Daten importieren und exportieren
TimelyChurch macht es einfach, Daten aus anderen Systemen zu importieren und Ihre Datensätze zu exportieren, wenn Sie sie benötigen. Egal ob Sie von einer anderen Gemeinde-App wechseln, Daten mit einem Dienstteam teilen oder ein Backup erstellen -- dieser Leitfaden deckt alles ab, was Sie wissen müssen.
Personen aus einer CSV-Datei importieren
Wer sollte das verwenden?
- Gemeinden, die von einer anderen Gemeinde-App wechseln
- Jeder mit einer Tabelle von Personen (von einer Konferenz, Veranstaltung, Partnergemeinde usw.)
- Mitarbeiter, die eine Liste neuer Mitglieder oder Besucher im Tabellenformat erhalten haben
Bevor Sie beginnen
Stellen Sie sicher, dass Ihre CSV-Datei für jede Person mindestens eine Spalte Vorname und Nachname hat. Alle anderen Felder sind optional. Die maximale Dateigröße beträgt 10 MB.
Der Import erfordert die Berechtigung Importieren für Personen & Familien (in Vollzugriff enthalten). Ihr Plan hat außerdem eine maximale Anzahl von Personen: Hat Ihr Verzeichnis dieses Limit bereits erreicht, wird der Import mit einer Meldung abgelehnt, die um ein Upgrade bittet, und sind Sie nahe daran, werden nur die Personen importiert, die noch hineinpassen.
Wo Sie den Import finden
- Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Personen und klicken Sie auf Personen.
- Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Person hinzufügen ▾.
- Wählen Sie Aus Datei importieren. Dies öffnet das Fenster Personen importieren, das Ihr Dateiformat automatisch erkennt -- keine Spaltenzuordnung nötig.
Option A: TimelyChurch-Importvorlage verwenden
Wenn Sie mit eigenen Tabellendaten beginnen, stellt die Vorlage sicher, dass Ihre Spalten dem entsprechen, was TimelyChurch erwartet.
- Öffnen Sie das Fenster Personen importieren (Personen > Person hinzufügen ▾ > Aus Datei importieren).
- Klicken Sie unter „Möchten Sie von vorne beginnen?" auf Vorlage herunterladen.
- Öffnen Sie die heruntergeladene CSV-Datei in Excel, Google Sheets oder einer anderen Tabellenkalkulationsanwendung.
- Füllen Sie Ihre Daten nach den Vorlagenspalten aus:
| Spaltenüberschrift | Erforderlich | Akzeptierte Werte | Beispiel |
|---|---|---|---|
| first_name | Ja | Beliebiger Text | Johann |
| last_name | Ja | Beliebiger Text | Müller |
| Nein | Gültige E-Mail-Adresse | [email protected] | |
| phone_mobile | Nein | Beliebiges Telefonformat | (030) 123-4567 |
| gender | Nein | male oder female (nur zwei Werte unterstützt) |
male |
| membership_status | Nein | visitor, regular_attendee, member, inactive oder former |
visitor |
| birthdate | Nein | Format JJJJ-MM-TT | 1990-05-15 |
| address_line_1 | Nein | Beliebiger Text | Hauptstraße 123 |
| city | Nein | Beliebiger Text | Berlin |
| state | Nein | Bundesland-Abkürzung oder vollständiger Name | BE |
| postal_code | Nein | Beliebiger Text | 10115 |
- Speichern Sie die Datei im CSV-Format.
Tipp: Wenn Sie die Spalte membership_status leer lassen, werden importierte Personen standardmäßig als „Besucher" eingestuft. Wenn einer Zeile ein Vor- oder Nachname fehlt, wird sie übersprungen.
Option B: Direkt aus einer anderen Gemeinde-App importieren
TimelyChurch erkennt automatisch CSV-Personenexporte aus diesen Gemeinde-Apps und ordnet ihre Spalten für Sie zu:
- Planning Center
- Realm (ACS)
- Breeze ChMS
- ChurchTrac
- Elvanto
- Tithely
- Pushpay ChMS (CCB)
- Servant Keeper
- Church Windows
Auch wenn Ihr System nicht aufgeführt ist, können Sie trotzdem beliebige CSV-Dateien hochladen -- TimelyChurch fällt auf einen generischen Import zurück, der Standard-Spaltennamen wie first_name, last_name, email usw. liest.
So importieren Sie aus einer dieser Apps:
- Exportieren Sie in Ihrer aktuellen Gemeinde-App Ihre Personenliste als CSV-Datei.
- Öffnen Sie in TimelyChurch Personen > Person hinzufügen ▾ > Aus Datei importieren.
- Laden Sie die CSV-Datei direkt hoch -- keine Neuformatierung erforderlich.
- TimelyChurch erkennt das Quellformat und vermerkt es in der Ergebnismeldung (z. B. „Planning Center-Format erkannt").
- Klicken Sie auf Personen importieren, um den Vorgang abzuschließen.
Tipp: Wenn Ihr Export Haushalts- oder Familiendaten enthält, erstellt TimelyChurch automatisch Familiendatensätze und verknüpft Personen mit ihren Familien. Sie müssen Familien nicht separat einrichten.
