Check-in-Einstellungen

Auf der Seite mit den Check-in-Einstellungen können Sie Ihre Etikettenvorlagen, die Druckereinrichtung und die Druckoptionen konfigurieren. Öffnen Sie sie von der Check-in-Station aus: Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol (Einstellungen) in der Seitenkopfzeile.

Einstellungsregisterkarten

Die Einstellungsseite ist in drei Registerkarten unterteilt:

1. Etikettendesigner -- Verwalten Sie Ihre Etikettenvorlagen (behandelt im Artikel zu den Etikettenvorlagen).
2. Druckereinrichtung -- Wählen Sie Ihre Etikettengröße und konfigurieren Sie, was gedruckt wird.
3. Optionen -- Allgemeine Einstellungen zum Check-in-Verhalten. Diese Registerkarte enthält den Bereich Check-in-Benachrichtigungen, in dem Sie Benachrichtigungen für Eltern beim Ein- und Auschecken aktivieren und festlegen, wann sie gesendet werden (siehe Check-in-Benachrichtigungen (Registerkarte „Optionen") weiter unten). Weitere allgemeine Optionen, etwa Zeiten für das automatische Schließen von Sitzungen, sind für diese Registerkarte geplant.

Druckereinrichtung

Eine Etikettengröße auswählen

Wählen Sie den Etikettenstapel, der zu Ihrem Drucker passt:

So wählen Sie eine Voreinstellung aus:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Druckereinrichtung.
2. Klicken Sie auf die Etikettengröße, die zu Ihrem Etikettenstapel passt.
3. Bei benutzerdefinierten Abmessungen geben Sie Breite und Höhe ein und wählen die Einheit (Millimeter oder Zoll) aus.

Druckoptionen

Diese vier Umschalter steuern, was bei jedem Check-in gedruckt wird. Alle sind standardmäßig aktiviert.

Klicken Sie zum Speichern Ihrer Änderungen am unteren Rand der Registerkarte „Druckereinrichtung" auf Druckereinstellungen speichern.

Check-in-Benachrichtigungen (Registerkarte „Optionen")

Die Registerkarte Optionen enthält den Bereich Check-in-Benachrichtigungen, mit dem Sie den Eltern eines Kindes eine kurze Nachricht senden können, wenn das Kind eingecheckt wird, und erneut, wenn es ausgecheckt wird.

So aktivieren Sie Benachrichtigungen:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Optionen (die dritte Registerkarte).
2. Aktivieren Sie im Bereich Check-in-Benachrichtigungen die Option „Eltern beim Ein- und Auschecken benachrichtigen".
3. Wählen Sie im daraufhin erscheinenden Dropdown „Wann eine Benachrichtigung gesendet wird" aus, wann Benachrichtigungen versendet werden.
4. Klicken Sie auf Benachrichtigungseinstellungen speichern.

Benachrichtigungen gehen nur an die gesetzlichen Erziehungsberechtigten eines Kindes und werden per Telegram zugestellt, sofern der Erziehungsberechtigte Telegram verknüpft hat, andernfalls per E-Mail. Jeder Erziehungsberechtigte kann sich zudem abmelden – entweder schaltet ein Administrator dies pro Erziehungsberechtigtem auf der Registerkarte Personen > Familie um, oder der Erziehungsberechtigte deaktiviert Check-in-Benachrichtigungen für Kinder im eigenen Portalprofil.

Hinweis: Der Administrationsbildschirm sagt es klar und deutlich: „Standardmäßig deaktiviert; jeder Erziehungsberechtigte kann sich zudem individuell abmelden." Das Dropdown „Wann eine Benachrichtigung gesendet wird" erscheint nur, solange der Hauptschalter aktiviert ist. Den vollständigen Ablauf, die Empfänger, die Zustellung und beide Abmeldemöglichkeiten finden Sie unter Ein-/Auscheck-Benachrichtigungen für Eltern.

Veranstaltungsspezifische Sitzungen

Check-in-Sitzungen können mit Veranstaltungen aus dem Veranstaltungsmodul verknüpft werden. Bei Verknüpfung gilt:

• Der Sitzungsname entspricht standardmäßig dem Veranstaltungstitel.
• Die Sitzung wird im Banner „Aktive Sitzungen" mit einem Kalendersymbol angezeigt.
• Anwesenheitsdaten aus dem Check-in fließen in die Veranstaltungsberichte ein.
• Wenn Sie Check-in mit einer Veranstaltungs-ID öffnen (z. B. von einer Veranstaltungsdetailseite), wird automatisch eine Sitzung für diese Veranstaltung erstellt oder fortgesetzt.

Mehrere Räume für eine Veranstaltung betreiben (die Check-in-Registerkarte der Veranstaltung)

Für eine einzelne Veranstaltung mit mehreren gleichzeitigen Check-in-Punkten – zum Beispiel Krippe, Klasse 1 und Klasse 2, die alle während eines Gottesdienstes zusammenkommen – verwenden Sie die eigene Check-in-Registerkarte der Veranstaltung. Dies ist die primäre Oberfläche für den Check-in mehrerer Räume.

