Von einer anderen Plattform importieren
Wenn Ihre Gemeinde von einem anderen Gemeindeverwaltungssystem zu TimelyChurch wechselt – Planning Center People, Breeze, ChurchTrac, Elvanto, Tithely, Realm (ACS), Pushpay / Church Community Builder (CCB), Church Windows, Servant Keeper, einer Google Tabelle oder einem anderen System – führt Sie dieser Leitfaden durch das Übertragen Ihrer Personen- und Familiendaten.
Die Kurzversion:
- Exportieren Sie Ihre Daten aus der anderen Plattform als CSV-Datei.
- Öffnen Sie in TimelyChurch Personen in der Seitenleiste.
- Klicken Sie auf das Dropdown Person hinzufügen ▾ (oben rechts) und wählen Sie Aus Datei importieren.
- Laden Sie die CSV hoch. TimelyChurch erkennt automatisch das Quellformat und ordnet Felder automatisch zu.
- Überprüfen Sie die Import-Zusammenfassung. Fertig.
Wir unterstützen generische CSV-Importe sowie die automatische Erkennung der Exportformate mehrerer gängiger Plattformen. Diese Seite behandelt das generische CSV-Format im Detail; plattformspezifische Anleitungen (PCO, Breeze, CCB) sind in Planung und werden als zukünftige Artikel verfolgt.
Schritt 1: Aus Ihrem aktuellen System exportieren
Der Exportvorgang ist bei jeder Plattform unterschiedlich, aber das Ziel ist dasselbe: eine CSV-Datei (Comma-Separated Values) mit einer Zeile pro Person erstellen.
Tipps für einen sauberen Export:
- Fügen Sie E-Mail und Telefon ein, wenn Sie diese haben – damit werden Portal-Anmeldung und Mitgliederkommunikation ermöglicht.
- Fügen Sie Familienbeziehungen ein, wenn Ihre Plattform diese unterstützt. Familienidentifikatoren helfen uns, Haushalte zu rekonstruieren.
- Wenn Sie in dem anderen System benutzerdefinierte Felder haben, exportieren Sie diese ebenfalls – Sie können sie nach dem Import in benutzerdefinierte TimelyChurch-Felder zuordnen.
- Machen Sie sich keine Sorgen um Spaltenreihenfolge oder Groß-/Kleinschreibung. TimelyChurch normalisiert beides.
Speichern Sie die Datei als .csv (UTF-8-Kodierung, wenn Ihre Plattform dies anbietet).
Tipp: Wenn Sie mehr als eine CSV haben (Personen + Familien + Spenden), importieren Sie zuerst die Personen. Zu Spenden und anderen Modulen kommen wir separat.
Schritt 2: Die TimelyChurch-Vorlage herunterladen (optional)
Wenn Sie mit einer Tabellenkalkulation beginnen und genau wissen möchten, welche Spalten wir erwarten, laden Sie unsere Vorlage herunter:
- Öffnen Sie in der Seitenleiste Personen.
- Klicken Sie auf Person hinzufügen ▾, dann Aus Datei importieren.
- Klicken Sie im Fenster „Personen importieren" auf Vorlage herunterladen.
- Öffnen Sie die Datei in Excel, Numbers oder Google Sheets.
Die Vorlage hat diese Spalten:
| Spalte | Erforderlich | Beispiel | Hinweise |
|---|---|---|---|
first_name |
Ja | Hans |
|
last_name |
Ja | Müller |
|
email |
Nein | [email protected] |
Empfohlen – ermöglicht Portal-Zugang |
phone_mobile |
Nein | +49 555 123 4567 |
Empfohlen – ermöglicht Mitgliederkommunikation |
gender |
Nein | male oder female |
|
membership_status |
Nein | visitor |
Eines von: visitor, regular_attendee, member, inactive, former |
birthdate |
Nein | 1990-05-15 |
Format: JJJJ-MM-TT |
address_line_1 |
Nein | Hauptstraße 123 |
|
city |
Nein | Stuttgart |
|
state |
Nein | BW |
|
postal_code |
Nein | 70173 |
Nur first_name und last_name sind erforderlich. Alles andere ist optional, aber hilfreich.
Schritt 3: Ihre CSV hochladen
- Öffnen Sie in der Seitenleiste Personen.
- Klicken Sie auf Person hinzufügen ▾, dann Aus Datei importieren. Das Fenster Personen importieren öffnet sich.
