E-Mail-Protokolle
TimelyChurch zeichnet jede über die Plattform gesendete E-Mail in einem E-Mail-Protokoll auf. Damit kann die Plattform die E-Mail-Zustellung überwachen, überprüfen, ob Benachrichtigungen die Empfänger erreichen, und Zustellungsfehler beheben.
Als Gemeinde-Administrator verwalten Sie das rohe E-Mail-Protokoll nicht direkt. Stattdessen bietet die Seite E-Mail-Vorlagen eine schnelle Übersicht über den Zustellungsstatus der E-Mails Ihrer Gemeinde (wie viele heute gesendet und wie viele fehlgeschlagen sind). Das detaillierte, nachrichtenweise Protokoll wird im Hintergrund für Support-Zwecke aufbewahrt.
Wo Sie den E-Mail-Zustellungsstatus prüfen
- Melden Sie sich im Admin-Bereich an.
- Öffnen Sie die Seite E-Mail-Vorlagen. Gehen Sie in der Admin-Seitenleiste zu Einstellungen → E-Mail-Vorlagen. (E-Mail-Vorlagen sind Teil des Funktionsumfangs Kommunikation; wenn Ihr Plan diese nicht enthält, ist die Seite nicht verfügbar.)
- Oben auf der Seite sehen Sie vier Zusammenfassungskarten, einschließlich Heute gesendet und Heute fehlgeschlagen, die die E-Mail-Aktivität Ihrer Gemeinde für den aktuellen Tag widerspiegeln.
Hinweis: Die Seite „E-Mail-Vorlagen" zeigt keine scrollbare Tabelle mit einzelnen E-Mail-Protokolleinträgen mehr. Sie zeigt jetzt die Zustellungsübersichtskarten sowie Ihre Benachrichtigungsvorlagen. Wenn Sie ein detailliertes, nachrichtenweises Protokoll benötigen, um ein bestimmtes Zustellungsproblem zu untersuchen, wenden Sie sich an den TimelyChurch-Support — Mitarbeiter können das vollständige E-Mail-Protokoll in Ihrem Namen einsehen.
Was das E-Mail-Protokoll aufzeichnet
Im Hintergrund erfasst jeder E-Mail-Protokolleintrag die folgenden Details. Gemeinde-Administratoren sehen diese Felder pro Eintrag nicht in der App, aber sie sind das, was der Support bei der Untersuchung eines Zustellungsproblems verwendet:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Empfänger-E-Mail | Die E-Mail-Adresse, an die die Nachricht gesendet wurde |
| Empfängername | Der Name des Empfängers (falls verfügbar) |
| Betreff | Die Betreffzeile der E-Mail |
| Vorlage | Welche E-Mail-Vorlage verwendet wurde (z. B. eine Zeitplan-Erinnerung oder ein Anmeldelink) |
| Benachrichtigungstyp | Der Typ der Benachrichtigung, der die E-Mail ausgelöst hat |
| Status | Der Zustellungsstatus: Gesendet, Ausstehend oder Fehlgeschlagen |
| Gesendet am | Datum und Uhrzeit, zu der die E-Mail erfolgreich gesendet wurde |
| Fehlermeldung | Wenn der Status „Fehlgeschlagen" ist, die Fehlermeldung, die beschreibt, was schiefgelaufen ist |
| Zusätzlicher Kontext | Zusätzliche Details zur E-Mail (z. B. zu welcher Gemeinde sie gehörte oder ob es sich um einen Test handelte) |
E-Mail-Status
Jeder E-Mail-Protokolleintrag hat einen von drei Status:
Gesendet
Die E-Mail wurde erfolgreich zur Zustellung an den E-Mail-Dienst übergeben.
Hinweis: Ein Status „Gesendet" bedeutet, dass die E-Mail vom E-Mail-Dienstanbieter angenommen wurde. Es garantiert nicht, dass die E-Mail im Posteingang des Empfängers angekommen ist -- sie könnte durch einen Spam-Filter gefiltert oder vom Mail-Server des Empfängers zurückgewiesen worden sein.
