Profilsynchronisierungseinstellungen

TimelyChurch Formulare enthält eine einzigartige Profilsynchronisierungsfunktion, die Personendatensätze in Ihrer Personendatenbank automatisch aktualisiert, wenn Formulareinsendungen zugeordnete Felder enthalten. Dieser Artikel erklärt die drei Synchronisierungsmodi und die manuelle Synchronisierungsoption.

Was ist die Profilsynchronisierung?

Wenn Sie Formularfelder Personenprofil-Feldern zuordnen, können die über Ihr Formular übermittelten Daten in den entsprechenden Personendatensatz geschrieben werden. Die Profilsynchronisierung steuert, wann dieser Schreibvorgang stattfindet.

Synchronisierungsmodus konfigurieren

So konfigurieren Sie den Synchronisierungsmodus für ein Formular:

1. Öffnen Sie das Formular im Editor.
2. Klicken Sie auf den Tab Einstellungen.
3. Scrollen Sie zum Abschnitt Profilsynchronisierungsmodus.
4. Wählen Sie eine der drei unten beschriebenen Optionen.
5. Klicken Sie auf Einstellungen speichern.

Für Entwickler / API-Benutzer: Diese Einstellung wird in der settings-JSON-Spalte des Formulars unter dem Schlüssel person_sync_mode gespeichert. Gültige Werte sind on_submit (Standard, wenn nicht gesetzt), on_approve und disabled. Das Modell stellt ihn als person_sync_mode-Accessor auf App\Models\Form bereit.

Synchronisierungsmodus-Optionen

Beim Absenden (Standard)

Wann synchronisiert wird: Sofort, wenn das Formular abgesendet wird.

Dies ist der Standardmodus. Sobald eine Person das Formular absendet, werden alle zugeordneten Felder sofort mit ihrem Personenprofil synchronisiert. Dies ist ideal für Formulare, bei denen Sie den Daten vertrauen und sofortige Aktualisierungen wünschen.

Am besten geeignet für:

• Kontaktformulare und Besucherkarten
• Profilaktualisierungsformulare für bestehende Mitglieder
• Einfache Registrierungsformulare

So funktioniert es:

1. Person sendet das Formular ab.
2. TimelyChurch identifiziert oder erstellt den Personendatensatz.
3. Zugeordnete Feldwerte werden sofort in den Personendatensatz geschrieben.
4. Die Einsendung wird mit Status „Ausstehend" gespeichert (kann noch überprüft werden).

Hinweis: Auch wenn die Daten sofort synchronisiert werden, gelangt die Einsendung trotzdem mit dem Status „Ausstehend" in die Genehmigungswarteschlange. Sie können Einsendungen noch überprüfen und ablehnen – aber die Profildaten sind bereits aktualisiert worden.

Bei Genehmigung

Wann synchronisiert wird: Erst nachdem ein Administrator die Einsendung genehmigt hat.

In diesem Modus werden keine Daten in das Personenprofil geschrieben, bis ein Administrator die Einsendung ausdrücklich genehmigt. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, die Daten zu überprüfen, bevor sie Ihre Mitgliederdatensätze berühren.

Am besten geeignet für:

• Freiwilligenanträge (Prüfen vor dem Hinzufügen zu Datensätzen)
• Formulare, bei denen Datengenauigkeit entscheidend ist
• Registrierungsformulare, die eine Überprüfung erfordern

So funktioniert es:

1. Person sendet das Formular ab.
2. TimelyChurch identifiziert oder erstellt den Personendatensatz.
3. Zugeordnete Feldwerte werden noch nicht synchronisiert.
4. Ein Administrator überprüft die Einsendung und klickt auf Genehmigen.
5. Nach der Genehmigung werden zugeordnete Feldwerte mit dem Personendatensatz synchronisiert.
6. Der Administrator sieht eine Bestätigungsmeldung, die anzeigt, wie viele Felder synchronisiert wurden.

Tipp: Wenn Sie eine Einsendung ablehnen, werden keine Daten jemals mit dem Personenprofil synchronisiert.

Deaktiviert

Wann synchronisiert wird: Niemals (automatische Synchronisierung ist deaktiviert).

In diesem Modus werden Formulareinsendungen gesammelt und gespeichert, aber zugeordnete Felder werden niemals automatisch in Personenprofile geschrieben. Sie können Daten weiterhin manuell für jede einzelne Einsendung synchronisieren.

Am besten geeignet für:

• Umfrageformulare, bei denen Antworten nur zur Analyse dienen
• Formulare, die Daten sammeln, die keine Profile aktualisieren sollen
• Situationen, in denen Sie vollständige manuelle Kontrolle wünschen

Manuelle Synchronisierungsschaltfläche

Unabhängig vom Synchronisierungsmodus können Administratoren immer manuell eine Synchronisierung von einer einzelnen Einsendung aus auslösen:

1. Gehen Sie zur Einsendungsdetailseite.
2. Wenn die Einsendung mit einer Person verknüpft ist und zugeordnete Felder hat, ist eine Schaltfläche Mit Profil synchronisieren verfügbar.
3. Klicken Sie auf Mit Profil synchronisieren, um die zugeordneten Daten in den Personendatensatz zu übertragen.
4. Eine Bestätigungsmeldung zeigt, wie viele Felder synchronisiert wurden.

Wenn das Profil bereits aktuell ist (alle zugeordneten Felder haben bereits dieselben Werte), sehen Sie eine Meldung: „Keine neuen Felder zum Synchronisieren – Profil ist bereits aktuell."

Hinweis: Die manuelle Synchronisierungsschaltfläche respektiert dieselben Sicherheitsregeln wie die automatische Synchronisierung: Identitätsfelder (Vorname, Nachname, E-Mail) werden bei vorhandenen Datensätzen niemals überschrieben, und standardmäßig werden nur leere Felder ausgefüllt.

Synchronisierungssicherheitsregeln

Unabhängig vom Synchronisierungsmodus gelten immer die folgenden Sicherheitsregeln:

Synchronisierungsstatus prüfen

Auf der Einsendungsdetailseite können Sie sehen:

• Ob die Einsendung mit einem Personendatensatz verknüpft ist
• Ob aus dieser Einsendung eine neue Person erstellt wurde
• Den Synchronisierungszeitstempel (wenn synchronisiert)
• Die Anzahl der Felder, die bei der letzten Synchronisierung aktualisiert wurden

Häufig gestellte Fragen

F: Was passiert, wenn jemand ein Formular absendet, aber nicht angemeldet ist und keine E-Mail angegeben hat? A: Wenn das System keinen Personendatensatz identifizieren oder erstellen kann (keine E-Mail und kein Name angegeben), wird die Einsendung ohne verknüpfte Person gespeichert. Es erfolgt keine Synchronisierung, aber die Daten sind weiterhin in der Einsendung verfügbar.

F: Kann ich den Synchronisierungsmodus ändern, nachdem bereits Einsendungen gesammelt wurden? A: Ja. Das Ändern des Synchronisierungsmodus wirkt sich nur auf zukünftige Einsendungen und zukünftige Genehmigungsaktionen aus. Vorhandene Einsendungen, die bereits synchronisiert wurden, sind nicht betroffen.

F: Was passiert, wenn ich eine Einsendung genehmige, die bereits beim Absenden synchronisiert wurde? A: Wenn die Einsendung bereits synchronisiert wurde (z. B. war der Synchronisierungsmodus zuvor „Beim Absenden"), wird bei der Genehmigung keine erneute Synchronisierung durchgeführt. Das System prüft, ob die Einsendung bereits synchronisiert wurde, und überspringt doppelte Synchronisierungen.