Klassenlisten und Anwesenheitserfassung

Das Klassenlisten- und Anwesenheitssystem in TimelyChurch bietet alles, was Sie zur Verwaltung der Schülereinschreibung und zur wöchentlichen Anwesenheitserfassung benötigen. Die einheitliche Klassendetailseite kombiniert Listenverwaltung, Echtzeit-Anwesenheit und historische Berichte an einem Ort.

Auf die Klassenliste zugreifen

1. Öffnen Sie Gruppen über die Admin-Seitenleiste (Klassen befinden sich zusammen mit Ihren anderen Gruppen). Sie können Ihre Klassenliste auch über die Check-in-Seite über den Link Gruppen/Klassen erreichen.
2. Klicken Sie auf die Klasse, die Sie verwalten möchten.
3. Wählen Sie die Registerkarte Liste, um eingeschriebene Schüler anzuzeigen.

Schüler einschreiben

Einen Schüler zur Klassenliste hinzufügen

1. Öffnen Sie die Klassendetailseite und gehen Sie zur Registerkarte Liste.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schüler hinzufügen.
3. Ein Suchfeld erscheint. Geben Sie mindestens 2 Zeichen des Schülernamens ein.
4. Die Ergebnisse zeigen übereinstimmende Personen aus Ihrem Gemeinderegister mit Name und Alter.
5. Klicken Sie auf eine Person, um sie einzuschreiben.
6. Der Schüler wird sofort zur Klassenliste hinzugefügt.

Wichtige Einschreibebesonderheiten

• Jeweils eine Klasse (pro Gemeinde) – Wenn eine Person in einer neuen Klasse eingeschrieben wird, wird jede bestehende aktive Einschreibung in einer anderen Klasse innerhalb derselben Gemeinde automatisch deaktiviert. Jede Person kann pro Gemeinde nur in einer Klasse aktiv eingeschrieben sein. Die „Jeweils-eine-Klasse"-Regel gilt innerhalb einer church_id; sie gilt nicht über Mandanten hinweg. (Wenn die Unterstützung mehrerer Standorte eingeführt wird, wird dieser Geltungsbereich überprüft, sodass eine Person möglicherweise in einer Klasse pro Standort eingeschrieben sein könnte – siehe die Roadmap für mehrere Standorte.)
• Doppeleintragungen verhindern – Wenn eine Person bereits aktiv in der Klasse eingeschrieben ist, erscheint eine Meldung, dass sie bereits Mitglied ist.
• Einschreibeverfolgung – Das System erfasst das Einschreibedatum, die Klassenstufe des Schülers zum Zeitpunkt der Einschreibung und dass die Einschreibung manuell erfolgte.

Angezeigte Schülerinformationen

Für jeden eingeschriebenen Schüler zeigt die Liste:

• Vollständiger Name (nach Nachname sortiert)
• Foto (wenn vorhanden)
• Alter und Klassenstufe
• Geburtsdatum
• Allergien (wichtig für die Sicherheit, aus dem Check-in-Profil übernommen)
• Einschreibedatum
• Familienname
• Elterliche Telefonnummer (vom primären Familienkontakt)

Schüler aus der Klassenliste entfernen

1. Suchen Sie auf der Registerkarte „Liste" den Schüler, den Sie entfernen möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen neben seinem Namen.
3. Der Einschreibestatus des Schülers wird auf „Inaktiv" geändert.

Das Entfernen eines Schülers löscht keine Datensätze. Die Einschreibung wird deaktiviert und historische Anwesenheitsdaten bleiben erhalten. Der Schüler kann jederzeit wieder eingeschrieben werden.

Anwesenheit erfassen

Die Registerkarte „Heute" verwenden

Die Registerkarte Heute auf der Klassendetailseite ist für die schnelle Anwesenheitserfassung am Sonntagmorgen konzipiert.

1. Öffnen Sie die Klassendetailseite.
2. Die Registerkarte Heute ist standardmäßig ausgewählt.
3. Sie sehen alle eingeschriebenen Schüler mit Anwesenheits-Aktionsschaltflächen aufgelistet.
4. Tippen oder klicken Sie für jeden Schüler auf eine der Statusschaltflächen:
   • Anwesend – Der Schüler ist im Unterricht.
   • Abwesend – Der Schüler ist nicht im Unterricht.
   • Verspätet – Der Schüler ist nach Unterrichtsbeginn erschienen.
   • Entschuldigt – Der Schüler ist nicht im Unterricht, hat aber eine entschuldigte Abwesenheit.

