer Rechnung zu erfassen, können Sie die Rechnung zuerst eingeben, das Fälligkeitsdatum verfolgen und die Zahlung erfassen, wenn Sie bereit sind. Dies verschafft Ihnen jederzeit einen klaren Überblick über ausstehende Verbindlichkeiten.

Rechnungsstatus

Eine Rechnung wird auch als Überfällig gekennzeichnet, wenn sie unbezahlt oder teilweise bezahlt ist und das Fälligkeitsdatum überschritten wurde.

Eine Rechnung erstellen

1. Gehen Sie zu Finanzen > Buchhaltung > Rechnungen.
2. Klicken Sie auf Rechnung hinzufügen.
3. Füllen Sie die Details aus:
   • Zahlungsempfänger (erforderlich) -- Wählen Sie den Lieferanten, von dem die Rechnung stammt. Wenn der Lieferant noch nicht in Ihrem System ist, fügen Sie ihn zuerst auf der Seite „Zahlungsempfänger" hinzu.
   • Rechnungsnummer -- Die Rechnungs- oder Bestellnummer des Lieferanten als Referenz.
   • Rechnungsdatum (erforderlich) -- Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde.
   • Fälligkeitsdatum (erforderlich) -- Das Datum, an dem die Zahlung fällig ist. Muss am oder nach dem Rechnungsdatum liegen.
   • Betrag (erforderlich) -- Der geschuldete Gesamtbetrag.
   • Kategorie -- Wählen Sie eine Ausgabenkategorie für diese Rechnung.
   • Fonds -- Weisen Sie die Rechnung optional einem bestimmten Fonds zu.
   • Beschreibung -- Notizen darüber, wofür die Rechnung ist.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Die Rechnung erscheint in der Rechnungsliste mit dem Status „Unbezahlt".

Rechnungen anzeigen

Die Rechnungsseite zeigt oben eine Zusammenfassung:

• Anzahl der unbezahlten Rechnungen und Gesamtdollarbetrag.
• Anzahl der überfälligen Rechnungen (unbezahlte Rechnungen, bei denen das Fälligkeitsdatum überschritten ist).

Sie können die Liste filtern nach:

• Status -- Unbezahlt, Teilbezahlt oder Bezahlt.
• Zahlungsempfänger -- Rechnungen von einem bestimmten Lieferanten anzeigen.

Rechnungen sind nach Fälligkeitsdatum sortiert (früheste zuerst), sodass Sie sehen können, was am dringendsten bezahlt werden muss.

Eine Rechnung bezahlen

Wenn Sie bereit sind, eine Rechnung zu bezahlen:

1. Klicken Sie auf die Rechnung in der Liste, um die Rechnungsdetailseite zu öffnen.
2. Klicken Sie auf Rechnung bezahlen (oder Zahlung erfassen).
3. Füllen Sie die Zahlungsdetails aus:
   • Konto -- Wählen Sie das Bankkonto, von dem die Zahlung kommt.
   • Zahlungsdatum -- Das Datum, an dem die Zahlung erfolgt.
   • Zahlungsbetrag -- Der zu zahlende Betrag. Bei vollständiger Zahlung stimmt dies mit dem fälligen Betrag überein. Bei Teilzahlung geben Sie den zu zahlenden Betrag ein.
   • Schecknummer -- Bei Zahlung per Scheck geben Sie die Schecknummer ein.
4. Klicken Sie auf Zahlung einreichen.

Was passiert, wenn Sie eine Rechnung bezahlen

• Eine Ausgabentransaktion wird automatisch auf dem ausgewählten Bankkonto erstellt, mit dem Zahlungsempfänger, der Kategorie, dem Fonds und der Beschreibung der Rechnung.
• Wenn der Zahlungsbetrag den vollen verbleibenden Saldo abdeckt, ändert sich der Rechnungsstatus auf Bezahlt.
• Wenn der Zahlungsbetrag geringer als der verbleibende Saldo ist, ändert sich der Rechnungsstatus auf Teilbezahlt und der verbleibende Saldo wird verfolgt.
• Der Kontostand des Bankkontos wird automatisch aktualisiert.

