Zeitplanraster — Visuelle Freiwilligenplanung

Das Zeitplanraster („Wer hat wann Dienst?") ist ein einziger Bildschirm, der alle Teammitglieder an der Seite und Ihre bevorstehenden Gottesdienste oben anzeigt — so sehen Sie Ihren gesamten Dienstplan auf einen Blick und können ihn besetzen. Statt jede Veranstaltung einzeln zu öffnen, klicken Sie auf eine beliebige Zelle, um eine Person für diesen Gottesdienst einzuladen, zu bestätigen, zu erinnern, neu zuzuweisen oder zu sperren — direkt an Ort und Stelle.

Es ist das visuelle Gegenstück zur veranstaltungsspezifischen Registerkarte Dienst, die in Freiwilligenplanung für Veranstaltungen behandelt wird. Nutzen Sie die Dienst-Registerkarte, um eine einzelne Veranstaltung im Detail einzurichten; nutzen Sie das Zeitplanraster, um Wochen im Voraus für alle Personen auf einmal zu planen.

Das Zeitplanraster öffnen

1. Klicken Sie in der Admin-Seitenleiste unter Planung auf Zeitplanraster (direkt unter Veranstaltungen).
2. Sie können auch in der Symbolleiste oben auf der Seite Veranstaltungen auf Zeitplanraster klicken (auf einem Smartphone befindet es sich im Menü ⋮ Mehr).

Das Raster befindet sich auf der Veranstaltungs-Planungsseite, deren Registerkartenleiste Serie · Zeitplanraster · Vorlagen lautet.

Wenn noch niemand einer Dienstposition zugewiesen ist, sehen Sie statt des Rasters die Meldung „Noch niemand eingeplant" — weisen Sie zunächst auf der Registerkarte Dienst einer Veranstaltung Freiwillige zu (siehe Freiwilligenplanung für Veranstaltungen), dann erscheinen sie hier.

Tipp: Wurde eine Serie neu aufgebaut oder gelöscht, während Freiwillige darauf gebucht waren, sagt ein Hinweis oben, wie viele Freiwilligenzuweisungen an gelöschten Terminen hängen. Klicken Sie auf Wiederverknüpfen, um sie wieder in den Dienstplan zu setzen.

So ist das Raster aufgebaut

• Jede Zeile ist ein Teammitglied. Name, Team und Rolle stehen links, und die Zeile bleibt angeheftet, während Sie zur Seite scrollen. Personen sind nach Team gruppiert.
• Jede Spalte ist ein Gottesdienst (eine Veranstaltung). Jede bevorstehende Veranstaltung mit Dienstbedarf wird zu einer eigenen Spalte — an jedem Wochentag, nicht nur sonntags. Die Spaltenüberschrift zeigt Wochentag, Datum, Veranstaltungstitel und Startzeit (in der Zeitzone Ihrer Gemeinde). Zwei Gottesdienste am selben Tag ergeben zwei getrennte Spalten.

Hinweis: Die Spalten richten sich nach Ihren tatsächlich geplanten Gottesdiensten, daher schwankt die Spaltenanzahl je nachdem, wie voll der Zeitraum ist. Tage ohne Dienstbedarf tauchen schlicht nicht auf — es gibt keine leeren Platzhalterspalten.

Was die einzelnen Zellenfarben bedeuten

Ein kleines rundes Badge in einer Zelle zeigt den Status dieser Person für diesen Gottesdienst. Eine Legende am unteren Rand erklärt die Farben, und der Hinweis „Klicken Sie auf eine beliebige Zelle, um einzuteilen" erinnert daran, dass die Zellen interaktiv sind.

Ein kleiner roter Punkt in der Ecke einer ✓- oder ?-Zelle bedeutet, dass diese Person eingeteilt ist, sich aber für dieses Datum als nicht verfügbar markiert hat — siehe Eingeteilt, aber als nicht verfügbar markiert.

Fahren Sie mit der Maus über eine eingeteilte Zelle (oder erreichen Sie sie per Tastatur), und ihre Beschriftung nennt die Position, in der die Person eingeteilt ist, zum Beispiel Bestätigt · Eingeteilt als: FOH Audio.

