Tutorial: Kirchenadministrator – „Erster Sonntag" – Komplettanleitung

Zielgruppe: Neuer Kirchenadministrator, der die Freiwilligen-Einsatzplanung zum ersten Mal einrichtet Benötigte Zeit: Ca. 30 Minuten Sie benötigen: Eine Liste Ihrer Gottesdienstteam-Mitglieder mit ihren E-Mail-Adressen

Was Sie lernen werden

Am Ende dieser Anleitung haben Sie:

• Ein echtes Gottesdienstteam mit Positionen und Mitgliedern in TimelyChurch eingerichtet
• Intelligente Planungseinstellungen konfiguriert, sodass das System geeignete Kandidaten vorschlägt und automatisch Ersatz findet, wenn jemand ablehnt
• Eine Standard-Gottesdienstaufstellung-Vorlage erstellt, die Positionen bei jeder neuen Gottesdienstveranstaltung automatisch befüllt
• Eine wiederkehrende Sonntagsgottesdienst-Veranstaltungsserie mit den nächsten Monaten an Terminen angelegt, die befüllt werden können
• Das Vertrauen, Ihren ersten Freiwilligen einzuladen und die automatische Zuweisung in Aktion zu erleben

Dies ist dasselbe Setup, das wir jeder Gemeinde für den Eröffnungsgottesdienst empfehlen. Sobald es eingerichtet ist, pflegen Sie es – Sie bauen es nicht neu auf.

Schritt 1: Ihr Gottesdienstteam erstellen

Zeit: 4 Minuten

1. Melden Sie sich bei Ihrem Administrationsbereich an.
2. Erweitern Sie in der Seitenleiste Personen und klicken Sie auf Gruppen.
3. Klicken Sie oben rechts auf Gruppe hinzufügen.
4. Füllen Sie die Felder aus:
   • Name: Gottesdienstteam
   • Typ: Team
   • Beschreibung: „Sonntagsgottesdienst-Band, Sänger und Technik"
5. Klicken Sie auf Speichern.

Sie gelangen auf die Detailseite des neuen Teams mit Registerkarten oben: Gruppendetails, Mitglieder, Vorlagen (plus einige weitere je nach Gruppentyp). Auf der Registerkarte Gruppendetails verwalten Sie Positionen und Planung.

Schritt 2: Positionen zum Team hinzufügen

Zeit: 5 Minuten

Positionen sind die Rollen, die Sie jeden Sonntag besetzen – Worship Leader, Sound Tech, Sänger/in usw.

1. Öffnen Sie auf der Gottesdienstteam-Seite die Registerkarte Gruppendetails.
2. Scrollen Sie zur Karte Positionen.
3. Klicken Sie oben rechts auf der Karte auf + Hinzufügen. Geben Sie im Dialog Position hinzufügen den Positionsnamen ein und klicken Sie auf Position hinzufügen. Wiederholen Sie dies für jede Rolle:
   • Worship Leader
   • Vocalist
   • Acoustic Guitar
   • Electric Guitar
   • Bass
   • Drums
   • Keys
   • Sound Tech
   • ProPresenter Operator
4. Vergewissern Sie sich, dass alle neun Positionen in der Liste angezeigt werden.

Tipp: Machen Sie sich keine Gedanken, ob die Positionen jetzt schon perfekt sind. Sie können jederzeit Positionen löschen oder weitere hinzufügen – nichts geht verloren.

Schritt 3: Teammitglieder hinzufügen

Zeit: 5 Minuten

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Mitglieder.
2. Klicken Sie auf Mitglied(er) hinzufügen.
3. Beginnen Sie im Feld Person suchen mit der Eingabe eines Namens und wählen Sie die Person aus der Ergebnisliste aus.
4. Klicken Sie auf Mitglied hinzufügen.
5. Wiederholen Sie den Vorgang für jedes Teammitglied. Streben Sie für den Eröffnungsgottesdienst mindestens 5–8 Personen an.

