Duplikaterkennung und Zusammenführen
Im Laufe der Zeit können doppelte Personendatensätze in Ihrem Verzeichnis auftauchen -- durch das Importieren von Daten, verschiedene Mitarbeiter, die dieselbe Person hinzufügen, oder jemanden, der ein Formular mit einem leicht anderen Namen ausfüllt. TimelyChurch hilft Ihnen, diese Duplikate zu finden, sie nebeneinander zu vergleichen und sie zu einem einzigen sauberen Datensatz zusammenzuführen, ohne Daten zu verlieren.
Warum Duplikate entstehen
- Mehrfache Importe -- Dieselbe Person erscheint in CSV-Dateien aus verschiedenen Quellen.
- Namensvarianten -- „Robert Müller" und „Bob Müller" werden als separate Datensätze eingegeben.
- Tippfehler -- „Müler" gegenüber „Müller" oder verschiedene E-Mail-Adressen für dieselbe Person.
- Formulareinsendungen -- Ein Besucher füllt eine Kontaktkarte aus, und ein Mitarbeiter fügt ihn auch manuell hinzu.
Duplikate verursachen Verwirrung -- dieselbe Person erscheint zweimal in Berichten, wird von mehreren Personen kontaktiert, und ihre Anwesenheits- und Spendenaufzeichnungen sind auf zwei Profile aufgeteilt.
Automatische Duplikaterkennung
TimelyChurch sucht nach möglichen Duplikaten und weist jeder Übereinstimmung einen Konfidenzwert von 0 bis 100 zu. Der Wert basiert darauf, welche Felder übereinstimmen und wie stark jede Übereinstimmung ist.
- Jeden Tag prüft TimelyChurch Ihre aktiven Personen und fügt jedes Paar mit einem Wert von 80 oder höher der Prüfliste hinzu.
- Wenn ein Mitglied im Mitgliederportal ein Familienmitglied hinzufügt und bereits eine ähnliche Person existiert, wird es gefragt, ob es dieselbe Person ist. Sagt es, es sei jemand anderes, wird das Paar trotzdem der Prüfliste hinzugefügt, damit Mitarbeiter es noch einmal prüfen können -- so können auch Paare mit niedrigerem Wert (unter 80) erscheinen.
Konfidenzstufen
| Wert | Bedeutung | Ausgelöst durch |
|---|---|---|
| 100 (Exakt) | Fast sicher dieselbe Person -- nach einer kurzen Sichtprüfung sicher zusammenzuführen. | Identische E-Mail-Adresse (nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidend). Wenn eine E-Mail-Übereinstimmung gefunden wird, werden keine weiteren Prüfungen für dieses Paar durchgeführt. |
| 90 (Hoch) | Sehr wahrscheinlich dieselbe Person. Es lohnt sich, den Nebeneinandervergleich zu prüfen, bevor man zusammenführt. | Gleiche Telefonnummer auf Mobil oder Festnetz, normalisiert (nur Ziffern, letzte 10 Ziffern verglichen, sodass Ländervorwahlen nicht stören). |
| 80 (Hoch) | Gleicher Vor- und Nachname (nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidend, bereinigt). Oft ein Duplikat, aber immer überprüfen -- ein Vater und Sohn mit identischen Namen landen hier. | Exakte Vor- und Nachname-Übereinstimmung. |
| 70 (Mittel) | Mögliches Duplikat. Sorgfältig prüfen. | Spitznamen-Variante des Vornamens mit demselben Nachnamen -- zum Beispiel Mike Müller und Michael Müller oder Liz Jones und Elizabeth Jones. |
| 60 (Mittel) | Mögliches Duplikat, geringere Gewissheit. | Initialübereinstimmung des Vornamens -- zum Beispiel J. Schmidt und Johann Schmidt. |
| 55 (Niedrig) | Könnte ein Tippfehler sein, aber könnten auch verschiedene Personen sein. Vor dem Zusammenführen überprüfen. | Ähnliche Schreibweise des Vornamens mit demselben Nachnamen -- erkennt Dinge wie Müler vs. Müller. |
In der Prüfliste erscheint das Paar mit der höchsten Konfidenz zuerst. Aktivieren Sie oben auf der Seite Hohe Konfidenz (80%+), um nur Paare mit 80 oder mehr anzuzeigen -- beginnen Sie dort für schnelle Erfolge.
Was jede Stufe in der Praxis bedeutet
- 100 und 90 können normalerweise nach Bestätigung, dass die Namen ungefähr übereinstimmen, sicher zusammengeführt werden.
- 80 erfordert einen Blick auf Adressen, Alter oder Familienmitgliedschaften, um Doppelgänger auszuschließen (besonders häufig bei Vater/Sohn- oder Großmutter/Enkelin-Paaren).
- 70 und 60 sollten geöffnet, verglichen und dann entweder zusammengeführt oder als Kein Duplikat markiert werden, damit das System sie nicht mehr anzeigt.
