Verbandszentrale – Übersicht

Zielgruppe: Verbandsadministratoren (Konfessions- und Netzwerkleitungen, die mehrere Gemeinden verwalten).

Die Verbandszentrale ist das übergeordnete Modul von TimelyChurch für Organisationen, die mehrere Gemeinden beaufsichtigen – Konfessionen, Gemeindenetzwerke, Missionswerke und ähnliche Körperschaften. Von einem einzigen Dashboard aus kann ein Verbandsadministrator Mitgliedsgemeinden einladen, aggregierte Berichte einsehen und gemeinsame Einstellungen der Verbandszentrale verwalten. Die Verbandszentrale ist Bestandteil des Multi-Campus-Tarifs.

Für wen ist dies gedacht

Verbandsadministratoren vertreten typischerweise:

• Konfessionen mit Mitgliedsgemeinden, die Berichte nach oben melden.
• Gemeindenetzwerke, die Markenkommunikation, Schulungen oder administrative Ressourcen teilen.
• Missionswerke, die Partnergemeinden erfassen.
• Multi-Standort-Dachorganisationen mit eigenständigen Zweigstellen.

Wenn Sie Administrator einer einzelnen Gemeinde sind, gilt dieser Bereich nicht für Sie – lesen Sie stattdessen die Kategorie Einstellungen & Verwaltung.

Wo Sie die Verbandszentrale finden

Die Verbandszentrale ist unter einer eigenen Adresse erreichbar, getrennt vom Verwaltungsbereich einer einzelnen Gemeinde (die URL hat die Form /association/{ihr-verbandsslug}/...). Sie verfügt über eine eigene obere Navigationsleiste mit Dashboard, Gemeinden, Berichte und – für Administratoren – Einstellungen. Das Kontomenü oben rechts enthält außerdem einen Link Zurück zur Gemeindeverwaltung, wenn Ihre Anmeldung mit einer Gemeinde verknüpft ist, sodass Sie zwischen beiden Oberflächen wechseln können.

Mitgliedsgemeinden behalten die vollständige Kontrolle über ihre eigenen Daten; Verbandsadministratoren sehen zusammengefasste Ansichten und Berichte.

Wichtige Arbeitsabläufe

Das Verbandsmodul umfasst:

• Dashboard – übergeordnete Kennzahlkarten über alle Mitgliedsgemeinden (Gesamtanzahl Gemeinden, Gesamtanzahl Mitglieder, Diesen Monat aktiv und Gesamtanzahl Gruppen) sowie eine Tabelle der Mitgliedsgemeinden und aktuelle Aktivitäten.
• Gemeinden – das Verzeichnis Mitgliedsgemeinden, ein Kartenraster, auf dem jede Gemeindekarte ihren Status, Tarif, die Anzahl der Mitglieder und Gruppen sowie einen Link Details anzeigen zur jeweiligen Gemeindedetailansicht zeigt.
• Berichte – aggregierte Zusammenfassungen einschließlich Gesamtmitglieder, Anwesenheit und Spenden, mit einem Spendentrend, Spenden nach Campus, Spenden nach Fonds, einem Anwesenheitsvergleich und einer Vergleichstabelle je Gemeinde. Berichte können mit den Schaltflächen Spenden-CSV exportieren und Anwesenheits-CSV exportieren exportiert werden.
• Einstellungen – Ihr Verbandsprofil (Name, Konfession, E-Mail, Telefon, Adresse, Website und Beschreibung). Nur für Administratoren.
• Teammitglied der Verbandszentrale einladen – unter Einstellungen → Hauptsitz-Team können Sie Kolleginnen und Kollegen einladen, auf die Verbandszentrale zuzugreifen, und jedem eine Rolle zuweisen (Administrator, Betrachter oder Abrechnung).
• Eine Gemeinde einladen – klicken Sie auf der Seite Gemeinden auf Einladungen anzeigen (oder Gemeinde einladen), um die Seite Gemeinde-Einladungen zu öffnen, und senden Sie dann eine Einladung an eine Gemeinde, dem Verband beizutreten, ohne dass diese die Kontrolle über ihre eigenen Daten aufgibt. Neue Gemeindeeinladungen erfordern die Genehmigung eines TimelyChurch Super-Admins, bevor die Gemeinde die Einladung annehmen kann.
• Einladungen verfolgen – die Seite Gemeinde-Einladungen listet jede Einladung und ihren Status auf (ausstehend, genehmigt, abgelehnt oder angenommen) sowie wer sie gesendet hat und etwaige Überprüfungsnotizen.