Tipp: Wenn der Planer Personen nur für die Rollen vorschlagen soll, die sie tatsächlich spielen, aktivieren Sie Feste Positionszuweisungen erforderlich am unteren Rand der Positionskarte (Registerkarte Gruppendetails). Sobald diese Option aktiviert ist, zeigt jede Mitgliederzeile in der Registerkarte Mitglieder Positions-Chips, die Sie umschalten können, um die Person bestimmten Positionen zuzuweisen. Wenn deaktiviert, kann jedes Teammitglied für jede Position vorgeschlagen werden.

Schritt 4: Intelligente Planungseinstellungen konfigurieren

Zeit: 3 Minuten

1. Öffnen Sie auf der Gottesdienstteam-Seite die Registerkarte Gruppendetails und scrollen Sie zur Karte Planungseinstellungen.
2. Legen Sie Folgendes fest:
   • Rotationsstrategie: Faire Rotation (basierend darauf, wer zuletzt am wenigsten gedient hat) – alle dienen etwa gleich oft
   • Maximale Häufigkeit pro Monat: 2 (niemand wird übermäßig beansprucht)
   • Aktivieren Sie Automatische Planung aktivieren
   • Aktivieren Sie Automatisch Ersatz wählen, wenn jemand ablehnt
3. Klicken Sie auf Planungseinstellungen speichern.

Tipp: Die anderen Rotationsoptionen sind Round Robin (feste Reihenfolge) und Nur manuell (automatische Zuweisung deaktivieren). Faire Rotation ist die richtige Standardeinstellung für die meisten Teams. Wenn ein Freiwilliger ablehnt, übergibt die automatische Ersatzwahl den Slot an die nächste Person in der Rotation; nach einigen erfolglosen Versuchen wird auf eine Vertretungsanfrage zurückgegriffen.

Weitere Informationen zu den einzelnen Optionen finden Sie unter Freiwillige für Veranstaltungen einplanen.

Schritt 5: Vorlage „Standard-Gottesdienstaufstellung" erstellen

Zeit: 4 Minuten

Diese Vorlage teilt TimelyChurch mit, welche Positionen jede neue Gottesdienstveranstaltung automatisch enthalten soll.

1. Klicken Sie noch auf der Gottesdienstteam-Seite auf die Registerkarte Vorlagen.
2. Klicken Sie auf Neue Vorlage.
3. Füllen Sie im Dialog Vorlage erstellen die Felder aus:
   • Vorlagenname: Standard-Gottesdienstaufstellung
   • Beschreibung: „Standardpositionsliste für den Sonntagsgottesdienst"
   • Aktivieren Sie Als Standardvorlage für dieses Team festlegen
   • Aktivieren Sie unter Automatisch auf Veranstaltungstypen anwenden die Option Gottesdienst
4. Klicken Sie auf Vorlage erstellen.
5. Die Vorlage erscheint nun in der Liste. Klicken Sie auf den Pfeil, um sie aufzuklappen, und dann auf Position hinzufügen, um jede Position mit der benötigten Anzahl hinzuzufügen:
   • Worship Leader – Benötigte Anzahl 1
   • Vocalist – Benötigte Anzahl 2
   • Acoustic Guitar – 1
   • Drums – 1
   • Keys – 1
   • Sound Tech – 1
   • ProPresenter Operator – 1

Die Vorlage ist nun als Standard markiert und auf automatisches Anwenden eingestellt. Jede Gottesdienstveranstaltung, die Sie ab sofort erstellen, übernimmt diese Positionen automatisch.

Schritt 6: Die wiederkehrende Veranstaltungsserie „Sonntagsgottesdienst" erstellen

Zeit: 5 Minuten

In TimelyChurch werden Einzelveranstaltungen und wiederkehrende Serien an derselben Stelle erstellt – Sie aktivieren einfach Wiederholungen.

