Von einer anderen Plattform importieren

Wenn Ihre Gemeinde von einem anderen Gemeindeverwaltungssystem zu TimelyChurch wechselt – Planning Center People, Breeze, ChurchTrac, Elvanto, Tithely, Realm (ACS), Pushpay / Church Community Builder (CCB), Church Windows, Servant Keeper, einer Google Tabelle oder einem anderen System – führt Sie dieser Leitfaden durch das Übertragen Ihrer Personen- und Familiendaten.

Die Kurzversion:

1. Exportieren Sie Ihre Daten aus der anderen Plattform als CSV-Datei.
2. Öffnen Sie in TimelyChurch Personen in der Seitenleiste.
3. Klicken Sie auf das Dropdown Person hinzufügen ▾ (oben rechts) und wählen Sie Aus Datei importieren.
4. Laden Sie die CSV hoch. TimelyChurch erkennt automatisch das Quellformat und ordnet Felder automatisch zu.
5. Überprüfen Sie die Import-Zusammenfassung. Fertig.

Wir unterstützen generische CSV-Importe sowie die automatische Erkennung der Exportformate mehrerer gängiger Plattformen. Diese Seite behandelt das generische CSV-Format im Detail.

Tarif-Limits: Importierte Personen zählen zum Personenlimit Ihres Tarifs (zum Beispiel 100 bei Starter und 500 bei Growth; unbegrenzt bei Pro und während Ihrer Testphase). Hat Ihre Gemeinde das Limit bereits erreicht, wird der Import abgelehnt mit "You've reached the maximum of … people records on your current plan. Please upgrade to add more."

Schritt 1: Aus Ihrem aktuellen System exportieren

Der Exportvorgang ist bei jeder Plattform unterschiedlich, aber das Ziel ist dasselbe: eine CSV-Datei (Comma-Separated Values) mit einer Zeile pro Person erstellen.

Tipps für einen sauberen Export:

• Fügen Sie E-Mail und Telefon ein, wenn Sie diese haben – damit werden Portal-Anmeldung und Mitgliederkommunikation ermöglicht.
• Fügen Sie Familienbeziehungen ein, wenn Ihre Plattform diese unterstützt. Familienidentifikatoren helfen uns, Haushalte zu rekonstruieren.
• Wenn Sie in dem anderen System benutzerdefinierte Felder haben, exportieren Sie diese ebenfalls und bewahren Sie die Datei auf -- der Import übernimmt sie nicht, aber Sie können sie anschließend als benutzerdefinierte TimelyChurch-Felder neu anlegen (siehe Benutzerdefinierte Felder können später kommen unten).
• Machen Sie sich keine Sorgen um Spaltenreihenfolge oder Groß-/Kleinschreibung. TimelyChurch normalisiert beides.

Speichern Sie die Datei als .csv (UTF-8-Kodierung, wenn Ihre Plattform dies anbietet).

Tipp: Wenn Sie mehr als eine CSV haben (Personen + Familien + Spenden), importieren Sie zuerst die Personen. Zu Spenden und anderen Modulen kommen wir separat.

Schritt 2: Die TimelyChurch-Vorlage herunterladen (optional)

Wenn Sie mit einer Tabellenkalkulation beginnen und genau wissen möchten, welche Spalten wir erwarten, laden Sie unsere Vorlage herunter:

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste Personen.
2. Klicken Sie auf Person hinzufügen ▾, dann Aus Datei importieren.
3. Klicken Sie im Fenster „Personen importieren" auf Vorlage herunterladen.
4. Öffnen Sie die Datei in Excel, Numbers oder Google Sheets.

Die Vorlage hat diese Spalten:

Nur first_name und last_name sind erforderlich. Alles andere ist optional, aber hilfreich.

Schritt 3: Ihre CSV hochladen

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste Personen.
2. Klicken Sie auf Person hinzufügen ▾, dann Aus Datei importieren. Das Fenster Personen importieren öffnet sich.
3. Ziehen Sie Ihre CSV auf den Upload-Bereich oder klicken Sie auf Klicken zum Hochladen und wählen Sie Ihre Datei aus. Wir akzeptieren .csv- (oder .txt-)Dateien bis zu 10 MB.
4. Entscheiden Sie, ob Sie Duplikate überspringen aktiviert lassen möchten (empfohlen – standardmäßig aktiv).
5. Klicken Sie auf Personen importieren.

