Duplikaterkennung und Zusammenführen

Im Laufe der Zeit können doppelte Personendatensätze in Ihrem Verzeichnis auftauchen -- durch das Importieren von Daten, verschiedene Mitarbeiter, die dieselbe Person hinzufügen, oder jemanden, der ein Formular mit einem leicht anderen Namen ausfüllt. TimelyChurch hilft Ihnen, diese Duplikate zu finden, sie nebeneinander zu vergleichen und sie zu einem einzigen sauberen Datensatz zusammenzuführen, ohne Daten zu verlieren.

Warum Duplikate entstehen

• Mehrfache Importe -- Dieselbe Person erscheint in CSV-Dateien aus verschiedenen Quellen.
• Namensvarianten -- „Robert Müller" und „Bob Müller" werden als separate Datensätze eingegeben.
• Tippfehler -- „Müler" gegenüber „Müller" oder verschiedene E-Mail-Adressen für dieselbe Person.
• Formulareinsendungen -- Ein Besucher füllt eine Kontaktkarte aus, und ein Mitarbeiter fügt ihn auch manuell hinzu.

Duplikate verursachen Verwirrung -- dieselbe Person erscheint zweimal in Berichten, wird von mehreren Personen kontaktiert, und ihre Anwesenheits- und Spendenaufzeichnungen sind auf zwei Profile aufgeteilt.

Automatische Duplikaterkennung

TimelyChurch scannt automatisch nach möglichen Duplikaten und weist jeder Übereinstimmung einen Konfidenzwert von 0 bis 100 zu. Der Wert basiert darauf, welche Felder übereinstimmen und wie stark jede Übereinstimmung ist.

Konfidenzstufen

In der Vergleichsliste erscheint das Paar mit der höchsten Konfidenz zuerst. Zwei Hilfsfilter oben auf der Seite grenzen die Liste ein:

• Hohe Konfidenz -- Zeigt nur Paare mit 80 oder mehr. Beginnen Sie hier für schnelle Erfolge.
• Ausstehend -- Paare, die Sie noch nicht geprüft haben.

Was jede Stufe in der Praxis bedeutet

• 100 und 90 können normalerweise nach Bestätigung, dass die Namen ungefähr übereinstimmen, sicher zusammengeführt werden.
• 80 erfordert einen Blick auf Adressen, Alter oder Familienmitgliedschaften, um Doppelgänger auszuschließen (besonders häufig bei Vater/Sohn- oder Großmutter/Enkelin-Paaren).
• 70 und 60 sollten geöffnet, verglichen und dann entweder zusammengeführt oder als Kein Duplikat markiert werden, damit das System sie nicht mehr anzeigt.
• 55 ist die niedrigste Stufe, die das System anzeigt. Diese sind meistens Tippfehler, aber behandeln Sie sie als Prüfkandidaten, nicht als Auto-Zusammenführung.

Mögliche Duplikate werden auf der Duplikatprüfungsseite zur Überprüfung markiert und gesammelt.

Die Duplikatprüfungsseite

1. Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zu Personen > Duplikatprüfung (oder finden Sie es in Ihrem Admin-Menü).
2. Sie sehen eine Liste möglicher Duplikatpaare, nach Konfidenzwert sortiert (höchster zuerst).

Dashboard-Statistiken

Oben auf der Seite sehen Sie Zahlen für:

• Ausstehend -- Duplikatpaare, die auf Ihre Prüfung warten
• Zusammengeführt -- Paare, die zusammengeführt wurden
• Kein Duplikat -- Paare, die Sie als separate Personen bestätigt haben
• Geschlossen -- Paare, die Sie ohne Maßnahme geschlossen haben

Duplikate filtern

Sie können die Duplikatliste filtern nach:

• Status -- Ausstehend, Zusammengeführt, Kein Duplikat, Geschlossen oder Alle
• Übereinstimmungstyp -- Die Art der erkannten Übereinstimmung
• Hohe Konfidenz -- Nur Duplikate mit einem Konfidenzwert von 80% oder mehr anzeigen
• Suche -- Nach Name oder E-Mail suchen

