Sicherheitscodes, Etiketten und Kindersicherheit

Kindersicherheit ist die Grundlage des Check-in-Systems von TimelyChurch. Dieser Artikel erklärt, wie Sicherheitscodes funktionieren, wie Etiketten gedruckt werden und wie Allergie- und medizinische Informationen während des gesamten Check-in-Prozesses sichtbar gemacht werden.

Sicherheitscodes

So funktionieren sie

Jedes Mal, wenn eine Person am Kiosk eingecheckt wird, generiert das System einen eindeutigen 6-stelligen alphanumerischen Sicherheitscode (zum Beispiel AB12CD oder 7KN3PR). Der Code verwendet Großbuchstaben und Ziffern, wobei leicht verwechselbare Zeichen ausgeschlossen werden (wie O/0, I/1, L/1).

Der Sicherheitscode dient als Matching-Token:

• Er erscheint auf dem Namensschild des Kindes.
• Er erscheint auf dem Sicherheitsetikett des Elternteils.
• Er wird auf der Check-in-Station-Liste neben der eingecheckten Person angezeigt.
• Er wird beim Auschecken des Kindes benötigt.

Hinweis: Sicherheitscodes werden für Kiosk-Check-ins (Selbstbedienung) generiert. Personen, die direkt über eine Klasse oder Veranstaltungssitzung hinzugefügt werden, haben keine Abholzeremonie, sodass sie möglicherweise keinen Code erhalten.

Code verifizieren

Bei der Abholung:

1. Der Elternteil zeigt seinen Sicherheitsnachweis vor.
2. Ein Administrator gibt den 6-stelligen Code im Bereich Verifizieren und auschecken ein.
3. Das System sucht den aktiven Check-in, der diesem Code entspricht.
4. Wird er gefunden, werden Name, Eincheckzeit und eventuelle Allergiehinweise der Person angezeigt.
5. Bei einem Kind: Eine „Wer holt ab?"-Liste der autorisierten Abholpersonen der Familie erscheint. Der Administrator wählt aus, wer das Kind abholt. Die Schaltfläche Check-out bestätigen bleibt deaktiviert, bis eine Abholperson ausgewählt ist.
6. Der Administrator klickt auf Check-out bestätigen, um das Auschecken abzuschließen.

Wenn der Code keinem aktiven Check-in entspricht, gibt das System zurück: „Kein aktiver Check-in mit diesem Code gefunden."

Admin-Überschreibung: Wenn keine der aufgeführten Abholpersonen zutrifft (oder die Familie keine autorisierten Abholpersonen eingetragen hat), kann ein Administrator Abholberechtigung überschreiben (nur Admin) aktivieren, um das Kind ohne Namensauswahl zu entlassen. Diese Option erscheint nur für Admin-Benutzer.

Familien-Check-ins

Wenn eine Besucherfamilie über den Besucherregistrierungsablauf eingecheckt wird (die Schaltfläche Besucher hinzufügen am Kiosk), werden Sicherheitscodes unter Berücksichtigung der Kindersicherheit vergeben:

• Erwachsene in derselben Besuchergruppe teilen einen einzelnen Familiencode, sodass sie sich bequem mit einem Nachweis selbst auschecken können.
• Jedes Kind erhält seinen eigenen eindeutigen Sicherheitscode.

Dass jedes Kind einen separaten Code erhält, ist beabsichtigt: Es stellt sicher, dass die Entlassung jedes Minderjährigen ein separater, codeverifizierter Vorgang ist. Wenn beispielsweise ein Kind von der Großmutter und ein anderes vom Vater abgeholt wird, wird die Abholung jedes Kindes unabhängig verifiziert, anstatt dass ein einzelner durchgesickerter Code alle Kinder gleichzeitig entlässt.

Bei bestehenden Familien, die die standardmäßige Telefonnummernsuche verwenden, erhält jede Person ebenfalls ihren eigenen individuellen Code (ein Code pro Check-in-Eintrag).

Etikettendrucken

Einzelnes Etikett drucken

1. Klicken Sie in der eingecheckten Liste auf das Druckersymbol neben dem Namen einer Person.
2. Eine Druckvorschau öffnet sich in einem neuen Tab und zeigt das Kinderschild und (optional) das Elternsicherheitsetikett.
3. Klicken Sie auf Drucken oder drücken Sie Strg+P / Cmd+P.

Alle Etiketten auf einmal drucken

1. Klicken Sie in der eingecheckten Liste auf Alles drucken in der Kopfzeile.
2. Eine Druckvorschau öffnet sich mit Etiketten für alle aktuell eingecheckten Personen.
3. Drucken Sie alle auf einmal im Stapeldruck.

Drucken nach dem Familien-Check-in

Nach Abschluss eines Familien-Check-ins erscheint ein Erfolgsmodal mit allen Sicherheitscodes. Klicken Sie auf Etiketten drucken, um eine Druckvorschau für alle gerade eingecheckten Personen zu öffnen. Diese Druckvorschau öffnet automatisch den Druckdialog des Browsers, sodass Etiketten sofort an den Drucker gesendet werden können.

