Tutorial: Aufmerksamkeit erforderlich – Vertretungseinladung – Komplettanleitung

Zielgruppe: Kirchenadministrator oder Teamleiter, der eine kurzfristige Vertretungsanfrage bearbeitet Benötigte Zeit: Ca. 5 Minuten (in der Praxis, an einem echten Samstagabend) Sie benötigen: Administrator- oder Teamleiter-Berechtigung für das Team, dem eine freiwillige Person fehlt

Was Sie lernen werden

Am Ende dieser Anleitung wissen Sie, wie Sie:

• Das Dashboard Aufmerksamkeit erforderlich öffnen und Offene Vertretungsanfragen auf der Registerkarte Planung finden
• Den Dialog Lehrer einladen verwenden, um eine Vertretungseinladung gleichzeitig an mehrere mögliche Vertretungen zu senden
• Darauf vertrauen, dass der automatische Filter niemanden ausblendet, der bereits an diesem Tag eingeplant ist (keine Doppelbuchungen)
• Die Inline-Aktionen Erinnerung senden und Anfrage abbrechen auf einer Vertretungsanfrage-Karte nutzen
• Bestätigen, dass die Einladungen per E-Mail und per In-App-Benachrichtigung verschickt wurden

Dies ist das Tutorial, für das Sie dankbar sein werden, wenn Sie das erste Mal die Nachricht „Ich kann morgen leider nicht kommen" erhalten. Von Anfang bis Ende fünf Minuten.

Schritt 1: Das Dashboard „Aufmerksamkeit erforderlich" öffnen

Zeit: 30 Sekunden

1. Melden Sie sich bei Ihrem TimelyChurch-Administrationsbereich an.
2. Klicken Sie in der Seitenleiste auf Aufmerksamkeit erforderlich. (Es hat in der Regel ein kleines Badge mit einer Zahl, die angibt, wie viele Punkte einen menschlichen Blick benötigen.)

Das Dashboard ist in Registerkarten unterteilt – Planung, Personen, Inhalt, Team, Meine Aufgaben (plus Finanzen, Kommunikation und System für Admins) – jede mit einem Badge-Zähler. Vertretungsanfragen befinden sich auf der Registerkarte Planung, zusammen mit Unvollständige Zeitpläne, Offene Vertretungsanfragen, Bevorstehende Abwesenheit, Doppelbuchungen, Überfällige Vorbereitungsaufgaben und Nicht zugewiesene Vorbereitungsaufgaben. Der ganze Sinn dieser Seite ist, Ihre einzige Anlaufstelle für „Was braucht gerade meine Aufmerksamkeit?" zu sein – nichts weiter.

Tipp: Setzen Sie diese URL als Lesezeichen auf Ihrem Smartphone. Das Erste, was Sie jeden Samstagmorgen tun sollten, ist es zu überprüfen. Die meisten Wochen ist es leer – was genau der Sinn ist.

Eine vollständige Funktionsbeschreibung finden Sie unter Übersicht Aufmerksamkeit erforderlich.

Schritt 2: Die offene Vertretungsanfrage finden

Zeit: 30 Sekunden

1. Scrollen Sie auf der Registerkarte Planung zum Abschnitt Offene Vertretungsanfragen. (Wenn Sie die erwarteten Elemente nicht sehen, klicken Sie oben rechts im Dashboard auf die Schaltfläche Anpassen. Das Panel Benachrichtigungen anpassen ermöglicht es Ihnen, zu steuern, welche Elemente angezeigt werden, und die Voraussichtsfenster sowie Schwellenwerte anzupassen.)
2. Jede Vertretungsanfrage-Karte zeigt:
   • Die Klasse oder das Team, das eine Vertretung benötigt (z. B. Vocalist)
   • Das Datum des Zeitplans, für den die Anfrage gilt
   • Angefordert von – die Person, die die Anfrage gestellt hat
   • Wann zuletzt Eingeladen wurde, wenn bereits Einladungen verschickt wurden
   • Ein Prioritäts-Badge – Offen, Dringend oder Veraltet – farblich codiert pro Zeile, damit die dringendsten Anfragen auffallen
3. Finden Sie die Karte für die Position, die Sie besetzen müssen.

Tipp: Vertretungsanfragen entstehen auf zwei Wegen – ein Freiwilliger klickt in seiner Zuweisung auf Ablehnen, oder ein Teamleiter erstellt eine Anfrage (z. B. über die Schaltfläche Vertretung finden bei einer Doppelbuchung). Beide landen hier.

Schritt 3: Auf „Lehrer einladen" klicken

Zeit: 15 Sekunden

1. Klicken Sie auf der Vertretungsanfrage-Karte auf die Schaltfläche Lehrer einladen (die Bezeichnung gilt für Unterrichtsteams und Dienstteams gleichermaßen – die Funktion ist identisch).
2. Ein zentrierter Dialog öffnet sich mit dem Titel Lehrer einladen, der den Klassennamen und das Datum oben anzeigt.

Hinweis: Die Schaltfläche trägt die Bezeichnung „Lehrer einladen", gilt aber für jeden Teamtyp – Gottesdienst, Ton, Kinder, Empfang usw. Die Funktion ist unabhängig von der Bezeichnung identisch.

Schritt 4: Die automatisch gefilterte Verfügbarkeitsliste prüfen

Zeit: 1–2 Minuten

Der Dialog erledigt die schwierige Arbeit für Sie. Er lädt alle verfügbaren Lehrer des Teams und schließt alle aus, die bereits an diesem Datum eingeplant sind, damit Sie keine Doppelbuchungen vornehmen können. Während des Ladens sehen Sie ein Ladesymbol („Verfügbare Lehrer werden geladen …"); wenn niemand frei ist, erscheint „Keine Lehrer an diesem Datum verfügbar."

