Zeitplanraster — Visuelle Freiwilligenplanung

Das Zeitplanraster („Wer hat wann Dienst?") ist ein einziger Bildschirm, der alle Teammitglieder an der Seite und Ihre bevorstehenden Gottesdienste oben anzeigt — so sehen Sie Ihren gesamten Dienstplan auf einen Blick und können ihn besetzen. Statt jede Veranstaltung einzeln zu öffnen, klicken Sie auf eine beliebige Zelle, um eine Person für diesen Gottesdienst einzuladen, zu bestätigen, zu erinnern, neu zuzuweisen oder zu sperren — direkt an Ort und Stelle.

Es ist das visuelle Gegenstück zur veranstaltungsspezifischen Registerkarte Dienst, die in Freiwilligenplanung für Veranstaltungen behandelt wird. Nutzen Sie die Dienst-Registerkarte, um eine einzelne Veranstaltung im Detail einzurichten; nutzen Sie das Zeitplanraster, um Wochen im Voraus für alle Personen auf einmal zu planen.

Das Zeitplanraster öffnen

1. Klicken Sie in der Admin-Seitenleiste auf Veranstaltungen (die Seite trägt den Titel Veranstaltungsplanung).
2. Klicken Sie oben auf der Seite auf die Registerkarte Zeitplanraster (die Registerkartenleiste lautet Serien · Zeitplanraster · Vorlagen).

Die Seite befindet sich unter /c/{ihre-gemeinde}/portal/admin/events/matrix?tab=grid.

Wenn noch niemand einer Dienstposition zugewiesen ist, sehen Sie statt des Rasters die Meldung „Noch niemand eingeplant" — weisen Sie zunächst auf der Registerkarte Dienst einer Veranstaltung Freiwillige zu (siehe Freiwilligenplanung für Veranstaltungen), dann erscheinen sie hier.

So ist das Raster aufgebaut

• Jede Zeile ist ein Teammitglied. Name, Team und Rolle stehen links, und die Zeile bleibt angeheftet, während Sie zur Seite scrollen. Personen sind nach Team gruppiert.
• Jede Spalte ist ein Gottesdienst (eine Veranstaltung). Jede bevorstehende Veranstaltung mit Dienstbedarf wird zu einer eigenen Spalte — an jedem Wochentag, nicht nur sonntags. Die Spaltenüberschrift zeigt Wochentag, Datum, Veranstaltungstitel und Startzeit (in der Zeitzone Ihrer Gemeinde). Zwei Gottesdienste am selben Tag ergeben zwei getrennte Spalten; eine Mittwochsklasse und eine Freitagsprobe in derselben Woche sind zwei getrennte Spalten.

Hinweis: Die Spalten richten sich nach Ihren tatsächlich geplanten Gottesdiensten, daher schwankt die Spaltenanzahl je nachdem, wie voll der Zeitraum ist. Tage ohne Dienstbedarf tauchen schlicht nicht auf — es gibt keine leeren Platzhalterspalten.

Was die einzelnen Zellenfarben bedeuten

Ein kleines rundes Badge in einer Zelle zeigt den Status dieser Person für diesen Gottesdienst. Eine Legende am unteren Rand erklärt die Farben, und der Hinweis „Auf eine beliebige Zelle klicken, um einzuplanen" erinnert daran, dass die Zellen interaktiv sind.

Die Kopfzeile zeigt eine Live-Anzahl der Personen und der offenen Plätze und berechnet sich sofort neu, sobald Sie Änderungen vornehmen — Sie müssen nie neu laden, um zu sehen, wie sich die Zahlen ändern.

Jemanden einplanen: auf eine Zelle klicken

Klicken Sie auf eine beliebige Zelle, um ein an ihr verankertes Popover zu öffnen. Was es anbietet, hängt vom aktuellen Status dieser Zelle ab. Auf einem Touchgerät bleibt das Popover an der Zelle angeheftet, während Sie scrollen.

Eine verfügbare (·) Zelle — eine Person zuweisen

• Der Gottesdienst braucht die Rolle dieser Person bereits → das Popover bietet Zum Dienst einladen an. Gibt es an diesem Tag mehrere offene Positionen, wählen Sie aus einer kurzen Liste die passende aus. Die Zelle wechselt auf Ausstehend (?), und der/die Freiwillige wird zur Bestätigung benachrichtigt.
• Der Gottesdienst hat für die Rolle dieser Person noch keinen offenen Platz → das Popover bietet Zu diesem Gottesdienst hinzufügen an. Das ist der flexible Weg: Es legt für diese Person einen Dienstplatz in ihrer eigenen Teamrolle an (zum Beispiel wird James aus dem Kinderprogramm-Team als „Kinderprogramm-Mitarbeiter" hinzugefügt) und lädt sie anschließend ein — ohne dass Sie zuvor Positionen einrichten müssen.
  • Hat dieses Datum mehr als einen Gottesdienst, wählen Sie, zu welchem Gottesdienst Sie die Person hinzufügen.
  • Hat dieses Datum gar keinen geplanten Gottesdienst, teilt das Popover Ihnen das mit („Kein Gottesdienst für dieses Datum geplant."), statt Sie im Stich zu lassen — planen Sie zuerst einen Gottesdienst und kommen Sie dann zurück.
• Als nicht verfügbar markieren wird stets als sekundäre Aktion angeboten, um das Datum für diese Person zu sperren.

