Werkzeuge für Gruppenleiter

Gruppenleiter haben von der Gruppendetailseite aus Zugang zu einer Reihe von Verwaltungswerkzeugen. Dieser Artikel beschreibt, was Leitende tun können und wie sie diese Möglichkeiten optimal nutzen.

Wer ist ein Leiter?

Ein Gruppenleiter ist jedes Mitglied mit der Rolle Leiter oder Co-Leiter/in. Beide Rollen haben denselben Zugangslevel innerhalb der Gruppe. Leitende werden bei der Erstellung der Gruppe oder durch Aktualisierung der Rolle eines Mitglieds auf der Registerkarte „Mitglieder“ zugewiesen.

Gemeinde-Administratoren mit der Berechtigung für das Gruppen-Modul haben ebenfalls vollständigen Zugang zu allen Leiterwerkzeugen, auch wenn sie kein Mitglied der Gruppe sind.

Übersicht der Leiterwerkzeuge

Mitgliederverwaltung

Leitende können alle Mitgliederverwaltungsaktionen durchführen:

• Neue Mitglieder hinzufügen zur Gruppe aus dem Gemeindeadressbuch.
• Mitgliederrollen ändern (zum Co-Leiter/in befördern, zum Mitglied zurückstufen, als Gastgeber zuweisen).
• Mitgliederstatus aktualisieren (Aktiv, Inaktiv, Im Urlaub).
• Mitglieder entfernen aus der Gruppe (sanfte Entfernung, die die Historie erhält).
• Notizen hinzufügen zu einzelnen Mitgliedereinträgen (max. 500 Zeichen).

Ein aktuelles Mitglied zum Co-Leiter/in befördern

Sie können Leitende aus Ihrer eigenen Gruppe heraus aufbauen. Verwenden Sie auf der Registerkarte Details die Schaltfläche Leiter hinzufügen im Abschnitt Leitung, suchen Sie nach der Person, wählen Sie die Rolle und klicken Sie auf Leiter hinzufügen. Die Auswahl findet aktuelle Mitglieder (sie blendet nur Personen aus, die bereits Leiter oder Co-Leiter/in sind), sodass Sie ein reguläres Mitglied direkt zum Co-Leiter/in befördern können, ohne es zu entfernen und erneut hinzuzufügen. Der bestehende Mitgliedschaftseintrag wird an Ort und Stelle aktualisiert -- kein Duplikat und keine „Willkommen in der Gruppe“-E-Mail -- und die Beförderung in eine Leitungsrolle stellt automatisch den Team-Leiter-Zugang bereit.

Eine Einschränkung gilt für Leitende: Die Zuweisung der vollen Rolle Leiter (primär) erfordert einen Gemeinde-Administrator. Als Gruppenleiter können Sie weiterhin Co-Leiter/in (sowie Gastgeber oder Mitglied) zuweisen -- nur der oberste primäre Leiter-Platz ist Administratoren vorbehalten. Sie können auch nicht Ihre eigene Gruppenrolle ändern. Die vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie unter „Gruppenmitglieder verwalten“.

Positionsverwaltung (Teams und Klassen)

Für Teams und Klassen können Leitende Positionen erstellen und verwalten:

• Positionen hinzufügen mit einem Namen, einer Beschreibung und Besetzungsanforderungen (Min./Max. pro Veranstaltung).
• Positionen als Leitungspositionen markieren (z. B. Worship-Leiter, Hauptlehrer).
• Positionen aktualisieren oder löschen, wenn sich die Anforderungen ändern.
• Mitglieder Positionen zuweisen dauerhaft oder auf Veranstaltungsbasis.

Zeitplanvorlagen (Teams und Klassen)

Leitende können wiederverwendbare Zeitplanvorlagen erstellen:

• Vorlagen erstellen, die definieren, welche Positionen für eine bestimmte Veranstaltungsart benötigt werden.
• Eine Standardvorlage festlegen, die automatisch für neue Veranstaltungen verwendet wird.
• Automatische Anwendungsregeln konfigurieren, um Vorlagen automatisch bestimmten Veranstaltungstypen zuzuordnen.
• Vorlagen duplizieren, um Variationen für verschiedene Szenarien zu erstellen.
• Positionen zu Vorlagen hinzufügen mit einer benötigten Anzahl und optionalen Notizen.