Die Kopfzeile zeigt eine Live-Anzahl der Personen und der offenen Plätze und berechnet sich sofort neu, sobald Sie Änderungen vornehmen — Sie müssen nie neu laden, um zu sehen, wie sich die Zahlen ändern.

Steuerelemente

• Zeitraum-Pager (‹ / ›) verschiebt das Fenster um die Anzahl Wochen rückwärts oder vorwärts, die Sie gerade ansehen; Heute springt zurück zur aktuellen Woche.
• Sichtbare Wochen — 4 / 8 / 12 Wo. auf einmal anzeigen. (Das legt den Zeitraum fest; die Spalten sind die Gottesdienste, die hineinfallen.)
• Team-Filter — das Raster auf ein einzelnes Dienstteam eingrenzen (Nach Team filtern). Wählen Sie Alle Teams, um den Filter zu löschen.
• Dienst-Filter — sind Ihre Teams in Dienstbereiche gegliedert, grenzen Sie das Raster auf einen Dienstbereich ein (Nach Dienstbereich filtern, Alle Dienste).

Wenn ein Filter niemanden übrig lässt, sagt das Raster das und bietet Alle Teams anzeigen an.

Jemanden einplanen: auf eine Zelle klicken

Klicken Sie auf eine beliebige Zelle, um ein an ihr verankertes Popover zu öffnen. Unter dem Namen der Person zeigt es ihre übliche Rolle und ihr Team und, bei einer eingeteilten Zelle, die Position, in der sie an diesem Tag tatsächlich ist — Eingeteilt als: FOH Audio. Was das Popover anbietet, hängt vom aktuellen Status dieser Zelle ab. Auf einem Touchgerät bleibt das Popover an der Zelle angeheftet, während Sie scrollen.

Eine verfügbare (·) Zelle — eine Person zuweisen

• Der Gottesdienst braucht die Rolle dieser Person bereits → das Popover bietet Zum Dienst einladen an. Gibt es an diesem Tag mehrere offene Positionen, wählen Sie unter Position auswählen die passende aus. Die Zelle wechselt auf Ausstehend, und der/die Freiwillige wird zur Bestätigung benachrichtigt (oder, bei einem weit entfernten Datum, wenn es in das Benachrichtigungsfenster seines Teams kommt — siehe Freiwilligenplanung für Veranstaltungen).
• In einem Team, das automatisch bestätigt (die Einstellung Zuweisungen automatisch bestätigen (ausstehenden Status überspringen) des Teams, unter Gruppen → das Team → Details), lautet die Schaltfläche stattdessen Zuweisen, und in der Liste Position auswählen zeigt jede Position Zuweisen · N offen. Die Zelle springt direkt auf Bestätigt (✓), und der/die Freiwillige erfährt, dass sie eingeteilt sind, ohne etwas beantworten zu müssen. Das gilt für jede Position, in die Sie jemanden setzen, auch für solche mit Genehmigung erforderlich — diese Einstellung entscheidet nur, ob Freiwillige, die sich selbst eintragen, genehmigt werden müssen.
• Der Gottesdienst hat für die Rolle dieser Person noch keinen offenen Platz → das Popover bietet Zu diesem Gottesdienst hinzufügen an. Das ist der flexible Weg: Es legt für diese Person einen Dienstplatz in ihrer eigenen Teamrolle an (zum Beispiel wird James aus dem Kinderprogramm-Team als „Kinderprogramm-Mitarbeiter" hinzugefügt) und lädt sie anschließend ein — ohne dass Sie zuvor Positionen einrichten müssen.
  • Hat dieses Datum mehr als einen Gottesdienst, wählen Sie einen unter Zu welchem Gottesdienst hinzufügen?
  • Hat dieses Datum gar keinen geplanten Gottesdienst, sagt das Popover „Für dieses Datum ist kein Gottesdienst geplant." — planen Sie zuerst einen Gottesdienst und kommen Sie dann zurück.
• Als nicht verfügbar markieren wird stets als sekundäre Aktion angeboten, um das Datum für diese Person zu sperren. Wie die Schaltfläche sagt, sperrt sie jeden Gottesdienst an diesem Tag, nicht nur den Gottesdienst, aus dem Sie geklickt haben.

