Jahresabschluss
Übersicht
Geschäftsjahr abschließen schließt die Bücher eines Kalenderjahres ab, indem jede in diesem Jahr datierte Transaktion gesperrt wird. Sobald ein Jahr geschlossen ist:
- Keine in diesem Jahr datierte Transaktion kann mehr erfasst, bearbeitet oder gelöscht werden – einschließlich Journalbuchungen, Erstattungen und Bank-Import-Zeilen.
- Das Jahr bleibt dauerhaft geschlossen. Der Abschluss eines Jahres kann nicht rückgängig gemacht werden – es gibt keine Möglichkeit, es wieder zu öffnen.
- Jedes frühere Jahr gilt ebenfalls als geschlossen.
Der Abschluss bucht keinen Abschlusseintrag und setzt keine Konten zurück. Ihre Berichte behandeln die Jahresgrenze von selbst: Die Bilanz zeigt die Ergebnisse früherer Jahre immer als Gewinnvortrag (Vorjahre) und das des laufenden Jahres als Unrestriktiertes Nettoeinkommen (laufendes Jahr), unabhängig davon, ob Sie ein Jahr abgeschlossen haben (siehe Finanzberichte).
Das Abschließen der Bücher ist nicht erforderlich, um den Betrieb aufrechtzuerhalten – TimelyChurch verfolgt Transaktionen über Jahre hinweg in jedem Fall – aber es ist eine bewährte Vorgehensweise für jede Gemeinde mit einem Finanzausschuss, einer jährlichen Prüfung oder vom Vorstand genehmigten Jahresabschlüssen, weil es verhindert, dass sich die genehmigten Zahlen des Vorjahres ändern.
Nur Kalenderjahre: Der Jahresabschluss bezieht sich immer auf den Zeitraum 1. Januar – 31. Dezember.
Wann das Jahr abzuschließen ist
Die meisten Gemeinden schließen die Bücher nachdem die letzte Abstimmung des Jahres abgeschlossen und alle endgültigen Korrekturen eingegeben wurden. Das geschieht in der Regel Ende Januar oder Februar, nachdem der Dezemberkontoauszug abgestimmt wurde.
Da ein geschlossenes Jahr nie wieder geöffnet werden kann, schließen Sie erst, wenn jeder verspätete Eintrag, jede Prüfungskorrektur und jede Berichtigung für dieses Jahr erfasst ist.
Wo es zu finden ist
Gehen Sie zu Finanzen > Buchhaltung, öffnen Sie in der Buchhaltungs-Registerleiste das Menü Einrichtung ▾ (Mehr ▾ im Einfachen Kassenbuch) und wählen Sie Geschäftsjahr abschließen. Die Seite trägt den Titel Jahresabschluss („Überprüfen und schließen Sie das Geschäftsjahr, um Transaktionen zu sperren.“).
Wählen Sie das Jahr im Jahres-Dropdown-Menü oben. Es listet nur vergangene Jahre auf – vom Jahr Ihrer ersten Transaktion bis zum letzten Jahr – und öffnet sich mit dem letzten Jahr. Ist das Jahr bereits geschlossen, weist die Seite darauf hin („Das Geschäftsjahr JJJJ ist bereits abgeschlossen. Alle Transaktionen dieses Jahres sind gesperrt.“).
Abschlusscheckliste
Die Abschlusscheckliste für JJJJ zeigt drei Prüfungen. „Alle Punkte müssen abgeschlossen sein, bevor das Jahr geschlossen werden kann.“ Jeder nicht bestandene Punkt verlinkt Sie zur Seite, auf der Sie ihn beheben.
- Alle Bankkonten abgeglichen -- jede im Jahr datierte Transaktion auf jedem aktiven Aktiva-Konto (Giro, Spar, Bargeld und jedes andere Aktivkonto) muss abgestimmt sein. Andernfalls listet die Seite jedes Konto mit der Anzahl seiner nicht abgestimmten Transaktionen und einem Link Zur Bankabstimmung auf.
