Freiwilligen-Berichte und -Tracking

TimelyChurch verfolgt detaillierte Daten zur Freiwilligenbeteiligung, die Gemeindeleiter dabei unterstützen, Dienst-Muster zu verstehen, Burnout-Risiken zu erkennen und eine faire Rotation sicherzustellen. Dieser Artikel behandelt die Statistiken, das Tracking und die Berichtsfunktionen für das Freiwilligenmanagement.

Freiwilligen-Listenstatistiken

Öffnen Sie in der Seitenleiste den Abschnitt Berichte, klicken Sie auf Alle Berichte und wählen Sie dann Freiwillige, um den Freiwilligen-Bericht zu öffnen. Verwenden Sie den Datumsbereichsauswähler oben, um den gewünschten Zeitraum festzulegen. Der Bericht zeigt drei Zusammenfassungskarten:

Diese Zahlen geben Ihnen einen schnellen Überblick über Ihren Freiwilligenbestand für den gewählten Datumsbereich.

Individuelle Freiwilligenprofile

Die Dienstinformationen einer Person befinden sich in ihrem Tab Dienst. Öffnen Sie Personen, klicken Sie auf eine Person, um ihr Profil zu öffnen, und wählen Sie dann den Tab Dienst. Oben sehen Sie vier Zusammenfassungskacheln:

• Teams -- Wie vielen Dienstteams diese Person angehört
• Bevorstehend -- Wie viele bevorstehende Veranstaltungszuweisungen sie haben
• Ausstehend -- Wie viele dieser bevorstehenden Zuweisungen noch auf eine Antwort warten
• Vergangen -- Wie viele vergangene Veranstaltungen ihnen zugewiesen waren (ihre Diensthistorie)

Unterhalb der Kacheln listet der Tab „Dienst" ihre bevorstehenden Zuweisungen und Diensthistorie auf (jeweils mit Veranstaltung, Position, Datum und Antwort-/Check-in-Status). Falls die Person ältere Freiwilligen-Rollen oder nicht verfügbare Daten in der Akte hat, erscheinen diese Abschnitte ebenfalls.

Dienststatistiken für Teammitglieder

Für Teammitglieder (das veranstaltungsbasierte Planungssystem) verfolgt TimelyChurch wesentlich detailliertere Daten:

Statistiken pro Mitglied

Der Text „Zuletzt gedient" wird in einem lesbaren Format angezeigt:

• „Heute" / „Gestern" / „vor 3 Tagen" / „vor 2 Wochen" / oder das tatsächliche Datum, wenn mehr als 30 Tage vergangen sind
• „Noch nie gedient", wenn das Mitglied noch nie einer Veranstaltung zugewiesen wurde

Annahmestatistiken

TimelyChurch verfolgt, wie zuverlässig jedes Teammitglied auf Zuweisungen reagiert:

Diese Statistiken werden in Echtzeit aktualisiert, wenn Freiwillige Zuweisungen annehmen oder ablehnen.

Kompetenzentwicklung

Das System verwendet Annahmestatistiken, um Kompetenzlevel-Upgrades vorzuschlagen:

Wenn ein Teammitglied die Kriterien erfüllt, wird ein Kompetenzvorschlag erstellt. Teamleiter können:

• Den Vorschlag genehmigen -- Das Kompetenzniveau des Mitglieds wird angehoben
• Den Vorschlag verwerfen -- Der Vorschlag wird als verworfen markiert (er erscheint erneut, wenn die Kriterien nach weiterem Fortschritt erneut erfüllt werden)

Der Vorschlag enthält einen Grundtext (z. B. „15 angenommene Zuweisungen, 82,3% Annahmequote"), damit Leiter eine fundierte Entscheidung treffen können.