- Ziehen Sie Ihre CSV auf den Upload-Bereich oder klicken Sie auf Klicken zum Hochladen und wählen Sie Ihre Datei aus. Wir akzeptieren
.csv- (oder.txt-)Dateien bis zu 10 MB. - Entscheiden Sie, ob Sie Duplikate überspringen aktiviert lassen möchten (empfohlen – standardmäßig aktiv).
- Klicken Sie auf Personen importieren.
TimelyChurch wird:
- Das Quellformat automatisch erkennen, indem es Ihre Spaltenüberschriften scannt (keine Feldzuordnung erforderlich).
- Felder automatisch zuordnen basierend auf der erkannten Quelle.
- Personendatensätze in Ihrem Verzeichnis erstellen.
- Familiendatensätze erstellen, wenn Familienidentifikatoren vorhanden sind.
- Duplikate überspringen, wenn bereits eine Person mit einer übereinstimmenden E-Mail oder einem übereinstimmenden Namen vorhanden ist (konfigurierbar).
Schritt 4: Import-Zusammenfassung überprüfen
Wenn der Import abgeschlossen ist, erscheint oben auf der Personenseite eine Bestätigungsmeldung:
Planning-Center-Format erkannt. 247 Personen erfolgreich importiert. 38 Familien erstellt. 4 Duplikate übersprungen.
Oder, wenn einige Zeilen nicht gelesen werden konnten:
47 Personen erfolgreich importiert. 3 Zeilen wegen Fehlern übersprungen.
Die Zusammenfassung zeigt Ihnen:
- Das erkannte Quellformat (damit Sie bestätigen können, dass wir Ihre Plattform korrekt identifiziert haben).
- Wie viele Personen erstellt wurden.
- Wie viele Familien rekonstruiert wurden.
- Wie viele Duplikate übersprungen wurden (bestehende Personen mit einer übereinstimmenden E-Mail oder einem übereinstimmenden Namen).
- Wie viele Zeilen Fehler hatten (fehlerhafte Daten, fehlende Pflichtfelder).
Automatisch erkannte Formate
Der Import-Service von TimelyChurch kann Felder aus diesen Formaten erkennen und automatisch zuordnen:
| Plattform | Erkennungssignal |
|---|---|
| Planning Center | Überschriften wie Person ID, Given Name, Household Name, Membership |
| Breeze ChMS | Überschriften wie Breeze ID, Family Role, Maiden |
| ChurchTrac | Überschriften wie Family Role, Member Type, Envelope |
| Elvanto | Überschriften wie Family Relationship, Preferred Name |
| Tithely | Überschriften wie id_member, id_household |
| Realm (ACS) | Überschriften wie Family Position, Member Status, Preferred Name |
| Pushpay / Church Community Builder (CCB) | Überschriften wie Family Position, Individual ID, Campus |
| Servant Keeper | Überschriften wie Family ID, Individual Number, Envelope Number |
| Church Windows | Überschriften wie Family #, Individual #, Family Role |
| Generisches CSV | Alles andere – wir versuchen unser Bestes, gängige Überschriftennamen zuzuordnen |
Das Import-Fenster hebt einige der häufigsten Quellen als Pillen hervor, aber der Auto-Detektor erkennt jede Plattform in der obigen Tabelle. Wenn Ihre Plattform nicht aufgeführt ist, ordnet der generische Detektor immer noch gängige Überschriftennamen wie First Name, Last Name, Email, Phone, Address, City, State, Zip usw. gut zu.
Tipps für einen reibungslosen Import
Führen Sie zuerst einen kleinen Test durch. Versuchen Sie vor dem Import Ihrer gesamten Gemeinde einen 5–10-Zeilen-Test-Export. So erkennen Sie Probleme wie falsche Datumsformate oder Sonderzeichen, bevor sie 500 Datensätze betreffen.
E-Mail ist Ihr Freund. E-Mail ist das Erste, was wir auf Duplikate prüfen, und sie ermöglicht den Portal-Login. Stellen Sie sicher, dass Ihr Export überall E-Mails enthält, wo es möglich ist.
Familienrollen helfen.
Wenn Ihr Export eine Spalte wie Family Role (Primär, Ehepartner, Kind, Sonstige) oder Family Position enthält, verwenden wir diese, um Haushaltbeziehungen korrekt zu verknüpfen. Ohne sie gruppieren wir nach Nachname + Adresse als Ausweichoption.
Datumsformate sind wichtig.