- 55 ist der niedrigste Wert, den TimelyChurch vergibt. Diese sind meistens Tippfehler, aber behandeln Sie sie als Prüfkandidaten, nicht als Auto-Zusammenführung.
Mögliche Duplikate werden auf der Duplikatprüfungsseite zur Überprüfung gesammelt.
Die Duplikatprüfungsseite
Die Duplikatprüfung hat keinen eigenen Eintrag in der Seitenleiste. Sie erreichen sie von der Personenseite aus:
- Warten Paare auf Prüfung, erscheint neben Personen in der linken Seitenleiste ein kleiner gelber Punkt.
- Öffnen Sie Personen. Ein gelbes Banner Duplikate gefunden oben auf der Seite zeigt, wie viele Paare geprüft werden müssen (zum Beispiel „3 mögliche Duplikate müssen überprüft werden").
- Klicken Sie auf das Banner. Die Seite Duplikatprüfung öffnet sich mit den ausstehenden Paaren, nach Konfidenzwert sortiert (höchster zuerst).
Das Banner erscheint nur, solange Paare warten, und nur für Rollen, die die ganze Gemeinde erreichen -- eine auf Ihre Teams gesetzte Rolle sieht es nicht.
Übersichtskacheln
Oben auf der Seite sehen Sie Zahlen für:
- Ausstehend -- Duplikatpaare, die auf Ihre Prüfung warten
- Zusammengeführt -- Paare, die zusammengeführt wurden
- Kein Dupl. -- Paare, die Sie als separate Personen bestätigt haben
- Gesamt -- Alle bisher gefundenen Paare
Duplikate filtern
Sie können die Duplikatliste filtern nach:
- Status -- Ausstehend, Zusammengeführt, Kein Duplikat, Geschlossen oder Alle
- Suche -- Nach Name oder E-Mail suchen
- Übereinstimmungstyp -- E-Mail-Übereinstimmung, Namensübereinstimmung, Telefonübereinstimmung oder Automatisch erkannt
- Hohe Konfidenz (80%+) -- Nur Paare mit einem Konfidenzwert von 80% oder mehr anzeigen
Klicken Sie auf Filtern, um anzuwenden, oder auf Filter löschen, um zurückzusetzen.
Ein Duplikatpaar prüfen
Für jedes mögliche Duplikat sehen Sie beide Datensätze nebeneinander, einschließlich:
- Namen
- E-Mail, Telefon, Birthdate und Adresse
- Hinzugefügt -- wann jeder Datensatz erstellt wurde
- Ein Link Profil anzeigen für jede Person
Sie haben drei Optionen für jedes Paar:
Option 1: Zusammenführen
Wenn die beiden Datensätze dieselbe Person sind, führen Sie sie zu einem zusammen:
- Klicken Sie auf Zusammenführen. Der Dialog Datensätze zusammenführen öffnet sich.
- Wählen Sie, welchen Datensatz Sie behalten möchten -- klicken Sie auf die Person mit der Markierung Diesen Datensatz beibehalten.
- Fügen Sie optional unter Notizen (optional) Notizen hinzu, die die Zusammenführung erklären.
- Klicken Sie auf Datensätze zusammenführen.
Beim Zusammenführen:
- Der von Ihnen behaltene Datensatz wird zum primären Profil.
- Fehlende Angaben aus dem anderen Datensatz füllen leere Felder im primären (E-Mail, Telefon, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht usw.).
- Spenden, Zusagen, Anwesenheit und Check-ins, Gruppenmitgliedschaften, Freiwilligenrollen, Notizen, Nachverfolgungen, Formulareinsendungen, Familienverknüpfungen und Werte benutzerdefinierter Felder des anderen Datensatzes werden in das primäre Profil verschoben.
- Der andere Datensatz wird deaktiviert und archiviert.
Das Zusammenführen erfordert die Berechtigung Löschen für Personen & Familien.
Option 2: Kein Duplikat
Wenn die beiden Datensätze tatsächlich verschiedene Personen sind (zum Beispiel ein Vater und Sohn mit demselben Namen):
- Klicken Sie auf Kein Duplikat. Der Dialog Als kein Duplikat markieren öffnet sich.
- Fügen Sie optional eine Notiz hinzu, die erklärt, warum.
- Klicken Sie auf Bestätigen, dass kein Duplikat vorliegt.
Dies entfernt das Paar aus Ihrer ausstehenden Liste und verhindert, dass es erneut markiert wird.
Option 3: Schließen
Wenn Sie unsicher sind oder es später behandeln möchten:
- Klicken Sie auf Schließen.
- Bestätigen Sie, wenn Sie gefragt werden: „Diese Duplikatwarnung schließen? Sie wird nicht erneut angezeigt."
Geschlossene Paare werden aus der ausstehenden Liste verschoben.
Tipp: Beginnen Sie mit hochkonfidenten Duplikaten (80%+). Diese sind fast immer tatsächliche Duplikate und können schnell behoben werden.
