Rollen und Berechtigungen einrichten

Rollen steuern, was jedes Teammitglied in TimelyChurch sehen und tun kann. Durch eine durchdachte Einrichtung der Rollen stellen Sie sicher, dass jeder Zugriff auf die Tools hat, die er benötigt – und nur auf die, die er benötigt.

Rollen verstehen

Eine Rolle ist eine Reihe von Berechtigungen, die Sie einem Teammitglied zuweisen. Wenn Sie jemanden in Ihr Team einladen, wählen Sie aus, welche Rolle er erhält. Diese Rolle bestimmt, auf welche Bereiche des Admin-Panels er zugreifen kann und welche Aktionen er ausführen kann.

Zum Beispiel:

• Ein Administrator kann auf alles zugreifen.
• Eine Lehrerrolle sieht möglicherweise nur Lektionen, Zeitpläne und Anwesenheit.
• Eine Medien-Freiwilligenrolle hat möglicherweise nur Zugriff auf Ankündigungen und Veranstaltungen.

Zugriff auf Rollen

1. Melden Sie sich bei Ihrem TimelyChurch-Admin-Panel an.
2. Erweitern Sie in der Seitenleiste die Kategorie Verwaltung.
3. Klicken Sie auf Rollen & Berechtigungen.

Dadurch wird die Seite Rollen verwalten geöffnet, auf der jede Rolle als Karte mit ihrem Namen, ihrer Farbe und der Anzahl der ihr zugewiesenen Teammitglieder angezeigt wird.

Standardrollen

Wenn Ihre Gemeinde erstellt wird, richtet TimelyChurch automatisch eine Reihe von Standardrollen basierend auf gängigen Kirchenteamstrukturen ein. Diese erscheinen auf Ihrer Seite Rollen verwalten (Verwaltung → Rollen & Berechtigungen) und können jederzeit angepasst oder erweitert werden. Jede eingerichtete Rolle trägt ein kleines Standard-Badge, damit Sie sie von benutzerdefinierten Rollen unterscheiden können.

Hinweis: Die beiden Finanzrollen – Finanz-Administrator und Buchhalter (Nur-Lesen) – werden nur eingerichtet, wenn Ihr Tarif die Finanzmodule beinhaltet. Bei Tarifen ohne Finanzen sehen Sie stattdessen Administrator, Teamleiter, Teammitglied und Mitglied.

Wie der Gründungsadmin vollen Zugriff erhält

Als Sie Ihre Gemeinde erstellt haben (siehe Registrieren und Ihre Gemeinde erstellen), wurden Sie automatisch als Gemeindeadministrator mit vollem Zugriff angebunden – getrennt von diesen eingerichteten Rollen. Die obigen Rollen sind Ausgangspunkte, die Sie anderen Personen zuweisen, die Sie einladen.

Tipp: Standardrollen sind ein Ausgangspunkt. Jede Gemeinde ist anders, also passen Sie die Berechtigungen ruhig an, wie Ihre Gemeinde tatsächlich funktioniert. Sie können auch jede Standardrolle jederzeit auf ihren ursprünglichen Zustand zurücksetzen – siehe Eine Rolle auf Standard zurücksetzen unten.

Eine benutzerdefinierte Rolle erstellen

Wenn die Standardrollen nicht Ihren Bedürfnissen entsprechen, können Sie benutzerdefinierte Rollen erstellen, die auf Ihre Gemeinde zugeschnitten sind.

1. Klicken Sie auf der Seite „Rollen verwalten" auf die Schaltfläche Neue Rolle (oben rechts). Wenn Sie noch keine Rollen haben, klicken Sie auf Erste Rolle erstellen.
2. (Optional) Wählen Sie oben im Formular eine Schnellstart-Vorlage aus – z. B. Worship Director, Kassierer, Reviewer oder Buchhalter – um die Rolle mit einem sinnvollen Berechtigungssatz vorzubefüllen. Sie können vor dem Speichern immer noch alles bearbeiten.
3. Geben Sie die folgenden Details ein:
   • Rollenname -- Ein klarer, beschreibender Name (z. B. „Worship-Leiter" oder „Finanzteam").
   • Beschreibung -- Eine kurze Erklärung, wofür diese Rolle gedacht ist (bis zu 500 Zeichen).
   • Farbe -- Wählen Sie eine Farbe, um diese Rolle in der Teamliste visuell zu unterscheiden.
   • Berechtigungs-Geltungsbereich -- Wählen Sie die Datensichtbarkeitsebene (siehe unten).
   • Modulberechtigungen -- Wählen Sie aus, auf welche Funktionen diese Rolle zugreifen kann und welche Aktionen sie in jeder Funktion durchführen kann (siehe unten).
4. Klicken Sie auf Rolle erstellen.