- Keine offenen Einzahlungschargen -- kein im Jahr datierter Einzahlungsstapel darf noch Offen sein. Geschlossene und Eingezahlte Stapel bestehen diese Prüfung – markieren Sie aber jeden Geschlossenen Stapel als eingezahlt, bevor Sie das Jahr abschließen: Ist das Jahr einmal abgeschlossen, kann ein Stapel, dessen Gaben in diesem Jahr datiert sind, nicht mehr als eingezahlt markiert werden. Link: Zu den Einzahlungsstapeln.
- Keine unbezahlten Rechnungen -- keine im Jahr datierte Rechnung (nach ihrem Rechnungsdatum) darf Unbezahlt oder Teilweise bezahlt sein. Bezahlen Sie die Rechnung oder löschen Sie sie, falls sie irrtümlich eingegeben wurde. Link: Zu den Rechnungen.
Ausstehende Zeilen in der Überprüfungswarteschlange des Bank-Imports blockieren den Abschluss nicht – aber sobald das Jahr geschlossen ist, kann eine in diesem Jahr datierte Zeile nicht mehr akzeptiert werden.
Unter der Checkliste zeigt die Finanzzusammenfassung JJJJ Gesamteinkommen, Gesamtausgaben und Nettoeinkommen des Jahres.
Das Jahr abschließen
Wenn alle Prüfungen bestanden sind:
- Klicken Sie auf Geschäftsjahr JJJJ abschließen.
- Lesen Sie die Bestätigung: „Dadurch werden alle Transaktionen des Jahres JJJJ gesperrt.“ – keine Transaktion dieses Jahres kann mehr bearbeitet oder gelöscht werden, und „Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.“
- Bestätigen Sie mit Geschäftsjahr JJJJ abschließen.
Sie sehen „Das Geschäftsjahr JJJJ wurde erfolgreich abgeschlossen. Alle Transaktionen des Jahres JJJJ sind jetzt gesperrt.“
Zum Abschließen benötigen Sie die Berechtigung Schließen in der Zeile Buchhaltung Ihrer Rolle (in Vollzugriff enthalten).
Kassenwart-Workflow
Der typische Jahresendsprocess für einen Kirchenkassenwart, der TimelyChurch verwendet:
- 31. Dezember -- Stoppen Sie mit der Eingabe neuer Transaktionen für das abzuschließende Jahr. Fahren Sie normal für das neue Jahr fort.
- Anfang Januar -- Warten Sie auf den Dezemberkontoauszug; stimmen Sie den Dezember ab.
- Mitte Januar -- Erfassen Sie alle endgültigen Korrekturbuchungen, die zum abzuschließenden Jahr gehören, bezahlen oder bereinigen Sie die Rechnungen des Jahres und schließen Sie jeden offenen Einzahlungsstapel ab.
- Ende Januar -- Führen Sie vorläufige Berichte (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Kassenbericht) für das abzuschließende Jahr aus. Teilen Sie diese mit dem Finanzausschuss.
- Nach der Ausschussprüfung (und jeder Prüfung) -- Nehmen Sie alle endgültigen Korrekturen vor und schließen Sie dann das Jahr ab.
- Nach dem Abschluss -- Erstellen Sie Abschlussberichte für das geschlossene Jahr. Verteilen Sie sie an den Vorstand, legen Sie sie in den Jahresunterlagen ab und übergeben Sie sie (falls zutreffend) dem Prüfer.
Bewährte Vorgehensweisen
Nicht schließen, bis die Prüfung abgeschlossen ist. Wenn Ihre Gemeinde geprüft wird, schließen Sie alle Korrekturbuchungen der Prüfung ab, bevor Sie abschließen. Ein geschlossenes Jahr kann nicht wieder geöffnet werden.
Abschlussberichte direkt nach dem Abschluss drucken oder als PDF speichern. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Kassenbericht für das geschlossene Jahr sind die offiziellen Jahresabschlüsse der Gemeinde. Speichern Sie sie in Ihren Unterlagen, nicht nur im System.
Mit der Gehaltsabrechnung und den 1099 koordinieren. Jahresendmeldungen (W-2, 1099) haben eigene Fristen. Stellen Sie sicher, dass Ihre 1099-Lieferantendaten korrekt sind, bevor Sie abschließen – Zahlungen in einem geschlossenen Jahr können nicht mehr korrigiert werden.