Burnout-Erkennung

TimelyChurch bietet mehrere Indikatoren, die dabei helfen, Freiwillige zu identifizieren, die möglicherweise burnout-gefährdet sind:

Hochfrequenz-Dienst-Markierung

Ein Teammitglied wird als „Hochfrequenz-Diener" markiert, wenn es im laufenden Monat 3 oder mehr Mal gedient hat. Diese Markierung erscheint in der intelligenten Vorschlagsoberfläche, um Administratoren zu warnen, bevor sie es erneut zuweisen.

Planungsprioritätspunktzahl (Intelligente Vorschlagsrangliste)

Dies ist die einfache Prioritätspunktzahl, die zur Rangfolge von Kandidaten innerhalb der grünen Kategorie Vorgeschlagen verwendet wird, wenn Administratoren Freiwillige manuell aus dem Tab „Dienst" einer Veranstaltung zuweisen. Sie verwendet nur drei Faktoren:

• +100 Punkte -- Hat noch nie gedient (höchste Priorität für neue Freiwillige)
• +1 Punkt pro Tag seit dem letzten Dienst (bis zu maximal +50)
• -10 Punkte pro Mal diesen Monat gedient

Die Punktzahl wird auf ein Minimum von 0 begrenzt. Eine hohe Punktzahl bedeutet, dass das Mitglied eine Rotation fällig hat; eine 0 bedeutet, dass es häufig dient und eine Pause verdient.

Zwei Bewertungssysteme, zwei Zwecke. Die obige Punktzahl bewertet die grüne Vorgeschlagen-Liste bei manueller Zuweisung. Sie beinhaltet KEINE Tages-/Uhrzeitpräferenzen, Häufigkeitsobergrenzen oder Mindestabstandsregeln. Der Faire Rotationsalgorithmus des automatischen Planers (siehe „Den Bewertungsalgorithmus verstehen" unten) ist der umfassendere, der Präferenzen und Obergrenzen beim Ausführen von Automatisch-Ausfüllen berücksichtigt.

Rotationsbedarf-Markierung

Ein Mitglied „braucht Rotation", wenn es in den letzten 14 Tagen nicht gedient hat (oder noch nie gedient hat). Dies wird vom intelligenten Vorschlagssystem verwendet, um Freiwillige als „Vorgeschlagen" (braucht Rotation) oder „Kürzlich gedient" zu kategorisieren.

Dienstberichte auf Veranstaltungsebene

Dienststatistiken im Tab „Dienst"

Im Tab „Dienst" jeder Veranstaltung können Sie sehen:

• Besetzungsstatus pro Position -- Wie viele der benötigten Slots besetzt sind (z. B. „2/4 besetzt")
• Besetzungsprozentsatz -- Ein visueller Fortschrittsbalken mit dem Abschlussgrad
• Aufschlüsselung nach Zuweisungsstatus -- Wie viele ausstehend, bestätigt oder abgelehnt sind
• Vollständig besetzt-Indikator -- Ob alle Positionen genug Freiwillige haben

Zuweisungsdetails

Für jede Zuweisung können Sie sehen:

Veranstaltungs-Diensthistorie

Für wiederkehrende Veranstaltungen können Sie ähnliche vergangene Veranstaltungen und ihre Freiwilligendaten über die Funktion „Aus vorheriger Veranstaltung kopieren" einsehen. Dies dient effektiv als Diensthistorie-Ansicht und zeigt:

• Vergangene Veranstaltungsdaten
• Wie viele Positionen definiert waren
• Wie viele Freiwillige zugewiesen waren
• Positions-für-Positions-Aufschlüsselung (Positionsname, zugewiesene Anzahl, benötigte Anzahl)

Filtern und Suchen

Datumsbereich des Freiwilligen-Berichts

Der Freiwilligen-Bericht (Berichte → Alle Berichte → Freiwillige) wird durch einen Datumsbereichsauswähler oben auf der Seite gefiltert. Wählen Sie einen voreingestellten Bereich oder legen Sie benutzerdefinierte Start- und Enddaten fest, und jede Zusammenfassungskarte sowie die darunter liegende Freiwilligentabelle werden aktualisiert, um nur Personen mit Veranstaltungs-Freiwilligenzuweisungen in diesem Zeitraum anzuzeigen. Sie können auch auf CSV exportieren klicken, um die Liste herunterzuladen (Name, E-Mail, Telefon, Zuweisungen, Zuletzt gedient) für die Team-Koordination oder Wertschätzungsplanung.

