Mitgliederverfügbarkeit
TimelyChurch erfasst „Abwesenheitszeiten" pro Mitglied, damit Freiwilligenplaner Personen nicht an Tagen einteilen, die diese bereits blockiert haben. Die Daten sind einheitlich über alle Gruppen hinweg, denen eine Person angehört – legen Sie die Nichtverfügbarkeit einmal fest, und sie gilt überall. Dieser Artikel erklärt, wie das funktioniert, wer sie bearbeiten kann und worin sich die Portal- und Admin-Abläufe unterscheiden.
Einheitliche Verfügbarkeit – Das große Ganze
Frühere Versionen von TimelyChurch erfassten die Verfügbarkeit für jedes Team getrennt. Das wurde eingestellt. Heute werden alle Verfügbarkeitsdaten an einem einzigen Ort gespeichert.
Ein Eintrag bedeutet: „Diese Person ist an diesem Datum nicht verfügbar, optional mit einem angegebenen Grund." Die Planer aller Dienstteams prüfen diese Daten, wenn sie Zuweisungen vorschlagen.
Eine Person, die in mehreren Teams dient, teilt sich eine einheitliche Verfügbarkeit. Das Portal wendet eine Änderung auf alle Mitgliedschaften einer Person gleichzeitig an, sodass die Erfahrung ganz einfach lautet: „Ich bin am Samstag, dem 8. Juni nicht verfügbar" – und das gilt überall.
Wer Verfügbarkeit einstellen kann
| Akteur | Was er tun kann |
|---|---|
| Das Mitglied selbst (über das Portal) | Ein einzelnes Datum oder einen Datumsbereich als nicht verfügbar / verfügbar umschalten. Betrifft alle seine Gruppenmitgliedschaften. |
| Ein Gruppenleiter (Admin-Planungswerkzeug) | Die Verfügbarkeit jedes Teammitglieds beim Erstellen eines Zeitplans einsehen. Das direkte Bearbeiten der Verfügbarkeit einer anderen Person ist nur Admins vorbehalten. |
| Ein Gemeinde-Administrator (mit der Gruppen-Berechtigung) | Verfügbarkeit direkt über die Admin-Werkzeuge hinzufügen oder entfernen. |
Mitglieder können die Verfügbarkeit anderer weder einsehen noch bearbeiten.
Mitgliederportal – Verfügbarkeit
Die Verfügbarkeit befindet sich jetzt als Reiter Verfügbarkeit innerhalb der Seite Mein Zeitplan des Mitglieds, sodass Dienst und Abwesenheit ein gemeinsames Zuhause haben. (Der ältere eigenständige Link /portal/availability funktioniert weiterhin, leitet nun aber auf die unten beschriebene kanonische Seite Dienstverfügbarkeit um.) Die Verfügbarkeitsansicht lädt die nächsten 3 Monate über alle Gruppenmitgliedschaften der angemeldeten Person hinweg, entfernt doppelte Daten und stellt einen Kalender dar, in dem nicht verfügbare Tage hervorgehoben sind.
Drei Aktionen stehen zur Verfügung:
| Aktion | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Ein einzelnes Datum umschalten | Markiert das Datum als nicht verfügbar oder hebt die Markierung auf, falls es bereits markiert ist |
| Einen Datumsbereich als nicht verfügbar markieren | Blockiert jedes Datum im Bereich |
| Einen Datumsbereich wieder auf verfügbar setzen | Gibt jedes Datum im Bereich wieder frei |
Umschaltverhalten
Das Umschalten eines Datums ist bidirektional:
- Ist das Datum derzeit als nicht verfügbar markiert, hebt das Umschalten die Markierung auf – die Person wird wieder verfügbar.
- Ist das Datum nicht markiert, markiert das Umschalten es überall als nicht verfügbar.
Dies stellt sicher, dass der Kalender immer einen einzigen Zustand pro Datum anzeigt.
Bereichsverhalten
Mit dem Markieren eines Bereichs können Sie eine zusammenhängende Datumsspanne von Anfang bis Ende in einem Schritt blockieren (oder wieder freigeben). Das Wiederfreigeben eines Bereichs setzt einfach jedes darin enthaltene Datum wieder auf verfügbar.
Optionaler Grund
Wenn Mitglieder Daten als nicht verfügbar markieren, können sie einen optionalen Grund angeben („Urlaub", „außer Haus", „Hochzeit des Kindes"). Diese Freitext-Notiz wird Leitenden angezeigt, wenn sie im Zeitplaner mit der Maus über das Datum fahren.
Wiederkehrende Nichtverfügbarkeit
Für vorhersehbare Abwesenheiten (z. B. „Ich bin bis Juli jeden Sonntagmorgen nicht da") können Mitglieder im Portal auch eine wiederkehrende Nichtverfügbarkeit hinzufügen: eine wiederkehrende Regel, die Sie jederzeit hinzufügen oder entfernen können. Diese Regeln werden automatisch in einzelne blockierte Tage umgewandelt. Einzelheiten zur Form der Regel (Wochentag, Häufigkeit, Enddatum) finden Sie in der Planungsdokumentation.
Die kanonische Seite „Dienstverfügbarkeit"
Dienstverfügbarkeit ist die primäre, umfangreichste Verfügbarkeitsseite – sie unterstützt das Umschalten einzelner Daten, Datumsbereiche, optionale Gründe und wiederkehrende Muster, mit einer Validierung bis zu 6 Monate im Voraus. Sie verwendet dieselben einheitlichen Verfügbarkeitsdaten. Der veraltete Link /portal/availability leitet hierher um, und der Reiter Verfügbarkeit auf Mein Zeitplan verweist auf denselben Ort, sodass Mitglieder jede Oberfläche nutzen können, auf der sie landen.
Admin-/Leiteransicht
Im Admin-Planungswerkzeug sind die nicht verfügbaren Tage jedes Teammitglieds in der Datumsauswahl hervorgehoben. Der Planer schließt Mitglieder, die ein Datum blockiert haben, bei automatischen Zuweisungsvorschlägen automatisch aus.
Leitende können die Verfügbarkeit eines Mitglieds in dieser Ansicht nicht bearbeiten – sie können sie nur einsehen. Wenn eine Leitung die Abwesenheitszeit eines Mitglieds löschen muss (z. B. weil das Mitglied per Nachricht mitgeteilt hat, dass es doch dienen kann), muss sie:
- Das Mitglied bitten, seine Portalseite zu aktualisieren, oder
- Den Admin-Override (wo verfügbar) verwenden, um das Mitglied trotzdem zuzuweisen.
Migrationshinweise
Wenn Sie von einer älteren TimelyChurch-Version upgraden, die die Verfügbarkeit pro Team erfasst hat:
- Alle historischen Abwesenheitszeiten wurden während des Upgrades automatisch übernommen.
- Die Verfügbarkeit pro Mitglied gilt jetzt für alle Dienstteams einer Person, nicht nur für eines – das ist beabsichtigt und entspricht der Art und Weise, wie Mitglieder tatsächlich über ihre Zeit denken.
Tipp: Ermutigen Sie Mitglieder, einen kurzen Grund anzugeben, wann immer sie Daten als nicht verfügbar markieren. Das erspart der Leitung die Rückfrage „Sind Sie sicher?" vor einer Neuzuweisung und macht den Kalender zu einem nützlichen Signal für die Seelsorge („Sarah ist drei Sonntage hintereinander nicht da – ist alles in Ordnung?").