Öffnen Sie die Veranstaltung und dann ihre Check-in-Registerkarte:

1. Geben Sie im Feld Check-in-Sitzungen einen Raum- oder Klassennamen in das Namensfeld ein. Es ist mit einer hochzählenden Vorgabe vorbelegt (Raum 1, Raum 2, Raum 3, ...), sodass zwei Räume nie identisch sind; Sie sollten es jedoch auf den tatsächlichen Raumnamen ändern (Krippe, Klasse 1, ...).
2. Klicken Sie auf Sitzung starten. Wiederholen Sie dies einmal pro Raum – sie laufen alle gleichzeitig unter derselben Veranstaltung; das Starten eines neuen Raums beendet die anderen nicht.

Jede Sitzung erscheint auf einer eigenen Karte mit ihrem Namen, einem Abzeichen Live oder Beendet und ihren laufenden Summen (Gesamt, eingecheckt und Personenanzahl, falls verwendet). Jede Karte hat ihre eigenen Bedienelemente:

• Umbenennen -- den Raum-/Klassennamen jederzeit direkt bearbeiten.
• Kiosk öffnen -- öffnet einen Selbstbedienungs-Kiosk für diesen bestimmten Raum (nur angezeigt, solange die Sitzung Live ist). Eine beendete Sitzung bietet nie einen Live-Kiosk an.
• Beenden -- schließt diesen Raum für neue Check-ins (bereits eingecheckte Personen bleiben eingecheckt).
• Fortsetzen -- aktiviert eine beendete Sitzung erneut, sodass Sie weiterhin Personen in diesen Raum einchecken können.
• Löschen -- entfernt die Sitzung dauerhaft. Dies ist eine endgültige Aktion: Wenn die Sitzung Check-ins enthält, werden beim Löschen auch diese Check-ins und ihre Anwesenheitsdatensätze dauerhaft gelöscht, und dies kann nicht rückgängig gemacht werden. Sie werden zunächst um Bestätigung gebeten.

Schnell-Check-in und die Raumauswahl. Die Check-in-Registerkarte verfügt außerdem über eine Suche Schnell-Check-in, um Personen direkt von der Veranstaltungsseite aus einzuchecken. Wenn zwei oder mehr Räume gleichzeitig Live sind, erscheint neben der Suche eine Raumauswahl „Einchecken in" – wählen Sie zuerst den Raum aus, damit jede Person in den richtigen Raum eingecheckt wird. Wenn nur eine Sitzung live ist, wird diese automatisch verwendet.

Hinweis: Sitzungen auf dieser Registerkarte sind auf heute beschränkt (in der Zeitzone Ihrer Gemeinde), sodass die Registerkarte immer die aktuell laufenden Räume anzeigt. Starten Sie Ihre Räume am Tag der Veranstaltung.

Gleichzeitige Sitzungen betreiben

TimelyChurch unterstützt mehrere aktive Sitzungen gleichzeitig. Dies ist nützlich, wenn:

• Ein Gottesdienst und ein Kinderprogramm gleichzeitig stattfinden.
• Ein früher und ein später Gottesdienst sich überschneiden.
• Ein Programm unter der Woche separate Sitzungen für Altersgruppen hat.
• Eine einzelne Veranstaltung einen separaten Check-in-Punkt pro Raum oder Altersgruppe benötigt (Krippe, Klasse 1, Klasse 2), gestartet über die Check-in-Registerkarte dieser Veranstaltung (siehe oben).

Jede Sitzung pflegt ihre eigene Liste und Statistiken. Am Kiosk werden Familien bei mehreren aktiven Sitzungen aufgefordert, die Sitzung auszuwählen, in die sie einchecken. Um mehrere Räume unter einer Veranstaltung zu betreiben, verwenden Sie die Check-in-Registerkarte der Veranstaltung, die unter Mehrere Räume für eine Veranstaltung betreiben oben beschrieben ist.

Tipp: Verknüpfen Sie jede Sitzung mit der entsprechenden Veranstaltung für eine möglichst saubere Anwesenheitsberichterstattung.

Sitzungen starten und beenden

Eine Sitzung starten

1. Klicken Sie auf der Check-in-Station auf Sitzung starten.
2. Wählen Sie im Dropdown Mit Veranstaltung/Klasse verknüpfen eine Veranstaltung aus (das Dropdown listet bevorstehende Veranstaltungen der nächsten 7 Tage auf). Das Feld ist mit einem Sternchen markiert, ist aber funktional optional – wählen Sie „Keine Veranstaltung – eigenständige Sitzung", um eine Sitzung ohne Veranstaltungsverknüpfung zu starten.
3. Geben Sie optional einen benutzerdefinierten Sitzungsnamen ein. Leer lassen, um den Veranstaltungstitel oder einen Standardnamen zu verwenden.
4. Klicken Sie auf Sitzung starten.