Der Dialog zeigt oben eine grüne Anzahl – „N Lehrer verfügbar (nicht an diesem Datum eingeplant)" – gefolgt von einer scrollbaren Kontrollkästchen-Liste. Jede Zeile enthält:

• Ein Kontrollkästchen zur Auswahl des Lehrers
• Den Namen des Lehrers
• Seine E-Mail-Adresse

Das ist die ganze Zeile – Name, E-Mail-Adresse und ein Kontrollkästchen. Es gibt keinen Positionseignungs-Indikator, keine Zeitstempel des letzten Dienstes oder eine Kurzfristnachricht-Option innerhalb dieses Dialogs.

Schritt 5: Vertretungen auswählen und senden

Zeit: 1 Minute

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jeder Person, die Sie einladen möchten. Sie können mehr als eine Person auswählen. Wer zuerst kommt, mahlt zuerst – wer zuerst annimmt, bekommt den Slot, und die übrigen erhalten eine freundliche Nachricht „Nicht mehr benötigt".
2. Um alle auf einmal einzuladen, klicken Sie unten links im Dialog auf den Link Alle auswählen (klicken Sie erneut, um die Auswahl aufzuheben).
3. Klicken Sie auf Einladungen senden – die Schaltfläche zeigt die ausgewählte Anzahl in Klammern, z. B. Einladungen senden (3), und ist deaktiviert, bis Sie mindestens eine Person ausgewählt haben.
4. Der Dialog schließt sich und die Seite wird neu geladen. Die Bestätigung erscheint als Änderung auf der Vertretungsanfrage-Karte – sobald Einladungen verschickt wurden, zeigt die Karte an, wann zuletzt Eingeladen wurde, und die Aktion Erinnerung senden wird verfügbar.

Tipp: 2–3 Personen auszuwählen ist der ideale Mittelweg. Nur 1 Person auszuwählen birgt das Risiko, dass sie die Nachricht nicht rechtzeitig sieht. 8 Personen auszuwählen lässt unnötigerweise aller Smartphones vibrieren.

Schritt 6: Bestätigen, dass die Benachrichtigungen verschickt wurden

Zeit: 30 Sekunden

Das System liefert jede Einladung gleichzeitig auf zwei Wegen:

• E-Mail – an die Adresse in deren Profil, mit einer Ein-Klick-Schaltfläche Akzeptieren
• In-App-Benachrichtigung – das Glockensymbol in der Portal-Kopfzeile, mit derselben Schaltfläche Akzeptieren

So überprüfen Sie, ob alles funktioniert:

1. Suchen Sie nach dem Neuladen der Seite die Vertretungsanfrage-Karte erneut auf der Registerkarte Planung.
2. Die Karte zeigt nun einen Eingeladen-Zeitstempel (z. B. Eingeladen vor 2 Minuten).
3. Wenn Personen antworten, sperrt das erste Annehmen die Vertretung ein und storniert automatisch alle anderen Einladungen.

Sie erhalten selbst eine Benachrichtigung, sobald jemand annimmt – damit können Sie aufhören, die Seite zu aktualisieren.

Weitere Informationen finden Sie unter Freiwilligen-Benachrichtigungen.

Schritt 7: Erneut erinnern, abbrechen oder den Kreis erweitern

Zeit: Variiert

Jede Vertretungsanfrage-Karte hat neben Lehrer einladen eine Reihe von Inline-Aktionen:

1. Erinnerung senden – erscheint, sobald Einladungen verschickt wurden. Klicken Sie darauf, um die bereits eingeladenen Lehrer erneut anzupingen (eine neue Erinnerung, ohne den Dialog neu zu öffnen).
2. Anfrage abbrechen – schließt die Vertretungsanfrage und entfernt sie aus „Aufmerksamkeit erforderlich". Die Schaltfläche fragt Sie zur Bestätigung (sie ändert sich zu Abbrechen bestätigen), bevor sie wirkt, damit Sie nicht versehentlich abbrechen.
3. Zeitplan anzeigen – springt direkt zu dem Zeitplan, zu dem die Anfrage gehört, damit Sie die vollständige Positionsliste im Kontext sehen können.

Wenn niemand nach einer Weile angenommen hat, klicken Sie erneut auf Lehrer einladen und fügen Sie einige weitere Personen hinzu, oder verwenden Sie Erinnerung senden, um die bereits Eingeladenen anzustupsen. Es gibt keine manuelle Schaltfläche „Als besetzt markieren" oder „Als unbesetzt markieren" auf der Karte – eine Anfrage verlässt „Aufmerksamkeit erforderlich", wenn jemand annimmt oder wenn Sie auf Anfrage abbrechen klicken.

Was Sie als Nächstes tun sollten

• Führen Sie auch Ihre Teamleiter durch dieses Tutorial – sie haben dieselben Einladebefugnisse für ihre eigenen Teams. (Tutorial 02: Ihr Team verwalten)
• Stellen Sie sicher, dass jede freiwillige Person ihre Verfügbarkeit eingetragen hat, damit der automatische Filter tatsächlich funktioniert. (Tutorial 03: Verfügbarkeit festlegen)
• Lesen Sie Vertretungsanfragen für die vollständige Referenz zu allen Optionen in diesem Ablauf.
• Konfigurieren Sie Automatisch Ersatz wählen für jedes Team, damit die meisten Ablehnungen vom System ausgefüllt werden, bevor sie überhaupt Ihr Dashboard „Aufmerksamkeit erforderlich" erreichen. (Tutorial 01, Schritt 4)

Das Ziel ist ein Dashboard „Aufmerksamkeit erforderlich", das die meiste Zeit leer ist. Jetzt wissen Sie, wie Sie dorthin kommen.