Ausstehend
Die E-Mail wurde zum Versand in die Warteschlange gestellt, aber noch nicht verarbeitet. Dies ist ein vorübergehender Status.
Fehlgeschlagen
Die E-Mail konnte nicht gesendet werden. Das Feld „Fehlermeldung" enthält Details darüber, was schiefgelaufen ist.
Häufige Fehlerursachen sind:
- Ungültige Empfänger-E-Mail-Adresse
- Verbindungsprobleme mit dem E-Mail-Dienstanbieter
- SMTP-Authentifizierungsfehler
- Ratenbegrenzung durch den E-Mail-Anbieter
- Ablehnung der Nachricht durch den Mail-Server des Empfängers
Tagesstatistiken
Die Seite „E-Mail-Vorlagen" zeigt oben tägliche Zähler an, einschließlich:
- Heute gesendet -- Die Anzahl der heute erfolgreich gesendeten E-Mails
- Heute fehlgeschlagen -- Die Anzahl der E-Mails, die heute nicht gesendet werden konnten
Diese Zähler gelten für den aktuellen Tag und bieten eine schnelle Zustandsprüfung Ihrer E-Mail-Zustellung. Sie sind auf Ihre Gemeinde begrenzt, sodass Sie nur die Aktivitäten Ihrer eigenen Gemeinde sehen.
Protokolleinträge verstehen
Test-E-Mails
Wenn Sie eine Test-E-Mail über die Vorschauseite einer Vorlage senden (E-Mail-Vorlagen > Vorschau > Test senden), wird sie aufgezeichnet mit:
- Einem Betreff mit dem Präfix „[TEST]"
- Einem Benachrichtigungstyp, der als Test gekennzeichnet ist
- Einem Hinweis, der sie als Test kennzeichnet, zusammen mit der Gemeinde, zu der sie gehörte
Automatisierte Benachrichtigungs-E-Mails
Systemgenerierte E-Mails werden aufgezeichnet mit:
- Der verwendeten Vorlage (z. B. einer Zeitplan-Erinnerung)
- Dem Benachrichtigungstyp, der dem eingetretenen Ereignis entspricht
- Einem Link zurück zur zugehörigen Benachrichtigung
Fehlerbehebung bei der E-Mail-Zustellung
Erwartete E-Mails werden nicht gesendet
Wenn Empfänger keine von Ihnen erwarteten E-Mails erhalten:
- Bestätigen Sie, dass die spezifische E-Mail-Vorlage auf der Seite „E-Mail-Vorlagen" Aktiv ist (eine deaktivierte Vorlage verhindert das Senden dieser Benachrichtigung an alle).
- Überprüfen Sie, ob das auslösende Ereignis tatsächlich eingetreten ist (z. B. wurde ein Zeitplan erstellt, wurde eine Vertretung angefragt).
- Schauen Sie auf den Zähler Heute fehlgeschlagen auf der Seite „E-Mail-Vorlagen", um zu sehen, ob Nachrichten fehlschlagen, anstatt einfach nicht ausgelöst zu werden.
Hohe Fehlerrate
Wenn Ihr Zähler Heute fehlgeschlagen unerwartet hoch ist:
- Wenden Sie sich an den TimelyChurch-Support, der die zugrunde liegenden Fehlermeldungen auf ein gemeinsames Muster untersuchen kann.
- Überprüfen Sie, ob die E-Mail-Adressen Ihrer Empfänger korrekt und aktuell sind.
- Wenn Sie eine benutzerdefinierte Sendedomain verwenden, stellen Sie sicher, dass sie die richtigen DNS-Einträge hat (SPF, DKIM, DMARC).
E-Mails gesendet, aber nicht empfangen
Wenn die Zähler zeigen, dass E-Mails gesendet wurden, Empfänger jedoch berichten, sie nicht erhalten zu haben:
- Bitten Sie die Empfänger, ihren Spam-/Junk-Ordner zu überprüfen.
- Überprüfen Sie, ob die Empfänger-E-Mail-Adresse korrekt ist.
- Bestätigen Sie, dass Ihre Sendedomain die richtigen E-Mail-Authentifizierungseinträge hat.