Werkzeuge für Gruppenleiter
Gruppenleiter haben von der Gruppenseite aus Zugang zu einer Reihe von Verwaltungswerkzeugen. Dieser Artikel beschreibt, was Leitende tun können und wie sie diese Möglichkeiten optimal nutzen.
Wer ist ein Leiter?
Ein Gruppenleiter ist jedes Mitglied mit der Rolle Leiter oder Co-Leiter/in. Leitende werden bei der Erstellung der Gruppe oder mit Leiter hinzufügen auf der Registerkarte Gruppendetails zugewiesen.
Gemeinde-Administratoren mit Zugang zu Gruppen haben ebenfalls vollständigen Zugang zu allen Leiterwerkzeugen, auch wenn sie kein Mitglied der Gruppe sind.
Teamleiter im Admin-Bereich
Leitende, die sich mit einer Teamleiter-Rolle im Admin-Bereich anmelden, sehen die Gruppenseiten etwas anders als ein Administrator:
- Sobald die Teamreichweite für Ihre Gemeinde gilt, sieht eine Rolle, die auf Ihre Teams gestellt ist, in der Gruppenliste nur die Gruppen, die diese Person leitet. Das Öffnen einer anderen Gruppe zeigt „You're not a leader of this team, so it can't be opened here.“
- Die Art der Gruppe ist für sie schreibgeschützt: „Nur ein Gemeindeadministrator kann die Art einer Gruppe ändern.“
- Erlaubt ihre Rolle das Löschen von Gruppen, können sie nur Gruppen löschen, die sie leiten.
- Kürzlich gelöscht (gelöschte Gruppen wiederherstellen) ist nur für Gemeindeadministratoren.
Siehe Rollen & Berechtigungen.
Leitende, die den Admin-Bereich nicht nutzen, können das meiste ihrer täglichen Arbeit im Mitgliederportal erledigen -- siehe Mitgliederportal -- Meine Gruppen.
Übersicht der Leiterwerkzeuge
Mitgliederverwaltung
Leitende können:
- Mitglieder hinzufügen aus dem Gemeindeadressbuch, oder jemanden per E-Mail einladen -- die Person nimmt die Einladung an und erscheint dann unter Anfragen, damit Sie sie genehmigen.
- Beitrittsanfragen auf der Registerkarte Anfragen genehmigen oder ablehnen.
- Ein Mitglied zum Co-Leiter/in befördern mit Leiter hinzufügen, oder einen Leiter mit Zum Mitglied machen zurückstufen.
- Mitglieder entfernen aus der Gruppe (ihre Historie bleibt erhalten).
- Eine Portal-Einladung senden oder erneut senden, damit sich ein Mitglied im Mitgliederportal anmelden kann.
Die Zuweisung der vollen Rolle Leiter (primär) erfordert einen Gemeinde-Administrator; ein Gruppenleiter kann Co-Leiter/in zuweisen. Sie können auch nicht Ihre eigene Gruppenrolle ändern. Die Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter Gruppenmitglieder verwalten.
Positionen, Vorlagen und Planung (Teams und Klassen)
Für Teams und Klassen können Leitende:
- Positionen hinzufügen (ein Name und eine Beschreibung) und nicht mehr benötigte löschen.
- Feste Positionen zuweisen einschalten und jedes Mitglied an seine Positionen binden.
- Zeitplanvorlagen auf der Registerkarte Vorlagen erstellen -- welche Positionen eine Veranstaltung braucht, wie viele Personen für jede, und Vorbereitungsaufgaben, die automatisch für jede Veranstaltung erstellt werden.
- Die Planungseinstellungen anpassen -- Rotation, wie oft jemand dienen darf, automatische Planung, Dienst-Erinnerungen und wann Personen erfahren, dass sie eingeplant sind.
Siehe Teampositionen, Vorlagen und Planung.
Dienstpräferenzen
Leitende können die Dienstpräferenzen jedes Mitglieds festlegen und anzeigen:
- Wie oft können sie Dienst leisten? -- So oft wie nötig, bis zu ein-, zwei- oder dreimal im Monat.
- Verfügbare Tage -- An welchen Wochentagen jedes Mitglied verfügbar ist.
Kompetenzniveau-Verwaltung
Leitende können:
- Kompetenzniveaus festlegen für Mitglieder (Anfänger, Mittelstufe, Erweitert, Experte).
- Kompetenz-Upgrade-Vorschläge überprüfen, die aus der Annahmehistorie jedes Mitglieds erzeugt werden.
- Upgrade genehmigen oder Vorschlag schließen.
Aufgaben
Leitende können Aufgaben für die Gruppe erstellen, sie Mitgliedern zuweisen, Fälligkeitsdaten und Prioritäten festlegen und entscheiden, ob auch andere Mitglieder Aufgaben erstellen dürfen. Siehe Gruppenaufgaben.
Dateien
Leitende können Dateien für die Gruppe hochladen, jede Datei in den Papierkorb verschieben und festlegen, ob alle Mitglieder hochladen dürfen. Siehe Gruppen-Ressourcen.
Gruppen-Chat-Steuerung (Private und Öffentliche Gruppen)
Leitende und Administratoren können in der Kopfzeile des Chat-Panels auf Chat deaktivieren klicken, was den Chat auf der Gruppenseite ausblendet, während der Nachrichtenverlauf erhalten bleibt. Siehe Gruppen-Chat.