Eine ausstehende (?) Zelle

• Erinnerung senden — den/die Freiwillige zu einer Antwort auffordern.
• Einladung stornieren — die Einladung widerrufen.
• Position wechseln — siehe unten.

Eine abgelaufene Einladung

Läuft eine Einladung ohne Antwort ab, lautet der Status im Popover Abgelaufen, mit Keine Antwort bis zur Frist und dem Ablaufdatum (Abgelaufen am 28. Sep.). Es gibt nichts mehr, woran erinnert werden könnte, daher bietet es an:

• Erneut einladen — derselben Person eine neue Einladung senden.
• Einladung stornieren — den Platz leeren. Der/die Freiwillige erhält keine Benachrichtigung.

Eine bestätigte (✓) Zelle

• Zuweisung aufheben — die Person aus dem Dienstplan nehmen. Sie werden um Bestätigung gebeten („Dieser Freiwillige hat bereits bestätigt. Trotzdem entfernen?"), und der Person wird eine Benachrichtigung gesendet, dass sie aus dem Dienstplan genommen wurde.
• Position wechseln — siehe unten.

Position wechseln

Jemanden in den falschen Platz eingeteilt? Klicken Sie bei einer ausstehenden oder bestätigten Zelle eines bevorstehenden Gottesdienstes auf Position wechseln. Es listet die anderen offenen Positionen im selben Gottesdienst auf, die zur Person passen (ihre eigenen Teams, ihre feste Position, falls sie eine hat); jede zeigt Zuweisen oder Einladen, je nach Einstellung des Teams zur automatischen Bestätigung. Wählen Sie eine aus, und die Person wechselt in einem Schritt — die Seite bestätigt Position gewechselt. Sie wird einmal über die neue Position benachrichtigt und erhält keine Benachrichtigung „aus dem Dienstplan genommen“ für die alte.

Position wechseln wird angeboten, wenn die Zelle eine Zuweisung enthält. Bei einer Person mit mehreren Rollen im selben Gottesdienst verwalten Sie jede Rolle über die Liste im Popover.

Eingeteilt, aber als nicht verfügbar markiert

Hat eine eingeteilte Person dieses Datum blockiert (oder Sie haben sie über eine andere Zelle an diesem Tag als nicht verfügbar markiert), zeigt die Zelle einen kleinen roten Punkt, und das Popover warnt Eingeteilt, aber als nicht verfügbar markiert — „Dieses Datum ist blockiert. Zuweisung aufheben oder vorher nachfragen.“ — mit einer Schaltfläche Zuweisung aufheben.

Eine Person als nicht verfügbar zu markieren nimmt sie nie aus einem Gottesdienst, für den sie an diesem Tag bereits eingeteilt ist. Klicken Sie auf Als nicht verfügbar markieren und die Person ist an diesem Tag noch eingeteilt, bleibt das Popover unter An diesem Tag noch eingeteilt geöffnet und listet jede dieser Positionen mit einer eigenen Schaltfläche Zuweisung aufheben auf.

Eine abgelehnte (✕) Zelle

• Dieselbe Person erneut einladen oder Slot leeren. Ist die Person inzwischen für etwas eingeplant, dessen Zeit sich überschneidet, warnt Sie „Erneut einladen" zuerst und fragt Trotzdem einteilen?, bevor die Einladung gesendet wird.

Eine nicht verfügbare (–) Zelle

• Als verfügbar markieren, um die Sperre aufzuheben.

Eine Person, zwei Rollen im selben Gottesdienst? Hat eine Person in einem Gottesdienst mehr als eine Rolle (z. B. Gesang und Keys), führt das Popover jede unter Rollen für diese Veranstaltung auf, sodass Sie die richtige verwalten können, ohne die andere zu berühren.

Diensthistorie im Popover lesen

Bei Teammitgliedern mit Diensthistorie dient das Popover zugleich als kurze Entscheidungshilfe — „Sollte ich diese Person einplanen?" —, damit Sie die Last fair verteilen.

Unter dem Namen der Person sehen Sie ihre Position, ihr Team und wie lange sie schon im Team ist (z. B. „3 Jahre im Team"), außerdem den Status der Zelle (oder Freier Platz, wenn niemand eingeplant ist).

