Gruppentreffen, Anwesenheit und RSVPs
Über den einfachen Workflow „Treffen mit einer Teilnehmerzahl protokollieren" hinaus unterstützt TimelyChurch Anwesenheitsprotokolle pro Teilnehmer sowie RSVPs für jedes Treffen. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Leitende und Mitglieder mit beidem arbeiten.
Wie alles zusammenspielt
Diese Funktion besteht aus drei Teilen:
- Treffen – ein Datensatz pro Treffen (Datum, Thema, Notizen, eine aggregierte Teilnehmerzahl und optional ein Raum).
- Anwesenheit – ein Anwesenheits-/Abwesenheitsprotokoll für jedes Mitglied bei einem bestimmten Treffen.
- RSVPs – die Absicht jedes Mitglieds (ja / nein / vielleicht / ausstehend), die vor dem Treffen erfasst wird.
Ein Treffen kann sowohl eine RSVP-Liste (vor dem Treffen gesammelt) als auch eine Anwesenheitsliste (während oder nach dem Treffen protokolliert) haben. Beide sind voneinander unabhängig – ein Mitglied kann mit „ja" zusagen und trotzdem als abwesend markiert werden.
Ein Treffen protokollieren (Leiter / Administrator)
Auf der Gruppendetailseite klicken Leitende auf Treffen erfassen und füllen aus:
| Feld | Erforderlich | Hinweise |
|---|---|---|
| Datum | Ja | Das Datum des Treffens |
| Uhrzeit | Nein | Die Uhrzeit des Treffens |
| Thema | Nein | Freitext |
| Notizen | Nein | Freitext |
| Teilnehmerzahl | Nein | Ein aggregierter Ersatzwert, wenn keine Anwesenheit pro Mitglied protokolliert wird |
| Raum | Nein | Wenn gesetzt, wird der Raum für das Treffen reserviert |
Mitglieder können Treffen auch über das Portal Meine Gruppe protokollieren, wenn sie Leiter dieser Gruppe sind.
Anwesenheitsverfolgung pro Teilnehmer
Leitende können ein einzelnes Mitglied als anwesend oder abwesend markieren oder mehrere Mitglieder gleichzeitig markieren. Wenn Sie die Anwesenheit protokollieren:
- Das System prüft, dass jedes Mitglied tatsächlich zur Gruppe gehört.
- Es speichert das Anwesenheits-/Abwesenheitsprotokoll für jedes Mitglied.
- Es aktualisiert die Teilnehmerzahl des Treffens, sodass sie der Anzahl der als anwesend markierten Mitglieder entspricht.
Bei einem Treffen sehen Sie, wer teilgenommen hat, wer als abwesend markiert wurde, sowie eine schnelle Übersicht mit anwesend/abwesend/gesamt.
RSVP-Antworten
Jedes Mitglied kann vor dem Treffen angeben, wie es voraussichtlich antworten wird. Die vier Auswahlmöglichkeiten:
| Wert | Bezeichnung |
|---|---|
| Ja | Dabei |
| Nein | Nicht dabei |
| Vielleicht | Vielleicht |
| Ausstehend | Ausstehend (noch keine Antwort) |
Jedes RSVP hält fest, wann es eingereicht wurde, und kann eine optionale Notiz enthalten.
Aktualisierung auf Leiterseite
Leitende können ein RSVP im Namen eines Mitglieds erfassen, das außerhalb des Systems geantwortet hat (per SMS, E-Mail usw.).
Mitglieder-RSVP über das Portal
Mitglieder geben ihr RSVP selbst über die Portalseite Meine Gruppe ab. Das Formular akzeptiert die Antwort und eine optionale Notiz.
RSVP-Zusammenfassung
Das Treffen zeigt eine Aufstellung, wie viele Mitglieder mit ja, nein, vielleicht und ausstehend geantwortet haben – nützlich, um Leitenden zu zeigen, wie viele Personen sich zugesagt haben.
Anwesenheit vs. RSVP – Wann welches verwenden
| Frage | Verwenden |
|---|---|
| „Wie viele Personen kommen am Dienstag?" | RSVP-Zusammenfassung |
| „Wie viele Personen sind tatsächlich erschienen?" | Anwesenheitsprotokolle |
| „Wer hat noch nicht geantwortet?" | RSVPs mit Status „ausstehend" |
| „Wer hat 3 oder mehr Treffen in Folge verpasst?" | Anwesenheitsprotokolle (treiben die Liste gefährdeter Mitglieder auf der Registerkarte „Zustand" an) |
Die Registerkarte „Zustand" verwendet Anwesenheitsprotokolle (nicht RSVPs), wenn sie aufeinanderfolgende Abwesenheiten und die durchschnittliche Anwesenheitsquote berechnet.
Klassen-Anwesenheit – ein anderer Weg
Beim Engine-Typ Klasse wird die Anwesenheit über das Check-in-Modul erfasst und nicht über die oben beschriebene Treffensanwesenheit. Die Registerkarte „Anwesenheit" bei einer Klasse zeigt Quoten pro Schüler, die aus den Check-in-Protokollen abgeleitet werden, nicht aus der Treffensanwesenheit. Weitere Informationen zum Klassen-Anwesenheitsbericht finden Sie in 09-group-reports.md.
Ein Treffen löschen
Beim Löschen eines Treffens werden auch dessen Anwesenheits- und RSVP-Protokolle entfernt. Das Datum des letzten Treffens der Gruppe sowie die Gesamtzahl der Treffen in diesem Quartal werden aus den verbleibenden Treffen neu berechnet.
Tipp: Ermutigen Sie Leitende, wann immer möglich die Anwesenheit pro Mitglied zu protokollieren (nicht nur eine aggregierte Zahl). Daten pro Mitglied treiben die Liste gefährdeter Mitglieder, das Anwesenheitstrenddiagramm und die Verfolgung aufeinanderfolgender Abwesenheiten an – Funktionen, die verschwinden, wenn Sie nur die aggregierte Teilnehmerzahl ausfüllen.