Geltungsbereich verstehen

Die Einstellung Berechtigungs-Geltungsbereich steuert, wie viele Daten ein Teammitglied sehen kann. Im Rollenformular wird der Geltungsbereich aus drei Karten ausgewählt:

Zum Beispiel kann eine Lehrkraft mit dem Geltungsbereich „Nur eigene Datensätze" nur ihre eigenen Klassen und Anwesenheitsdatensätze sehen. Eine Lehrkraft mit dem Geltungsbereich „Alle Datensätze" kann jede Klasse in der Gemeinde sehen.

Tipp: Im Zweifelsfall beginnen Sie mit dem Geltungsbereich „Nur eigene Datensätze" und erweitern den Zugriff nur bei Bedarf. Sie können den Geltungsbereich jederzeit später ändern, ohne etwas zu stören.

Modulberechtigungen verstehen

Module sind die wichtigsten Funktionsbereiche in TimelyChurch. Im Rollenformular sind sie in einklappbare Kategorien gruppiert, damit Sie schnell finden, was Sie benötigen:

• Personen & Familien -- Personen, Nachverfolgungen, Familien, Gruppen
• Klassen & Bildung -- Klassen, Zeitpläne, Lektionen, Anwesenheit
• Veranstaltungen & Kalender -- Veranstaltungen, Kalender, Räume & Einrichtungen, Ressourcen & Ausstattung
• Freiwillige & Teams -- Dienstteams, Freiwillige, Aufgaben
• Check-in -- das Check-in-System und der Kiosk
• Kommunikation -- Nachrichten, Ankündigungen, E-Mail-Vorlagen, E-Mail-Kampagnen, Q&A-Sitzungen
• Formulare -- Formular-Erstellung und -Einreichungen
• Finanzen -- Spenden, Fonds, Zusagen, Budgets, Buchhaltung, Spendennachweise
• Gottesdienst -- Lieder & Musik, Gottesdienstpläne, Predigten
• Website CMS -- öffentliche Website-Seiten und Navigation
• KI-Assistent -- der KI-Assistent und die Kontextbibliothek
• Berichte & Daten -- Berichte, Import & Export
• Verwaltung -- Teamverwaltung, Einstellungen, benutzerdefinierte Felder

Eine Berechtigungsebene festlegen

Für jedes Modul, das Sie aktivieren, ist der schnellste Weg zur Zugriffsvergabe das Berechtigungsebene-Steuerelement – eine Reihe von Pillen:

Wenn Sie eine feinere Kontrolle wünschen, erweitern Sie die Aktionskontrollkästchen darunter (z. B. Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen und modulspezifische Aktionen wie Importieren, Exportieren, Senden, Veröffentlichen oder Abstimmen). Das Mischen von Aktionen, die keinem voreingestellten Level entsprechen, schaltet die Pille in einen Benutzerdefinierten Zustand. Zum Beispiel können Sie einem Freiwilligen die Möglichkeit geben, Personendatensätze anzuzeigen, aber nicht zu bearbeiten oder zu löschen.

Eine Rolle bearbeiten

1. Finden Sie auf der Seite „Rollen verwalten" die Rolle, die Sie bearbeiten möchten.
2. Klicken Sie auf das Bearbeiten (Stift)-Symbol auf der Rollenkarte.
3. Nehmen Sie Ihre Änderungen an Name, Beschreibung, Farbe, Geltungsbereich oder Berechtigungen vor.
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Änderungen werden sofort für alle Teammitglieder wirksam, die dieser Rolle zugewiesen sind.

Hinweis: Die Administrator-Rolle behält immer vollen Zugriff – ihre Berechtigungen können nicht geändert werden (Sie sehen einen entsprechenden Hinweis, und die Steuerelemente sind gesperrt). Sie können sie immer noch umbenennen oder ihre Farbe ändern. Jede andere Rolle, einschließlich der anderen Standardrollen, ist vollständig bearbeitbar.

