Bilanz-Leitfaden

Die Bilanz ist der grundlegende Finanzabschluss jeder gemeinnützigen Organisation. Sie beantwortet eine einzige Frage: Was besitzt die Gemeinde, was schuldet sie, und was bleibt übrig – jetzt (oder zu einem gewählten historischen Datum)?

Dieser Artikel führt durch jeden Abschnitt des Berichts, erklärt, wie jede Zeile berechnet wird, und bietet einige Muster für die Interpretation des Ergebnisses.

Für eine schnelle Einführung behandelt der Artikel Finanzberichte den Zugriff und eine übergeordnete Zusammenfassung. Dieser Artikel geht tiefer.

Wo man sie findet

1. Gehen Sie zu Finanzen > Buchhaltung > Berichte.
2. Klicken Sie auf Bilanz.

Optional können Sie ein Stichtagsdatum wählen, um die Bilanz so anzuzeigen, wie sie an einem vergangenen Datum ausgesehen hätte. Standardmäßig zeigt sie den heutigen Tag.

Der Zugriff erfordert die Berechtigung Finanzen.

Die drei Abschnitte

Eine Bilanz hat immer drei Abschnitte, die die Gleichung erfüllen:

Vermögen = Verbindlichkeiten + Eigenkapital

TimelyChurch stellt diese als separate Blöcke im Bericht dar.

Vermögen

Was: Alles, was die Gemeinde besitzt oder was ihr geschuldet wird.

Wie es befüllt wird: Alle aktiven Aktivkonten Ihrer Gemeinde, zuerst nach Ihrer benutzerdefinierten Anzeigereihenfolge und dann nach Name sortiert. Typische Aktivkonten:

• Girokonten
• Sparkonten
• Bargeld / Portokasse
• Forderungen (z. B. ausstehende Zusagesalden, wenn Sie diese als Forderungen verfolgen)
• Anlagen
• Anlagevermögen (Gebäude, Fahrzeuge, Ausrüstung), wenn Ihre Gemeinde diese verfolgt

Wie jeder Saldo berechnet wird:

Für „heute" (die Standardansicht) verwendet der Bericht den bereits auf jedem Konto gepflegten Live-Saldo.

Für ein historisches Datum wird jeder Saldo von Grund auf neu berechnet:

saldo_stichtag = eröffnungssaldo
               + einnahmetransaktionen am oder vor dem Datum
               + transfers EIN am oder vor dem Datum
               - ausgabetransaktionen am oder vor dem Datum
               - transfers AUS am oder vor dem Datum

Dies entspricht der Art, wie Live-Salden geführt werden, sodass historische Bilanzen mit dem Hauptbuch konsistent sind.

Verbindlichkeiten

Was: Alles, was die Gemeinde schuldet.

Wie es befüllt wird: Alle aktiven Passivkonten. Typische Passivkonten:

• Kreditkarten
• Zahlbare Darlehen (Hypotheken, Fahrzeugdarlehen)
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (noch nicht bezahlte Lieferantenrechnungen)
• Gehaltsabrechnungsverbindlichkeiten (einbehaltene, noch nicht abgeführte Steuern)
• Abgegrenzte Erträge (z. B. im Voraus erhaltene Lagergebühren)

Vorzeichenkonvention: Verbindlichkeits- und Eigenkapitalkonten verwenden eine gespiegelte Vorzeichenkonvention. Für diese Kontotypen wird der historische Saldo so berechnet:

saldo_stichtag = eröffnungssaldo
               - einnahmetransaktionen
               - transfers EIN
               + ausgabetransaktionen
               + transfers AUS

Diese Spiegelung ist es, die die Bilanz ausgleicht. Eine Schuld, die die Gemeinde aufnimmt, erhöht die Verbindlichkeiten; derselbe Dollar erscheint als Bargeld (ein Aktivum) auf der anderen Seite der Gleichung.

Eigenkapital

Was: Alles, was nach Abzug der Verbindlichkeiten vom Vermögen übrig bleibt. Für eine Gemeinde wird dies typischerweise Reinvermögen statt Eigenkapital genannt (da es keine Aktionäre gibt), aber die Rechnung dahinter ist dieselbe.

Wie es befüllt wird: Alle aktiven Eigenkapitalkonten. Übliche Eigenkapitalkonten:

• Nicht zweckgebundenes Reinvermögen (allgemeine Betriebsreserven)
• Vorübergehend zweckgebundenes Reinvermögen (gebergebundene Schenkungen, die noch nicht ausgegeben wurden)
• Dauerhaft zweckgebundenes Reinvermögen (Stiftungskapital)
• Gewinnvorträge / Überschüsse aus Vorjahren

Dieselbe gespiegelte Vorzeichenkonvention gilt wie für Verbindlichkeiten.

Summen am Ende

Der Bericht zeigt vier Gesamtzeilen:

Reinvermögen ist die Zahl, die Sie typischerweise dem Vorstand präsentieren. Es ist das, was übrig bliebe, wenn alle Verbindlichkeiten heute beglichen würden.

