Kontenplan

Was ist ein Kontenplan?

Ein Kontenplan ist die geordnete Liste aller Finanzkonten, mit denen Ihre Gemeinde Geld verfolgt. Betrachten Sie ihn als das Ablagesystem für Ihre Finanzen – jeder Dollar, der ein- oder ausgeht, wird auf einem dieser Konten erfasst.

TimelyChurch folgt den gängigen gemeinnützigen Buchführungskonventionen und gruppiert Konten in fünf Typen. Jeder Kontotyp verfügt über einen Standardnummernbereich, um die Übersichtlichkeit zu wahren.

Wo Sie es finden: Öffnen Sie Finanzen und klicken Sie dann auf die Registerkarte Buchhaltung. Öffnen Sie in der Buchhaltungs-Registerleiste das Dropdown-Menü Einrichten ▾ und wählen Sie Kontenplan. Der Kontenplan ist eine Funktion des erweiterten Modus (Vollständige Buchhaltung) – er wird ausgeblendet, wenn Ihre Buchhaltung auf den Einfachmodus (Scheckbuch) eingestellt ist. Um den Modus zu wechseln, verwenden Sie die grüne/indigofarbene Modusumschalttaste im Header des Buchhaltungs-Dashboards und wählen Sie Vollständige Buchhaltung.

Kontotypen

Aktiva (1000–1999) – Was Ihre Gemeinde besitzt

Aktivkonten verfolgen Vermögenswerte: Bankkonten, Bargeld, Liegenschaften und Ausstattung.

Häufige Beispiele:

• 1000 – Girokonto
• 1010 – Sparkonto
• 1020 – Handkasse
• 1500 – Gebäude & Liegenschaften
• 1600 – Ausstattung & Mobiliar

Passiva (2000–2999) – Was Ihre Gemeinde schuldet

Passivkonten verfolgen Schulden und Verbindlichkeiten: unbezahlte Rechnungen, Darlehen, Kreditkartensalden und geschuldete Lohnsteuern.

Häufige Beispiele:

• 2000 – Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
• 2100 – Lohnverbindlichkeiten
• 2200 – Kreditkarte
• 2500 – Hypothek/Darlehen zahlbar

Eigenkapital (3000–3999) – Nettovermögen

Eigenkapitalkonten stellen den Nettowert der Gemeinde dar – die Differenz zwischen dem, was Sie besitzen, und dem, was Sie schulden. Für gemeinnützige Organisationen werden diese oft als „Nettovermögen" bezeichnet.

Häufige Beispiele:

• 3000 – Nicht zweckgebundenes Nettovermögen
• 3100 – Vorübergehend zweckgebunden

Einnahmen (4000–4999) – Eingehende Gelder

Einnahmenkonten verfolgen alle Einnahmequellen.

Häufige Beispiele:

• 4000 – Zehnten & Opfergaben
• 4100 – Zweckgebundene Gaben
• 4200 – Spendeneinnahmen
• 4300 – Zins- & Kapitalanlageeinnahmen
• 4400 – Raumvermietungseinnahmen
• 4900 – Sonstige Einnahmen

Wichtig: Konto 4000 (Zehnten & Opfergaben) ist das Standardkonto, das verwendet wird, wenn Spenden automatisch aus dem Spendenmodul gebucht werden. Das System sucht zuerst nach dem Konto mit der Nummer 4000; wenn Sie es umbenennen oder umnummerieren (oder es nicht mehr vorhanden ist), greift das System auf das erste aktive Einnahmekonto zurück. Aus diesem Grund empfehlen wir, ein Einnahmekonto mit der Nummer 4000 in Ihrem Kontenplan zu behalten.

Bezahlte Registrierungs- und Warenformulare können ihre Einnahmen auf ein anderes Einnahmekonto leiten (z. B. Veranstaltungsregistrierungseinnahmen auf ein Konto 4200 Spendeneinnahmen statt auf 4000). Diese Weiterleitung wird beim Erstellen des Formulars selbst festgelegt – sie ändert nicht den Standard für gewöhnliche Spenden.

Ausgaben (5000–5999) – Ausgehende Gelder

Ausgabenkonten verfolgen alle Ausgaben.

Häufige Beispiele:

• 5000 – Gehälter & Sozialleistungen
• 5100 – Gebäude & Instandhaltung
• 5200 – Betriebskosten
• 5300 – Büro & Verwaltung
• 5400 – Dienstleistungsbedarf
• 5500 – Missionen & Öffentlichkeitsarbeit
• 5600 – Fürsorge
• 5700 – Versicherung
• 5800 – Professionelle Dienstleistungen
• 5900 – Sonstige Ausgaben

Laden der Standardvorlage

Wenn Sie neu beginnen, stellt TimelyChurch eine integrierte Kontenplanvorlage bereit, die auf gängigen gemeinnützigen Buchführungspraktiken basiert.

1. Öffnen Sie die Seite Kontenplan (Finanzen > Registerkarte Buchhaltung > Einrichten ▾ > Kontenplan).
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage laden.
3. Das System erstellt alle oben aufgeführten Konten mit ihren Standardkontonummern und -beschreibungen.
4. Passen Sie die Konten an die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Gemeinde an.

Hinweis: Die Vorlage kann nur geladen werden, wenn noch keine Konten vorhanden sind. Wenn Sie bereits manuell Konten erstellt haben, wird die Schaltfläche nicht angezeigt.