Tipp: Informieren Sie betroffene Teammitglieder vor größeren Berechtigungsänderungen, damit sie nicht überrascht werden, wenn eine Funktion in ihrer Ansicht erscheint oder verschwindet.

Eine Rolle auf Standard zurücksetzen

Wenn Sie eine Standardrolle angepasst haben und sie auf ihre ursprünglichen Einstellungen zurücksetzen möchten:

1. Finden Sie die Rolle auf der Seite „Rollen verwalten" (sie hat ein Standard-Badge).
2. Klicken Sie auf das Auf Standard zurücksetzen-Symbol auf der Rollenkarte (diese Option erscheint nur für Rollen, die einer Standardsystemvorlage entsprechen).
3. Bestätigen Sie das Zurücksetzen.

Der Name, die Beschreibung, die Farbe und alle Berechtigungen der Rolle werden auf die ursprünglichen Standardwerte zurückgesetzt. Teammitglieder, die dieser Rolle zugewiesen sind, sehen die aktualisierten Berechtigungen sofort.

Eine benutzerdefinierte Rolle löschen

Wenn Sie eine benutzerdefinierte Rolle nicht mehr benötigen:

1. Finden Sie die Rolle auf der Seite „Rollen verwalten".
2. Klicken Sie auf das Löschen (Papierkorb)-Symbol auf der Rollenkarte.
3. Bestätigen Sie die Löschung.

Wichtig: Sie können eine Rolle nicht löschen, der noch Teammitglieder zugewiesen sind – weisen Sie diese Mitglieder zuerst einer anderen Rolle zu. Sie können auch keine Rolle löschen, auf die eine ausstehende Einladung verweist; widerrufen Sie diese Einladungen oder warten Sie, bis sie ablaufen, bevor Sie die Rolle löschen.

Tipp: Anstatt eine Rolle zu löschen, sollten Sie sie behalten und einfach niemanden darin zuweisen. So haben Sie sie zur Hand, wenn Sie sie später wieder benötigen.

Wie Rollen die Seitenleiste beeinflussen

Teammitglieder sehen in der Seitenleiste nur Menüpunkte für Module, auf die ihre Rolle Zugriff gewährt. Zum Beispiel:

• Wenn eine Rolle die Finanzmodule nicht beinhaltet, erscheint der Finanzbereich nicht in der Seitenleiste dieser Person.
• Wenn eine Rolle Personen, aber keine Nachverfolgungen beinhaltet, sehen sie den Link Personen, aber nicht den Link Nachverfolgungen.

Dies hält die Benutzeroberfläche für jedes Teammitglied sauber und fokussiert.

Hinweis: Rollen steuern, auf was jemand zugreifen darf. Einige Module hängen auch vom Tarif Ihrer Gemeinde ab – ein Modul, das in Ihrem Tarif enthalten, aber auf der aktuellen Stufe noch nicht verfügbar ist, erscheint möglicherweise in der Seitenleiste als gesperrtes Element mit einer Upgrade-Aufforderung, anstatt ausgeblendet zu werden.

Best Practices

1. Fangen Sie einfach an. Beginnen Sie mit den Standardrollen und passen Sie sie an, wenn Sie lernen, was Ihr Team benötigt.
2. Verwenden Sie beschreibende Namen. Benennen Sie Ihre Rollen basierend auf tatsächlichen Positionen in Ihrer Gemeinde (z. B. „Kinderministeriumsleiter" statt „Rolle 3").
3. Begrenzen Sie Admin-Zugriff. Geben Sie die vollständige Administrator-Rolle nur Personen, die sie wirklich benötigen. Dies schützt Ihre Daten und Einstellungen.
4. Überprüfen Sie regelmäßig. Wenn Ihre Gemeinde wächst oder sich Mitarbeiter ändern, überprüfen Sie Ihre Rollen, um sicherzustellen, dass sie noch sinnvoll sind.
5. Verwenden Sie den Geltungsbereich weise. Der Geltungsbereich „Alle Datensätze" ist mächtig – gewähren Sie ihn nur Personen, die alles sehen müssen.

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