TimelyChurch wird:

1. Das Quellformat automatisch erkennen, indem es Ihre Spaltenüberschriften scannt (keine Feldzuordnung erforderlich).
2. Felder automatisch zuordnen basierend auf der erkannten Quelle.
3. Personendatensätze in Ihrem Verzeichnis erstellen.
4. Familiendatensätze erstellen, wenn Familienidentifikatoren vorhanden sind.
5. Duplikate überspringen, wenn bereits eine Person mit derselben E-Mail-Adresse oder demselben Vor- und Nachnamen vorhanden ist (konfigurierbar).

Tipp: Neue Gemeinden starten mit einer Handvoll Beispielpersonen (den Familien Smith, Johnson und Williams und zwei weiteren). Löschen Sie sie vor oder nach Ihrem Import, damit sie sich nicht mit Ihrer echten Gemeinde vermischen.

Schritt 4: Import-Zusammenfassung überprüfen

Wenn der Import abgeschlossen ist, erscheint oben auf der Personenseite eine Bestätigungsmeldung:

Planning-Center-Format erkannt. 247 Personen erfolgreich importiert. 38 Familien erstellt. 4 Duplikate übersprungen.

Oder, wenn einige Zeilen nicht gelesen werden konnten:

47 Personen erfolgreich importiert. 3 Zeilen wegen Fehlern übersprungen.

Die Zusammenfassung zeigt Ihnen:

• Das erkannte Quellformat (damit Sie bestätigen können, dass wir Ihre Plattform korrekt identifiziert haben).
• Wie viele Personen erstellt wurden.
• Wie viele Familien rekonstruiert wurden.
• Wie viele Duplikate übersprungen wurden (bestehende Personen mit einer übereinstimmenden E-Mail oder einem übereinstimmenden Namen).
• Wie viele Zeilen Fehler hatten (fehlerhafte Daten, fehlende Pflichtfelder).

Automatisch erkannte Formate

TimelyChurch erkennt Personenexporte dieser Plattformen und ordnet ihre Spalten automatisch zu -- keine Einrichtung nötig:

• Planning Center
• Breeze ChMS
• ChurchTrac
• Elvanto
• Tithely
• Realm (ACS)
• Pushpay ChMS (CCB)
• Servant Keeper
• Church Windows

Das Import-Fenster hebt einige der häufigsten Quellen hervor, dazu + Beliebige CSV. Jede andere CSV wird als generische Datei importiert: TimelyChurch ordnet gängige Spaltennamen wie First Name, Last Name, Email, Phone, Address, City, State, Zip usw. zu.

Tipps für einen reibungslosen Import

Führen Sie zuerst einen kleinen Test durch. Versuchen Sie vor dem Import Ihrer gesamten Gemeinde einen 5–10-Zeilen-Test-Export. So erkennen Sie Probleme wie falsche Datumsformate oder Sonderzeichen, bevor sie 500 Datensätze betreffen.

E-Mail ist Ihr Freund. E-Mail ist das Erste, was wir auf Duplikate prüfen, und sie ermöglicht den Portal-Login. Stellen Sie sicher, dass Ihr Export überall E-Mails enthält, wo es möglich ist.

Familienrollen helfen. Wenn Ihr Export eine Spalte wie Family Role (Primär, Ehepartner, Kind, Sonstige) oder Family Position enthält, verwenden wir diese, um Haushaltbeziehungen korrekt zu verknüpfen. Familien werden nur erstellt, wenn der Export eine Haushalts- oder Familienspalte enthält (eine ID oder einen Haushaltsnamen).

Datumsformate sind wichtig. Geburtsdaten sollten JJJJ-MM-TT sein (1990-05-15). Wenn Ihr Export TT.MM.JJJJ verwendet, funktioniert das normalerweise trotzdem, aber 1990-05-15 ist narrensicher.

