Jahresabschluss

Übersicht

Der Jahresabschluss ist ein geführter Workflow, der die Bücher eines Geschäftsjahres abschließt. Sobald ein Jahr geschlossen ist:

• Das Nettoeinkommen (oder der Nettoverlust) des Jahres wird auf Ihr Eigenkapital-/Nettovermögenskonto übertragen.
• Einnahmen- und Ausgabenkonten werden für das neue Jahr auf null zurückgesetzt (sie sind Periodenkonten, keine laufenden Salden).
• Die geschlossene Periode wird vor versehentlichen Bearbeitungen gesperrt, genauso wie eine abgeschlossene Abstimmung ihre Periode sperrt.

Das Abschließen der Bücher ist nicht unbedingt erforderlich, um den Betrieb aufrechtzuerhalten – TimelyChurch verfolgt Transaktionen über Jahre hinweg in jedem Fall – aber es ist eine bewährte Vorgehensweise für jede Gemeinde mit einem Finanzausschuss, einer jährlichen Prüfung oder vom Vorstand genehmigten Jahresabschlüssen.

Wann das Jahr abzuschließen ist

Die meisten Gemeinden schließen die Bücher nachdem die letzte Abstimmung des Geschäftsjahres abgeschlossen und alle endgültigen Abgrenzungen oder Korrekturen eingegeben wurden. Bei einem kalenderjährigen Geschäftsjahr (das häufigste) geschieht dies in der Regel Ende Januar oder Februar des folgenden Jahres, nachdem der Dezemberkontoauszug abgestimmt wurde.

Ein zu früher Abschluss bedeutet, dass Sie das Jahr möglicherweise wieder öffnen müssen, um einen verspäteten Eintrag zu erfassen. Ein zu später Abschluss verzögert Ihre prüfungsreifen Jahresabschlüsse.

Wo es zu finden ist

Öffnen Sie die Jahresabschluss-Seite durch direkten Aufruf von accounting/year-end-close in der URL (ersetzen Sie den Pfad nach Ihrer Gemeinde-URL). Der Jahresabschluss ist derzeit nicht in der Buchhaltungs-Registerleiste oder im Dropdown-Menü Einrichten ▾ / Mehr ▾ aufgeführt, sodass die direkte URL der einzige Weg ist, ihn zu erreichen.

Die Jahresabschluss-Seite zeigt das abzuschließende Jahr, eine Voraussetzungscheckliste und eine Zusammenfassung dessen, was passiert, wenn Sie bestätigen.

Voraussetzungscheckliste

Bevor Sie den Abschluss durchführen können, muss jedes Element auf dieser Liste erfüllt sein. Die Seite prüft diese automatisch und blockiert die Abschluss-Schaltfläche, bis jedes grün ist.

• Alle Bankkonten sind bis zum letzten Tag des Geschäftsjahres abgestimmt. Jedes Aktiva-Konto, das ein Bankkonto ist, muss eine abgeschlossene Abstimmung haben, deren Auszugsdatum am oder nach dem 31. Dezember (oder Ihrem Geschäftsjahresende-Äquivalent) liegt.
• Keine offenen Einzahlungsstapel. Jeder Einzahlungsstapel des Jahres muss abgeschlossen (gebucht) sein. Offene Stapel, die noch im Entwurf sind, blockieren den Abschluss.
• Keine unbezahlten Rechnungen mit Fälligkeitsdatum im abzuschließenden Jahr. Bezahlen, stornieren oder verschieben Sie diese ins nächste Jahr, bevor Sie abschließen.
• Keine Transaktionen im ausstehenden Status aus einem Bank-Import. Leeren Sie zuerst die Importüberprüfungswarteschlange – akzeptieren oder schließen Sie jede ausstehende Zeile aus.

Wenn ein Element fehlschlägt, listet die Seite genau auf, welche Datensätze blockieren, und verlinkt Sie zur richtigen Seite, um sie zu lösen.