Darunter stehen drei Werte:

• Zuletzt gedient — ganze Wochen seit dem letzten zurückliegenden Gottesdienst (z. B. „6 Wo."). Zeigt „—", wenn die Person noch nicht gedient hat.
• Diese Saison — für wie viele der sichtbaren Gottesdienste die Person bestätigt ist, von der Gesamtzahl der Spalten im Blick (z. B. „2 / 4").
• In Folge — die aktuelle Serie aufeinanderfolgender bestätigter Gottesdienste.

Eine Zusammenfassungszeile nennt das genaue Datum, an dem die Person Zuletzt im Plan stand, und wie viele Gottesdienste sie in diesem Jahr gedient hat.

Wenn es hilfreich ist, erscheint ein Hinweis:

• Überlastungs-Warnung — wenn jemand mehrere Gottesdienste in Folge Dienst hatte („4 Wochen in Folge. Erwägen Sie, Maria eine Pause zu gönnen.").
• Erholt-Hinweis — wenn eine fähige Person eine Weile nicht im Dienstplan stand („Seit 6 Wochen pausiert. Gut, David wieder in die Rotation zu nehmen.").

Zwei Gottesdienste am selben Tag

Wenn Ihre Gemeinde mehr als einen Gottesdienst pro Tag hat -- zum Beispiel einen um 10 Uhr und einen um 17 Uhr --, behandelt das Raster sie genau als das, was sie sind: zwei getrennte Gottesdienste, kein Konflikt. Denselben Freiwilligen für beide einzuteilen ist völlig normal und löst nie eine Warnung aus.

Eine Warnung erscheint nur, wenn jemand wirklich doppelt eingeteilt ist -- für zwei Dinge eingeteilt, deren Zeiten sich tatsächlich überschneiden, etwa ein Gottesdienst von 10-11:30 Uhr und ein Treffen um 10:30 Uhr. In diesem Fall zeigt die Zuweisung „Trotzdem einteilen?" mit Nennung der überschneidenden Veranstaltung und Uhrzeit, sodass Sie entscheiden können: trotzdem bestätigen oder jemand anderen wählen. Die Warnung selbst ist nur ein Hinweis, keine Sperre -- die endgültige Entscheidung liegt immer bei Ihnen.

Hinweis: Jemanden als nicht verfügbar zu markieren sperrt dessen gesamten Tag, nicht nur einen Gottesdienst. Hat Ihre Gemeinde einen Gottesdienst um 10 Uhr und einen um 17 Uhr und Sie markieren jemanden über eine der beiden Zellen als nicht verfügbar, werden beide gesperrt -- es gibt keine Möglichkeit zu sagen „frei für den Vormittagsgottesdienst, aber nicht für den Abendgottesdienst".

Aktionen am oberen Rasterrand

Drei Schaltflächen sitzen über dem Raster und wirken auf die aktuell sichtbaren Gottesdienste (und den aktiven Teamfilter):

• N erinnern — alle mit ausstehender Antwort im sichtbaren Fenster mit einem Klick erinnern (nur das gefilterte Team, falls Sie eines gewählt haben). Abgelaufene Einladungen werden nicht mitgezählt. Freiwillige, die mit Telegram verbunden sind, erhalten eine Telegram-Nachricht; alle anderen erhalten eine E-Mail mit den Schaltflächen Akzeptieren und Ablehnen, die sie ohne Anmeldung antippen können. Wer in den letzten 60 Minuten erinnert wurde -- durch Erinnern, ein Telegram-Erinnern oder die automatische Erinnerung --, wird übersprungen, und die Bestätigung nennt Ihnen, wie viele tatsächlich gesendet und wie viele übersprungen wurden. Die Schaltfläche zeigt Alle bestätigt, wenn niemand mehr wartet.
• N offene automatisch belegen — TimelyChurch die offenen Plätze im Blick aus verfügbaren, qualifizierten Freiwilligen besetzen lassen. Sie landen als Ausstehend, damit die Freiwilligen bestätigen, oder als Bestätigt in einem Team, das automatisch bestätigt. Es folgt dem Teamfilter, wählt nie archivierte oder inaktive Personen und überspringt Teams, die auf Nur manuell gestellt sind oder bei denen die automatische Planung ausgeschaltet ist (es nennt sie). Die Schaltfläche zeigt Vollständig zugewiesen, wenn nichts mehr zu besetzen ist. Siehe Freiwilligenplanung für Veranstaltungen → Automatisch ausfüllen.
• PDF exportieren — öffnet einen druckbaren Dienstplan für das aktuelle Fenster und Team in einem neuen Tab. Klicken Sie dort auf Drucken / Als PDF speichern, um ihn zu drucken oder als PDF zu speichern.