Hochladen und Importieren
- Öffnen Sie Personen > Person hinzufügen ▾ > Aus Datei importieren.
- Ziehen Sie Ihre CSV-Datei per Drag-and-Drop in den Upload-Bereich oder klicken Sie darauf, um Ihre Datei zu durchsuchen und auszuwählen (CSV bis zu 10 MB).
- Prüfen Sie die Importoptionen:
- Duplikate überspringen (empfohlen, standardmäßig aktiviert) -- Wenn eine Person mit demselben Namen oder derselben E-Mail bereits in Ihrem Verzeichnis vorhanden ist, wird diese Zeile übersprungen, anstatt einen doppelten Datensatz zu erstellen.
- Klicken Sie auf Personen importieren.
- Warten Sie, bis der Import verarbeitet wurde. Bei großen Dateien kann dies einen Moment dauern.
Die Importergebnisse verstehen
Nach Abschluss des Imports zeigt TimelyChurch oben auf der Seite eine Zusammenfassungsmeldung, die beschreibt, was passiert ist. Abhängig von Ihrer Datei kann diese Meldung Folgendes enthalten:
| Ergebnis | Bedeutung |
|---|---|
| [Plattform]-Format erkannt | TimelyChurch hat erkannt, aus welchem System die Datei stammt |
| X Personen erfolgreich importiert | Neue Personendatensätze wurden erstellt |
| X Familien erstellt | Neue Familiendatensätze aus Haushaltsdaten erstellt |
| X Duplikate übersprungen | Zeilen, die vorhandenen Datensätzen entsprachen (wenn „Duplikate überspringen" aktiviert ist) |
| X Zeilen wegen Fehlern übersprungen | Zeilen, die nicht importiert werden konnten (fehlender Name, ungültige Daten usw.) |
Wenn einige Zeilen wegen Fehlern übersprungen wurden, korrigieren Sie die Daten in Ihrer Tabelle und importieren Sie nur diese Zeilen erneut.
Personen als CSV exportieren
Exportieren Sie Ihre Personendaten, wenn Sie Folgendes benötigen:
- Eine Tabelle für eine Veranstaltung oder ein Dienstteam erstellen
- Eine Mitgliederliste mit der Leitung teilen
- Eine Mailingliste erstellen
- Ihre Daten sichern
- Zu einem anderen System migrieren
Wo Sie den Export finden
Es gibt zwei Stellen zum Exportieren, und beide laden dieselbe Datei herunter:
- Auf der Personenseite -- Klicken Sie oben auf der Seite auf CSV exportieren. Auf dem Tab Personen werden Ihre Personen heruntergeladen, auf dem Tab Familien Ihre Familien.
- In der Gemeindeeinstellung -- Klicken Sie unten in der linken Seitenleiste auf Gemeindeeinstellung und öffnen Sie den Tab Exportieren. Sie sehen separate Karten Personen exportieren und Familien exportieren, jeweils mit einer Schaltfläche CSV exportieren.
Der Export erfordert die Berechtigung Exportieren für Personen & Familien (in Vollzugriff enthalten). Ist die Reichweite Ihrer Rolle auf Ihre Teams gesetzt, enthält die Datei nur die Personen (oder Familien) der Teams, die Sie leiten.
Alle Personen exportieren
- Klicken Sie auf der Personenseite (Tab „Personen") auf CSV exportieren oder auf der Karte Personen exportieren unter Gemeindeeinstellung → Exportieren.
- Eine CSV-Datei mit allen Ihren Personendatensätzen wird auf Ihren Computer heruntergeladen.
Der Export umfasst alle Personen in Ihrem Verzeichnis, nicht nur die, die Ihre Suche oder Ihre Filter gerade anzeigen. Wenn Sie eine gefilterte Teilmenge benötigen (zum Beispiel nur eine bestimmte Klasse oder nur Mitglieder), exportieren Sie die vollständige Datei und filtern Sie sie in Ihrer Tabellenkalkulationsanwendung.
Was in einem Personenexport enthalten ist
Die exportierte CSV-Datei hat 19 Spalten in dieser genauen Reihenfolge:
| # | Spalte | Beschreibung |
|---|---|---|
| 1 | ID | TimelyChurch-Datensatz-ID |
| 2 | First Name | Vorname der Person |
| 3 | Last Name | Nachname der Person |
| 4 | Primäre E-Mail-Adresse | |
| 5 | Phone | Mobiltelefonnummer |
| 6 | Birthdate | Geburtsdatum (JJJJ-MM-TT) |
| 7 | Gender | male oder female |
| 8 | Address | Straßenadresse (erste Zeile) |
| 9 | City | Stadt |
| 10 | State | Bundesland / Kanton |
| 11 | Zip | Postleitzahl |
| 12 | Membership Status | Aktueller Mitgliedschaftsstatus (kleingeschrieben: member, regular_attendee, visitor, participant, in_progress, no_longer_member, inactive, former oder campaign_donor) |
| 13 | Is Active | Yes oder No |
| 14 | Is Teacher | Yes oder No |
| 15 | Family Name | Name der Familie, zu der sie gehören (leer, wenn nicht in einer Familie) |
| 16 | Family Role | Ihre Rolle innerhalb der Familie |
| 17 | Classes | Kommagetrennte Liste der Klasseneinschreibungen |
| 18 | Notes | Nur Notizen, deren Sichtbarkeit Alle ist, getrennt durch „ | ". Private, geteilte und nur für Administratoren sichtbare Notizen (wie Seelsorgenotizen) werden nie exportiert. |
| 19 | Created At | Zeitpunkt der Erstellung des Datensatzes (JJJJ-MM-TT HH:MM:SS) |
Werte benutzerdefinierter Felder sind nicht Teil dieser Datei.