Tipp: Sie müssen die Ausgabentransaktion beim Bezahlen einer Rechnung nicht separat erfassen. Das System erstellt sie für Sie. Wenn Sie die Transaktion manuell erfassen UND die Rechnung bezahlen, haben Sie einen doppelten Ausgabeneintrag.

Teilzahlungen

TimelyChurch unterstützt Teilzahlungen von Rechnungen. Wenn Sie eine Rechnung nicht vollständig bezahlen können:

1. Öffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf Zahlung erfassen.
2. Geben Sie den zu zahlenden Betrag ein (weniger als der Gesamtbetrag).
3. Reichen Sie die Zahlung ein.

Der Rechnungsstatus ändert sich auf „Teilbezahlt" und der gezahlte Betrag wird verfolgt. Sie können weitere Zahlungen leisten, bis die Rechnung vollständig bezahlt ist.

Eine Rechnung bearbeiten

Sie können eine unbezahlte oder teilweise bezahlte Rechnung bearbeiten:

1. Klicken Sie auf die Bearbeitungsoption bei der Rechnung.
2. Aktualisieren Sie die Details nach Bedarf.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Bezahlte Rechnungen können nicht bearbeitet werden. Wenn Sie eine bezahlte Rechnung korrigieren müssen, stornieren Sie zuerst die Zahlung.

Eine Rechnung löschen

Unbezahlte Rechnungen können gelöscht werden:

1. Klicken Sie auf die Löschoption bei der Rechnung.
2. Bestätigen Sie die Löschung.

Hinweis: Bezahlte Rechnungen können nicht gelöscht werden. Sie müssen zuerst die Zahlung stornieren, wodurch die Rechnung wieder in den unbezahlten Status zurückkehrt.

Eine Rechnungszahlung stornieren

Wenn eine Zahlung irrtümlich erfasst wurde oder ein Scheck zurückgekommen ist:

1. Öffnen Sie die Detailseite der bezahlten Rechnung.
2. Klicken Sie auf Zahlung stornieren.
3. Die Rechnung kehrt zum Status „Unbezahlt" zurück, wobei der gezahlte Betrag auf null zurückgesetzt wird.

Was mit der Ausgabentransaktion passiert, hängt davon ab, ob sie abgestimmt wurde:

• Wenn nicht abgestimmt: Die Ausgabentransaktion wird gelöscht.
• Wenn abgestimmt: Die Ausgabentransaktion kann nicht gelöscht werden (um die Integrität der Abstimmung zu schützen). Stattdessen wird eine Stornobuchung erstellt – eine Einnahmetransaktion für denselben Betrag mit „STORNO:" am Anfang der Beschreibung. Sie erhalten eine Warnung, die dies erklärt.

Rechnungsdetailseite

Ein Klick auf eine Rechnung öffnet eine Detailseite mit:

• Rechnungsinformationen (Nummer, Daten, Betrag, Zahlungsempfänger, Kategorie, Fonds)
• Aktueller Status und fälliger Betrag
• Anzahl der überfälligen Tage (falls zutreffend)
• Zahlungshistorie (der Transaktionsdatensatz für die Zahlung)
• Wer die Rechnung erstellt hat
• Optionen zum Bearbeiten, Bezahlen oder Stornieren

Wiederkehrende Rechnungen

Viele Lieferantenverbindlichkeiten wiederholen sich in regelmäßigen Abständen – monatliche Stromrechnungen, vierteljährliche Versicherungsprämien, eine jährliche Softwarelizenz. Anstatt jede einzeln manuell zu erstellen, können Sie eine Rechnung als wiederkehrend markieren und TimelyChurch die nächste automatisch generieren lassen.