Ihr Hauptsitz-Team einladen

Das Hinzufügen von Kolleginnen und Kollegen zur Verbandszentrale erfolgt unter Einstellungen → Hauptsitz-Team (nur für Administratoren):

1. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Kollegin bzw. des Kollegen ein.
2. Wählen Sie eine Rolle – Administrator, Betrachter oder Abrechnung.
3. Senden Sie die Einladung. Ausstehende Einladungen für die Verbandszentrale werden unterhalb des Formulars aufgelistet, bis sie angenommen werden oder ablaufen.

Mitgliedsgemeinden einladen und genehmigen

Gemeindeeinladungen werden auf der Seite Gemeinde-Einladungen verwaltet. Klicken Sie auf der Seite Gemeinden auf Einladungen anzeigen (oder Gemeinde einladen), um die Seite zu öffnen (nur für Administratoren):

1. Verwenden Sie das Formular Neue Einladung, um die E-Mail-Adresse der Gemeinde (und optional den Gemeindenamen) einzugeben.
2. Die Einladung wird von einem TimelyChurch Super-Admin überprüft. Einladungen müssen genehmigt werden, bevor die Gemeinde sie annehmen kann.
3. Sobald die Einladung genehmigt und angenommen wurde, erscheint die Gemeinde in Ihrem Verzeichnis Mitgliedsgemeinden.

Den Fortschritt jeder Einladung können Sie in der Einladungstabelle verfolgen, die deren Status, den Absender und etwaige Überprüfungsnotizen aus dem Genehmigungsprozess anzeigt.

Limit für Mitgliedsgemeinden: Ihr Multi-Campus-Tarif legt fest, wie viele Mitgliedsgemeinden Ihr Verband haben kann. Wenn Sie versuchen, eine Gemeinde über dieses Limit hinaus einzuladen, wird die Einladung mit der Meldung „Planlimit erreicht – Ihr Multi-Campus-Tarif erlaubt keine weiteren Mitgliedsgemeinden. Wenden Sie sich an TimelyChurch, um ein Upgrade durchzuführen." blockiert. Nehmen Sie Kontakt mit TimelyChurch auf, um Ihr Limit zu erhöhen.

Detailansicht einer Gemeinde

Wenn Sie im Verzeichnis Mitgliedsgemeinden auf Details anzeigen einer Gemeinde klicken, öffnet sich deren Detailseite. Dort sehen Sie den Namen der Gemeinde, Kontaktdaten und Aktivstatus, wichtige Kennzahlen – Gesamtanzahl Mitglieder, Gruppen, Anwesenheit diesen Monat und Neue Mitglieder diesen Monat – sowie ein Panel Gemeinde-Informationen mit Adresse, Zeitzone, Tarif und dem Datum des Beitritts.

Verhältnis zu den Einstellungen der einzelnen Gemeinden

Jede Gemeinde bleibt Eigentümerin ihrer eigenen Daten. Der Beitritt zu einem Verband übergibt den Verwaltungsbereich einer Gemeinde nicht – Verbandsadministratoren arbeiten ausschließlich mit den aggregierten Ansichten und Berichten der Verbandszentrale, die oben beschrieben sind.

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Diese Übersicht ist der erste Artikel in der Dokumentation der Verbandszentrale. Weitere Artikel, die den Ablauf der Gemeindeeinladungen, das Dashboard und die Berichte ausführlicher behandeln, können im Laufe der Zeit hinzugefügt werden.