Genehmigungsworkflows

TimelyChurch Formulare enthält einen integrierten Genehmigungsworkflow, mit dem Sie Einsendungen prüfen und bearbeiten können, bevor sie als endgültig betrachtet werden. Jede Einsendung durchläuft einen Lebenszyklus mit drei Status: Ausstehend, Genehmigt oder Abgelehnt.

So funktioniert der Genehmigungsworkflow

Lebenszyklus des Einsendungsstatus

Einsendung eingegangen --> Ausstehend --> Genehmigt
                                      --> Abgelehnt
                                      --> (Zurück auf Ausstehend zur erneuten Überprüfung)

1. Ausstehend – Jede neue Einsendung beginnt mit dem Status „Ausstehend". Sie wartet darauf, dass ein Administrator sie überprüft.
2. Genehmigt – Ein Administrator hat die Einsendung überprüft und akzeptiert. Wenn das Formular „Bei Genehmigung"-Profilsynchronisierung verwendet, werden zugeordnete Daten zu diesem Zeitpunkt in den Personendatensatz geschrieben.
3. Abgelehnt – Ein Administrator hat die Einsendung überprüft und abgelehnt. Keine Profildaten werden synchronisiert.

Einsendungen können von Genehmigt oder Abgelehnt zurück auf „Ausstehend" zurückgesetzt werden, wenn Sie eine Entscheidung erneut prüfen müssen.

Wann Genehmigungsworkflows verwendet werden

Genehmigungsworkflows sind wertvoll, wenn Sie:

• Freiwilligenanträge prüfen möchten, bevor Sie sie zu Dienstteams hinzufügen
• Registrierungsinformationen verifizieren möchten, bevor Sie die Veranstaltungsanmeldung bestätigen
• Anfragen prüfen möchten (z. B. Raumnutzungsanfragen, Beratungstermine), bevor Sie sie bearbeiten
• Datenqualität kontrollieren möchten, indem Sie prüfen, was mit Mitgliederprofilen synchronisiert wird
• Zugang zu Ressourcen oder Diensten auf Basis von Formularantworten steuern möchten

Einsendungen überprüfen

Aus der Einsendungsliste

1. Navigieren Sie zum Formular und klicken Sie auf Einsendungen anzeigen.
2. Verwenden Sie das Status-Filter-Dropdown, um nur Ausstehende Einsendungen anzuzeigen.
3. Klicken Sie auf eine Einsendung, um deren Detailseite zu öffnen.

Die Einsendungsliste zeigt für jede Einsendung ein farbkodiertes Status-Abzeichen:

• Ausstehend (bernsteinfarben) – Wartet auf Überprüfung
• Genehmigt (grün) – Akzeptiert
• Abgelehnt (rot) – Abgelehnt

Auf der Einsendungsdetailseite

Die Detailseite bietet:

• Eine große Statusanzeige oben
• Alle Formularantworten, Feld für Feld angezeigt
• Einsenderinformationen in der Seitenleiste
• Aktionsschaltflächen zum Genehmigen oder Ablehnen

Eine Einsendung genehmigen

1. Öffnen Sie die Einsendungsdetailseite.
2. Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Genehmigen.
3. Ein Modal erscheint, in dem Sie optional Überprüfungsnotizen hinzufügen können.
4. Klicken Sie auf Einsendung genehmigen.

Was bei der Genehmigung passiert:

• Der Status der Einsendung ändert sich zu „Genehmigt".
• Der Überprüfungszeitstempel und der Prüfer werden aufgezeichnet.
• Wenn der Profilsynchronisierungsmodus des Formulars auf Bei Genehmigung eingestellt ist, werden zugeordnete Felder mit dem Personendatensatz synchronisiert. Sie sehen eine Erfolgsmeldung wie „Einsendung genehmigt und 3 Feld(er) mit Profil synchronisiert."
• Wenn die Synchronisierung aus irgendeinem Grund fehlschlägt, wird die Genehmigung trotzdem durchgeführt und der Fehler protokolliert.