Was der Abschluss bewirkt

Wenn Sie den Abschluss bestätigen:

1. Das System berechnet das Nettoeinkommen für das Jahr als Gesamteinnahmen minus Gesamtausgaben.
2. Das Nettoeinkommen wird als Abschlusseintrag gebucht, der Ihr Eigenkapitalkonto Nicht zweckgebundenes Nettovermögen erhöht (oder verringert, bei einem Verlust).
3. Einnahmen- und Ausgabenkonten werden für das neue Jahr zurückgesetzt. Ihre jahresbezogene Aktivität bleibt in historischen Berichten sichtbar; nur der laufende Saldo startet neu.
4. Ein Jahresabschluss-Datensatz wird mit dem Abschlussdatum, dem Benutzer, der ihn durchgeführt hat, und dem berechneten Nettoeinkommen in Ihrer Buchhaltungshistorie gespeichert.
5. Jede Transaktion des geschlossenen Jahres wird vor Bearbeitungen und Löschungen gesperrt. Um eine Transaktion eines geschlossenen Zeitraums zu ändern, muss das Jahr zunächst von einem Administrator wieder geöffnet werden.

Kassenwart-Workflow

Der typische Jahresendsprocess für einen Kirchenkassenwart, der TimelyChurch verwendet:

1. 31. Dezember -- Stoppen Sie mit der Eingabe neuer Transaktionen für das abzuschließende Jahr. Fahren Sie normal für das neue Jahr fort.
2. Anfang Januar -- Warten Sie auf den Dezemberkontoauszug; stimmen Sie den Dezember ab.
3. Mitte Januar -- Erfassen Sie alle endgültigen Abgrenzungen, Sachspenden oder Korrekturbuchungen, die zum abzuschließenden Jahr gehören.
4. Ende Januar -- Führen Sie vorläufige Berichte (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Kassenbericht) für das abzuschließende Jahr aus. Teilen Sie diese mit dem Finanzausschuss.
5. Nach der Ausschussprüfung -- Nehmen Sie alle endgültigen Korrekturen vor und führen Sie dann den Jahresabschluss-Workflow aus.
6. Nach dem Abschluss -- Erstellen Sie Abschlussberichte für das geschlossene Jahr. Diese zeigen nun den Eigenkapitalübertrag. Verteilen Sie sie an den Vorstand, legen Sie sie in den Jahresunterlagen ab und übergeben Sie sie (falls zutreffend) dem Prüfer.

Wiederöffnen eines geschlossenen Jahres

In seltenen Fällen (Prüfungskorrekturen, spät entdeckte Fehler) muss ein Administrator möglicherweise ein geschlossenes Jahr wieder öffnen. Dies ist eine privilegierte Aktion – sie entsperrt jede Transaktion dieses Jahres und kehrt den Abschlusseintrag um. Nehmen Sie nach dem Wiederöffnen Korrekturen vor und führen Sie dann den Abschluss erneut durch.

Das Wiederöffnen eines Jahres betrifft auch alle nachfolgenden Abschlüsse, da der Abschlusseintrag in den Eröffnungs-Eigenkapitalsaldo des nächsten Jahres einfließt. Sparsam verwenden und den Grund dokumentieren.

Bewährte Vorgehensweisen

Nicht schließen, bis die Prüfung abgeschlossen ist. Wenn Ihre Gemeinde geprüft wird, schließen Sie alle Korrekturbuchungen der Prüfung ab, bevor Sie den Abschluss durchführen. Dies vermeidet eine Wiederöffnung.

Abschlussberichte direkt nach dem Abschluss drucken oder als PDF speichern. Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Kassenbericht für das geschlossene Jahr sind die offiziellen Jahresabschlüsse der Gemeinde. Speichern Sie sie in Ihren Unterlagen, nicht nur im System.

Mit der Gehaltsabrechnung koordinieren. Jahresendgehaltsabrechnungseinreichungen (W-2, 1099) haben eigene Fristen. Der Buchhaltungsabschluss ist unabhängig, aber stellen Sie sicher, dass Ihre 1099-Lieferantendaten korrekt sind, bevor Sie abschließen – Korrekturen nach dem Abschluss erfordern eine Wiederöffnung.