Tausch- und Handelsanfragen
Manchmal kann ein/e Ehrenamtliche/r nicht an dem Datum dienen, für das er/sie eingeplant ist, möchte aber den Slot nicht ganz aufgeben, sondern lieber mit einem anderen Teammitglied tauschen, das an einer anderen Woche dient. TimelyChurch hat einen Peer-to-Peer-Tauschantrag-Flow ins Mitgliederportal integriert, mit dem Ehrenamtliche dies selbst regeln können – ohne dass ein Administrator eingreifen muss.
Wann ein Tausch vs. eine Vertretungsanfrage zu verwenden ist
| Situation | Verwenden Sie |
|---|---|
| Sie können nicht dienen und haben ein bestimmtes Teammitglied im Sinn, das die Wochen mit Ihnen tauschen könnte | Tauschantrag |
| Sie können nicht dienen und brauchen einfach jemanden – irgendjemanden – der einspringt | Vertretungsanfrage (siehe Vertretungsanfragen) |
| Sie können nicht dienen und möchten den Slot ganz aufgeben | Zuweisung über das Portal ablehnen (siehe Freiwilligen-Benachrichtigungen) |
Ein Tausch ist ein echter beidseitiger Handel: Beide Ehrenamtlichen bleiben im Zeitplan, sie tauschen einfach die Daten. Eine Vertretungsanfrage ist einseitig – Sie werden abgelöst, die andere Person übernimmt eine zusätzliche Schicht.
Wie ein Tausch funktioniert
Ein Tauschantrag verknüpft Ihre Zuweisung mit der Zuweisung eines/einer anderen Ehrenamtlichen an einem anderen Datum. Wenn die andere Person annimmt, tauscht das System die beiden Ehrenamtlichen auf ihren Zuweisungen, sodass:
- Sie nun an dem Datum eingeplant sind, das die andere Person ursprünglich hatte.
- Die andere Person nun an dem Datum eingeplant ist, das Sie ursprünglich hatten.
- Beide Zuweisungen auf den Status Ausstehend zurückgesetzt werden, damit jede/r Ehrenamtliche sein/ihr neues Engagement neu bestätigen kann.
Die beiden Zuweisungen müssen nicht in derselben Position oder sogar im selben Team sein – es müssen nur zwei echte bevorstehende Zuweisungen sein, die zwei verschiedenen Ehrenamtlichen innerhalb derselben Gemeinde gehören.
Einen Tausch anfragen
- Melden Sie sich im Mitgliederportal an.
- Öffnen Sie Mein Dienstplan.
- Suchen Sie die Zuweisung, zu der Sie nicht erscheinen können, und klicken Sie auf Tausch anfragen.
- Wählen Sie den/die Ehrenamtliche/n (und dessen/deren Zuweisung) aus, mit dem/der Sie tauschen möchten. Das System zeigt bevorstehende Zuweisungen anderer Teammitglieder in derselben Gemeinde an.
- Fügen Sie optional eine kurze Nachricht hinzu, warum Sie tauschen müssen (maximal 500 Zeichen).
- Klicken Sie auf Anfrage senden.
Der/die Ziel-Ehrenamtliche wird benachrichtigt. Bis er/sie antwortet, bleibt Ihre ursprüngliche Zuweisung aktiv – Sie haben sie nicht aufgegeben. Wenn er/sie ablehnt oder nie antwortet, stehen Sie weiterhin für Ihr ursprüngliches Datum im Zeitplan.
Auf einen Tauschantrag antworten
Wenn ein/e andere/r Ehrenamtliche/r Sie um einen Tausch bittet:
- Sie erhalten eine Benachrichtigung mit den Anfragedetails (sein/ihr Zuweisungsdatum, Ihr Zuweisungsdatum und eine etwaige beigefügte Nachricht).
- Klicken Sie im Mitgliederportal auf Annehmen oder Ablehnen.
Annehmen
Wenn Sie annehmen:
- Die Ehrenamtlichen der beiden Zuweisungen werden sofort getauscht.
- Beide Zuweisungen werden auf Ausstehend zurückgesetzt, damit Sie beide eine neue Bestätigungsaufforderung für Ihr neues Datum erhalten.
- Der Tauschantrag wird als angenommen markiert und mit einem Zeitstempel versehen.
- Der/die ursprüngliche Antragsteller/in wird darüber informiert, dass der Tausch durchgeführt wurde.
Ablehnen
Wenn Sie ablehnen:
- Der Tauschantrag wird als abgelehnt markiert und mit einem Zeitstempel versehen.
- Beide Zuweisungen bleiben genau so, wie sie zuvor waren – am Zeitplan ändert sich nichts.
- Der/die ursprüngliche Antragsteller/in wird benachrichtigt, damit er/sie ein anderes Teammitglied versuchen oder auf eine Vertretungsanfrage zurückgreifen kann.
Sie können nur auf Tauschanfragen antworten, bei denen Sie das Ziel sind – das System blockiert Versuche, Anfragen anzunehmen oder abzulehnen, die an jemand anderen gerichtet sind.
Status von Tauschanfragen
Jeder Tauschantrag befindet sich in einem von vier Zuständen:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Ausstehend | Die Anfrage wurde gesendet. Der/die Ziel-Ehrenamtliche hat noch nicht geantwortet. |
| Angenommen | Das Ziel hat angenommen. Die beiden Zuweisungen wurden getauscht. |
| Abgelehnt | Das Ziel hat abgelehnt. Am Zeitplan wurden keine Änderungen vorgenommen. |
| Abgesagt | Für zukünftige Verwendung reserviert (z. B. wenn der/die Antragsteller/in das Angebot zurückzieht). Derzeit sind Tauschanfragen nicht vom Portal aus durch den Benutzer abbrechbar – wenn Sie Ihre Meinung ändern, bevor das Ziel antwortet, wenden Sie sich an eine/n Koordinator/in. |
Was Administratoren sehen
Der Tausch läuft vollständig Peer-to-Peer ab, aber Administratoren sind nicht im Dunkeln:
- Nach einem angenommenen Tausch erscheinen beide aktualisierten Zuweisungen im Tab „Dienst" der Veranstaltung mit dem neuen Namen des/der Ehrenamtlichen.
- Beide Zuweisungen zeigen den Status Ausstehend, sodass Sie auf einen Blick sehen können, welche Zuweisungen nach dem Tausch noch neu bestätigt werden müssen.
- Die Benachrichtigungs- und Antwort-Zeitstempel der Zuweisung werden zurückgesetzt, weil der/die neue Ehrenamtliche einen neuen Bestätigungsablauf benötigt.
Administratoren, die einen Tausch außer Kraft setzen oder stornieren möchten, können dies tun, indem sie die Ehrenamtlichen direkt aus dem Tab „Dienst" der Veranstaltung entfernen oder neu zuweisen – genauso wie bei jeder anderen Zuweisung.
Tipp: Ermutigen Sie Ihr Team, den Tauschflow zu nutzen, anstatt einfach abzulehnen. Tausche bewahren die Besetzung automatisch (kein hektisches Suchen nach einer Vertretung am Vortag), und sie halten die Diensthäufigkeitsstatistiken Ihres Teams über den Monat hinweg ausgeglichen.
Tipp: Wenn ein Tausch kurz vor dem Veranstaltungsdatum angenommen wird, prüfen Sie noch einmal, ob beide Ehrenamtlichen ihre neuen ausstehenden Zuweisungen tatsächlich neu bestätigen. Das System setzt den Status genau deshalb auf „Ausstehend" zurück, damit Sie sehen können, wer die Änderung bestätigt hat und wer nicht.