Eine Einsendung ablehnen

1. Öffnen Sie die Einsendungsdetailseite.
2. Klicken Sie auf die rote Schaltfläche Ablehnen.
3. Ein Modal erscheint, in dem Sie einen Ablehnungsgrund angeben müssen (Pflichtfeld).
4. Klicken Sie auf Einsendung ablehnen.

Was bei der Ablehnung passiert:

• Der Status der Einsendung ändert sich zu „Abgelehnt".
• Der Überprüfungszeitstempel, der Prüfer und der Ablehnungsgrund werden aufgezeichnet.
• Keine Profildaten werden synchronisiert, unabhängig vom Synchronisierungsmodus des Formulars.
• Der Ablehnungsgrund wird gespeichert und im Abschnitt „Überprüfungsnotizen" auf der Einsendungsdetailseite angezeigt.

Eine Entscheidung zurücksetzen

Wenn Sie eine genehmigte oder abgelehnte Einsendung erneut prüfen müssen:

1. Öffnen Sie die Einsendungsdetailseite.
2. Klicken Sie auf Auf Ausstehend zurücksetzen.
3. Die Einsendung kehrt zum Status „Ausstehend" zurück und kann erneut überprüft werden.

Hinweis: Wenn Daten bereits mit einem Personenprofil synchronisiert wurden (aus einer vorherigen Genehmigung), macht das Zurücksetzen des Status die Synchronisierung nicht rückgängig. Profiländerungen sind nach der Anwendung dauerhaft.

Überprüfungsnotizen

Überprüfungsnotizen dienen als Prüfspur für Ihre Überprüfungsentscheidungen:

• Genehmigungsnotizen sind optional und können dokumentieren, warum die Einsendung akzeptiert wurde.
• Ablehnungsgründe sind Pflichtfeld und erläutern, warum die Einsendung abgelehnt wurde.
• Notizen werden auf der Einsendungsdetailseite zusammen mit dem Überprüfungszeitstempel und dem Namen des Prüfers angezeigt.

Genehmigungen mit Profilsynchronisierung kombinieren

Der Genehmigungsworkflow ist besonders leistungsstark in Kombination mit dem Bei Genehmigung-Profilsynchronisierungsmodus:

Tipp: Verwenden Sie für Formulare wie Freiwilligenanträge oder Mitgliedschaftsanfragen den „Bei Genehmigung"-Synchronisierungsmodus. Dies stellt sicher, dass nur geprüfte, genehmigte Daten in Ihre Personendatenbank gelangen.

Dashboard-Indikatoren

Ausstehende Zählabzeichen

Auf der Formular-Detailseite zeigt der Link Einsendungen anzeigen in der Schnellaktionen-Seitenleiste ein pulsierendes Abzeichen mit der Anzahl der ausstehenden Einsendungen. Dies bietet einen schnellen visuellen Hinweis, dass Einsendungen Aufmerksamkeit benötigen.

Statistikkarten

Sowohl die Formular-Detailseite als auch die Einsendungsliste zeigen Statistikkarten mit Zählungen für Gesamt, Ausstehend, Genehmigt und Abgelehnt, was Ihnen einen Überblick über Ihre Überprüfungswarteschlange gibt.

Bewährte Vorgehensweisen

1. Zeitnah überprüfen. Prüfen Sie Ihre ausstehenden Einsendungen regelmäßig, insbesondere bei zeitkritischen Formularen wie Veranstaltungsregistrierungen.
2. Überprüfungsnotizen verwenden. Dokumentieren Sie Ihre Begründungen für Genehmigungen und Ablehnungen. Dies schafft eine nützliche Prüfspur.
3. Benachrichtigungen einrichten. Aktivieren Sie Admin-Benachrichtigungen oder fügen Sie benutzerdefinierte Empfänger hinzu, damit Sie benachrichtigt werden, wenn neue Einsendungen eingehen.
4. Den richtigen Synchronisierungsmodus wählen. Verwenden Sie „Bei Genehmigung" für Formulare, bei denen Datenqualität wichtig ist, und „Beim Absenden" für risikoarme Formulare, bei denen Geschwindigkeit wichtig ist.
5. Regelmäßig exportieren. Exportieren Sie Einsendungen als CSV für Archivierung und Berichterstattung, insbesondere vor dem Archivieren oder Löschen eines Formulars.