Datenimport & -export

Zielgruppe: Dieser Artikel richtet sich an Gemeinde-Administratoren.

TimelyChurch ermöglicht es Ihnen einfach, Personen aus anderen Kirchenverwaltungsplattformen zu importieren und Ihre Daten für Berichte, Backups oder Migrationen zu exportieren.

Die unten aufgeführten unterstützten Formate werden automatisch anhand der Spaltenüberschriften erkannt.

Personen importieren (CSV-Import)

Intelligente automatische Erkennung

TimelyChurch verfügt über ein intelligentes Importsystem, das automatisch erkennt, von welcher Kirchenverwaltungsplattform Ihre CSV-Datei stammt, und die Spalten entsprechend zuordnet. Unterstützte Plattformen sind:

Wenn Sie eine CSV-Datei hochladen, untersucht das System die Spaltenüberschriften und identifiziert automatisch die Quellplattform. Anschließend ordnet es die Spalten den TimelyChurch-Feldern zu, ohne manuelle Konfiguration.

Hinweis: Das Importfenster hebt einige der häufigsten Plattformen hervor (Planning Center, Breeze ChMS, ChurchTrac, Elvanto, Tithely sowie „Beliebiges CSV"), aber die automatische Erkennung funktioniert für alle oben aufgeführten Plattformen.

So importieren Sie Personen

1. Navigieren Sie in der linken Seitenleiste zum Abschnitt Personen.
2. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Person hinzufügen, um das Dropdown-Menü zu öffnen.
3. Wählen Sie Aus Datei importieren. Das Fenster Personen importieren öffnet sich.
4. Bereiten Sie Ihre CSV-Datei mit Ihren Personendaten vor. Wenn Sie nicht von einer anderen Plattform migrieren, klicken Sie unten im Fenster auf Vorlage herunterladen, um eine vorformatierte Startdatei zu erhalten (optional).
5. Ziehen Sie Ihre CSV-Datei auf den Upload-Bereich oder klicken Sie, um sie zu durchsuchen und auszuwählen.
6. Lassen Sie Duplikate überspringen aktiviert (empfohlen). Wenn aktiviert, wird eine Zeile übersprungen, wenn bereits eine Person mit derselben E-Mail-Adresse oder demselben Vor- und Nachnamen vorhanden ist.
7. Klicken Sie auf Personen importieren.

Tarif-Limit: Importierte Personen zählen zum Personenlimit Ihres Tarifs (100 bei Einsteiger, 500 bei Growth, unbegrenzt bei Pro und während Ihrer Testphase). Hat Ihre Gemeinde das Limit bereits erreicht, wird der Import abgelehnt mit "You've reached the maximum of … people records on your current plan. Please upgrade to add more." Neue Gemeinden starten mit einigen Beispielpersonen -- löschen Sie diese zuerst, wenn Sie sie nicht brauchen.

Wer importieren darf: Aus Datei importieren erscheint nur für Rollen, die die Aktion Importieren bei Personen & Familien haben. Administratoren haben sie standardmäßig.

Was importiert wird

Der Import ordnet die folgenden Daten aus Ihrer CSV-Datei TimelyChurch-Personendatensätzen zu:

• Namensfelder: Vorname, Nachname, zweiter Vorname, Spitzname, Anrede, Namenszusatz
• Kontaktdaten: E-Mail, Zweit-E-Mail, Mobil-Telefon, Heimtelefon, Diensttelefon
• Persönliche Daten: Geschlecht, Geburtsdatum, Jahrestag, Familienstand
• Adresse: Straße (Zeile 1 und 2), Stadt, Bundesland, PLZ/Postleitzahl, Land
• Gemeindespezifisch: Mitgliedschaftsstatus, Familienzugehörigkeit, aktiv/inaktiv-Status

Familiengruppierung

Wenn Ihre Quellplattform Familien-/Haushaltskennungen enthält (Familien-ID, Haushaltsname usw.), wird TimelyChurch:

• Automatisch Familiendatensätze erstellen
• Personen in die richtigen Familien gruppieren
• Familienrollen (Hauptperson, Ehepartner, Kind usw.) beibehalten, sofern verfügbar

Wenn die Datei keine Haushalts- oder Familienspalte enthält, werden Personen einzeln importiert, und es werden keine Familien erstellt.

Importergebnisse

Nach Abschluss des Imports sehen Sie eine Bestätigungsnachricht mit:

• Erkannte Quelle -- Welches Plattformformat erkannt wurde (z. B. „Planning Center-Format erkannt")
• Importierte Personen -- Anzahl neu erstellter Personendatensätze
• Erstellte Familien -- Anzahl neu erstellter Familiendatensätze
• Übersprungene Duplikate -- Anzahl der Datensätze, die mit vorhandenen Personen übereinstimmten
• Übersprungene Zeilen -- Anzahl der Zeilen mit Fehlern (z. B. fehlende Pflichtfelder)

Tipp: Führen Sie immer zuerst einen Testimport mit einem kleinen Teil Ihrer Daten durch (10–20 Datensätze), um zu überprüfen, ob alles korrekt zugeordnet wird, bevor Sie Ihr gesamtes Verzeichnis importieren.