Ein Duplikatpaar prüfen

Für jedes mögliche Duplikat sehen Sie beide Datensätze nebeneinander, einschließlich:

• Namen
• E-Mail-Adressen
• Telefonnummern
• Mitgliedschaftsstatus

Sie haben drei Optionen für jedes Paar:

Option 1: Zusammenführen

Wenn die beiden Datensätze dieselbe Person sind, führen Sie sie zu einem zusammen:

1. Klicken Sie auf Zusammenführen.
2. Wählen Sie, welchen Datensatz Sie behalten möchten (Person A oder Person B).
3. Fügen Sie optional Notizen hinzu, die die Zusammenführung erklären.
4. Klicken Sie auf Zusammenführung bestätigen.

Beim Zusammenführen:

• Der von Ihnen behaltene Datensatz wird zum primären Profil.
• Familienmitgliedschaften aus dem sekundären Datensatz werden auf den primären übertragen.
• Notizen werden in das primäre Profil verschoben.
• Nachverfolgungen werden in das primäre Profil verschoben.
• Formulareinsendungen werden in das primäre Profil verschoben.
• Fehlende Kontaktdaten aus dem sekundären Datensatz füllen leere Felder im primären (E-Mail, Telefon, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht usw.).
• Der sekundäre Datensatz wird deaktiviert und soft-gelöscht (archiviert).

Option 2: Kein Duplikat

Wenn die beiden Datensätze tatsächlich verschiedene Personen sind (zum Beispiel ein Vater und Sohn mit demselben Namen):

1. Klicken Sie auf Kein Duplikat.
2. Fügen Sie optional eine Notiz hinzu, die erklärt, warum.
3. Klicken Sie auf Bestätigen.

Dies entfernt das Paar aus Ihrer ausstehenden Liste und verhindert, dass es erneut markiert wird.

Option 3: Schließen

Wenn Sie unsicher sind oder es später behandeln möchten:

1. Klicken Sie auf Schließen.
2. Fügen Sie optional eine Notiz hinzu.

Geschlossene Paare werden aus der ausstehenden Liste verschoben.

Tipp: Beginnen Sie mit hochkonfidenten Duplikaten (80%+). Diese sind fast immer tatsächliche Duplikate und können schnell behoben werden.

Erweitertes Zusammenführen aus einem Personenprofil

Sie können eine Zusammenführung auch direkt aus dem Profil einer Person initiieren, für Situationen, in denen Sie wissen, wer das Duplikat ist:

Das Duplikat finden

1. Öffnen Sie das Profil der Person.
2. Wählen Sie aus dem Menü Aktionen die Option Profile zusammenführen.
3. Eine Suchseite erscheint. Geben Sie den Namen, die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer der Person ein, mit der Sie zusammenführen möchten.
4. Wählen Sie den übereinstimmenden Datensatz aus den Suchergebnissen aus.

Der Vergleichs- und Zusammenführungs-Assistent

Nach der Auswahl der zweiten Person öffnet sich eine detaillierte Vergleichsseite. Sie führt Sie durch einen fünfstufigen Assistenten:

