Vorregistrierung (von zu Hause aus einchecken)

Die Vorregistrierung ermöglicht es Familien, ihre Anwesenheit anzumelden, bevor sie in der Gemeinde ankommen. Sie wählen aus, wer teilnimmt, bestätigen Klassenzuweisungen und erhalten einen QR-Code. Wenn sie ankommen, scannen sie einfach den Code am Kiosk für einen sofortigen Check-in – keine Telefonnummernsuche erforderlich.

So funktioniert es

Für Mitglieder (Mitgliederportal)

1. Melden Sie sich über ein Telefon oder einen Computer beim Mitgliederportal an.
2. Navigieren Sie zu Vorregistrierung.
3. Das System zeigt alle Familienmitglieder an, die mit dem Konto des Mitglieds verknüpft sind, zusammen mit:
   • Name und Foto
   • Alter und Klassenstufe
   • Allergie- und medizinische Informationen
   • Eingeschriebene Klasse (automatisch ausgefüllt, wenn die Person in einer Klasse eingeschrieben ist)
4. Wählen Sie die Familienmitglieder aus, die teilnehmen werden.
5. Bestätigen oder ändern Sie die Klassenzuweisungen für jede Person.
6. Tippen Sie auf Vorregistrierung absenden.
7. Ein eindeutiger 8-stelliger QR-Code wird generiert und auf dem Bildschirm angezeigt. Das Mitglied kann ihn speichern oder als Screenshot aufnehmen.

Die Vorregistrierung gilt nur für heute. Wenn das Mitglied eine neue Vorregistrierung für denselben Tag einreicht, ersetzt sie die vorherige.

Am Kiosk (Ankunft)

Wenn die Familie in der Gemeinde ankommt:

1. Öffnen Sie den Kiosk.
2. Scannen Sie den QR-Code mit der Kiosk-Kamera, einem Bluetooth-Scanner oder einem USB-Barcode-Scanner. Alternativ tippen Sie auf „Haben Sie einen Pre-Check-Code?" und geben Sie den 8-stelligen Code manuell ein.
3. Das System validiert den Code:
   • Wird der Code erkannt?
   • Gilt er für das heutige Datum?
   • Wurde er bereits verwendet?
4. Wenn gültig, werden alle vorausgewählten Familienmitglieder sofort eingecheckt.
5. Sicherheitscodes werden für jede Person generiert.
6. Etiketten können sofort gedruckt werden.

Fehlerbehandlung

Für Administratoren (Vorregistrierungen anzeigen)

Administratoren können alle ausstehenden Vorregistrierungen auf der Check-in-Station-Seite einsehen:

1. Gehen Sie zu Check-in.
2. Wählen Sie die Registerkarte Vorregistrierung im Suchbereich.
3. Eine Liste der Familien, die sich für heute vorregistriert haben, wird angezeigt mit:
   • Familienname
   • Uhrzeit der Vorregistrierungsabgabe
   • Ausgewählte Personen für den Check-in (mit Kind/Erwachsenen-Kennzeichnung)
   • Der Vorregistrierungscode
   • Ein Status-Badge „Bereit"

Wenn keine Familien vorregistriert sind, erklärt eine Meldung, dass Familien sich über das Mitgliederportal vorregistrieren können.

Das Badge auf der Registerkarte „Vorregistrierung" zeigt die Anzahl der ausstehenden Vorregistrierungen für schnelle Übersicht.

Was im Hintergrund passiert

Wenn ein Vorregistrierungs-QR-Code gescannt wird:

1. Das System sucht den PreCheckin-Eintrag anhand des QR-Codes.
2. Es verifiziert, dass der Code für heute gilt und noch nicht verwendet wurde.
3. Für jede Person in der Personenliste der Vorregistrierung wird ein Checkin-Eintrag mit einem neuen Sicherheitscode erstellt.
4. Wenn eine Person bereits in der aktiven Sitzung eingecheckt ist, wird sie übersprungen (nicht dupliziert) und als „bereits eingecheckt" markiert.
5. Der PreCheckin-Eintrag wird als verwendet markiert (mit einem Zeitstempel), sodass er nicht wiederverwendet werden kann.
6. Autorisierte Abholpersonen und Notfallkontakte aus dem Familieneintrag werden zur Anzeige zurückgegeben.

Vorregistrierung fördern

Die Vorregistrierung kommt allen zugute:

• Familien überspringen die Schlange und schließen den Check-in in Sekunden ab.
• Freiwillige verbringen weniger Zeit mit Telefonnummernsuchen und manueller Eingabe.
• Leiter des Kinderprogramms können die erwartete Anwesenheit sehen, bevor der Gottesdienst beginnt.

