Team-Zeitplanvorlagen (Automatisches Anwendungsmuster)

Eine Team-Zeitplanvorlage ist ein gespeicherter Satz von Dienstpositionen, der automatisch an jede neue Veranstaltung eines gewählten Veranstaltungstyps angehängt wird. Richten Sie sie einmal für das Lobpreisteam ein, und jede neue Gottesdienstveranstaltung kommt mit Ton, Begrüßern, Gesang und Technik-Slots bereits vorbereitet an – Sie müssen dieselben fünf Positionen nie wieder zu einem Sonntag hinzufügen.

Wenn Sie nur eine Sache im Freiwilligensystem einrichten, richten Sie diese ein. Es ist die größte einzelne Zeitersparnis bei der Freiwilligenplanung.

Wann eine Team-Zeitplanvorlage verwendet werden sollte

Eine Vorlage ist das richtige Tool, wenn:

• Dieselben Positionen jedes Mal wiederkehren, wenn Ihr Team dient (jeder Sonntagsgottesdienst braucht 1 Tontechniker, 2 Vokalisten, 3 Begrüßer usw.).
• Sie möchten, dass die Veranstaltungserstellung – ob durch eine Serie oder durch einen einmaligen Administrator – nie einen manuellen Durchlauf „Position hinzufügen" erfordert.
• Sie eine Standard-Aufstellung möchten, die ein Administrator für eine bestimmte Veranstaltung überschreiben kann, ohne das Muster zu brechen.

Wenn die Bedürfnisse Ihres Teams von Veranstaltung zu Veranstaltung stark variieren, ist eine Vorlage weniger nützlich; fügen Sie einfach Positionen manuell hinzu.

Wo Vorlagen zu finden sind

1. Klicken Sie in der Admin-Seitenleiste auf Gruppen.
2. Öffnen Sie das Team, für das Sie eine Vorlage erstellen möchten (z. B. „Lobpreisteam", „Gastfreundschaftsteam").
3. Klicken Sie auf der Teamseite auf den Tab Vorlagen. Der Abschnitt Zeitplanvorlagen listet die Vorlagen des Teams auf.

Jedes Team hat ein eigenes Vorlagen-Panel. Vorlagen überschneiden sich nicht zwischen Teams – eine Lobpreis-Vorlage und eine Gastfreundschafts-Vorlage sind getrennt, auch wenn beide auf „Gottesdienst"-Veranstaltungen angewendet werden.

Eine Vorlage erstellen

1. Klicken Sie im Tab Vorlagen des Teams auf Neue Vorlage (oder Erste Vorlage erstellen, wenn das Team noch keine hat).
2. Geben Sie einen Vorlagenname ein. Wir empfehlen das Format „[Team] [Dienststil] Einrichtung" – zum Beispiel:
   • Standard Gottesdienst Einrichtung
   • Abendmahl-Sonntag Einrichtung
   • Mittwoch Bibelstunde Einrichtung
3. Fügen Sie eine Beschreibung (optional) hinzu, damit andere Administratoren wissen, wofür diese Vorlage gedacht ist.
4. Legen Sie die Regeln für das automatische Anwenden fest:

1. Speichern Sie die Vorlage.
2. Klicken Sie auf der Karte der Vorlage unter Positionen in dieser Vorlage für jede Rolle, die diese Vorlage vorladen soll, auf Position hinzufügen. Legen Sie unter Position zur Vorlage hinzufügen fest:
   • Position -- wählen Sie aus den vorhandenen Positionen des Teams (Tontechniker, Begrüßer usw.)
   • Benötigte Anzahl -- wie viele Slots dieser Position bei jeder Veranstaltung erstellt werden sollen (z. B. 3 Begrüßer, 1 Tontechniker)
   • Notizen (optional) -- eine Erinnerung, die auf dem Slot angezeigt wird („Muss früh da sein")

Jede Vorlagenkarte zeigt Standard (falls zutreffend), wie viele Positionen benötigt werden, wie viele Aufgaben sie hat und auf welche Veranstaltungstypen sie Wird automatisch angewendet auf.

