Gruppentreffen, Anwesenheit und RSVPs
Private und Öffentliche Gruppen können jedes Treffen mit einer Anwesenheitsliste pro Mitglied protokollieren und -- wenn eine Gruppe um Zusagen bittet -- die Antwort jedes Mitglieds im Voraus einholen. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Leitende und Mitglieder mit beidem arbeiten.
Wie alles zusammenspielt
Diese Funktion besteht aus drei Teilen:
- Treffen – ein Datensatz pro Treffen (Datum, optionales Thema, optionale Notizen).
- Anwesenheit – wer dabei war, beim Erfassen des Treffens abgehakt.
- RSVPs – die Antwort jedes Mitglieds vor dem Treffen: Ich komme, Vielleicht oder Ich kann nicht.
Ein Treffen kann sowohl RSVPs (vor dem Treffen gesammelt) als auch Anwesenheit (danach protokolliert) haben. Beide sind voneinander unabhängig – ein Mitglied kann mit „Ich komme“ antworten und trotzdem nicht als anwesend abgehakt werden.
Ein Treffen protokollieren (Leiter / Administrator)
Öffnen Sie auf der Gruppenseite die Registerkarte Treffen. Füllen Sie unter Ein Treffen erfassen aus:
| Feld | Erforderlich | Hinweise |
|---|---|---|
| Datum | Ja | Das heutige Datum ist bereits eingetragen |
| Thema (optional) | Nein | Freitext, z. B. „Besprechung von Kapitel 5“ |
| Notizen (optional) | Nein | Freitext |
| Anwesenheit | Nein | Haken Sie jedes Mitglied an, das teilgenommen hat. Alle und Keine wählen alle aus oder heben die Auswahl auf; die Zahl darunter zeigt, wie viele ausgewählt sind |
Klicken Sie auf Treffen erfassen. Die Teilnehmerzahl des Treffens ist die Anzahl der Mitglieder, die Sie angehakt haben. Uhrzeit und Raum des Treffens stammen aus den eigenen Treffendetails der Gruppe.
Treffenhistorie
Erfasste Treffen werden unter Treffenhistorie aufgelistet, das neueste zuerst. Jeder Eintrag zeigt das Datum, wie viele teilgenommen haben, das Thema und die Notizen und -- wenn RSVPs eingeschaltet sind -- wie viele mit Ja, Nein und Vielleicht geantwortet haben.
Klicken Sie auf Details, um den Anwesenheitsdetail für dieses Treffen zu sehen: jedes Mitglied und ob es anwesend war.
RSVP-Antworten
Wenn für die Gruppe Anmeldebestätigungen anfragen eingeschaltet ist (auf der Registerkarte Gruppendetails der Gruppe: „Mitglieder werden aufgefordert, auf bevorstehende Treffen zu antworten“), können Mitglieder für jedes bevorstehende Treffen antworten:
| Antwort | Leitenden angezeigt als |
|---|---|
| Ich komme | Ja |
| Vielleicht | Vielleicht |
| Ich kann nicht | Nein |
Mitglieder-RSVP über das Portal
Mitglieder geben ihr RSVP selbst über die Seite der Gruppe im Mitgliederportal ab. Die Registerkarte Übersicht zeigt eine Karte Kommende Treffen mit den nächsten Treffen ab heute. Jedes Treffen hat die Schaltflächen Ich komme, Vielleicht und Ich kann nicht, die aktuelle Antwort des Mitglieds und eine Zählung jeder Antwort („Ich komme: 4 · Vielleicht: 1 · Ich kann nicht: 2“). Ohne Anmeldebestätigungen anfragen erscheint die Karte nicht.
Bevorstehende Treffen sind die Treffen auf der Registerkarte Treffen mit dem heutigen oder einem späteren Datum -- um RSVPs für ein Treffen zu sammeln, erfassen Sie es im Voraus mit seinem zukünftigen Datum.
RSVP-Zusammenfassung
In der Treffenhistorie zeigt jedes Treffen eine Aufstellung, wie viele Mitglieder mit ja, nein und vielleicht geantwortet haben – nützlich, um zu sehen, wie viele Personen sich zugesagt haben.
Anwesenheit vs. RSVP – Wann welches verwenden
| Frage | Verwenden |
|---|---|
| „Wie viele Personen kommen am Dienstag?" | RSVP-Zusammenfassung |
| „Wie viele Personen sind tatsächlich erschienen?" | Anwesenheit |
| „Wer hat 3 oder mehr Treffen in Folge verpasst?" | Anwesenheit (treibt die Liste der aufeinanderfolgenden Abwesenheiten auf der Registerkarte „Zustand" an) |
Die Registerkarte Zustand verwendet die Anwesenheit (nicht RSVPs), wenn sie aufeinanderfolgende Abwesenheiten und die durchschnittliche Anwesenheitsquote berechnet.
Klassen-Anwesenheit – ein anderer Weg
Bei Klassen wird die Anwesenheit über Check-in und die Klassenseite erfasst und nicht über die Registerkarte „Treffen“. Den Klassen-Anwesenheitsbericht finden Sie unter Gruppenberichte und Gesundheitskennzahlen, das Erfassen der Anwesenheit unter Klassen verwalten.
Ein Treffen löschen
Klicken Sie in der Treffenhistorie auf das Papierkorbsymbol neben einem Treffen und dann auf Löschen. Beim Löschen eines Treffens werden auch dessen Anwesenheits- und RSVP-Protokolle entfernt. Ihre Rolle benötigt dafür die Berechtigung zum Löschen in Gruppen.
Tipp: Haken Sie bei jedem Erfassen eines Treffens die Anwesenheit an, auch wenn die Beteiligung gering ist. Die Anwesenheit pro Mitglied treibt die Liste der aufeinanderfolgenden Abwesenheiten, den Anwesenheitstrend und den Gesundheitswert an.