Veranstaltungsregistrierung
TimelyChurch bietet ein vollständiges Registrierungssystem für Veranstaltungen, einschließlich Kapazitätsgrenzen, Gäste-Tracking, Wartelisten und automatischen Benachrichtigungen.
Registrierung aktivieren
Die Registrierung kann an zwei Stellen aktiviert werden:
- Beim Erstellen einer Veranstaltung: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Registrierung erforderlich im Veranstaltungserstellungsformular.
- Bei einer bestehenden Veranstaltung: Öffnen Sie die Veranstaltungsdetailseite und schalten Sie die Funktion Registrierung ein.
Für Veranstaltungsserien aktivieren Sie beim Erstellen oder Bearbeiten der Serie den Umschalter Registrierung aktiviert.
Registrierungseinstellungen
Kapazitätsgrenze
- Max. Registrierungen -- Legen Sie die maximale Anzahl von Personen fest, die sich registrieren können. Leer lassen für unbegrenzte Kapazität.
- Wenn das Maximum erreicht ist, wird die Veranstaltung als „voll" angezeigt und es werden keine neuen Registrierungen akzeptiert, sofern keine Warteliste aktiviert ist.
- Die verbleibenden Plätze werden in Echtzeit berechnet: Verbleibende Plätze = Max. Registrierungen minus bestätigte Registrierungen.
Registrierungsfrist
Veranstaltungen unterstützen eine Registrierungsfrist. Nach Ablauf dieses Datums schließt die Registrierung automatisch, auch wenn noch Plätze verfügbar sind.
Hinweis: Die Frist, das Veranstaltungsstartdatum, der aktive Status und die Kapazität werden alle überprüft, bevor eine Registrierung zugelassen wird. Wenn eine Bedingung die Registrierung verhindert, ist das Anmeldeformular deaktiviert.
Wie die Registrierung funktioniert
Für Mitglieder (mit einem Personendatensatz verknüpft)
Wenn sich ein Gemeindemitglied registriert, wird die Registrierung mit seinem Personendatensatz in TimelyChurch verknüpft. Dies ermöglicht Ihnen:
- Ihr vollständiges Profil aus der Registrierungsliste anzusehen.
- Ihre Veranstaltungsanwesenheitshistorie nachzuverfolgen.
- Ihnen gezielte Mitteilungen zu senden.
Für Gäste (kein Personendatensatz)
Gäste können sich registrieren, indem sie Folgendes angeben:
- Name -- Der vollständige Name des Anmelders.
- E-Mail -- Eine E-Mail-Adresse für Bestätigungen.
Gästezahl
Jede Registrierung enthält ein Feld Gästezahl, über das ein Anmelder angeben kann, wie viele zusätzliche Gäste er mitbringt. Die Gesamtzahl der Teilnehmer einer Registrierung entspricht 1 (der Anmelder) plus der Gästezahl.
Registrierungsstatus
Jede Registrierung hat einen der folgenden Status:
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Registriert | Die Person ist für die Veranstaltung bestätigt. |
| Abgesagt | Die Registrierung wurde storniert. |
| Teilgenommen | Die Person hat an der Veranstaltung teilgenommen (nachträglich markiert). |
Registrierungen verwalten
Registrierungen anzeigen
- Öffnen Sie die Veranstaltungsdetailseite.
- Die Registrierungsanzahl wird deutlich sichtbar in der Veranstaltungsübersicht angezeigt.
- Klicken Sie auf den Registrierungsabschnitt, um eine vollständige Liste aller Angemeldeten zu sehen.
Eine Registrierung stornieren
- Aus der Registrierungsliste können Sie einzelne Registrierungen stornieren.
- Eine Registrierung kann storniert werden, solange die Veranstaltung noch nicht vergangen ist und der Registrierungsstatus nicht bereits „storniert" oder „teilgenommen" ist.
- Wenn eine Registrierung storniert wird und eine Warteliste vorhanden ist, wird die nächste Person auf der Warteliste automatisch benachrichtigt, dass ein Platz frei geworden ist.
Anwesenheit markieren
- Nach einer Veranstaltung können Sie einen Registrierungsstatus auf „teilgenommen" aktualisieren, um nachzuverfolgen, wer tatsächlich erschienen ist.
Warteliste
Wenn eine Veranstaltung ihre maximale Kapazität erreicht, werden weitere Anmelder auf eine Warteliste gesetzt.
Wie die Warteliste funktioniert
- Eine Person versucht, sich für eine ausgebuchte Veranstaltung anzumelden.