Was nach dem Speichern passiert

Von diesem Punkt an kommt jede neue Veranstaltung, deren Veranstaltungstyp der automatischen Anwendungsregel der Standardvorlage entspricht, mit den vorgeladenen Positionen der Vorlage an. Dies gilt für:

• Von einer wiederkehrenden Serie generierte Veranstaltungen
• Von einem Administrator im Formular „Veranstaltung erstellen" erstellte Veranstaltungen (die Bestätigungsmeldung nennt die angewendeten Vorlagen)

Sie können die Positionen einer bestimmten Veranstaltung trotzdem bearbeiten, wenn diese Woche anders ist (z. B. möchten Sie nur 2 Begrüßer anstatt 3 wegen eines kleinen Heiligabend-Gottesdienstes). Das Bearbeiten einer Veranstaltung ändert die Vorlage nicht; die nächste Veranstaltung kommt trotzdem mit dem Standard von 3 an.

Tipp: Die Standardvorlage jedes Teams wird für sich angewendet, sodass mehrere Teams dieselbe Veranstaltung vorladen können – Sie erhalten die Vereinigung. Das Lobpreisteam kann eine Standardvorlage „Standard Gottesdienst Einrichtung" haben, und das Gastfreundschaftsteam kann seine eigene Standardvorlage „Sonntagsbegrüßung Einrichtung" haben, und beide werden auf die Sonntagsgottesdienst-Veranstaltung angewendet, ohne sich zu widersprechen.

Um eine Vorlage, die nicht der Standard ist, bei einer einzelnen Veranstaltung zu verwenden, öffnen Sie den Tab Dienst der Veranstaltung, klicken Sie auf Team zuweisen, wählen Sie das Team und wählen Sie die Vorlage unter Vorlage.

Walkthrough: Eine Sonntags-Gottesdienst-Vorlage einrichten

Hier ist die vollständige Einrichtung für den häufigsten Fall – Ihren Sonntagmorgen-Gottesdienst zu standardisieren:

1. Gehen Sie zu Gruppen > öffnen Sie das Lobpreisteam.
2. Klicken Sie auf den Tab Vorlagen.
3. Klicken Sie auf Neue Vorlage.
4. Nennen Sie sie Standard Gottesdienst Einrichtung.
5. Haken Sie Als Standardvorlage für dieses Team festlegen an.
6. Automatisch auf Veranstaltungstypen anwenden: Gottesdienst aktivieren.
7. Speichern.
8. Fügen Sie auf der Karte der neuen Vorlage mit Position hinzufügen Positionen hinzu:
   • Tontechniker -- 1 benötigt
   • Worship-Leiter -- 1 benötigt
   • Vokalist -- 3 benötigt
   • Instrumentalist -- 4 benötigt
   • Projektion -- 1 benötigt

Fertig. Jede neue Sonntagsgottesdienst-Veranstaltung ab diesem Zeitpunkt kommt mit allen 10 Slots bereit zum Befüllen an. Öffnen Sie den Tab „Dienst" der Veranstaltung, klicken Sie auf Alles automatisch ausfüllen, und Sie haben mit einem weiteren Klick einen Entwurfs-Zeitplan.

Aufgaben-Checklisten: Vorbereitungsarbeit, die sich selbst erstellt

Positionen decken ab, wer dient; Aufgaben-Checklisten decken ab, was erledigt werden muss. Direkt unter dem Abschnitt Positionen jeder Vorlage finden Sie Aufgaben in dieser Vorlage – die feste Vorbereitungsliste des Teams. Jede Veranstaltung, auf die die Vorlage angewendet wird, erhält diese Aufgaben automatisch – als echte Gruppenaufgaben mit echten Fälligkeitsdaten.