Hier sind einige Möglichkeiten, sie zu fördern:

• Fügen Sie eine Erinnerung in Ihren wöchentlichen E-Mail-Newsletter oder Gemeindeblatt ein: „Melden Sie Ihre Kinder unter [Ihre Portal-URL] vor dem Sonntag vorab an!"
• Stellen Sie Hinweisschilder am Kiosk auf: „Überspringen Sie die Schlange – melden Sie sich auf Ihrem Telefon vorab an!"
• Erwähnen Sie es in den ersten Wochen nach der Aktivierung in den Ankündigungen.

Tipp: Der Vorregistrierungsablauf im Mitgliederportal ist für Mobilgeräte optimiert. Die meisten Eltern werden ihn von ihrem Telefon aus nutzen, während sie sich am Sonntagmorgen fertig machen.

Fehlerbehebung bei QR-Scans

iOS Safari: Kamera öffnet sich nicht

Die Browser-Kamera ist die häufigste Scanmethode für Vorregistrierungs-Codes. iPad und iPhone Safari erfordern einige spezifische Voraussetzungen:

1. Nur HTTPS. Die Browser-Kamera-API funktioniert nicht bei einer einfachen http://-URL. Bestätigen Sie, dass die Kiosk-URL mit https:// beginnt. Wenn Sie auf einer lokalen IP testen, müssen Sie die Produktionsdomain verwenden.
2. Erstmalige Berechtigungsanfrage. Wenn Sie auf einem iPad zum ersten Mal auf „QR-Code mit Kamera scannen" tippen, zeigt iOS oben auf dem Bildschirm ein Berechtigungs-Popup an. Tippen Sie auf Erlauben. Wenn Sie versehentlich auf „Nicht erlauben" tippen, folgen Sie Schritt 4 zum Zurücksetzen.
3. Kamera wird nicht anderweitig verwendet. Nur eine App gleichzeitig kann die Kamera nutzen. Wenn FaceTime, Zoom oder ein anderer Browser-Tab die Kamera aktiv hat, schlägt die Kiosk-Kamera still fehl. Schließen Sie andere Apps und versuchen Sie es erneut.
4. Verweigerter Zugriff zurücksetzen. Wenn der Zugriff zuvor verweigert wurde, gehen Sie auf dem iPad zu Einstellungen > Safari > Kamera und wählen Sie für Ihre Kiosk-Domain „Fragen" oder „Erlauben". Laden Sie dann die Kiosk-Seite neu.
5. Bluetooth- oder USB-Scanner als Backup verwenden. Wenn Kameraberechtigungen ein wiederkehrendes Problem werden, schließen Sie einen handgehaltenen Scanner an. Der Scanner ist immer im Hintergrund aktiv und liest QR-Codes ohne Browser-Berechtigung.

Android Chrome: Kameraberechtigungen

Dieselben allgemeinen Grundsätze gelten. Tippen Sie auf das Schloss-Symbol in der Chrome-Adressleiste, um die Website-Berechtigungen zu überprüfen, und stellen Sie sicher, dass die Kamera auf „Erlauben" gesetzt ist.

Fehler „QR-Code nicht erkannt"

• Stellen Sie sicher, dass die Familie den heute generierten Code scannt. Der gestrige Code ist nicht mehr gültig.
• Stellen Sie sicher, dass der Code noch nicht gescannt wurde. Sobald eine Vorregistrierung verarbeitet wurde, kann sie nicht mehr verwendet werden – die Familie ist nun eingecheckt.
• Wenn der Code tatsächlich von heute stammt und unbenutzt ist, hat die Familie die Vorregistrierung möglicherweise eingereicht, während eine andere Gemeinde oder Sitzung aktiv war. Lassen Sie sie die Vorregistrierung im Mitgliederportal erneut einreichen, um einen neuen Code zu generieren.

Bluetooth-Scanner liest nicht

• Bestätigen Sie, dass der Scanner mit dem Kiosk-Gerät gekoppelt ist (Bluetooth-Einstellungen > Verbunden).
• Die meisten BT-Scanner verwenden standardmäßig den „HID-Tastatur"-Modus, den der Kiosk erwartet. Wenn sich der Scanner im „SPP"- oder „Serial"-Modus befindet, wechseln Sie ihn mit der Einrichtungskarte des Herstellers in den Tastatturmodus.
• Die grüne Hinweisleiste am unteren Rand des Kiosks zeigt „Bluetooth-Scanner ebenfalls bereit" an, wenn die Scanner-Eingabe erfasst wird. Wenn diese Leiste nicht erscheint, ist der Scanner möglicherweise nicht gekoppelt.