Geburtsdaten sollten JJJJ-MM-TT sein (1990-05-15). Wenn Ihr Export TT.MM.JJJJ verwendet, funktioniert das normalerweise trotzdem, aber 1990-05-15 ist narrensicher.
Benutzerdefinierte Felder können später kommen. Wenn Ihr altes System benutzerdefinierte Felder hatte (Freiwilligenfähigkeiten, Taufdaten usw.), versuchen Sie nicht, sie in den Standard-Import zu quetschen. Fügen Sie zuerst die Personen hinzu, erstellen Sie dann benutzerdefinierte Felder in Gemeindeeinstellungen → Benutzerdefinierte Felder und aktualisieren Sie dann die Datensätze (manuell oder über einen zweiten Import).
Fehlerbehebung
Die Zusammenfassung sagt „0 importiert" mit übersprungenen Zeilen.
Überprüfen Sie Ihre Spaltenüberschriften. Das häufigste Problem sind fehlende oder falsch geschriebene first_name/last_name-Spalten – diese beiden sind Pflichtfelder. Wenn Ihr Export First und Last (ohne Unterstrich) verwendet, benennen Sie sie um.
Unerwartete Duplikate wurden übersprungen. TimelyChurch kennzeichnet Duplikate zuerst nach E-Mail-Übereinstimmung, dann nach Vorname + Nachname. Wenn zwei echte Personen eine E-Mail teilen (z. B. ein Ehepaar, das eine Adresse teilt), wird die zweite Person übersprungen. Importieren Sie diese manuell mit separaten E-Mails. Sie können vor dem Import auch Duplikate überspringen deaktivieren, wenn Sie jede Zeile einbringen möchten.
Familiendatensätze wurden nicht erstellt.
Für die Familienerstellung ist entweder ein expliziter Familienidentifikator (wie family_id oder Household Name) oder ein übereinstimmender Nachname + Adresse erforderlich. Wenn beides fehlt, werden Familien nicht rekonstruiert – Sie müssen sie manuell erstellen oder mit einer enthaltenen Haushaltsspalte neu exportieren.
Das falsche Format wurde erkannt. Selten, aber möglich, wenn Ihre CSV ungewöhnliche Überschriften hat. Speichern Sie den Export erneut mit den Vorlagenspaltenbezeichnungen von TimelyChurch. Die automatische Erkennung ist eine Erleichterung, keine Voraussetzung.
Sonderzeichen sehen fehlerhaft aus (José wird zu Jos?). Speichern Sie Ihre CSV in UTF-8-Kodierung statt Latin-1/ANSI. Die meisten modernen Tabellenkalkulationsapps verwenden standardmäßig UTF-8; älteres Excel benötigt möglicherweise eine explizite Option „Als CSV UTF-8 speichern".
Mehr als Personen migrieren
Diese Seite behandelt Personen und Familien. Für andere Module:
- Spendenhistorie -- wenden Sie sich an den Support. Wir können auf Anfrage historische Spendedaten importieren, insbesondere wenn Sie von einer großen Plattform wechseln.
- Veranstaltungen / Kalender -- exportieren Sie eine ICS-Datei (iCalendar) von Ihrer alten Plattform; auf der Veranstaltungen-Seite können Sie sie importieren, um Ihren Kalender zu übertragen. (Der Kalender lebt in TimelyChurch innerhalb von Veranstaltungen.)
- Gruppen, Klassen, Anwesenheit, Lektionen -- werden typischerweise manuell in TimelyChurch neu aufgebaut. Die meisten Gemeinden nutzen die Migration als Gelegenheit zur Bereinigung.
Tipp: Viele Gemeinden migrieren während eines Monats mit geringer Aktivität (Dezember oder Sommer), damit das neue System eine ruhige Eingewöhnungsphase hat, bevor der reguläre Sonntagsbetrieb wieder aufgenommen wird.
Plattformspezifische Anleitungen (demnächst)
Wir arbeiten an detaillierten Schritt-für-Schritt-Anleitungen für die häufigsten Plattformen:
- Planning Center → TimelyChurch
- Breeze ChMS → TimelyChurch
- Pushpay / Church Community Builder → TimelyChurch
- Church Windows → TimelyChurch
Bis diese veröffentlicht sind, wird der oben beschriebene generische CSV-Import die große Mehrheit der Migrationsfälle abdecken. Wenn Sie auf Schwierigkeiten stoßen, wenden Sie sich an den Support, und wir helfen Ihnen.
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