Erweitertes Zusammenführen aus einem Personenprofil
Sie können eine Zusammenführung auch direkt aus dem Profil einer Person initiieren, für Situationen, in denen Sie wissen, wer das Duplikat ist:
Schritt 1: Das Duplikat finden
- Öffnen Sie das Profil der Person.
- Wählen Sie aus dem Menü Aktionen die Option Profile zusammenführen. (Sie benötigen die Berechtigung Löschen für Personen & Familien, und eine auf Ihre Teams gesetzte Rolle sieht diesen Eintrag nicht.)
- Die Seite Profile zusammenführen zeigt das Aktuelle Profil mit seinen verknüpften Datensätzen. Geben Sie unter Doppeltes Profil finden einen Namen, eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer ein oder wählen Sie aus Zuletzt aktive Personen.
- Wählen Sie den übereinstimmenden Datensatz aus den Suchergebnissen aus.
Schritt 2: Vergleichen und zusammenführen
Nach der Auswahl der zweiten Person öffnet sich die Seite Profile vergleichen und zusammenführen. Sie führt Sie durch fünf Schritte:
- Schritt 1: Hauptprofil auswählen -- Wählen Sie aus, welches der beiden Profile als Hauptdatensatz beibehalten werden soll. Das andere Profil wird zusammengeführt und archiviert. Jedes Profil zeigt seine Spenden-, Anwesenheits-, Notizen- und Gruppenanzahl (und ein Abzeichen „Hat Benutzerkonto"), um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen.
- Schritt 2: Feldkonflikte lösen -- Wählen Sie für jedes Feld, das auf den beiden Datensätzen unterschiedliche Werte hat (Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Adresse usw.), welchen Wert Sie behalten möchten. Dieser Schritt erscheint nur, wenn es Konfliktfelder gibt; ein separater Abschnitt Konflikte bei benutzerdefinierten Feldern ermöglicht die Auswahl von Werten für benutzerdefinierte Felder.
- Schritt 3: Übertragung verknüpfter Daten prüfen -- Eine Zusammenfassung zeigt die Summen, die auf das primäre Profil kombiniert werden: Spenden, Anwesenheit, Check-ins, Gruppen, Notizen, Nachverfolgungen, Formulareinsendungen und Familienmitgliedschaften.
- Schritt 4: Notizen hinzufügen (optional) -- Erfassen Sie optional, warum diese Profile zusammengeführt werden.
- Schritt 5: Zusammenführung bestätigen -- Geben Sie den Namen der sekundären Person (die archiviert wird) zur Bestätigung ein und klicken Sie dann auf Profile zusammenführen.
Nach der Zusammenführung:
- Sie werden zum Profil der primären Person weitergeleitet.
- Eine Erfolgsmeldung zeigt, was übertragen wurde (Notizen, Nachverfolgungen, Familienmitgliedschaften usw.).
- Die sekundäre Person ist archiviert, und ein Zusammenführungsprotokoll wird für Prüfzwecke erstellt.
Tipp: Der Bestätigungsschritt (Eingabe des Namens der sekundären Person) ist eine Sicherheitsmaßnahme, um versehentliche Zusammenführungen zu verhindern. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um vor der Bestätigung zu überprüfen.
Zusammenführungsverlauf
TimelyChurch führt ein Protokoll jeder Zusammenführung -- wer mit wem zusammengeführt wurde, wer es getan hat, wann und welche Datensätze verschoben wurden. Siehe Zusammenführungsverlauf, wie Sie es öffnen und lesen.
Massenaktionen für Duplikate
Wenn Sie viele mögliche Duplikate zu prüfen haben, können Sie Massenaktionen verwenden, um den Prozess zu beschleunigen:
- Keine Duplikate -- Markieren Sie alle ausgewählten Paare auf einmal als keine Duplikate.
- Alle schließen -- Schließen Sie alle ausgewählten Paare auf einmal.
- Aktivieren Sie auf der Duplikatprüfungsseite die Kontrollkästchen neben den Paaren, auf die Sie reagieren möchten.
- Klicken Sie in der erscheinenden Leiste auf Keine Duplikate oder Alle schließen.
Duplikate verhindern
Die beste Strategie ist es, zu verhindern, dass Duplikate überhaupt entstehen:
- Verwenden Sie beim Import die Option „Duplikate überspringen" -- Diese ist standardmäßig aktiviert und überprüft vor der Erstellung neuer Datensätze auf übereinstimmende Namen und E-Mails.
- Suchen Sie vor dem Hinzufügen -- Beim manuellen Hinzufügen einer Person warnt TimelyChurch Sie, wenn bereits ein ähnlicher Datensatz vorhanden ist.
- Dateneingabe standardisieren -- Ermutigen Sie Mitarbeiter, vollständige rechtliche Namen (keine Spitznamen) als Vornamen zu verwenden und das Spitznamenfeld für informelle Namen zu nutzen.
- Duplikate regelmäßig überprüfen -- Überprüfen Sie die Duplikatprüfungsseite wöchentlich oder monatlich, um etwaige Duplikate abzufangen.