Eine Sitzung kann auch automatisch gestartet werden, wenn Check-in von einer Veranstaltungsseite aus geöffnet wird.

Eine Sitzung beenden

1. Suchen Sie die Sitzung im Banner Aktive Sitzungen auf der Check-in-Station.
2. Klicken Sie neben der Sitzung auf Beenden.
3. Die Sitzung wird als inaktiv markiert und erhält eine Endzeit.

Das Beenden einer Sitzung checkt Personen, die noch eingecheckt sind, nicht aus. Es schließt lediglich die Sitzung, um neue Check-ins zu verhindern.

Personenanzahl-Modus

Für Gottesdienste oder Bereiche, in denen individuelle Check-ins unpraktisch sind (z. B. ein großes Auditorium), verwenden Sie die Personenanzahl:

1. Tippen Sie am Kiosk auf die Schaltfläche Personenanzahl (in der Statistikleiste).
2. Geben Sie die Anzahl der gezählten Personen ein.
3. Die Personenanzahl wird gespeichert und neben den individuellen Check-in-Zahlen in den Live-Statistiken angezeigt.

Die Gesamtanwesenheit einer Sitzung entspricht den individuellen Check-ins plus der Personenanzahl.

Raumkapazität und Live-Auslastung

Jede Klasse/Gruppe kann mit einem Raum verknüpft werden, und jeder Raum kann einen Kapazitäts-Wert haben. Wenn beides gesetzt ist, kann TimelyChurch die Live-Auslastung pro Raum berichten.

Raumkapazität festlegen

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste Einrichtungen > Räume (Räume erfordert die Räume-Funktion in Ihrem Plan).
2. Öffnen Sie einen Raum und geben Sie eine Zahl bei Kapazität ein.
3. Stellen Sie sicher, dass der Raum als Aktiv markiert ist.
4. Bestätigen Sie, dass jede Klasse oder Gruppe, die den Raum verwendet, den Raum in der Einstellung Raumzuweisung der Gruppe eingetragen hat.

Live-Auslastungsdaten

• Die Live-Auslastung wird aus der Raumkapazität jeder Klasse und der Anzahl der aktuell eingecheckten Personen berechnet (mit einer separaten Anzahl für Ehrenamtliche).
• Räume werden nach Auslastungsprozentsatz sortiert, sodass die vollsten Räume zuerst erscheinen.

Weitere Informationen zur Kapazitätshandhabung sowie zur Behandlung von „Kein Raum" für Kinder, deren Gruppe keinen zugewiesenen Raum hat, finden Sie im Artikel Raumauslastung.

Berechtigungen und Plan-Funktionen

Zwei Ebenen steuern, wer das Check-in-Modul nutzen kann: Ihr Abonnementplan und Ihre Gemeindeberechtigungen.

Funktionsschranke auf Plan-Ebene

Check-in ist eine gebührenpflichtige Funktion bei TimelyChurch-Plänen. Wenn Ihr Plan die Check-in-Funktion nicht enthält, wird das gesamte Modul (einschließlich Kiosk, Etikettendesigner und Berichte) aus dem Menü ausgeblendet und zeigt eine Meldung „Funktion nicht verfügbar" an, wenn Sie versuchen, darauf zuzugreifen.

• Jeder Teil von Check-in (die Station, der Kiosk, die Einstellungen und der Etikettendesigner) erfordert die Check-in-Funktion in Ihrem Plan.
• Wenn Sie auf einen Plan upgraden, der Check-in enthält, erscheint das Modul sofort – keine zusätzliche Einrichtung erforderlich.

Um zu sehen, was Ihr aktueller Plan enthält, gehen Sie zu Einstellungen > Abonnement oder kontaktieren Sie Ihren TimelyChurch-Account-Manager.

Berechtigungen auf Gemeindeebene

Für Gemeinden, deren Plan Check-in enthält, wird der Zugang zusätzlich durch Ihre In-App-Rollen gesteuert. Jede Rolle gewährt eine Reihe von Aktionen im Check-in-Modul:

• Anzeigen -- Die Check-in-Station, Sitzungen und Listen anzeigen.
• Verwenden -- Check-in betreiben: Sitzungen starten/beenden, Personen ein- und auschecken und die Personenanzahl aktualisieren.
• Verwalten -- Vollständige Kontrolle über das Check-in-Modul, einschließlich Einstellungen und Etikettenvorlagen.
• Sperrung -- Das Aktivieren oder Deaktivieren des Sperrmodus ist unabhängig von der Check-in-Rolle auf Benutzer mit Administrator-Berechtigungen beschränkt (siehe Artikel 9).

Konfigurieren Sie unter Administration > Rollen und Berechtigungen, wer welche Rolle hat (Personen Rollen zuweisen und bearbeiten, was jede Rolle tun darf).