Erstellen eines neuen Kontos

1. Öffnen Sie die Seite Kontenplan (Finanzen > Registerkarte Buchhaltung > Einrichten ▾ > Kontenplan).
2. Klicken Sie auf Neues Konto.
3. Füllen Sie die Details aus:
   • Name – Ein klarer, beschreibender Name (z. B. „Hauptgirokonto").
   • Kontonummer – Optional, aber empfohlen. Verwenden Sie die Standardnummerierungskonvention (1000er für Aktiva, 2000er für Passiva usw.).
   • Kontotyp – Wählen Sie aus Aktiva, Passiva, Einnahmen, Ausgaben oder Eigenkapital.
   • Fonds – Verknüpfen Sie dieses Konto optional mit einem bestimmten Spendenfonds. Das Dropdown-Menü Fonds ist auf Aktiv-, Einnahmen- und Ausgabenkonten am nützlichsten, wo fondsbasierte Berichterstattung wichtig ist; es ist auch auf Passiv- und Eigenkapitalkonten verfügbar, wird dort aber seltener verwendet.
   • Übergeordnetes Konto – Verschachteln Sie dieses Konto optional unter einem anderen Konto desselben Typs (für Unterkonten).
   • Eröffnungsdatum – Das Datum, an dem der Kontostand beginnt.
   • Eröffnungssaldo – Der Anfangssaldo für dieses Konto.
   • Beschreibung – Optionale Notizen zum Zweck des Kontos.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Unterkonten

Sie können eine Hierarchie von Konten erstellen, indem Sie ein übergeordnetes Konto zuweisen. Beispiel:

• 1000 – Girokonto (übergeordnetes Konto)
  • 1001 – Betriebsgirokonto (Unterkonto)
  • 1002 – Lohngirokonto (Unterkonto)

Um ein Unterkonto zu erstellen, wählen Sie beim Erstellen oder Bearbeiten eines Kontos das übergeordnete Konto im Dropdown-Menü Übergeordnetes Konto aus.

Schecknummernverfolgung

Die Schecknummernverfolgung ist nur auf Aktiva-Konten verfügbar (in der Regel Ihre Girokonten). Auf Passiva-, Eigenkapital-, Einnahmen- oder Ausgabenkonten wird diese Option nicht angezeigt.

1. Bearbeiten Sie das Bankkonto (Typ Aktiva).
2. Aktivieren Sie Schecknummern verfolgen.
3. Geben Sie die Anfangsschecknummer ein (z. B. 1001).

Nach der Aktivierung schlägt das System beim Erfassen einer Ausgabentransaktion von diesem Konto automatisch die nächste Schecknummer vor. Die Nummer wird nach jeder Verwendung automatisch erhöht.

Verknüpfen von Konten mit Fonds

Sie können ein Konto mit einem bestimmten Spendenfonds verknüpfen. Dies ist nützlich, um fondsspezifische Salden in Ihrem Kontenplan zu verfolgen. Wählen Sie den Fonds aus dem Dropdown-Menü Fonds beim Erstellen oder Bearbeiten des Kontos.

Bearbeiten eines Kontos

1. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol neben einem beliebigen Konto.
2. Aktualisieren Sie die Felder nach Bedarf.
3. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis: Das Ändern des Kontotyps wirkt sich auf die Berechnung der Salden aus. Aktiva und Ausgaben erhöhen sich durch Sollbuchungen; Passiva, Einnahmen und Eigenkapital erhöhen sich durch Habenbuchungen.

Archivieren eines Kontos

Wenn Sie ein Konto nicht mehr verwenden, es aber Transaktionshistorie hat, archivieren Sie es statt es zu löschen.

1. Klicken Sie auf die Archivierungsoption beim Konto.
2. Das Konto wird aus Dropdown-Menüs und der aktiven Liste ausgeblendet.
3. Die gesamte Transaktionshistorie bleibt erhalten.

Um archivierte Konten anzuzeigen, aktivieren Sie die Option Archivierte anzeigen auf der Seite Kontenplan. Sie können ein archiviertes Konto jederzeit wiederherstellen.

Löschen eines Kontos

Sie können ein Konto nur löschen, wenn es keine Transaktionen hat. Wenn das Konto Transaktionen enthält, müssen Sie es stattdessen archivieren oder es zuerst mit einem anderen Konto zusammenführen.

Zusammenführen von Konten

Wenn Sie doppelte Konten haben oder konsolidieren möchten, können Sie ein Konto mit einem anderen zusammenführen.

1. Klicken Sie auf die Zusammenführungsoption beim Quellkonto (dem Konto, das Sie entfernen möchten).
2. Wählen Sie das Zielkonto (das Konto, das die Transaktionen behalten wird).
3. Bestätigen Sie die Zusammenführung.

Alle Transaktionen des Quellkontos werden auf das Zielkonto verschoben, der Saldo des Zielkontos wird neu berechnet und das Quellkonto wird gelöscht. Beide Konten müssen vom gleichen Typ sein (Sie können z. B. kein Aktivkonto mit einem Ausgabenkonto zusammenführen).

Wie Salden berechnet werden

TimelyChurch berechnet Kontostände automatisch nach folgender Formel:

Für Aktiva- und Ausgabenkonten: Saldo = Eröffnungssaldo + Einnahmen + Überweisungen ein − Ausgaben − Überweisungen aus

Für Passiva-, Einnahmen- und Eigenkapitalkonten: Saldo = Eröffnungssaldo − Einnahmen − Überweisungen ein + Ausgaben + Überweisungen aus

Salden werden automatisch neu berechnet, wenn eine Transaktion erstellt, aktualisiert oder gelöscht wird. Sie müssen einen Saldo nie manuell anpassen.