Eine ausstehende (?) Zelle

• Erinnerung senden — den/die Freiwillige zu einer Antwort auffordern.
• Einladung zurückziehen — die Einladung widerrufen.

Eine bestätigte (✓) Zelle

• Den/die Freiwillige anschreiben (in Kürze verfügbar) oder die Zuweisung entfernen (das sendet der Person eine Benachrichtigung, dass sie aus dem Dienstplan genommen wurde).

Eine abgelehnte (✕) Zelle

• Dieselbe Person erneut einladen oder Platz leeren.

Eine nicht verfügbare (–) Zelle

• Als verfügbar markieren, um die Sperre aufzuheben.

Eine Person, zwei Rollen im selben Gottesdienst? Hat eine Person in einem Gottesdienst mehr als eine aktive Rolle (z. B. Gesang und Keys), führt das Popover jede Rolle in einer eigenen Zeile auf, sodass Sie die richtige verwalten (oder ihre Zuweisung entfernen) können, ohne die andere zu berühren.

Das Dienst-Intelligenz-Popover lesen

Bei Teammitgliedern mit Diensthistorie dient das Popover zugleich als kurze Entscheidungshilfe — „Sollte ich diese Person einplanen?" —, damit Sie die Last fair verteilen und niemanden überlasten. Alles ist auf Ihre Gemeinde beschränkt und nutzt die Zeitzone Ihrer Gemeinde.

Ganz oben, unter dem Namen der Person, sehen Sie:

• Zugehörigkeit — wie lange die Person schon im Team ist (z. B. „3 Jahre im Team"), abgeleitet vom Beitrittszeitpunkt.
• Eine Status-Plakette für diese Zelle — das farblich passende Badge Bestätigt / Ausstehend / Abgelehnt / Nicht verfügbar oder Offener Platz, wenn niemand eingeplant ist.

Darunter ein Block mit drei Werten:

• Zuletzt im Dienst — ganze Wochen seit dem letzten zurückliegenden Gottesdienst (z. B. „6 Wo."). Zeigt „—", wenn keine zurückliegende Diensthistorie vorliegt.
• Diese Saison — für wie viele der sichtbaren Gottesdienste die Person bestätigt ist, von der Gesamtzahl der Spalten im Blick (z. B. „2 / 4").
• In Folge — die aktuelle Serie aufeinanderfolgender bestätigter Gottesdienste (die Dienst-„Serie" der Person).

Eine Zusammenfassungszeile nennt dann das genaue Datum des letzten Dienstes und die Jahressumme — zum Beispiel: „Zuletzt im Dienstplan · 9. März · 14 Gottesdienste dieses Jahr."

Schließlich erscheint ein einziger kluger Hinweis, wenn er hilfreich ist:

• Überlastungs-Warnung (gelb) — wenn jemand mehrere Gottesdienste in Folge Dienst hatte (z. B. „4 Wochen in Folge. Erwägen Sie, Maria eine Pause zu gönnen.").
• Erholt-Hinweis (Akzentfarbe) — wenn eine fähige Person eine Weile nicht im Dienstplan stand (z. B. „Seit 6 Wochen pausiert. Gut, David wieder in die Rotation zu nehmen.").

Es wird immer nur einer der beiden angezeigt, damit der Hinweis klar bleibt und nicht zu Lärm wird.

Aktionen am oberen Rasterrand

Drei Schaltflächen sitzen über dem Raster und wirken auf die aktuell sichtbaren Gottesdienste (und den aktiven Teamfilter):

• N erinnern — alle mit ausstehender Antwort im sichtbaren Fenster mit einem Klick per E-Mail benachrichtigen. Die Schaltfläche zeigt „5 erinnern", „Alle bestätigt" usw. und deaktiviert sich selbst, sobald niemand mehr zu erinnern ist.
• N offene automatisch besetzen — TimelyChurch die offenen Plätze im Blick aus verfügbaren, qualifizierten Freiwilligen besetzen lassen. Sie landen als Ausstehend, damit die Freiwilligen bestätigen. Siehe Freiwilligenplanung für Veranstaltungen → Automatische Einplanung.
• PDF exportieren — ein druckbares Dienstblatt für das aktuelle Fenster und Team. Siehe Veranstaltungs-PDF-Export.