- Anstatt abgewiesen zu werden, wird sie mit einer Positionsnummer auf die Warteliste gesetzt.
- Wartelisteneinträge sind nach Position geordnet (wer zuerst kommt, mahlt zuerst).
Wartelistenstatus
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Wartend | Die Person steht in der Warteschlange. |
| Benachrichtigt | Ein Platz wurde frei und die Person wurde benachrichtigt. Sie hat 48 Stunden Zeit, ihn zu beanspruchen. |
| Registriert | Die Person hat den Platz beansprucht und ist nun registriert. |
| Abgelaufen | Die Person hat nicht innerhalb von 48 Stunden geantwortet. Der Platz geht an die nächste Person. |
| Abgesagt | Die Person hat sich selbst von der Warteliste entfernt. |
Automatische Platzvergabe
Wenn eine bestätigte Registrierung storniert wird:
- Das System findet die nächste Person auf der Warteliste mit dem Status „wartend".
- Diese Person wird als „benachrichtigt" markiert und erhält eine E-Mail, dass ein Platz verfügbar ist.
- Sie hat 48 Stunden Zeit, den Platz zu beanspruchen.
- Wenn sie nicht rechtzeitig antwortet, läuft ihr Eintrag ab und die nächste Wartelistenperson wird benachrichtigt.
Tipp: Die Wartelistenposition wird automatisch neu geordnet, wenn Einträge befördert, storniert oder abgelaufen sind, sodass verbleibende Einträge immer fortlaufende Positionsnummern haben.
RSVP-Bestätigungsbenachrichtigungen
Wenn sich jemand für eine Veranstaltung anmeldet, kann TimelyChurch automatisch eine RSVP-Bestätigungs-E-Mail senden. Diese Benachrichtigung enthält:
- Den Veranstaltungstitel und Datum/Uhrzeit.
- Den Veranstaltungsort.
- Eine Bestätigung ihrer Registrierung.
Wie sich Personen anmelden
Die Registrierung erfolgt über zwei öffentlich zugängliche Oberflächen:
1. Öffentliche Veranstaltungsseite (kein Login erforderlich)
Besucher entdecken Veranstaltungen über die öffentliche Website Ihrer Gemeinde:
- Auflistung: eine Liste aller als Öffentlich und Aktiv markierten Veranstaltungen.
- Veranstaltungsdetail: die Einzel-Veranstaltungsseite mit Beschreibung, Ort, Uhrzeit und einem Anmeldeformular (wenn Registrierung aktiviert ist).
Dies ist der Link, der in Newslettern, Social-Media-Beiträgen und E-Mail-Erinnerungen erscheint.
2. Mitgliederportal (eingeloggte Mitglieder)
Authentifizierte Mitglieder verwenden ihr Mitgliederportal:
- Veranstaltungen durchsuchen: alle bevorstehenden Veranstaltungen anzeigen.
- Eine Veranstaltung anzeigen: die Detailseite einer beliebigen Veranstaltung öffnen.
- Anmelden: sich direkt anmelden und dabei eine Gästezahl (0-10) und eine optionale Notiz angeben.
- Eine Registrierung stornieren: eine Anmeldung stornieren. Die Stornierung löst automatisch eine Wartelistenbeförderung aus, wenn jemand wartet.
Damit die Kapazität korrekt bleibt, wenn sich mehrere Mitglieder im selben Moment anmelden, verarbeitet das System jede Registrierung der Reihe nach, sodass nicht zwei Personen gleichzeitig den letzten Platz beanspruchen können. Wenn die Veranstaltung zuerst ausgebucht ist, sieht das Mitglied: „Diese Veranstaltung ist jetzt ausgebucht. Sie können sich auf die Warteliste setzen."
Tipp: Wenn Sie eine Veranstaltung mit aktiviertem Öffentlich-Status erstellen, wird die öffentliche Veranstaltungsseite automatisch zum Link, der für E-Mail-Erinnerungen und
.ics-Kalenderveranstaltungs-URLs verwendet wird. Mitglieder und Gäste können sich ohne Konto anmelden.
Registrierung für Veranstaltungsserien
Wenn die Registrierung für eine Veranstaltungsserie aktiviert ist:
- Jedes Vorkommen kann Registrierungen unabhängig entgegennehmen.
- Das Max. Registrierungen-Limit gilt pro Vorkommen, nicht für die gesamte Serie.
- Der Umschalter Warteliste aktiviert ermöglicht Wartelisten für jedes Vorkommen.