Wer es nutzen kann

• Gemeinde-Administratoren sehen und verwalten das gesamte Raster — jedes Team, jeden Gottesdienst.
• Teamleiter sehen und verwalten nur die Personen und Gottesdienste ihres eigenen Teams. Sie können zu Gottesdiensten einladen, hinzufügen und an sie erinnern, bei denen ihr Team Dienst hat (oder gemeindeweite Gottesdienste), und es werden ihnen keine Veranstaltungen anderer Teams angeboten. Auch das automatische Besetzen ist auf die offenen Plätze ihres Teams begrenzt.

Was der/die Freiwillige sieht

Beim Einladen oder Hinzufügen erhält die Person eine Benachrichtigung (in der App, per E-Mail und per Telegram, falls verbunden) — sofort oder wenn das Datum in das Benachrichtigungsfenster ihres Teams kommt. Sie bestätigt oder lehnt von ihrem eigenen Gerät ab, und die Zelle springt auf Bestätigt oder Abgelehnt umspringt — Sie müssen keiner Antwort hinterherjagen. Wird die Zuweisung eines bestätigten Freiwilligen entfernt, erhält die Person eine höfliche Benachrichtigung, dass sie nicht mehr im Dienstplan steht.

Wenn Sie in einem Team, das automatisch bestätigt, jemanden zuweisen, erhält die Person statt einer Frage eine Nachricht „Sie sind eingeteilt“: per E-Mail (Betreff „Dienstzuweisung: …“) und auf Telegram, beide mit „Sie sind bestätigt – keine Antwort nötig.“, ohne Schaltflächen Akzeptieren oder Ablehnen. Bei einem Datum, das weiter entfernt liegt als das Benachrichtigungsfenster des Teams, erfährt sie davon mit der üblichen Dienst-Erinnerung vor ihrem Dienst.

Auf dem Smartphone

Das Zeitplanraster funktioniert auf Smartphones. Die Teammitglieder-Spalte bleibt links angeheftet, während die Gottesdienst-Spalten zur Seite scrollen, und das Popover bleibt an der angetippten Zelle verankert.

Anwendungsfälle

1. Den nächsten Monat in einem Durchgang planen. Stellen Sie das Fenster auf 4 Wo., klicken Sie auf N offene automatisch belegen, damit Personen in die offenen Plätze eingetragen werden, und klicken Sie sich dann durch die verbleibenden offenen (·) Zellen, um alle von Hand auszuwählen, die das automatische Ausfüllen nicht zuordnen konnte. Wenn alle eingeladen sind, klicken Sie auf N erinnern, um die noch Ausstehenden anzustupsen. Die Live-Zähler oben verraten Ihnen, wann alles besetzt ist.

2. Ihre verlässlichen Leute nicht überlasten. Bevor Sie die Lobpreis-Spalte den dritten Sonntag in Folge füllen, klicken Sie auf die Zelle Ihrer Hauptsängerin. Der Wert In Folge und der gelbe Hinweis „…Wochen in Folge. Erwägen Sie, der Person eine Pause zu gönnen." zeigen Ihnen auf einen Blick, dass sie jede Woche dabei war. Nutzen Sie den Erholt-Hinweis bei jemandem, der einige Wochen pausiert hat, um frische Gesichter zurück in die Rotation zu holen.

3. Ein einzelnes Team für einen bestimmten Zeitraum abdecken. Eine Produktionsleitung stellt den Teamfilter auf Produktion (oder nutzt den Dienst-Filter), schaltet das Fenster auf 8 Wo. und arbeitet nur ihre eigenen Zeilen ab. Sie kann einladen, zum Gottesdienst hinzufügen, Erinnerungen senden und ein sauberes Blatt für ihr Team als PDF exportieren — alles begrenzt auf die Veranstaltungen, bei denen ihr Team Dienst hat.

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