Steuerelemente: Zeitraum wählen und filtern

Eine Steuerleiste lässt Sie genau eingrenzen, was Sie sehen möchten:

• Zeitraum-Pager — die Pfeile ‹ / › verschieben das Fenster um genau die Anzahl Wochen rückwärts und vorwärts, die Sie gerade ansehen; Heute springt zurück zur aktuellen Woche. Der Zeitraum wird zwischen den Pfeilen angezeigt.
• Sichtbare Wochen — 4 / 8 / 12 Wochen auf einmal anzeigen. Standard sind 4 Wochen, und das Raster merkt sich Ihre letzte Wahl. (Das legt den Zeitraum fest; die Spalten sind die Gottesdienste, die hineinfallen.)
• Teamfilter — das Raster auf ein einzelnes Dienstteam eingrenzen. Wählen Sie Alle Teams, um den Filter zu löschen.
• Dienstbereich-Filter — sind Ihre Teams in Dienstbereiche (Gruppentypen) gegliedert, grenzen Sie das Raster auf einen Dienstbereich ein. Das filtert sofort, ohne neu zu laden.

Wer es nutzen kann

• Gemeinde-Administratoren sehen und verwalten das gesamte Raster — jedes Team, jeden Gottesdienst.
• Teamleiter sehen und verwalten nur die Personen und Gottesdienste ihres eigenen Teams. Sie können zu Gottesdiensten einladen, hinzufügen und an sie erinnern, bei denen ihr Team Dienst hat (oder gemeindeweite Gottesdienste), und es werden ihnen keine Veranstaltungen anderer Teams angeboten. Auch das automatische Besetzen ist auf die offenen Plätze ihres Teams begrenzt.

Was der/die Freiwillige sieht

Beim Einladen oder Hinzufügen erhält die Person eine Benachrichtigung (in der App, per E-Mail und per Telegram, falls verbunden). Sie bestätigt oder lehnt von ihrem eigenen Gerät ab, und das Ergebnis wird zurückgestreamt, sodass die Zelle auf Bestätigt oder Abgelehnt umspringt — Sie müssen keiner Antwort hinterherjagen. Wird die Zuweisung eines bestätigten Freiwilligen entfernt, erhält die Person eine höfliche Benachrichtigung, dass sie nicht mehr im Dienstplan steht.

Auf dem Smartphone

Das Zeitplanraster ist vollständig responsiv. Die Teammitglieder-Spalte bleibt links angeheftet, während die Gottesdienst-Spalten zur Seite scrollen, und das Planungs-Popover bleibt an der angetippten Zelle verankert, während Sie scrollen — so funktioniert es auf dem Smartphone genauso wie auf dem Laptop.

Anwendungsfälle

1. Den nächsten Monat in einem Durchgang planen. Stellen Sie das Fenster auf 4 Wochen, klicken Sie auf Automatisch besetzen, damit TimelyChurch Personen für die offenen Plätze vorschlägt, und klicken Sie sich dann durch die verbleibenden offenen (·) Zellen, um alle von Hand auszuwählen, die die automatische Besetzung nicht zuordnen konnte. Wenn alle eingeladen sind, klicken Sie auf Erinnern, um die noch Ausstehenden anzustupsen. Die ladefreien Zähler oben verraten Ihnen, wann alles besetzt ist.

2. Ihre verlässlichen Leute nicht überlasten. Bevor Sie die Lobpreis-Spalte den dritten Sonntag in Folge füllen, klicken Sie auf die Zelle Ihrer Hauptsängerin. Der Wert In Folge und der gelbe Hinweis „…Wochen in Folge. Erwägen Sie, der Person eine Pause zu gönnen." zeigen Ihnen auf einen Blick, dass sie jede Woche dabei war. Nutzen Sie den Erholt-Hinweis bei jemandem, der mehrere Wochen pausiert hat, um frische Gesichter zurück in die Rotation zu holen — faire Planung ganz ohne Tabelle.

3. Ein einzelnes Team für einen bestimmten Zeitraum abdecken. Eine Produktionsleitung stellt den Teamfilter auf Produktion (oder nutzt den Dienstbereich-Filter), schaltet das Fenster auf 8 Wochen und arbeitet nur ihre eigenen Zeilen ab. Sie kann einladen, zum Gottesdienst hinzufügen, Erinnerungen senden und ein sauberes Blatt für ihr Team als PDF exportieren — alles begrenzt auf die Veranstaltungen, bei denen ihr Team Dienst hat.

Verwandte Artikel

• Freiwilligenplanung für Veranstaltungen — die veranstaltungsspezifische Dienst-Registerkarte: Dienstbedarf, automatische Einplanung, Erinnerungen.
• Veranstaltungsserien verwalten — wiederkehrende Gottesdienste und serienweite Freiwilligen-Workflows.
• Veranstaltungs-PDF-Export — druckbare Dienstpläne.
• Freiwilligenplanung (Mitgliederportal) — wie Freiwillige bestätigen, ablehnen und ihre Verfügbarkeit einstellen.

Zuletzt aktualisiert: 24. Juni 2026