Freiwilligen-Benachrichtigungen

TimelyChurch sendet E-Mail-Benachrichtigungen, um Freiwillige über ihre Zuweisungen auf dem Laufenden zu halten und den Annehmen/Ablehnen-Workflow zu vereinfachen. Dieser Artikel behandelt alle Benachrichtigungstypen, ihre Funktionsweise und wie man sie verwaltet.

Benachrichtigungstypen

1. Zuweisungsanfrage-E-Mail

Ausgelöst wenn: Ein/e Freiwillige/r einer Dienstposition zugewiesen wird (entweder manuell durch einen Administrator oder über die automatische Planung).

E-Mail-Betreff: „Dienstanfrage: [Positionsname] – [Veranstaltungstitel]"

E-Mail-Inhalt:

• Vorname des/der Freiwilligen
• Veranstaltungstitel
• Veranstaltungsdatum (formatiert als Wochentag, vollständiges Datum – z. B. „Sonntag, 15. März 2026")
• Veranstaltungszeit (z. B. „9:00–11:00 Uhr")
• Veranstaltungsort (falls festgelegt)
• Positionsname (z. B. „Tontechniker")
• Wer ihn/sie zugewiesen hat (Name des Administrators, falls zutreffend)
• Gemeindename
• Annehmen-Schaltfläche -- Eine signierte URL, die die Zuweisung mit einem Klick bestätigt
• Ablehnen-Schaltfläche -- Eine signierte URL, die die Zuweisung mit einem Klick ablehnt
• Link zur Dienstseite im Mitgliederportal
• Link zur Seite für die Verfügbarkeitsverwaltung

Wichtige Details:

• Die Annehmen- und Ablehnen-URLs sind zeitlich begrenzte signierte URLs, die nach 7 Tagen ablaufen.
• Ein Klick auf den Annehmen-Link ändert den Zuweisungsstatus zu „Bestätigt" und aktualisiert die Dienststatistiken.
• Ein Klick auf den Ablehnen-Link ändert den Zuweisungsstatus zu „Abgelehnt" und kann eine Vertretungsanfrage auslösen.
• Zur Annahme oder Ablehnung ist keine Anmeldung erforderlich – die signierte URL übernimmt die Authentifizierung.

2. Freiwilligen-Erinnerungs-E-Mail

Ausgelöst wenn:

• Automatisch, täglich um 18:00 Uhr, für jeden bestätigten Freiwilligen, der am nächsten Tag dient. TimelyChurch führt dies automatisch für Sie aus (siehe Automatisierung und geplante Aufgaben).
• Manuell, wenn ein Administrator im Tab Dienst der Veranstaltung auf Erinnerung senden klickt.

E-Mail-Betreff: „Erinnerung: Sie haben Dienst [Zeitangabe] – [Veranstaltungstitel]"

Die Zeitangabe wird automatisch berechnet:

• „heute", wenn die Veranstaltung am aktuellen Tag ist
• „morgen", wenn die Veranstaltung am nächsten Tag ist
• „in X Tagen" für Veranstaltungen, die weiter entfernt sind (z. B. „in 3 Tagen")

E-Mail-Inhalt:

• Vorname des/der Freiwilligen
• Veranstaltungstitel
• Datum und Uhrzeit der Veranstaltung
• Veranstaltungsort
• Positionsname
• Wie bald die Veranstaltung stattfindet (z. B. „morgen", „in 3 Tagen")
• Gemeindename
• Link zur Dienstseite im Mitgliederportal

Empfänger: Nur Freiwillige mit dem Status Bestätigt für die Veranstaltung. Ausstehende und abgelehnte Freiwillige erhalten keine Erinnerungen.

Übersprungene Freiwillige: Freiwillige ohne hinterlegte E-Mail-Adresse werden übersprungen. Dem Administrator wird eine Anzahl angezeigt, wie viele übersprungen wurden.

3. Vertretungsanfrage-Benachrichtigung

Ausgelöst wenn: Ein Administrator bestimmte Freiwillige einlädt, eine offene Vertretungsanfrage zu übernehmen.

E-Mail-Inhalt:

• Name und Datum der Veranstaltung
• Die Position, die besetzt werden muss
• Warum eine Vertretung benötigt wird
• Dringlichkeitsstufe
• Link zur Antwort

4. Veranstaltungsänderungs-Benachrichtigung

Ausgelöst wenn: Die Details einer Veranstaltung ändern sich (Datum, Uhrzeit oder Ort) und der Administrator entscheidet sich für eine Benachrichtigung.