Hinweis: In einem strengen System der doppelten Buchführung gilt Reinvermögen == Eigenkapital gesamt. Wenn Sie eine Abweichung sehen, bedeutet das fast immer, dass Eigenkapitaltransaktionen mit nicht standardmäßigen Kategorienzuweisungen eingegeben wurden oder Eröffnungssalden bei der Umstellung nie abgestimmt wurden. Sprechen Sie dies mit derjenigen Person an, die Ihren Kontenplan eingerichtet hat.

Den Bericht lesen

Gesunde Muster

• Vermögen gesamt > Verbindlichkeiten gesamt mit einem komfortablen Spielraum. Das Reinvermögen sollte mehrere Monate an Betriebsausgaben komfortabel abdecken.
• Die Vermögensstruktur ist liquide. Eine Gemeinde mit 500.000 $ in Immobilien und 5.000 $ auf dem Girokonto ist vermögensreich, aber bargeldarm. Achten Sie auf das Verhältnis.
• Verbindlichkeiten nehmen Monat für Monat ab. Erstellen Sie eine historische Bilanz von vor 12 Monaten und vergleichen Sie sie mit heute.

Warnsignale

• Reinvermögen schrumpft: Die Gemeinde gibt schneller aus, als sie einnimmt. Wenn dies 3 oder mehr aufeinanderfolgende Monate andauert, behandeln Sie es als Planungsbedenken.
• Verbindlichkeiten wachsen ohne ein entsprechendes Aktivum: zum Beispiel ein steigender Kreditkartensaldo ohne einen entsprechenden Kauf von Ausrüstung oder eines Gebäudes. Kann darauf hinweisen, dass Betriebsverluste durch Schulden finanziert werden.
• Negativer Bankkontostand (ein Aktivum in Rot): Sie haben mehr Ausgaben erfasst, als Sie Eingänge erfasst haben. Könnte eine echte Kontoüberziehung sein, oder es könnten fehlende Einlagen sein.

Häufige Missverständnisse

• Das Nettoergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung steht nicht in der Bilanz. Das Nettoergebnis des Jahres fließt am Jahresende über eine Abschlussbuchung in das Eigenkapital (Reinvermögen) ein. In der Jahresmitte ist die Lücke zwischen Einnahmen und Ausgaben seit Jahresbeginn die Differenz zwischen dem aktuellen Reinvermögen und der Eigenkapitalsumme – weshalb einige Bilanzen eine separate Zeile „Nettoergebnis der laufenden Periode" aufweisen.
• Zweckgebunden vs. nicht zweckgebunden ist wichtig für Entscheidungen in der Gemeindearbeit. 50.000 $ im Reinvermögen klingen großartig, bis Sie feststellen, dass 40.000 $ gebergebunden für den Baufonds sind. Verwenden Sie Fonds (im Buchhaltungsmodul von TimelyChurch), um Zweckbindungen zu verfolgen; die Bilanz fasst sie nach Kontotyp zusammen.

Historische Ansicht

So erstellen Sie eine Bilanz per beispielsweise 31. Dezember des letzten Jahres:

1. Öffnen Sie die Bilanz.
2. Setzen Sie Stichtag auf 2025-12-31.
3. Absenden.

Jeder Kontosaldo wird neu berechnet aus dem Eröffnungssaldo plus allen Transaktionen, die an oder vor diesem Datum datiert sind. Dies ist der Bericht, den Sie für Ihre jährlichen Finanzabschlüsse archivieren oder einem Prüfer übergeben würden.

Tipp: Historische Bilanzen sind bei gegebenen zugrunde liegenden Transaktionen deterministisch. Solange Sie in alten Perioden keine Transaktionen rückdatieren oder löschen, erzeugt eine erneute Ausführung des Berichts im nächsten Jahr dieselben Zahlen.

Was der Bericht nicht anzeigt

• Keine Gewinn- und Verlust-Details. Dieser Bericht zeigt Salden zu einem Zeitpunkt. Für Periodenaktivitäten (Einnahmen und Ausgaben in einem Datumsbereich) verwenden Sie die Gewinn- und Verlustrechnung.
• Keine Aufschlüsselung nach Fonds. Alle Fondsaktivitäten summieren sich in den Aktiv- und Passivkonten, in denen sie liegen. Um Salden nach Fonds zu sehen, führen Sie den Kassierer-Bericht aus oder prüfen Sie die Fonds-Seite direkt.
• Keine Einfaches-Scheckbuch-Ansicht. Die Bilanz setzt voraus, dass Sie Verbindlichkeiten und Eigenkapital verfolgen, was Teil des Vollständige-Buchhaltung-Modus ist. Im Einfaches-Scheckbuch-Modus ist der Bericht weiterhin zugänglich, aber die Verbindlichkeits- und Eigenkapitalabschnitte werden wahrscheinlich leer oder spärlich sein.

Berechtigungen

Die Bilanz erfordert die Berechtigung Finanzen.

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