Nachverfolgungen

Nachverfolgungen sind Aufgaben, die Ihrem Team helfen, seelsorgerliche Betreuung, die Kontaktaufnahme mit Besuchern und andere wichtige Aktionspunkte im Blick zu behalten. Sie können Nachverfolgungen für einzelne Personen erstellen, sie Teammitgliedern zuweisen, Prioritäten und Fälligkeitsdaten festlegen und sie bis zur Erledigung verfolgen.

Warum Nachverfolgungen verwenden?

Ohne ein System fallen gut gemeinte Pläne leicht durch das Raster. Nachverfolgungen stellen sicher, dass:

• Besucher innerhalb der ersten Woche einen Willkommensanruf erhalten
• Krankenhausbesuche geplant und durchgeführt werden
• Gebetsanliegen berücksichtigt werden
• Mitgliedschaftsanfragen eine zeitnahe Antwort erhalten
• Niemand vergessen wird -- jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen und ein Fälligkeitsdatum

Das Nachverfolgungen-Dashboard

TimelyChurch bietet eine dedizierte Nachverfolgungsseite, auf der Sie alle Nachverfolgungsaufgaben in Ihrer Gemeinde anzeigen und verwalten können.

1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Nachverfolgungen.
2. Sie sehen eine Liste aller aktiven Nachverfolgungen, mit den dringendsten und überfälligen Elementen oben.

Dashboard-Statistiken

Oben auf der Seite sehen Sie schnelle Statistiken:

• Gesamt Offen -- Alle ausstehenden und in Bearbeitung befindlichen Nachverfolgungen
• Überfällig -- Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum überschritten wurde und die noch nicht abgeschlossen sind
• Heute fällig -- Heute fällige Aufgaben
• Diese Woche fällig -- Aufgaben, die innerhalb der aktuellen Woche fällig sind

Nachverfolgungen filtern

Verwenden Sie die Filteroptionen, um die Liste einzugrenzen:

Eine Nachverfolgung erstellen

Vom Nachverfolgungen-Dashboard aus

1. Klicken Sie auf der Nachverfolgungsseite auf Nachverfolgung erstellen.
2. Füllen Sie das Formular aus:
   • Person (optional) -- Suchen Sie nach der Person, um die es bei dieser Nachverfolgung geht, und wählen Sie sie aus. Sie können dieses Feld für allgemeine Aufgaben leer lassen.
   • Kategorie (erforderlich) -- Wählen Sie die Art der Nachverfolgung:
     • Allgemein
     • Seelsorge
     • Hausbesuch
     • Krankenhausbesuch
     • Erstbesucher/in
     • Taufvorbereitung
     • Gebetsanliegen
     • Veranstaltungseinladung
     • Freiwilligenmöglichkeit
     • Mitgliedschaftsupdate
     • Besprechung
     • Telefonanruf
     • Gerätereparatur
     • Gerätewartung
     • Geräteproblem
     • Gebäudewartung
   • Methode (erforderlich) -- Wie soll diese Nachverfolgung durchgeführt werden?
     • Telefonanruf
     • Persönlicher Besuch
     • Nachricht/E-Mail
     • Besprechung
   • Fälligkeitsdatum (erforderlich) -- Wann soll dies abgeschlossen sein?
   • Fälligkeitsuhrzeit (optional) -- Eine bestimmte Uhrzeit, falls zutreffend.
   • Zugewiesen an (optional) -- Welches Teammitglied ist verantwortlich? Wenn leer gelassen, wird es Ihnen zugewiesen.
   • Priorität (erforderlich) -- Wie dringend ist dies?
     • Niedrig
     • Normal
     • Hoch
     • Dringend
   • Beschreibung (optional) -- Zusätzliche Notizen oder Kontext dazu, was zu tun ist.
   • Erinnerung aktivieren (optional) -- Aktivieren Sie Erinnerungen, um vor dem Fälligkeitsdatum benachrichtigt zu werden.
3. Klicken Sie auf Erstellen.