Die Anwesenheit wird sofort gespeichert, wenn Sie jeden Schüler markieren. Es ist nicht erforderlich, eine separate Speichern-Schaltfläche zu klicken.

Massenanwesenheit

Für eine schnelle Anwesenheitserfassung an hektischen Morgen:

• Alle als anwesend markieren – Setzt jeden eingeschriebenen Schüler mit einem einzigen Klick auf „Anwesend". Nützlich, wenn die meisten Schüler anwesend sind und Sie nur wenige Ausnahmen markieren müssen.
• Alle als abwesend markieren – Setzt jeden eingeschriebenen Schüler auf „Abwesend". Nützlich als Ausgangspunkt, wenn Sie dann einzelne Schüler als anwesend markieren möchten.

Nach der Massenanwesenheit können Sie einzelne Schüler noch durch Antippen der Statusschaltfläche ändern.

Check-in-Integration

Wenn Ihre Gemeinde das TimelyChurch-Check-in-Modul verwendet, werden eingecheckte Schüler mit einem Check-in-Indikator auf der Registerkarte „Heute" angezeigt. Dazu gehören:

• Check-in-Uhrzeit
• Sicherheitscode (für die Verifizierung bei der Kindesabholung)

Check-ins erscheinen automatisch und müssen nicht manuell abgeglichen werden.

Schnellstatistiken

Der Klassenkopf zeigt Echtzeitstatistiken, die bei der Anwesenheitserfassung aktualisiert werden:

• Eingeschrieben – Gesamtzahl der Schüler auf der Liste.
• Heute anwesend – Anzahl der als anwesend markierten oder eingecheckten Schüler.
• Nicht markiert – Anzahl der Schüler, die noch nicht für heute markiert wurden.

Diese Zahlen werden sofort aktualisiert, wenn die Anwesenheit erfasst wird.

Anwesenheitsverlauf anzeigen

Registerkarte „Verlauf"

Die Registerkarte Verlauf auf der Klassendetailseite zeigt Anwesenheitstrends der letzten 12 Wochen.

Für jedes Datum können Sie einsehen:

• Datum der Unterrichtssitzung
• Anzahl der als Anwesend markierten Schüler
• Anzahl der als Abwesend markierten Schüler
• Anzahl der als Verspätet markierten Schüler
• Gesamtanzahl der Anwesenheitsaufzeichnungen für dieses Datum

Verwendung der Verlaufsdaten

Der Anwesenheitsverlauf hilft Ihnen:

• Trends bei der Klassenanwesenheit im Laufe der Zeit zu erkennen.
• Schüler zu identifizieren, die möglicherweise aufgehört haben, den Unterricht zu besuchen.
• Den Raumkapazitätsbedarf zu planen.
• Der Gemeindeleitung über die Wirksamkeit des Dienstes zu berichten.

Anwesenheitsstatus

Tipps zur Verwaltung von Klassenliste und Anwesenheit

• Vor dem Sonntag: Überprüfen Sie Ihre Klassenliste, um sicherzustellen, dass sie aktuell ist. Fügen Sie neue Schüler hinzu und entfernen Sie solche, die in eine andere Klasse gewechselt sind.
• Beim Check-in: Wenn Sie das Check-in-Modul verwenden, erscheinen Schüler auf der Registerkarte „Heute" bereits als eingecheckt.
• Während des Unterrichts: Verwenden Sie die Registerkarte „Heute", um weitere Schüler zu markieren. Tippen Sie auf „Alle als anwesend markieren" und passen Sie dann Ausnahmen an – das ist der schnellste Workflow.
• Nach dem Unterricht: Überprüfen Sie die Anzahl „Nicht markiert", um sicherzustellen, dass alle Schüler erfasst wurden.
• Wöchentliche Überprüfung: Überprüfen Sie die Registerkarte „Verlauf" regelmäßig, um Anwesenheitsmuster zu erkennen und Familien von Schülern zu kontaktieren, die mehrere Wochen lang abwesend waren.