Portal-Selbstbedienung
Mitglieder Ihrer Gemeinde können sich im Mitgliederportal anmelden und ihre eigenen Informationen aktualisieren -- Profilfoto, Kontaktdaten, Adresse, benutzerdefinierte Felder und was sie im gemeindeorientierten Verzeichnis anzeigen. Dieser Artikel erklärt, was Mitglieder bearbeiten können, wie Mitarbeiter steuern, welche Felder von Mitgliedern bearbeitbar sind, und wie Sie eine saubere Selbstbedienungserfahrung einrichten.
Warum Mitgliedern erlauben, ihre eigenen Profile zu bearbeiten?
- Sauberere Daten -- Die Person, die die richtige Telefonnummer kennt, ist die Person, der sie gehört.
- Weniger Mitarbeiteraufwand -- Mitarbeiter hören auf, der Engpass für triviale Aktualisierungen zu sein.
- Datenschutzkontrolle -- Jedes Mitglied entscheidet, was andere Gemeindemitglieder im Verzeichnis sehen.
- Engagement -- Aktuelle Mitgliederverzeichnisse erleichtern Kleingruppenverbindungen.
Was Mitglieder standardmäßig bearbeiten können
Wenn ein Mitglied sich im Portal in sein Profil einloggt, kann es Folgendes aktualisieren:
Persönliche Informationen
- Präfix, Vorname, Zweiter Vorname, Nachname, Suffix, Spitzname
- Geschlecht (Männlich oder Weiblich -- nur diese beiden Werte werden derzeit unterstützt)
- Geburtsdatum
- Familienstand
- Jahrestag
Kontaktinformationen
- Primäre E-Mail und sekundäre E-Mail
- Mobil-, Fest- und Geschäftstelefonnummern (mit optionaler Durchwahl)
Adresse
- Adresszeile 1 und Zeile 2
- Stadt, Bundesland, Postleitzahl, Land
Profilfoto
- Ein neues Foto hochladen (max. 5 MB; JPEG, PNG, GIF oder WebP)
- Ein vorhandenes Foto entfernen
Verzeichnisdatenschutz-Schalter
Diese steuern, was anderen Mitgliedern im gemeindeorientierten Verzeichnis angezeigt wird. Sie haben keinen Einfluss darauf, was Mitarbeiter im Admin-Portal sehen können.
| Schalter | Was verborgen wird, wenn deaktiviert |
|---|---|
| Im Verzeichnis anzeigen | Der gesamte Datensatz. Wenn deaktiviert, erscheint das Mitglied überhaupt nicht im Verzeichnis. |
| E-Mail anzeigen | E-Mail-Adressen |
| Telefon anzeigen | Telefonnummern |
| Adresse anzeigen | Straßenadresse |
| Foto anzeigen | Profilfoto |
| Geburtstag anzeigen | Geburtstag (für Mitarbeiter weiterhin sichtbar) |
| Jahrestag anzeigen | Jahrestag |
Tipp: Ermutigen Sie Ihre Mitglieder, diese Schalter bei der ersten Anmeldung zu überprüfen. Datenschutzerwartungen variieren, und jedem die Kontrolle zu geben, reduziert die Wahrscheinlichkeit eines unangenehmen „Warum ist meine Adresse öffentlich?"-Gesprächs später.
Benutzerdefinierte Felder und Mitgliederbearbeitung
Benutzerdefinierte Felder sind standardmäßig nur für Mitarbeiter. Um Mitgliedern zu ermöglichen, ein benutzerdefiniertes Feld über das Portal zu bearbeiten, setzen Sie diese beiden Flags auf dem Feld (in Einstellungen -> Benutzerdefinierte Felder):
| Flag | Was es bewirkt |
|---|---|
| Im Profil anzeigen | Macht das Feld im Portalprofil des Mitglieds sichtbar |
| Vom Mitglied bearbeitbar | Ermöglicht dem Mitglied, den Wert zu ändern (ohne dieses Flag ist das Feld für das Mitglied schreibgeschützt) |
Wenn ein benutzerdefiniertes Feld als Nur intern markiert ist, können Mitglieder es unter keinen Umständen sehen oder bearbeiten -- dies ist die richtige Einstellung für Dinge wie den Überprüfungsstatus, pastorale Notizen oder Mitgliedschaftsprozess-Flags.