Eine Aufgabe hinzufügen

1. Klicken Sie auf der Vorlagenkarte im Abschnitt Aufgaben in dieser Vorlage auf Aufgabe hinzufügen.
2. Füllen Sie die drei Felder aus:
   • Aufgabentitel – was zu tun ist („Setlisten und Akkordtabellen drucken").
   • Wann ist sie fällig? – relativ zum Veranstaltungsdatum: von 2 Wochen vor der Veranstaltung bis 1 Tag nach der Veranstaltung. Wenn die Aufgabe für eine reale Veranstaltung erstellt wird, wird daraus ein tatsächliches Kalenderdatum, berechnet in der Zeitzone Ihrer Gemeinde.
   • Zuweisen an – wählen Sie ein bestimmtes aktives Teammitglied aus, oder belassen Sie es bei Teamleitung (Standard), dann geht die Aufgabe an die Person, die das Team in diesem Moment leitet.
3. Klicken Sie auf Aufgabe hinzufügen. Entfernen Sie eine Aufgabe jederzeit mit dem × in ihrer Zeile – dies ändert nur die Vorlage, niemals bereits für Veranstaltungen erstellte Aufgaben.

Was bei jeder Veranstaltung passiert

Wenn die Vorlage auf eine Veranstaltung angewendet wird (automatisch nach Veranstaltungstyp oder manuell angewendet), wird jede Checklisten-Zeile zu einer Gruppenaufgabe:

• Sie erscheint im Tab „Aufgaben" des Teams, in Meine Aufgaben jeder zugewiesenen Person und im Tab Vorbereitungsaufgaben der Veranstaltungsseite, wo Teamaufgaben den Namen des Teams tragen, damit sie leicht von manuell hinzugefügten Einzelaufgaben zu unterscheiden sind.
• Ihre Beschreibung nennt, zu welcher Veranstaltung sie gehört („Für Veranstaltung: Sonntagsgottesdienst").
• Das erneute Anwenden der Vorlage auf dieselbe Veranstaltung dupliziert Aufgaben nie.
• Wird die Veranstaltung abgesagt, werden ihre unerledigten Checklisten-Aufgaben automatisch entfernt. Erledigte Aufgaben bleiben bestehen – sie sind Teil Ihrer Historie.

Tipp: Aufgaben-Checklisten werden nur zusammen mit dem Rest der Vorlage automatisch angewendet – die Vorlage muss als Als Standardvorlage für dieses Team festlegen gekennzeichnet sein und zum Veranstaltungstyp passen. Sie können eine Vorlage jederzeit manuell auf eine Veranstaltung anwenden.

Eine Vorlage bearbeiten oder einziehen

• Vorlage bearbeiten -- ändern Sie Name, Beschreibung, Standardeinstellung oder die Veranstaltungstypen für das automatische Anwenden und klicken Sie dann auf Änderungen speichern. Fügen Sie Positionen und Aufgaben direkt auf der Karte hinzu oder entfernen Sie sie. Bestehende Veranstaltungen, auf die die Vorlage bereits angewendet wurde, werden nicht rückwirkend geändert; nur neu erstellte Veranstaltungen verwenden die neue Form.
• Duplizieren -- erstellen Sie eine Kopie, um eine Variante zu beginnen (zum Beispiel eine Version für den Abendmahl-Sonntag).
• Als Standard festlegen -- machen Sie diese Vorlage zur Standardvorlage des Teams (der, die automatisch angewendet wird).
• Automatisches Anwenden beenden -- haken Sie alle Veranstaltungstypen unter Automatisch auf Veranstaltungstypen anwenden ab (oder machen Sie eine andere Vorlage zum Standard). Die Vorlage wird aufbewahrt, falls Sie sie wieder möchten.
• Löschen -- entfernt die Vorlage vollständig. Bestehende Veranstaltungen behalten die bereits auf ihnen vorhandenen Positionen.

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