Intelligente Vorschlagskategorien

Bei der Zuweisung von Freiwilligen über den Tab „Dienst" der Veranstaltung kategorisiert das intelligente Vorschlagssystem Teammitglieder in:

1. Vorgeschlagen -- Haben seit 14+ Tagen nicht gedient, verfügbar, sortiert nach Prioritätspunktzahl
2. Kürzlich gedient -- Verfügbar, aber kürzlich gedient, sortiert nach dem aktuellsten Datum
3. Nicht verfügbar -- Am Veranstaltungsdatum als nicht verfügbar markiert (mit angezeigtem Grund)
4. Konflikte -- Bereits einer anderen Position oder überschneidenden Veranstaltung zugewiesen

Den Bewertungsalgorithmus verstehen (automatischer Planer)

Der automatische Planer verwendet einen reichhaltigeren Bewertungsalgorithmus als die obige Intelligente-Vorschlags-Rangfolge. Dies ist der Algorithmus, der ausgeführt wird, wenn Sie auf Position automatisch ausfüllen, Alle Veranstaltungen automatisch ausfüllen oder eine teamvorlagenbasierte automatische Zuweisung klicken. Er unterstützt zwei Strategien (Faire Rotation und Round-Robin).

So bewertet die Faire Rotationsstrategie Kandidaten:

Bei der Round-Robin-Strategie basiert die Bewertung ausschließlich auf der Position in der Rotationsreihenfolge. Die nächste Person in der Warteschlange erhält die höchste Punktzahl.

Aktualisierungen der Dienststatistiken

Dienststatistiken werden automatisch zu bestimmten Zeitpunkten aktualisiert:

• Wenn eine Zuweisung bestätigt wird -- Das System erfasst das Dienstdatum, erhöht die Gesamtzahl der Dienste des Mitglieds und erhöht dessen Zähler für den laufenden Monat
• Monatlicher Reset -- Der Zähler „Dienste in diesem Monat" wird automatisch zurückgesetzt, wenn ein neuer Monat beginnt
• Wenn eine neue Zuweisung erstellt wird -- Der Zähler für die Gesamtzuweisungen des Mitglieds erhöht sich
• Wenn eine Zuweisung angenommen wird -- Der Zähler für angenommene Zuweisungen erhöht sich und das System prüft, ob ein Kompetenz-Upgrade vorgeschlagen werden sollte
• Wenn eine Zuweisung abgelehnt wird -- Der Zähler für abgelehnte Zuweisungen erhöht sich

Tipp: Überprüfen Sie Ihre Freiwilligen-Dienststatistiken monatlich, um Freiwillige zu identifizieren, die möglicherweise zu viel oder zu wenig dienen. Die Planungsprioritätspunktzahl macht es einfach, Ungleichgewichte zu erkennen – Mitglieder mit sehr hohen Punktzahlen sind für eine Dienstgelegenheit überfällig, während Mitglieder mit niedrigen Punktzahlen möglicherweise eine Pause brauchen.

Tipp: Achten Sie auf Annahmequoten. Eine sinkende Annahmequote eines Teammitglieds kann darauf hinweisen, dass es zu häufig oder zu ungünstigen Zeiten eingeplant wird. Überlegen Sie, ob Sie seine Diensthäufigkeitspräferenz anpassen oder ein Gespräch über seine Verfügbarkeit führen möchten.

Tipp: Nutzen Sie die Kompetenzentwicklungsvorschläge als eine Möglichkeit, Ihre Freiwilligen anzuerkennen und zu ermutigen. Wenn das System ein Kompetenz-Upgrade vorschlägt, nehmen Sie sich einen Moment, um die Treue und das Wachstum des/der Freiwilligen persönlich anzuerkennen.