Benutzerdefinierte Felder können später kommen. Wenn Ihr altes System benutzerdefinierte Felder hatte (Freiwilligenfähigkeiten, Taufdaten usw.), versuchen Sie nicht, sie in den Standard-Import zu quetschen. Fügen Sie zuerst die Personen hinzu, erstellen Sie dann benutzerdefinierte Felder auf der Registerkarte Felder der Gemeindeeinstellungen (Pro-Tarif) und füllen Sie sie dann im Profil jeder Person aus.

Fehlerbehebung

Die Zusammenfassung sagt „0 importiert" mit übersprungenen Zeilen. Überprüfen Sie Ihre Spaltenüberschriften. Das häufigste Problem sind fehlende oder falsch geschriebene first_name/last_name-Spalten – diese beiden sind Pflichtfelder. Wenn Ihr Export First und Last (ohne Unterstrich) verwendet, benennen Sie sie um.

Unerwartete Duplikate wurden übersprungen. TimelyChurch kennzeichnet Duplikate zuerst nach E-Mail-Übereinstimmung, dann nach Vorname + Nachname. Wenn zwei echte Personen eine E-Mail teilen (z. B. ein Ehepaar, das eine Adresse teilt), wird die zweite Person übersprungen. Fügen Sie diese Personen von Hand hinzu oder importieren Sie sie erneut mit separaten E-Mails. Sie können vor dem Import auch Duplikate überspringen deaktivieren, wenn Sie jede Zeile einbringen möchten.

Der Import wurde wegen des Limits meines Tarifs abgelehnt. Ihre Gemeinde hat bereits so viele Personen, wie Ihr Tarif erlaubt. Entfernen Sie Personen, die Sie nicht brauchen (etwa die Beispielpersonen), oder upgraden Sie auf der Registerkarte Abrechnung und Tarife, und importieren Sie dann erneut.

Familiendatensätze wurden nicht erstellt. Für die Familienerstellung ist eine Haushalts- oder Familienspalte in Ihrem Export erforderlich (etwa eine Familien-ID oder ein Haushaltsname). Ohne eine solche werden Personen einzeln importiert – legen Sie die Familien von Hand unter Personen → Familien an oder exportieren Sie mit einer enthaltenen Haushaltsspalte neu.

Das falsche Format wurde erkannt. Selten, aber möglich, wenn Ihre CSV ungewöhnliche Überschriften hat. Speichern Sie den Export erneut mit den Vorlagenspaltenbezeichnungen von TimelyChurch. Die automatische Erkennung ist eine Erleichterung, keine Voraussetzung.

Sonderzeichen sehen fehlerhaft aus (José wird zu Jos?). Speichern Sie Ihre CSV in UTF-8-Kodierung statt Latin-1/ANSI. Die meisten modernen Tabellenkalkulationsapps verwenden standardmäßig UTF-8; älteres Excel benötigt möglicherweise eine explizite Option „Als CSV UTF-8 speichern".

Mehr als Personen migrieren

Diese Seite behandelt Personen und Familien. Für andere Module:

• Spendenhistorie -- wenden Sie sich an den Support, um Ihre Möglichkeiten zu besprechen.
• Veranstaltungen / Kalender -- wenn Ihre alte Plattform einen Kalender-Feed veröffentlicht (einen iCal-/.ics-Link), können Sie ihn unter Veranstaltungen → Mehr → Verknüpfte Kalender verknüpfen, sodass seine Veranstaltungen in TimelyChurch erscheinen (siehe Verknüpfte Kalender). Regelmäßige Gottesdienste lassen sich am schnellsten als wiederkehrende Veranstaltungen neu anlegen.
• Gruppen, Klassen, Anwesenheit, Lektionen -- werden typischerweise manuell in TimelyChurch neu aufgebaut. Die meisten Gemeinden nutzen die Migration als Gelegenheit zur Bereinigung.

Tipp: Viele Gemeinden migrieren während eines Monats mit geringer Aktivität (Dezember oder Sommer), damit das neue System eine ruhige Eingewöhnungsphase hat, bevor der reguläre Sonntagsbetrieb wieder aufgenommen wird.

Wenn Sie bei Ihrem Import auf Schwierigkeiten stoßen, wenden Sie sich an den Support, und wir helfen Ihnen.

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