Was auf Etiketten erscheint

Kindernametag (Standardvorlage)

• Gemeindelogo (oben links)
• Vorname des Kindes (groß, zentriert, fett)
• Klassen-/Gruppenname (z. B. „Kindergarten")
• Raumname (falls die Klasse einen zugewiesenen Raum hat)
• Sicherheitscode (unten rechts, in einem umrahmten Feld)

Elternsicherheitsetikett (Standardvorlage)

• „SICHERHEITSETIKETT"-Kopfzeile mit Schildsymbol (roter Text für Sichtbarkeit)
• Vorname des Kindes
• Sicherheitscode (groß, prominent, mit rotem Rahmen)
• Klassenname
• Eincheckdatum
• Gemeindename

Vorlage Medizinischer Alarm

Für Kinder mit Allergien oder medizinischen Erkrankungen ist im Etikettendesigner eine eigene Vorlage „Medizinischer Alarm" verfügbar:

• Eine prominente „MEDIZINISCHER ALARM"-Kopfzeile in Rot
• Vollständiger Name
• Klassenname
• Allergien in einem rot hervorgehobenen Feld
• Besondere Hinweise
• Sicherheitscode

Allergie- und medizinische Informationen

Woher die Allergiedaten stammen

Allergie- und medizinische Informationen werden aus dem Profil der Person im Personenverzeichnis abgerufen. Die relevanten Profilfelder sind:

• Allergien (z. B. „Erdnüsse, Baumnüsse") – im Profil eingetragene Ernährungseinschränkungen werden ebenfalls hier zusammengeführt.
• Medizinische/besondere Hinweise (z. B. „Hat Asthma – Inhalator in der Tasche")

Wo Allergieinformationen erscheinen

1. Bei der Telefon-/Namenssuche -- Allergiebadges erscheinen neben dem Namen der Person in den Suchergebnissen, sodass der Check-in-Freiwillige sofort informiert ist.
2. In der eingecheckten Liste -- Sowohl Listen- als auch Raumansicht zeigen Allergieinformationen in rotem Text an.
3. Auf gedruckten Etiketten -- Wenn „Allergien auf Etiketten anzeigen" in den Einstellungen aktiviert ist, werden Allergieinformationen auf dem Namensschild gedruckt.
4. Bei der Code-Verifizierung beim Auschecken -- Allergien erscheinen, wenn der Sicherheitscode nachgeschlagen wird.
5. Auf dem Familien-Auswahlbildschirm des Kiosks -- Allergien sind unter dem Namen jedes Familienmitglieds rot hervorgehoben.

Allergiedaten aktuell halten

Allergieinformationen werden im Personeneintrag gespeichert und zum Zeitpunkt des Check-ins in den Check-in-Eintrag kopiert. So aktualisieren Sie die Allergieinformationen einer Person:

1. Gehen Sie im Admin-Panel zu Personen.
2. Suchen Sie die Person und bearbeiten Sie ihr Profil.
3. Aktualisieren Sie die Felder für Allergien und medizinische/besondere Hinweise.
4. Die aktualisierten Informationen werden beim nächsten Check-in verwendet.

Wichtig: Änderungen an Allergieinformationen aktualisieren Check-in-Einträge aus früheren Sitzungen nicht rückwirkend. Die Informationen werden zum Zeitpunkt des Check-ins erfasst.

Autorisierte Abholung und Notfallkontakte

Familieneinträge in TimelyChurch können festlegen, welche Erwachsenen berechtigt sind, Kinder abzuholen und wer im Notfall kontaktiert werden soll.

Beim Check-in

Wenn eine Familie per Telefonnummer nachgeschlagen wird, lädt das System:

• Autorisierte Abholpersonen -- Erwachsene in der Familie, die als „zur Abholung berechtigt" markiert sind. Ihre Namen, Telefonnummern und Fotos stehen dem Check-in-Freiwilligen zur Einsicht bereit.
• Notfallkontakte -- Familienmitglieder, die als Notfallkontakte markiert sind, nach Priorität sortiert.

Beim Auschecken

Wenn Sie beim Auschecken den Sicherheitscode eines Kindes verifizieren, erscheinen die autorisierten Abholpersonen der Familie im Bereich Verifizieren und auschecken als „Wer holt ab?"-Liste. Eine Person muss ausgewählt werden, bevor das Auschecken bestätigt werden kann (es sei denn, ein Administrator verwendet die Überschreibung). Dies ist die Schutzmaßnahme, die die Entlassung jedes Kindes an einen erkannten Erwachsenen bindet.

Beim Auschecken per QR/Vorregistrierung

Wenn ein Vorregistrierungs-QR-Code gescannt wird, sind autorisierte Abholpersonen und Notfallkontakte der Familie in der Antwort enthalten, sodass Freiwillige schnellen Zugriff auf diese wichtigen Informationen haben.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Familien ihre autorisierte Abholpersonen-Liste und Notfallkontakte auf dem neuesten Stand halten. Dies kann die Familie über das Mitgliederportal oder ein Administrator über den Personenbereich tun.

Raumansicht für Kindersicherheit

Die Admin-Check-in-Station bietet eine Raum-Ansicht (zwischen Liste und Räume umschalten oberhalb der Liste), die alle eingecheckten Kinder nach Klassenraum gruppiert. Jede Raumkarte zeigt:

• Raum-/Klassenname
• Anzahl der aktuell im Raum befindlichen Kinder
• Name, Foto, Alter, Eincheckzeit, Sicherheitscode und Allergiehinweise jedes Kindes
• Eine Schnellauscheckschaltfläche

Kinder, die keinem Raum zugewiesen wurden, erscheinen in einem separaten Abschnitt „Kein Raum" mit einem Warnhinweis, der zur Zuweisung auffordert.

Diese Ansicht gibt Leitungspersonen des Kinderprogramms jederzeit einen Überblick, wer sich in jedem Raum befindet.