Eine wiederkehrende Rechnung erstellen

1. Aktivieren Sie im Formular „Neue Rechnung" oder „Rechnung bearbeiten" die Option Dies ist eine wiederkehrende Rechnung.
2. Wählen Sie eine Häufigkeit:
   • Wöchentlich
   • Zweiwöchentlich
   • Monatlich
   • Vierteljährlich
   • Jährlich
3. Legen Sie bei monatlich wiederkehrenden Rechnungen den Tag des Monats (1–31) fest. Wenn ein Monat weniger Tage hat, verwendet das System den letzten Tag dieses Monats.
4. Legen Sie bei wöchentlichen oder zweiwöchentlichen Rechnungen den Wochentag fest.
5. Legen Sie optional ein Wiederkehrendes Enddatum fest. Nach diesem Datum werden keine weiteren Rechnungen mehr generiert.
6. Speichern Sie die Rechnung wie gewohnt.

Wie wiederkehrende Rechnungen generiert werden

Die von Ihnen erstellte wiederkehrende Rechnung ist die Vorlage. Wenn das nächste Fälligkeitsdatum erreicht wird, generiert TimelyChurch eine neue untergeordnete Rechnung, die mit der Vorlage verknüpft ist (über parent_bill_id). Die untergeordnete Rechnung ist eine normale Rechnung – Sie bezahlen sie, bearbeiten oder stornieren sie wie jede andere.

Die Vorlage selbst wird nie bezahlt. Sie dient nur dazu, untergeordnete Rechnungen nach Zeitplan zu generieren.

Eine wiederkehrende Rechnung bearbeiten

Die Bearbeitung der wiederkehrenden Vorlage ändert den Zeitplan und die Standardwerte, die zukünftige untergeordnete Rechnungen verwenden werden. Bereits generierte untergeordnete Rechnungen werden nicht geändert – wenn Sie eine bereits generierte Rechnung korrigieren müssen, bearbeiten Sie diese untergeordnete Rechnung direkt.

Eine wiederkehrende Rechnung stoppen

Um das Generieren zukünftiger Rechnungen zu stoppen:

• Legen Sie ein Wiederkehrendes Enddatum in der Vergangenheit fest, oder
• Löschen Sie die wiederkehrende Vorlage (bereits generierte untergeordnete Rechnungen bleiben unberührt).

Hinweis: Wiederkehrende Rechnungen verfolgen Gelder, die Sie einem Lieferanten schulden (mit Fälligkeitsdaten und Zahlungsstatus). Wiederkehrende Transaktionen erfassen Einnahmen- oder Ausgabeneinträge direkt im Hauptbuch. Verwenden Sie eine wiederkehrende Rechnung, wenn Sie verfolgen müssen, wann etwas fällig ist, bevor Sie es bezahlen; verwenden Sie eine wiederkehrende Transaktion, wenn der Eintrag automatisch ist (z. B. eine feste monatliche Abbuchung, die bereits von der Bank abgebucht wird). Siehe Wiederkehrende Transaktionen.

Bewährte Vorgehensweisen für Rechnungen

Rechnungen bei Erhalt eingeben. Auch wenn Sie nicht sofort bezahlen, hilft die Erfassung der Rechnung, Ihre Gesamtverbindlichkeiten zu sehen und verpasste Fälligkeitsdaten zu vermeiden.

Rechnungsliste wöchentlich überprüfen. Überprüfen Sie bevorstehende Fälligkeitsdaten und überfällige Rechnungen. Die Zusammenfassung oben auf der Seite gibt Ihnen einen schnellen Überblick.

Zahlungsempfängerfeld einheitlich verwenden. Wählen Sie immer den richtigen Zahlungsempfänger aus dem Dropdown-Menü. Dies gewährleistet genaue Lieferantenausgabenberichte und 1099-Verfolgung.

Kategorien und Fonds zuweisen. Richtige Kategorisierung stellt sicher, dass Ihre Gewinn- und Verlustrechnung und Budgetabweichungsberichte korrekt sind.