Verwendung der CSV-Vorlage

Wenn Sie nicht von einer anderen Plattform migrieren und Personen manuell über eine Tabellenkalkulation eingeben möchten:

1. Öffnen Sie auf der Personenseite das Dropdown-Menü Person hinzufügen, wählen Sie Aus Datei importieren und klicken Sie dann im Importfenster auf Vorlage herunterladen.
2. Öffnen Sie die Vorlage in Excel, Google Sheets oder einem anderen Tabellenkalkulationsprogramm. Sie enthält Spalten für Vorname, Nachname, E-Mail, Mobiltelefon, Geschlecht, Mitgliedschaftsstatus, Geburtsdatum und eine grundlegende Postanschrift.
3. Geben Sie Ihre Personendaten gemäß den Spaltenüberschriften ein. Vorname und Nachname sind erforderlich.
4. Als CSV-Format speichern.
5. Importieren Sie die Datei zurück in TimelyChurch über dasselbe Importfenster.

Importlimits

• Maximale Dateigröße: 10 MB
• Dateiformate: CSV (.csv) oder Nur-Text (.txt)

Daten exportieren

TimelyChurch ermöglicht es Ihnen, Ihre Personen- und Familiendaten als CSV-Dateien für Berichte, Analysen oder Backups zu exportieren.

So exportieren Sie

1. Klicken Sie unten in der linken Seitenleiste auf Gemeindeeinstellung, um die Seite Gemeindeeinstellungen zu öffnen.
2. Klicken Sie in der Registerkartenleiste oben auf die Registerkarte Exportieren.
3. Wählen Sie Ihren Export und klicken Sie auf die Schaltfläche CSV exportieren:
   • Personen exportieren -- Lädt alle Personendatensätze herunter
   • Familien exportieren -- Lädt alle Familiendatensätze herunter

Jeder Export lädt alle Datensätze dieses Typs herunter. Die CSV-Datei öffnet sich in Excel, Google Sheets oder einer beliebigen Tabellenkalkulations-App. Sie können Personen auch auf der Seite Personen mit der Schaltfläche CSV exportieren exportieren.

Hinweis: Wenn Ihre Rolle nur die Teams erreicht, die Sie leiten („Ihre Teams"), enthält der Personenexport nur die Personen in diesen Teams.

Personen-Exportfelder

Der Personen-CSV-Export enthält die folgenden Spalten:

Werte benutzerdefinierter Felder sind im Personenexport nicht enthalten.

Familien-Exportfelder

Der Familien-CSV-Export enthält:

Exportdateinamen

Exportierte Dateien werden automatisch mit Ihrem Gemeindenamen und dem Exportdatum (im Format JJJJ-MM-TT) benannt:

• Personen: ihr-gemeindename-people-JJJJ-MM-TT.csv
• Familien: ihr-gemeindename-families-JJJJ-MM-TT.csv

Tipps für eine erfolgreiche Datenmigration

1. Bereinigen Sie Ihre Daten zuerst. Überprüfen Sie Ihre CSV-Datei vor dem Import auf doppelte Einträge, inkonsistente Formatierungen und fehlende Pflichtfelder (mindestens Vorname und Nachname).

2. Beginnen Sie mit einem Testdurchgang. Importieren Sie zuerst 10–20 Datensätze, um zu überprüfen, ob die Feldzuordnung korrekt aussieht.

3. Lassen Sie „Duplikate überspringen" aktiviert. Dies verhindert das versehentliche Erstellen doppelter Datensätze, wenn Sie dieselbe Datei zweimal importieren.

4. Überprüfen Sie die Familiengruppierungen. Überprüfen Sie nach dem Import stichprobenartig einige Familien, um sicherzustellen, dass die Mitglieder korrekt gruppiert wurden.

5. Erstellen Sie vor Massenoperationen ein Backup. Exportieren Sie Ihre aktuellen Daten, bevor Sie einen großen Import durchführen, damit Sie bei Problemen eine Momentaufnahme als Referenz haben.

Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich Daten von einer nicht aufgeführten Plattform importieren? A: Ja. Wenn Ihre Plattform nicht automatisch erkannt wird, verwendet TimelyChurch das Generische CSV-Format und versucht, gängige Spaltenüberschriften zuzuordnen (first_name, last_name, email, phone usw.). Möglicherweise müssen Sie Ihre CSV-Spalten umbenennen, um den Standardnamen zu entsprechen.

F: Werden beim Import vorhandene Datensätze überschrieben? A: Nein. Der Import erstellt nur neue Datensätze. Wenn „Duplikate überspringen" aktiviert ist, werden Zeilen, die einer vorhandenen Person entsprechen (nach E-Mail oder nach Vor- und Nachname), übersprungen. Vorhandene Datensätze werden durch den Importprozess niemals geändert.

F: Kann ich Spendenhistorie importieren? A: Der Personenimport umfasst nur Kontakt- und Verzeichnisdaten. Wenden Sie sich an den Support, um Möglichkeiten für die Spendenhistorie zu besprechen.

F: Wie lange dauert ein großer Import? A: Die meisten Importe von mehreren hundert Datensätzen werden in unter einer Minute abgeschlossen. Sehr große Importe (Tausende von Datensätzen) können einige Minuten dauern.

F: Was passiert, wenn einige Zeilen beim Import fehlschlagen? A: Die Importergebnis-Zusammenfassung gibt an, wie viele Zeilen aufgrund von Fehlern übersprungen wurden. Häufige Ursachen sind fehlende Vor- oder Nachnamen, ungültige E-Mail-Formate oder unleserliche Daten. Erfolgreich importierte Datensätze sind von fehlgeschlagenen Zeilen nicht betroffen.