Empfänger: Alle bestätigten Freiwilligen, die dieser Veranstaltung zugewiesen sind.

E-Mail-Inhalt: Details darüber, was sich geändert hat, sowie die aktualisierten Veranstaltungsinformationen.

5. Massenkommunikation

Ausgelöst wenn: Ein Administrator eine Massennachricht an Freiwillige über ausgewählte Veranstaltungen hinweg sendet.

Empfänger: Alle Freiwilligen mit ausstehenden oder bestätigten Zuweisungen für die ausgewählten Veranstaltungen, die eine E-Mail-Adresse haben.

6. Tauschantrag-Benachrichtigungen

Ausgelöst wenn: Ein/e Freiwillige/r über das Mitgliederportal darum bittet, seine/ihre Zuweisung mit einem anderen Teammitglied zu tauschen (siehe Tausch- und Handelsanfragen).

Empfänger:

• Der/die Ziel-Freiwillige wird benachrichtigt, dass jemand Schichten mit ihm/ihr tauschen möchte, mit Annehmen- und Ablehnen-Aktionen im Portal.
• Der/die Anfragesteller/in wird benachrichtigt, wenn das Ziel annimmt oder ablehnt.

Wenn der Tausch angenommen wird, kehren beide Zuweisungen zum Status Ausstehend zurück, damit jeder Freiwillige sein neues Engagement neu bestätigen kann, was den standardmäßigen Zuweisungsanfrage-E-Mail-Fluss erneut auslöst.

Erinnerungen senden

Automatische tägliche Erinnerungen (18:00 Uhr)

Standardmäßig sendet TimelyChurch automatisch jedem bestätigten Freiwilligen am Abend vor seiner Zuweisung eine E-Mail. Die Erinnerung läuft täglich um 18:00 Uhr und prüft alle für den nächsten Tag geplanten Veranstaltungen. Sie müssen nichts tun, um dies zu aktivieren – es ist standardmäßig aktiviert.

Was es tut:

• Findet jede Zuweisung mit dem Status Bestätigt für die morgigen Veranstaltungen.
• Sendet jedem Freiwilligen die standardmäßige Freiwilligen-Erinnerungs-E-Mail.
• Zeichnet auf, wann jede Erinnerung gesendet wurde, damit Sie im Admin-Bereich sehen können, wann jede Person zuletzt erinnert wurde.

Ausstehende und abgelehnte Zuweisungen werden übersprungen, und Freiwillige ohne E-Mail-Adresse werden stillschweigend übersprungen. Unter Automatisierung und geplante Aufgaben finden Sie die vollständige Liste der geplanten Aufgaben und wie Sie deren Protokolle einsehen.

Manuelle Erinnerungen für eine einzelne Veranstaltung

Sie können Erinnerungen auch jederzeit auf Abruf auslösen:

1. Öffnen Sie die Veranstaltung und gehen Sie zum Tab Dienst.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erinnerung senden.
3. Das System sendet jedem bestätigten Freiwilligen für diese Veranstaltung eine Erinnerungs-E-Mail.
4. Sie sehen eine Zusammenfassung: „X Erinnerung(en) gesendet (Y übersprungen – keine E-Mail)."

Dies ist nützlich, wenn Sie Personen früher erinnern möchten als beim automatischen 18-Uhr-Lauf – beispielsweise am Donnerstag für einen Sonntagmorgen-Gottesdienst.

Erinnerungsverhalten (manuell oder automatisch)

• Erinnerungen werden nur an bestätigte Freiwillige gesendet (nicht an ausstehende oder abgelehnte).
• Freiwillige ohne E-Mail-Adresse werden übersprungen.
• Fehlgeschlagene Sendungen werden protokolliert, halten aber den Prozess für andere Freiwillige nicht auf.

