Mitgliederverfügbarkeit
TimelyChurch erfasst „Abwesenheitszeiten" pro Mitglied, damit Freiwilligenplaner Personen nicht an Tagen einteilen, die diese bereits blockiert haben. Die Daten sind einheitlich über alle Gruppen hinweg, denen eine Person angehört – legen Sie die Nichtverfügbarkeit einmal fest, und sie gilt überall. Dieser Artikel erklärt, wie das funktioniert, wer sie bearbeiten kann und wo Leitende sie sehen.
Einheitliche Verfügbarkeit – Das große Ganze
Ein gesperrtes Datum bedeutet: „Diese Person ist an diesem Datum nicht verfügbar, optional mit einem angegebenen Grund." Der Planer prüft dies über alle Dienstteams hinweg, wenn er Zuweisungen vorschlägt.
Eine Person, die in mehreren Teams dient, hat nur einen Satz gesperrter Daten. Das Portal wendet eine Änderung auf alle Mitgliedschaften einer Person gleichzeitig an, sodass die Erfahrung ganz einfach lautet: „Ich bin am Samstag, dem 8. Juni nicht verfügbar" – und das gilt überall.
Wer Verfügbarkeit einstellen kann
| Wer | Was er tun kann |
|---|---|
| Das Mitglied selbst (Mitgliederportal) | Einzelne Daten und Datumsbereiche sperren oder freigeben, wiederkehrende Muster hinzufügen und Planungseinstellungen festlegen. Betrifft alle seine Teams. |
| Ein Planer (Admin-Zeitplanraster) | Eine Person beim Erstellen des Zeitplans für ein Datum als nicht verfügbar markieren. |
| Leitende und Administratoren | Sehen gesperrte Daten auf der Registerkarte „Mitglieder“ des Teams und im Profil der Person. |
Mitglieder können die Verfügbarkeit anderer weder einsehen noch bearbeiten.
Mitgliederportal – Mein Zeitplan
Mitglieder verwalten ihre Abwesenheit auf der Registerkarte Verfügbarkeit von Mein Zeitplan im Mitgliederportal. Unter Meine Verfügbarkeit -- „Markieren Sie die Sonntage, an denen Sie nicht dienen können. Ihre Leiter sehen dies, wenn sie den Dienstplan erstellen, sodass Sie an Tagen, an denen Sie abwesend sind, nicht eingeteilt werden.“:
| Aktion | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Einen beliebigen Sonntag antippen | Schaltet ihn zwischen Verfügbar und Gesperrt um |
| Einen Datumsbereich sperren | Wählen Sie Von und An und dann Als nicht verfügbar markieren, um jedes Datum im Bereich zu sperren |
Ein gesperrtes Datum gilt für jedes Team, in dem das Mitglied dient.
Planungseinstellungen
Für mehr Kontrolle klicken Mitglieder auf Planungseinstellungen (auf „Mein Zeitplan“ oder unten auf der Registerkarte „Verfügbarkeit“). Die Seite Dienstverfügbarkeit bietet:
- Nicht verfügbares Datum hinzufügen -- ein Startdatum und Enddatum (für einen einzelnen Tag beide gleich setzen) mit einem optionalen Grund (optional), etwa „Außer Haus“ oder „Familienfeier“. Bevorstehende nicht verfügbare Termine listet auf, was gesperrt ist, und jeder Eintrag kann wieder entfernt werden.
- Wiederholungsmuster -- Muster hinzufügen, um einen wiederkehrenden Tag automatisch zu sperren (zum Beispiel einen regelmäßigen Arbeitsplan). Muster können jederzeit entfernt werden.
- Planungseinstellungen -- Bevorzugte Dienst-Tage, Bevorzugte Zeiten (Morgen, Nachmittag, Abend), Zu vermeidende Tage, Maximale Häufigkeit pro Monat, Mindestabstand in Tagen, Mich in die automatische Planung einschließen und Ich kann bei Bedarf kurzfristig einspringen. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.
Admin-/Leiteransicht
- Auf der Registerkarte Mitglieder eines Teams zeigt ein Mitglied mit bevorstehenden gesperrten Daten ein Abzeichen Im Urlaub mit der Anzahl der Tage und dem nächsten Datum.
- Im Profil einer Person listet die Registerkarte Dienst ihre Nicht verfügbare Daten für die nächsten 90 Tage auf.
- Der Planer schließt Mitglieder, die ein Datum gesperrt haben, beim automatischen Befüllen von Zuweisungen aus.
- Im Zeitplanraster kann ein Planer bei einer Person für ein Datum Als nicht verfügbar markieren verwenden -- „Blocks every service that day.“
Teilt ein Mitglied, das ein Datum gesperrt hat, einer Leitung mit, dass es doch dienen kann, bitten Sie es, das Datum auf seiner Registerkarte Verfügbarkeit wieder freizugeben.
Tipp: Ermutigen Sie Mitglieder, einen kurzen Grund anzugeben, wann immer sie Daten als nicht verfügbar markieren. Das erspart der Leitung die Rückfrage „Sind Sie sicher?" vor einer Neuzuweisung und macht den Kalender zu einem nützlichen Signal für die Seelsorge („Sarah ist drei Sonntage hintereinander nicht da – ist alles in Ordnung?").