Planungseinstellungen (Teams und Klassen)

Leitende können konfigurieren, wie die Freiwilligenplanung funktioniert:

Dienstpräferenzen

Leitende können individuelle Mitgliederpräferenzen festlegen und anzeigen:

• Diensthäufigkeit -- Wie oft jedes Mitglied dienen möchte (nach Bedarf, einmal monatlich, zweimal monatlich, dreimal monatlich).
• Verfügbare Tage -- An welchen Wochentagen jedes Mitglied verfügbar ist.

Kompetenzniveau-Verwaltung

Leitende können:

• Kompetenzniveaus festlegen für Teammitglieder (Anfänger, Mittelstufe, Erweitert, Experte).
• Kompetenz-Upgrade-Vorschläge überprüfen, die vom System basierend auf den Annahmequoten generiert wurden.
• Vorschläge genehmigen oder ablehnen.

Gruppen-Chat-Steuerung

Leitende haben zusätzliche Chat-Verwaltungsmöglichkeiten:

• Den Gruppen-Chat jederzeit aktivieren oder deaktivieren.
• Auf den Chat zugreifen, unabhängig vom persönlichen Mitgliedschaftsstatus (für Administratoren).

Wenn der Chat aktiviert ist, kann der Leiter ihn ausschalten, was die Chat-Oberfläche für alle Mitglieder ausblendet, während der Nachrichtenverlauf erhalten bleibt.

Verwaltung von Gebetsanliegen

Leitende können:

• Alle Gebetsanliegen anzeigen, die von Gruppenmitgliedern eingereicht wurden.
• Anliegen als beantwortet markieren, um die Gebetswand zu aktualisieren.
• Jedes Anliegen löschen, nicht nur ihre eigenen.

Ressourcenverwaltung

Leitende können:

• Dateien und Ressourcen hochladen für die Gruppe.
• Jede Ressource löschen, nicht nur die, die sie selbst hochgeladen haben.

Treffenprotokolle (Gruppen)

Für private und öffentliche Gruppen können Leitende Treffen protokollieren:

1. Navigieren Sie zur Gruppendetailseite.
2. Protokollieren Sie ein Treffen mit folgenden Details:
   • Datum des Treffens
   • Thema, das besprochen wurde (optional)
   • Notizen zum Treffen (optional)
   • Teilnehmerzahl (erforderlich)

Treffenprotokolle fließen in den Gesundheitswert der Gruppe und die Anwesenheitstrends ein.

Wartelisten-Verwaltung

Wenn eine Gruppe ihre Mitgliederkapazität erreicht und die Warteliste aktiviert ist, können Leitende:

• Die Warteliste anzeigen mit der Platznummer und dem Status jeder Person.
• Eine wartende Person zum aktiven Mitglied befördern, wenn ein Platz frei wird (die Schaltfläche „Zur Gruppe hinzufügen“).
• Eine wartende Person benachrichtigen, dass möglicherweise bald ein Platz frei wird.
• Jemanden von der Warteliste entfernen, wenn er kein Interesse mehr hat.
• Historische Einträge anzeigen, die Personen zeigen, die zuvor von der Warteliste beigetreten sind, deren Eintrag abgelaufen ist oder die storniert haben.

E-Mail-Kommunikation

Leitende können direkt von der Gruppendetailseite aus E-Mails an Gruppenmitglieder senden:

• Alle Mitglieder per E-Mail kontaktieren -- Klicken Sie auf die E-Mail-Schaltfläche in der Seitenleiste, um eine Nachricht an alle zu verfassen.
• Nur Leitende per E-Mail kontaktieren -- Verwenden Sie die E-Mail-Option auf der Leitungskarte, um nur das Leitungsteam zu erreichen.
• E-Mails enthalten den Gruppennamen und den Namen des Absenders als Kontext.