1. Schritt 1: Primäres Profil auswählen -- Wählen Sie aus, welches der beiden Profile als Hauptdatensatz beibehalten werden soll. Das andere Profil wird zusammengeführt und archiviert. Jedes Profil zeigt seine Spenden-, Anwesenheits-, Notizen- und Gruppenanzahl (und ein Abzeichen „Hat Benutzerkonto"), um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen.
2. Schritt 2: Feldkonflikte lösen -- Wählen Sie für jedes Feld, das auf den beiden Datensätzen unterschiedliche Werte hat (Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Adresse usw.), welchen Wert Sie behalten möchten. Dieser Schritt erscheint nur, wenn es Konfliktfelder gibt; ein separater Abschnitt Konflikte bei benutzerdefinierten Feldern ermöglicht die Auswahl von Werten für benutzerdefinierte Felder.
3. Schritt 3: Übertragung verknüpfter Daten überprüfen -- Eine Zusammenfassung zeigt die Summen, die auf das primäre Profil kombiniert werden: Spenden, Anwesenheit, Check-ins, Gruppen, Notizen, Nachverfolgungen, Formulareinsendungen und Familienmitgliedschaften.
4. Schritt 4: Notizen hinzufügen (Optional) -- Erfassen Sie optional, warum diese Profile zusammengeführt werden.
5. Schritt 5: Zusammenführung bestätigen -- Geben Sie den Namen der sekundären Person (die archiviert wird) zur Bestätigung ein und klicken Sie dann auf Profile zusammenführen.

Nach der Zusammenführung:

• Sie werden zum Profil der primären Person weitergeleitet.
• Eine Erfolgsmeldung zeigt, was übertragen wurde (Notizen, Nachverfolgungen, Familienmitgliedschaften usw.).
• Die sekundäre Person ist archiviert, und ein Zusammenführungsprotokoll wird für Prüfzwecke erstellt.

Tipp: Der Bestätigungsschritt (Eingabe des Namens der sekundären Person) ist eine Sicherheitsmaßnahme, um versehentliche Zusammenführungen zu verhindern. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um vor der Bestätigung zu überprüfen.

Zusammenführungsverlauf

TimelyChurch führt ein Protokoll aller Zusammenführungen:

1. Navigieren Sie zu Personen > Zusammenführungsverlauf.
2. Sie sehen eine Liste aller vergangenen Zusammenführungen, einschließlich:
   • Wer mit wem zusammengeführt wurde
   • Welches Teammitglied die Zusammenführung durchgeführt hat
   • Wann die Zusammenführung stattfand

Dieser Prüfpfad ist nützlich für die Rechenschaftspflicht und um Probleme zu verfolgen, wenn Sie verstehen müssen, wie Datensätze kombiniert wurden.

Massenaktionen für Duplikate

Wenn Sie viele mögliche Duplikate zu prüfen haben, können Sie Massenaktionen verwenden, um den Prozess zu beschleunigen:

• Als Kein Duplikat markieren (Masse) -- Wählen Sie mehrere Paare aus und markieren Sie sie alle auf einmal als keine Duplikate.
• Masse schließen -- Wählen Sie mehrere Paare aus und schließen Sie sie alle auf einmal.

1. Aktivieren Sie auf der Duplikatprüfungsseite die Kontrollkästchen neben den Paaren, auf die Sie reagieren möchten.
2. Klicken Sie in der Massenaktionsleiste auf Als Kein Duplikat markieren oder Schließen.

Duplikate verhindern

Die beste Strategie ist es, zu verhindern, dass Duplikate überhaupt entstehen:

1. Verwenden Sie beim Import die Option „Duplikate überspringen" -- Diese ist standardmäßig aktiviert und überprüft vor der Erstellung neuer Datensätze auf übereinstimmende Namen und E-Mails.
2. Suchen Sie vor dem Hinzufügen -- Beim manuellen Hinzufügen einer Person warnt TimelyChurch Sie, wenn bereits ein ähnlicher Datensatz vorhanden ist.
3. Dateneingabe standardisieren -- Ermutigen Sie Mitarbeiter, vollständige rechtliche Namen (keine Spitznamen) als Vornamen zu verwenden und das Spitznamenfeld für informelle Namen zu nutzen.
4. Duplikate regelmäßig überprüfen -- Überprüfen Sie die Duplikatprüfungsseite wöchentlich oder monatlich, um etwaige Duplikate abzufangen.

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• Ihr Personenverzeichnis verwalten
• Personenprofil-Übersicht
• Personen hinzufügen
• Daten importieren und exportieren
• Zusammenführungsverlauf