Tipp: Der Titel wird automatisch basierend auf der Kategorie und dem Personennamen generiert. Die Auswahl von „Erstbesucher/in" für „Sarah Müller" erstellt zum Beispiel eine Nachverfolgung mit dem Titel „Erstbesucher/in - Sarah Müller".

Aus dem Profil einer Person

1. Öffnen Sie das Profil der Person.
2. Gehen Sie zum Tab Nachverfolgungen.
3. Klicken Sie auf Nachverfolgung hinzufügen.
4. Füllen Sie dieselben Felder wie oben aus (die Person ist vorausgewählt).
5. Klicken Sie auf Erstellen.

Nachverfolgungen verwalten

Eine Nachverfolgung aktualisieren

1. Suchen Sie die Nachverfolgung im Dashboard oder im Profil einer Person.
2. Klicken Sie auf die Nachverfolgung, um sie zu öffnen.
3. Bearbeiten Sie beliebige Felder: Kategorie, Methode, Fälligkeitsdatum, Zugewiesener, Priorität, Beschreibung oder Status.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Den Status ändern

Nachverfolgungen durchlaufen diese Status:

Um den Status zu ändern:

• Bearbeiten Sie die Nachverfolgung und wählen Sie einen neuen Status aus dem Dropdown-Menü, oder
• Verwenden Sie die Schaltfläche Als abgeschlossen markieren für eine schnelle Erledigung.

Eine Nachverfolgung abschließen

1. Suchen Sie die Nachverfolgung.
2. Klicken Sie auf Als abgeschlossen markieren (oder bearbeiten Sie sie und ändern Sie den Status auf „Abgeschlossen").
3. Fügen Sie optional Abschlussnotizen hinzu, um aufzuzeichnen, was getan wurde (z. B. „Angerufen und eine Nachricht hinterlassen. Werde es Donnerstag erneut versuchen.").
4. Klicken Sie auf Speichern.

Abschlussdatum und die Person, die es als abgeschlossen markiert hat, werden automatisch aufgezeichnet.

Eine Nachverfolgung löschen

1. Suchen Sie die Nachverfolgung.
2. Klicken Sie auf Löschen.
3. Bestätigen Sie das Löschen.

Tipp: Anstatt zu löschen, sollten Sie Nachverfolgungen als „Abgebrochen" markieren, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Dies bewahrt eine Aufzeichnung des Geplanten, was für Rechenschaftspflicht und Berichte nützlich sein kann.

Prioritätsstufen für Nachverfolgungen

Priorität hilft Ihrem Team, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren:

Überfällige dringende und hochprioritäre Elemente erscheinen oben im Nachverfolgungen-Dashboard.

Nachverfolgungskategorien erklärt

Tipp: Die vier Geräte-/Gebäudekategorien werden in der Regel automatisch generiert, wenn Mitarbeiter eine Notiz zu einer Ressource hinterlassen (z. B. einer Tonanlage oder einem Van). Sie können auch manuell für Ad-hoc-Wartungsaufgaben erstellt werden.

Bewährte Praktiken

1. Erstellen Sie Nachverfolgungen für jeden Erstbesucher -- Ein zeitnaher Telefonanruf oder eine E-Mail innerhalb der ersten Woche erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie zurückkehren, erheblich.
2. Weisen Sie immer eine bestimmte Person zu -- Aufgaben ohne Verantwortlichen neigen dazu, vergessen zu werden. Weisen Sie immer jemanden zu.
3. Setzen Sie realistische Fälligkeitsdaten -- Markieren Sie nicht alles als dringend. Reservieren Sie „Dringend" für wirklich zeitkritische Situationen.
4. Fügen Sie Abschlussnotizen hinzu -- Wenn Sie eine Nachverfolgung als abgeschlossen markieren, notieren Sie kurz, was passiert ist. Dies schafft eine wertvolle Aufzeichnung für das Team.
5. Überprüfen Sie überfällige Elemente wöchentlich -- Gewöhnen Sie sich an, zu Beginn jeder Woche das Nachverfolgungen-Dashboard zu überprüfen und alles Überfällige zu behandeln.

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