Gruppen teilen

Leitende können die Gruppe teilen über:

• Link kopieren -- Eine direkte URL zur Gruppenseite.
• QR-Code -- Ein herunterladbares QR-Code-Bild für die physische Verteilung.
• Social Media -- One-Click-Teilen auf Facebook, Twitter/X, WhatsApp und per E-Mail.
• Einbettungscode -- Ein iframe-Schnipsel zum Einbetten der Gruppenanmeldung auf einer Website.

Gruppeneinstellungen

Leitende können die Kerngruppeneinstellungen auf der Registerkarte „Details“ bearbeiten:

• Gruppenname, Beschreibung und Kategorie
• Treffenplan (Tag, Uhrzeit, Häufigkeit)
• Ort und Adresse (einschließlich Adresssichtbarkeitseinstellungen)
• Anmeldestatus (offen/geschlossen)
• Gastregistrierung und Genehmigungsanforderungen

Mitgliederverfügbarkeit / Auszeit

Leitende und Mitglieder können bestimmte Daten als „nicht verfügbar“ markieren, damit der Planer diese Person an diesen Tagen nicht einteilt. Dies gilt für jede Gruppe, der das Mitglied angehört, da die Verfügbarkeit einheitlich ist.

• Die Verfügbarkeit wird pro Mitglied und pro Datum gespeichert und gilt für jede Gruppe, der das Mitglied angehört, nicht nur für ein einzelnes Team.
• Mitglieder verwalten ihre eigene Auszeit über die Registerkarte Verfügbarkeit der Seite Mein Zeitplan im Mitgliederportal (die Verfügbarkeit ist in Mein Zeitplan integriert -- es gibt keinen separaten Navigationslink „Dienstverfügbarkeit“). Auf dieser Seite kann ein Mitglied:
  • Ein einzelnes Datum oder einen Datumsbereich hinzufügen, an dem es nicht dienen kann.
  • Einen optionalen Grund für die Nichtverfügbarkeit angeben.
  • Ein Datum entfernen, um wieder verfügbar zu sein.
• Wenn ein Mitglied ein Datum als nicht verfügbar markiert, wird dieses Datum für alle seine Gruppenmitgliedschaften gleichzeitig gesperrt.
• Leitende, die ein Team anzeigen, sehen die resultierenden „Nicht verfügbar“-Markierungen im Zeitplaner, damit sie Personen an diesen Daten nicht automatisch einteilen.

Für eine detailliertere Betrachtung (Admin-Überschreibungen und wiederkehrende Nichtverfügbarkeit) lesen Sie den Artikel „Mitgliederverfügbarkeit“.

Eine Gruppe löschen

Leitende mit der Lösch-Berechtigung im Gruppen-Modul können eine Gruppe dauerhaft löschen. Die Schaltfläche Löschen befindet sich in der Gefahrenzone am unteren Rand der Aktions-Seitenleiste auf der Gruppendetailseite. Sie werden vor der Entfernung der Gruppe um Bestätigung gebeten. Diese Aktion entfernt die Gruppe und alle zugehörigen Daten (Mitglieder, Treffen, Gebetsanliegen, Ressourcen usw.) und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Tipp: Weisen Sie jeder Gruppe mindestens zwei Leitende zu, damit die Verwaltungsverantwortlichkeiten geteilt werden können und die Gruppe auch dann aktiv bleibt, wenn ein Leiter nicht verfügbar ist.

Tipp: Verwenden Sie die Registerkarte „Zustand“ regelmäßig, um die Treffenhäufigkeit zu überwachen und Mitglieder zu identifizieren, die möglicherweise Nachverfolgung benötigen. Proaktive Kontaktaufnahme mit Mitgliedern, die aufeinanderfolgende Abwesenheiten haben, kann Desengagement verhindern. Die Schaltfläche Bericht exportieren auf der Registerkarte „Zustand“ lädt eine formatierte PDF-Datei der Gruppengesundheitszusammenfassung herunter, die Sie speichern oder ausdrucken können.