Familien als CSV exportieren
Sie können Ihre Familiendatensätze auch als separate Datei exportieren.
- Wechseln Sie auf der Personenseite zum Tab Familien und klicken Sie auf CSV exportieren -- oder öffnen Sie Gemeindeeinstellung → Exportieren und klicken Sie auf der Karte Familien exportieren auf CSV exportieren.
- Eine CSV-Datei mit Ihren Familien wird heruntergeladen.
Was in einem Familienexport enthalten ist
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| ID | TimelyChurch-Datensatz-ID |
| Family Name | Name der Familie |
| Address | Straßenadresse |
| City | Stadt |
| State | Bundesland/Kanton |
| Zip | Postleitzahl |
| Primary Phone | Familientelefonnummer |
| Primary Email | Familien-E-Mail |
| Member Count | Anzahl der Personen in der Familie |
| Members | Kommagetrennte Liste der Mitgliedernamen |
| Created At | Zeitpunkt der Erstellung der Familie |
Hinweis: Die Spalten Address, Zip, Primary Phone und Primary Email sind in der Familiendatei derzeit leer. Adresse, E-Mail und Festnetznummer der Familie werden auf der Seite der jeweiligen Familie angezeigt.
Tipps für einen erfolgreichen Import
- Bereinigen Sie Ihre Daten zuerst -- Prüfen Sie vor dem Import Ihre Tabelle auf offensichtliche Fehler: leere Zeilen, falsch geschriebene Namen, inkonsistente Formatierung.
- Verwenden Sie konsistente Formate -- Für Datumsangaben verwenden Sie JJJJ-MM-TT. Für Telefonnummern funktioniert jedes Format (TimelyChurch normalisiert sie). Für Geschlecht verwenden Sie „male" oder „female".
- Beginnen Sie mit einem Testimport -- Wenn Sie eine große Datei haben (Hunderte oder Tausende von Personen), importieren Sie zunächst nur die ersten 10-20 Zeilen, um zu überprüfen, ob alles korrekt zugeordnet wird.
- Lassen Sie „Duplikate überspringen" aktiviert -- Dies verhindert versehentliche Doppeleinträge. Sie können Personen später jederzeit manuell hinzufügen, wenn sie fälschlicherweise als Duplikate markiert wurden.
- Überprüfen Sie die Ergebnisse -- Durchsuchen Sie nach dem Import das Personenverzeichnis und überprüfen Sie stichprobenartig einige Datensätze, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt importiert wurden.
- Importieren Sie auch Familien -- Wenn Ihre CSV Haushaltsdaten enthält (von Planning Center, Breeze, ChurchTrac usw.), erstellt TimelyChurch automatisch Familien. Überprüfen Sie die Seite „Familien", um dies zu verifizieren.
Häufige Importprobleme beheben
| Problem | Lösung |
|---|---|
| „Keine Personen wurden importiert" | Prüfen Sie, ob Ihre Datei Spalten first_name und last_name hat (oder erkannte Entsprechungen von einer unterstützten Plattform). |
| Alle Zeilen werden als Duplikate angezeigt | Ihre Daten sind möglicherweise bereits in TimelyChurch. Prüfen Sie das Personenverzeichnis. Wenn Sie erneut importieren möchten, deaktivieren Sie „Duplikate überspringen". |
| Einige Zeilen wurden übersprungen | Häufige Ursachen: fehlender Vor- oder Nachname, ungültiges Datumsformat oder fehlerhafte E-Mail-Adressen. Korrigieren Sie diese Zeilen und importieren Sie erneut. |
| Datumsangaben werden nicht korrekt importiert | Das Format JJJJ-MM-TT (z. B. 1990-05-15) ist am zuverlässigsten. TimelyChurch kann verschiedene andere gängige Datumsformate lesen, aber gemischte oder mehrdeutige Formate werden möglicherweise nicht erkannt. |
| Datei zu groß | Die maximale Dateigröße beträgt 10 MB. Wenn Ihre Datei größer ist, teilen Sie sie in kleinere Dateien auf. |
| Spalten werden nicht zugeordnet | Stellen Sie sicher, dass Ihre CSV Kommatrennung verwendet (nicht Tab oder Semikolon). Wenn Sie aus Excel exportieren, wählen Sie das Format „CSV (Comma delimited)". |