1. Erweitern Sie in der Seitenleiste Planung und klicken Sie auf Veranstaltungen.
2. Klicken Sie oben rechts auf der Veranstaltungsseite auf Neue Veranstaltung. Das Drawer zum Erstellen einer Veranstaltung öffnet sich.
3. Wählen Sie den Veranstaltungstyp Gottesdienst und füllen Sie die Grunddaten aus:
   • Veranstaltungstitel: Sonntagsgottesdienst
   • Datum: nächsten Sonntag
   • Beginn / Ende: z. B. 10:00 Uhr bis 11:30 Uhr
   • Ort: Hauptsaal (oder wo immer Sie sich treffen) – und wählen Sie einen Raum, wenn Sie Räume verwenden
4. Schalten Sie im Abschnitt Wiederholungen den Schalter ein. Wählen Sie Wöchentlich, dann wählen Sie Sonntag in den Tageskreisen. Lassen Sie unter Ende die Option Nie (oder legen Sie ein Enddatum / eine Anzahl von Terminen fest).
5. Klicken Sie auf Serie erstellen.

TimelyChurch generiert die Termine als echte Veranstaltungsdatensätze, die Sie öffnen und bearbeiten können. Die Schaltfläche heißt „Veranstaltung erstellen", wenn Wiederholungen deaktiviert sind, und „Serie erstellen", wenn sie aktiviert sind.

Tipp: Um Ihre wiederkehrenden Serien später zu verwalten, öffnen Sie das Mehr-Menü (⋮) oben rechts auf der Veranstaltungsseite und wählen Sie Veranstaltungsserie.

Schritt 7: Überprüfen, ob Positionen bei jeder Veranstaltung befüllt wurden

1. Öffnen Sie eine der bevorstehenden Sonntagsveranstaltungen (über den Veranstaltungskalender/-liste oder die Veranstaltungsserien-Seite).
2. Klicken Sie auf die Registerkarte Dienst.
3. Überprüfen Sie, ob die Positionen aus Ihrer Standard-Gottesdienstaufstellungs-Vorlage aufgelistet sind, nach Team gruppiert, jede mit Angabe wie viele besetzt sind von der benötigten Anzahl (z. B. 0/2 bei Vocalist).
4. Prüfen Sie stichprobenartig eine zweite Veranstaltung, um zu bestätigen, dass die automatische Anwendung in der ganzen Serie funktioniert hat.

Wenn einer Veranstaltung Positionen fehlen, verwenden Sie Position hinzufügen auf der Registerkarte Dienst, um sie manuell hinzuzufügen, oder Team zuweisen, um ein ganzes Team auf einmal einzubeziehen.

Schritt 8: Ihren ersten Freiwilligen einladen (und die automatische Zuweisung testen)

1. Suchen Sie auf der Registerkarte Dienst einer bevorstehenden Sonntagsveranstaltung die Position Worship Leader und klicken Sie auf Zuweisen.
2. Wählen Sie im Panel „Freiwillige finden" ein Teammitglied aus, um es zuzuweisen. Es erhält eine E-Mail und eine In-App-Benachrichtigung.
3. Um die automatische Zuweisung in Aktion zu sehen, klicken Sie auf Automatisch bei einer offenen Position (oder Alles automatisch ausfüllen oben auf der Registerkarte) – das System wählt automatisch das am besten verfügbare Teammitglied.
4. Wenn ein Freiwilliger ablehnt, übergibt die Funktion Automatisch Ersatz wählen, die Sie in Schritt 4 aktiviert haben, den Slot an die nächste Person in der Rotation, sodass offene Slots sich selbst füllen.

Was Sie als Nächstes tun sollten

• Führen Sie Ihre Teamleiter durch Tutorial 02: Ihr Team verwalten, damit sie die Verantwortung für ihre Gruppe übernehmen.
• Schicken Sie Ihren Freiwilligen Tutorial 03: Verfügbarkeit festlegen, bevor sie ihre erste Einladung erhalten.
• Setzen Sie ein Lesezeichen auf Tutorial 04: Aufmerksamkeit erforderlich – Vertretungseinladung für den unvermeidlichen Vertretungs-Notfall am Samstagabend.
• Lesen Sie die Übersicht Freiwilligenmanagement, um alles andere zu sehen, was dieses Modul leisten kann.

Sie sind bereit. Der Eröffnungsgottesdienst wird ruhig und geordnet verlaufen.