Der Annehmen/Ablehnen-Workflow

Der Annehmen/Ablehnen-Workflow ist so gestaltet, dass er für Freiwillige so reibungslos wie möglich ist:

Aus der Perspektive des/der Freiwilligen

1. Die E-Mail-Benachrichtigung kommt an mit den Zuweisungsdetails.
2. Der/die Freiwillige klickt direkt in der E-Mail auf Annehmen oder Ablehnen.
   • Annehmen: Der Zuweisungsstatus ändert sich zu „Bestätigt". Der/die Freiwillige sieht eine Bestätigungsseite.
   • Ablehnen: Der/die Freiwillige kann optional einen Grund angeben. Der Zuweisungsstatus ändert sich zu „Abgelehnt".
3. Alternativ kann sich der/die Freiwillige im Mitgliederportal anmelden und seine/ihre Zuweisungen auf der Seite Mein Dienstplan verwalten.

Über das Portal

1. Der/die Freiwillige meldet sich an und navigiert zu Mein Dienstplan.
2. Er/sie sieht eine Liste bevorstehender Zuweisungen, nach Status getrennt.
3. Bei ausstehenden Zuweisungen kann er/sie auf Bestätigen oder Ablehnen klicken.
4. Bei bestätigten Zuweisungen kann er/sie sich einchecken, wenn die Veranstaltung stattfindet (ab 2 Stunden vor Veranstaltungsbeginn bis zum Veranstaltungsende).

Was bei einer Ablehnung passiert

Wenn ein/e Freiwillige/r ablehnt:

1. Der Zuweisungsstatus ändert sich zu „Abgelehnt".
2. Der Ablehnungsgrund (falls angegeben) wird erfasst.
3. Die Ablehnung wird in den Annahmestatistiken des/der Freiwilligen erfasst.
4. Wenn die Position nicht mehr vollständig besetzt ist und die Veranstaltung in der Zukunft liegt, wird automatisch eine Vertretungsanfrage erstellt (siehe Vertretungsanfragen).

Check-in

Freiwillige können sich über das Portal zu ihrer Zuweisung einchecken:

• Check-in-Zeitfenster: Beginnt 2 Stunden vor der Startzeit der Veranstaltung und endet, wenn die Veranstaltung endet (oder 2 Stunden nach der Startzeit, wenn keine Endzeit festgelegt ist).
• Berechtigung: Nur bestätigte Zuweisungen, die noch nicht eingecheckt wurden.
• Ablauf: Der/die Freiwillige klickt im Portal auf Einchecken, und ein Zeitstempel wird erfasst.

Benachrichtigungseinstellungen für Teams

Einige Benachrichtigungsverhalten werden auf Teamebene gesteuert:

Weitere Hintergrundaufgaben, die Freiwillige betreffen

Zwei weitere geplante Aufgaben berühren das Freiwilligensystem, senden aber keine E-Mails – sie halten die zugrunde liegenden Daten aktuell. Administratoren sollten wissen, dass sie laufen, auch wenn sie still sind. Beide sind ausführlich unter Automatisierung und geplante Aufgaben dokumentiert.

In-App-Benachrichtigungen

Zusätzlich zu E-Mails kann TimelyChurch In-App-Benachrichtigungen erstellen, die im Benachrichtigungscenter des Benutzers im Admin-Panel oder Portal erscheinen. Diese dienen als Backup für Freiwillige, die ihre E-Mails möglicherweise nicht regelmäßig prüfen.

Benachrichtigungsverfolgung verwalten

Jede Zuweisung verfolgt:

Diese Zeitstempel helfen Administratoren, auf einen Blick zu sehen, wer benachrichtigt wurde, wer geantwortet hat und wer eingecheckt hat.

Tipp: Senden Sie Erinnerungen 2-3 Tage vor einer Veranstaltung, um Freiwilligen genügend Zeit zur Vorbereitung zu geben. Für Sonntagsgottesdienste ist das Senden einer Erinnerung am Donnerstag oder Freitag eine gute Praxis.

Tipp: Wenn Sie Freiwillige haben, die konsequent nicht auf Zuweisungen reagieren, prüfen Sie, ob ihre E-Mail-Adresse korrekt ist. Das System überspringt Freiwillige ohne hinterlegte E-Mail-Adresse.

Tipp: Verwenden Sie die Funktion „Automatisch bestätigen" für kleine, eng verbundene Teams, bei denen Sie wissen, dass alle erscheinen werden. Dies eliminiert den Annehmen/Ablehnen-Schritt und vereinfacht den Workflow. Behalten Sie den vollständigen Annehmen/Ablehnen-Workflow für größere Teams oder weniger verbindliche Freiwilligenpools bei.