Verwaltung von Gebetsanliegen (Private und Öffentliche Gruppen)
Leitende können:
- Alle Gebetsanliegen anzeigen, die in der Gruppe eingereicht wurden.
- Anliegen als beantwortet markieren.
- Jedes Anliegen entfernen, nicht nur ihre eigenen.
Treffenprotokolle (Private und Öffentliche Gruppen)
Leitende protokollieren Treffen auf der Registerkarte Treffen:
- Legen Sie unter Ein Treffen erfassen das Datum fest.
- Fügen Sie optional ein Thema (optional) und Notizen (optional) hinzu.
- Haken Sie in der Liste Anwesenheit an, wer gekommen ist (Alle / Keine zur schnellen Auswahl).
- Klicken Sie auf Treffen erfassen.
Treffenprotokolle fließen in den Gesundheitswert der Gruppe und die Anwesenheitstrends ein. Siehe Gruppentreffen, Anwesenheit und RSVPs.
Wartelisten-Verwaltung (Private und Öffentliche Gruppen)
Wenn Personen auf einen Platz in einer vollen Gruppe warten, erscheint die Registerkarte Warteliste. Leitende können:
- Zur Gruppe hinzufügen -- eine wartende Person in die Gruppe aufnehmen, wenn Platz ist. Plätze werden nicht automatisch vergeben -- wenn einer frei wird, erhalten Leitende die Meldung „In [Gruppe] ist ein Platz frei geworden“ und wählen, wen sie hinzufügen.
- Benachrichtigen -- der Person den freien Platz anbieten; sie erhält einen Link Jetzt beitreten.
- Jemanden von der Warteliste entfernen.
- Frühere Wartelisteneinträge ansehen -- Personen, die beigetreten sind, deren Angebot abgelaufen ist oder die entfernt wurden.
Siehe Gruppen-Warteliste.
E-Mail-Kommunikation
Leitende können direkt von der Gruppenseite aus E-Mails an Gruppenmitglieder senden:
- Alle Mitglieder per E-Mail kontaktieren -- Klicken Sie im linken Bereich auf E-Mail oder auf der Registerkarte „Mitglieder“ auf Allen eine E-Mail senden.
- Nur Leitende per E-Mail kontaktieren -- Verwenden Sie Allen eine E-Mail senden auf der Karte Gruppenleiter der Registerkarte „Gruppendetails“.
- Eine einzelne Person per E-Mail kontaktieren -- Verwenden Sie E-Mail senden in ihrer Zeile.
Gruppen teilen
Leitende können für die Gruppe mit Teilen aktivieren einen öffentlichen Link einschalten und ihn dann mit Teilen weitergeben:
- Kurzlink und Vollständiger Link -- zum Kopieren und Einfügen.
- QR-Code -- ein herunterladbares Bild für den Druck.
- Social Media -- One-Click-Teilen auf Facebook, X (Twitter), WhatsApp und per E-Mail.
- Einbetten -- ein Schnipsel, um die Anmeldeseite auf einer Website einzubinden.
Deaktivieren lässt den Link und den QR-Code nicht mehr funktionieren. Siehe QR-Code und Link-basierter Gruppenbeitritt.
Gruppeneinstellungen
Leitende können die Gruppe auf der Registerkarte Gruppendetails bearbeiten (Bearbeiten, dann Speichern):
- Gruppenname und Beschreibung
- Treffenplan (Tag, Uhrzeit, Häufigkeit) und Maximale Mitgliederzahl
- Ort, Adresse und Adresssichtbarkeit
- Einschreibung (Offen / Geschlossen)
- Gastregistrierung, Genehmigung, das Online-Anmeldeformular, das Ausblenden der Mitgliederanzahl und Zusagen
Mitgliederverfügbarkeit / Auszeit
Mitglieder markieren Daten, an denen sie nicht dienen können, auf der Registerkarte Verfügbarkeit von Mein Zeitplan im Mitgliederportal. Ein gesperrtes Datum gilt für jede Gruppe, der das Mitglied angehört, und der Planer teilt die Person an diesen Tagen nicht automatisch ein. Leitende sehen auf der Registerkarte „Mitglieder“ ein Abzeichen Im Urlaub, wenn ein Mitglied bevorstehende gesperrte Termine hat. Siehe Mitgliederverfügbarkeit.
Eine Gruppe löschen
Leitende, deren Rolle das Löschen von Gruppen erlaubt, können eine Gruppe löschen, die sie leiten. Die Schaltfläche Löschen befindet sich unten im linken Bereich der Gruppenseite. Eine gelöschte Gruppe landet in Kürzlich gelöscht, wo ein Gemeindeadministrator sie mit ihren Mitgliedern und Positionen wiederherstellen kann (siehe Gruppen erstellen).
Tipp: Weisen Sie jeder Gruppe mindestens zwei Leitende zu, damit die Verwaltungsverantwortlichkeiten geteilt werden können und die Gruppe auch dann aktiv bleibt, wenn ein Leiter nicht verfügbar ist.
Tipp: Verwenden Sie die Registerkarte Zustand regelmäßig, um die Treffenhäufigkeit zu überwachen und Mitglieder zu identifizieren, die möglicherweise Nachverfolgung benötigen. Die Schaltfläche Bericht exportieren auf der Registerkarte „Zustand“ lädt eine PDF-Datei der Gruppengesundheitszusammenfassung herunter, die Sie speichern oder ausdrucken können.