Spenden erfassen

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Bargeld-, Scheck- und andere persönliche Spenden manuell erfassen sowie Spendenaufzeichnungen anzeigen, bearbeiten und verwalten. Online-Spenden von der öffentlichen Spendenformularseite werden automatisch erfasst.

Zu Spenden navigieren

1. Öffnen Sie in der Administrator-Seitenleiste die Kategorie Finanzen und wählen Sie Spenden.
2. Das Spenden-Dashboard zeigt alle Spenden mit Zusammenfassungsstatistiken und Filterwerkzeugen.

Hinweis: Spenden ist eine Pro-Funktion. Im Starter- oder Growth-Plan erscheint der Eintrag Spenden im Finanzmenü als gesperrt mit einer Upgrade-Aufforderung. Upgraden Sie auf Pro, um Spenden zu erfassen und zu verwalten.

Eine neue Spende erfassen

1. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Spendenformularseite auf Spende hinzufügen.
2. Füllen Sie das Formular Spende erfassen aus.

Informationen zum Spender

Wenn Sie über die Profilseite einer Person zum Spendenformular navigieren, wird diese Person automatisch vorausgewählt.

Spendendetails

Über das Feld „Bearbeitungsgebühr" bei Offline-Spenden

Bei Stripe-verarbeiteten Online-Kartenzahlungen ruft TimelyChurch die genaue Bearbeitungsgebühr automatisch über Stripes BalanceTransaction-API ab und erfasst sie für Sie (siehe Stripe-Bearbeitungsgebühren).

Bei Nicht-Stripe-Zahlungen – einer PayPal-Spende, einem Cash App-Trinkgeld, einer Venmo-Gabe oder einem Scheck, der eine Einzahlungsgebühr ausgelöst hat – gibt es keinen API-Aufruf. Wenn die Gebühr nachverfolgt werden soll, geben Sie sie manuell im Feld Bearbeitungsgebühr der Spende ein. So bleiben Ihre spenderbezogenen Aufzeichnungen beim Bruttobetrag (was der Spender gegeben hat), während Sie dennoch den Nettoeinzahlungsbetrag auf Ihrem Bankkonto abgleichen können.

Kampagnen- und Zusageverknüpfung

Fondszuteilungen

Jede Spende muss mindestens eine Fondszuteilung haben. Sie können eine einzelne Spende auf mehrere Fonds aufteilen.

So teilen Sie eine Spende auf:

1. Geben Sie den ersten Fonds und Betrag ein.
2. Klicken Sie auf Einen weiteren Fonds hinzufügen (Aufgeteilte Gabe).
3. Geben Sie den zweiten Fonds und Betrag ein.
4. Wiederholen Sie dies nach Bedarf.

Die Summe aller Zuteilungen wird zum Gesamtbetrag der Spende.

Öffentliche Sichtbarkeit

1. Klicken Sie auf Spende erfassen. Die Spende wird erfasst und eine eindeutige Spenden-ID zugewiesen.

Was passiert, wenn Sie eine Spende speichern

• Eine eindeutige Spenden-ID wird generiert (Format: DON-JJJJ-NNNNN, z. B. DON-2026-00001).
• Fondszuteilungen werden erstellt.
• Buchungstransaktionen werden automatisch im Buchhaltungsmodul erstellt (ein Einnahmeeintrag pro Fondszuteilung).
• Wenn die Spende mit einer Kampagne verknüpft ist, wird die Spendenanzahl der Kampagne aktualisiert.
• Wenn die Spende mit einer Zusage verknüpft ist, wird der erfüllte Betrag der Zusage aktualisiert.

Eine Spende anzeigen

1. Klicken Sie auf eine beliebige Spendenzeile in der Spendenliste, um deren Detailseite zu öffnen.
2. Die Detailseite zeigt:
   • Informationen zum Spender (Name, E-Mail, verknüpfter Personendatensatz)
   • Spendedatum, Betrag, Zahlungsmethode und Häufigkeit
   • Statuspillen (Einmalig oder Wiederkehrend, plus ein Erstattungs-/Teilerstattungsabzeichen, wenn die Spende erstattet wurde)
   • Schecknummer und Umschlagnummer (falls zutreffend)
   • Fondszuteilungen mit Beträgen
   • Notizen
   • Wer die Spende erfasst hat und wann

Eine Spende bearbeiten

1. Öffnen Sie die Spendendetailseite.
2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
3. Aktualisieren Sie alle Felder nach Bedarf (Spender, Datum, Zahlungsmethode, Zuteilungen, Notizen).
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Wenn Sie eine Spende aktualisieren, werden die entsprechenden Buchungstransaktionen automatisch neu synchronisiert, um die Änderungen widerzuspiegeln.

Eine Spende erstatten

Für Online-Kartenzahlungen, die über Stripe verarbeitet wurden, können Sie eine Rückerstattung direkt aus TimelyChurch heraus vornehmen – Sie müssen die Spende nicht löschen oder sich separat bei Stripe anmelden.