Häufige von Mitgliedern bearbeitbare benutzerdefinierte Felder
| Feld | Warum es gut für Mitgliedsbearbeitung ist |
|---|---|
| T-Shirt-Größe | Mitglieder kennen sie; Mitarbeiter nicht |
| Ernährungseinschränkungen | Mitglieder aktualisieren, wenn sich ihre Bedürfnisse ändern |
| Geistliche Gaben (Mehrfachauswahl) | Mitglieder reflektieren über ihre eigene Begabung |
| Dienstinteressen | Mitglieder entscheiden sich für das, wofür sie dienen möchten |
| Notfallkontakt | Mitglied weiß, wen es angeben soll |
Häufige nur interne benutzerdefinierte Felder
| Feld | Warum Mitglieder es NICHT bearbeiten sollten |
|---|---|
| Überprüfung abgeschlossen | Betrugsrisiko; Mitarbeiter prüft |
| Schritt im Mitgliedschaftsprozess | Mitarbeiter steuern den Workflow |
| Seelsorge-Flags | Sensibel |
| Zuchthistorie | Sensibel, prüfgesteuert |
Schritt für Schritt: Ein Mitglied aktualisiert sein Profil
- Das Mitglied meldet sich am Portal unter der Portal-URL Ihrer Gemeinde an.
- Es klickt in der Navigation auf Mein Profil.
- Es sieht seine aktuellen Informationen auf einen Blick.
- Es klickt auf Profil bearbeiten.
- Es aktualisiert eines der oben genannten Felder.
- Für jeden Datenschutz-Schalter wählt es aus, was andere Mitglieder sehen können.
- Es klickt auf Speichern.
- Änderungen werden sofort wirksam. Mitarbeiter sehen die neuen Werte beim nächsten Öffnen des Personendatensatzes. (Änderungen des Mitgliedschaftsstatus werden im Prüfprotokoll erfasst; alltägliche Änderungen der Kontaktdaten nicht.)
Was Mitglieder NICHT bearbeiten können
Um das System sicher zu halten, können Mitglieder Folgendes nicht über das Portal ändern:
- Mitgliedschaftsstatus -- Mitarbeiter steuern dies, und Änderungen werden im SOC 2-Prüfprotokoll aufgezeichnet.
- Mitgliedschaftsenddatum / Beendigungsgrund / Beendigungshinweise -- Lebenszyklusfelder, die an die Prüfprotokollierung gebunden sind.
- Aktiv/Inaktiv-Flag -- Nur für Mitarbeiter.
- Im Verzeichnis anzeigen -- Warten Sie, Mitglieder KÖNNEN dies ändern (es ist ihre Datenschutzentscheidung).
- Familienmitgliedschaften -- Mitglieder müssen den Familienanfragen-Ablauf verwenden; siehe Familienanfragen.
- Nur interne benutzerdefinierte Felder.
- Das Profil einer anderen Person -- Mitglieder können nur ihren eigenen Datensatz bearbeiten.
Erwartungen an Mitglieder setzen
Wenn Sie das Mitgliederportal starten (oder die Kommunikation darüber auffrischen), teilen Sie Mitgliedern mit:
- Was sie tun können -- „Aktualisieren Sie Ihre Daten, ändern Sie Ihr Foto, steuern Sie, was andere sehen."
- Was von Mitarbeitern verwaltet wird -- „Wenn sich Ihr Mitgliedschaftsstatus, Ihre Familie oder Ihre Seelsorgedaten ändern müssen, wenden Sie sich an das Büro."
- Der Datenschutzstandard -- „Standardmäßig erscheinen Ihr Name, Ihr Foto und grundlegende Kontaktdaten im Gemeindeverzeichnis. Verwenden Sie die Schalter, um alles auszublenden, das Sie nicht teilen möchten."
- Wo Sie Hilfe erhalten -- „Wenn Sie ein Feld nicht bearbeiten können, könnte es nur für Mitarbeiter sein. Senden Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie das Büro an, und wir kümmern uns darum."