1. Öffnen Sie die Spendendetailseite.
2. Klicken Sie auf Rückerstattung. (Diese Schaltfläche erscheint nur bei Stripe-verarbeiteten Kartenzahlungen, die noch nicht erstattet wurden. Offline-Spenden wie Bargeld oder Scheck haben keine Rückerstattungsschaltfläche.)
3. Lassen Sie im Rückerstattungs-Modal den Betrag leer, um den vollen Betrag zu erstatten, den die Gemeinde erhalten hat, oder geben Sie einen kleineren Betrag für eine Teilrückerstattung ein.
4. Wählen Sie optional einen Grund (Auf Wunsch des Spenders, Doppelte Abbuchung oder Betrügerisch).
5. Klicken Sie auf Rückerstattung ausstellen.

Wenn Sie eine Rückerstattung ausstellen, verarbeitet TimelyChurch diese über Stripe und aktualisiert automatisch die zugehörigen Datensätze: Die Spende wird als erstattet (oder teilweise erstattet) markiert, die Buchungseinträge werden storniert, eine etwaige Zusagenzuteilung wird angepasst, und die Spende wird von Spendennachweisen ausgeschlossen.

Hinweis zu Bearbeitungsgebühren: Die Stripe-Bearbeitungsgebühr ist nicht erstattungsfähig – Stripe behält sie –, sodass der maximale Erstattungsbetrag dem Nettobetrag entspricht, den die Gemeinde tatsächlich erhalten hat. Die Gebühr trägt der Spender.

Bei wiederkehrenden Spenden zeigt die Spendendetailseite auch eine Schaltfläche Dauerauftrag kündigen, wenn die Spende mit einem aktiven Abonnement verknüpft ist. Das Kündigen stoppt zukünftige Abbuchungen; vergangene Abbuchungen werden nicht erstattet. Um eine bestimmte vergangene Abbuchung zu erstatten, verwenden Sie stattdessen die Schaltfläche Rückerstattung.

Eine Spende löschen

Das Löschen ist dazu gedacht, fehlerhafte oder doppelte manuelle Einträge zu korrigieren. Für Online-Kartenzahlungen, die dem Spender zurückgegeben werden sollen, verwenden Sie stattdessen Rückerstattung (oben) – das Löschen einer Spende gibt dem Spender kein Geld zurück.

1. Öffnen Sie die Spendendetailseite, öffnen Sie dann das Menü Weitere Aktionen (Drei-Punkte-Symbol) und wählen Sie Spende löschen. (Sie können auch das Aktionsmenü in der Spendenliste verwenden.)
2. Bestätigen Sie im Dialog.
3. Die Spende und ihre Zuteilungen werden weich gelöscht, und die zugehörigen Buchungstransaktionen werden entfernt (außer abgestimmten Transaktionen, die erhalten bleiben).

Spendenquittungen versenden

Eine Quittung als PDF herunterladen

1. Öffnen Sie die Spendendetailseite.
2. Klicken Sie auf Quittung herunterladen.
3. Eine PDF-Quittung wird generiert und heruntergeladen, benannt donation-receipt-DON-JJJJ-NNNNN.pdf.

Eine Quittung per E-Mail an den Spender senden

1. Öffnen Sie die Spendendetailseite.
2. Klicken Sie auf Quittung per E-Mail.
3. Passen Sie optional den E-Mail-Betreff und die Nachricht an.
4. Klicken Sie auf Senden.

Die E-Mail enthält:

• Eine persönliche Begrüßung mit dem Vornamen des Spenders.
• Den Spendebetrag und das Datum.
• Die PDF-Quittung als Anhang.

Wenn der Spender keine E-Mail-Adresse hinterlegt hat, ist die E-Mail-Option nicht verfügbar.

Spenden filtern und suchen

Das Spenden-Dashboard bietet mehrere Filteroptionen:

Dashboard-Statistiken

Am oberen Rand der Spendenformularseite werden vier Zusammenfassungskarten für den gewählten Datumsbereich angezeigt:

• Gesamt – Summe aller Spenden.
• Persönlich – Bargeld-, Scheck-, Umschlag- und Direkteinzahlungsspenden.
• Online – Karten-, Online-, Cash App-, Zelle-, Venmo- und PayPal-Spenden.
• Wiederkehrend – Als wiederkehrend markierte Spenden.

Zusätzliche Aufschlüsselungen nach Zahlungsmethode sind in den Statistiken verfügbar.

Spenden exportieren

1. Klicken Sie auf der Spendenformularseite auf das Menü Weitere Aktionen (Drei-Punkte-Symbol).
2. Wählen Sie Berichte exportieren....
3. Konfigurieren Sie Ihren Export:

1. Klicken Sie auf Exportieren.

Datenschutzrichtlinie: Finanzielle Datenexporte sind auf die letzten 2 Jahre begrenzt. Der Datumsbereich darf 2 Jahre nicht überschreiten.

Die exportierten CSV- und Excel-Dateien enthalten eine ordnungsgemäße UTF-8-Kodierung für die Excel-Kompatibilität. Felder werden bereinigt, um Formelinjektionen in Tabellenkalkulationsanwendungen zu verhindern.