Lehrerzertifizierungen

TimelyChurch verfolgt Sicherheits- und Dienstzertifizierungen für alle, die Kinder und Jugendliche unterrichten, leiten oder betreuen. Das Zertifizierungssystem zeichnet Ausstellungsdaten, Ablaufdaten und den Verifizierungsstatus auf – und weist ablaufende oder abgelaufene Zertifizierungen in der Admin-Warteschlange „Aufmerksamkeit erforderlich" aus, damit nichts übersehen wird.

Zertifizierungstypen

Das System unterstützt standardmäßig sieben Zertifizierungstypen:

Der Typ Sonstiges ermöglicht es Ihrer Gemeinde, jede zusätzliche Zertifizierung aufzuzeichnen, die nicht in der Standardliste enthalten ist (z. B. „Rettungsschwimmer", „AED-Bedienung", „Sonderpädagogik-Zertifikat"). Wenn Sie Sonstiges auswählen, füllen Sie das Feld Name mit dem beschreibenden Titel aus.

Eine Zertifizierung hinzufügen

Zertifizierungen können vom Lehrer selbst (über das Portal) oder von einem Administrator (über das Lehrerprofil im Admin-Bereich) hinzugefügt werden.

Über das Lehrerportal

1. Melden Sie sich im Portal an und gehen Sie zu Profil.
2. Scrollen Sie zum Abschnitt Zertifizierungen.
3. Klicken Sie auf Zertifizierung hinzufügen.
4. Füllen Sie das Formular aus:
   • Typ – Wählen Sie aus der obigen Liste aus.
   • Name – Nur erforderlich, wenn der Typ „Sonstiges" ist; andernfalls wird er automatisch ausgefüllt.
   • Ausstellungsdatum – Das Datum, an dem die Zertifizierung erworben wurde.
   • Ablaufdatum – Das Datum, an dem die Zertifizierung abläuft (optional für Zertifizierungen, die nicht ablaufen, wie einmalige Schulungen).
   • Unterstützendes Dokument – Laden Sie ein PDF oder Bild des Zertifikats hoch (optional, aber empfohlen).
5. Absenden. Die Zertifizierung wird mit dem Status Verifizierung ausstehend gespeichert.

Über den Admin-Bereich

Administratoren können Zertifizierungen für ein beliebiges Lehrerprofil hinzufügen oder bearbeiten und auch den Verifizierungsstatus direkt setzen (dabei den ausstehenden Status überspringen, wenn der Administrator das Dokument bereits physisch geprüft hat).

Verifizierungsstatus

Jede Zertifizierung trägt einen Verifizierungsstatus:

Verifizierte Zertifizierungen erfassen den verifizierenden Administrator und einen Zeitstempel für Audit-Zwecke.

Ablaufverfolgung

Das System verfolgt zwei abgeleitete Zustände basierend auf dem Ablaufdatum:

Abgelaufen

Eine Zertifizierung gilt als abgelaufen, wenn ihr Ablaufdatum in der Vergangenheit liegt (heute oder früher). Abgelaufene Zertifizierungen werden in der Benutzeroberfläche mit einem roten Warnindikator angezeigt.

Läuft bald ab

Eine Zertifizierung gilt als bald ablaufend, wenn ihr Ablaufdatum innerhalb der nächsten 30 Tage liegt (zwischen jetzt und 30 Tagen ab heute). Bald ablaufende Zertifizierungen werden mit einem gelben Warnindikator angezeigt.

Zertifizierungen ohne Ablaufdatum (z. B. einmalige Schulungen, die nie ablaufen) werden nie als abgelaufen oder bald ablaufend markiert.

Ablaufbenachrichtigungen

Abgelaufene und bald ablaufende Zertifizierungen erscheinen an zwei Stellen:

1. Das Lehrerprofil

Sowohl das eigene Portalprofil des Lehrers als auch die Admin-Ansicht des Lehrers zeigen farbige Warnindikatoren neben jeder Zertifizierung:

• Grün – Verifiziert und nicht kurz vor dem Ablaufen.
• Gelb – Läuft innerhalb von 30 Tagen ab.
• Rot – Abgelaufen oder abgelehnt.

2. Die Admin-Warteschlange „Aufmerksamkeit erforderlich"

Das Widget „Aufmerksamkeit erforderlich" im Admin-Dashboard zieht ablaufende und abgelaufene Zertifizierungen ein. Von dort aus kann ein Administrator:

• Auf das Lehrerprofil klicken, um die Zertifizierung zu aktualisieren.
• Die Benachrichtigung bestätigen, um sie aus „Aufmerksamkeit erforderlich" zu entfernen, ohne die Zertifizierung zu aktualisieren. Nutzen Sie dies, wenn Sie den Lehrer bereits kontaktiert haben und die Benachrichtigung nicht die nächsten 30 Tage über lästig sein soll.
• Die Bestätigung später löschen, um die Benachrichtigung wieder erscheinen zu lassen (z. B. wenn der Lehrer die Zertifizierung nicht rechtzeitig aktualisiert hat).

Bestätigte Benachrichtigungen werden mit dem bestätigenden Administrator, der Uhrzeit und einer optionalen Notiz für den Audit-Verlauf nachverfolgt.

3. Täglicher Benachrichtigungs-Job

Ablauferinnerungen sind Teil desselben täglichen Benachrichtigungsstapels wie Lektions- und Vertretungsanfrage-Erinnerungen – sie werden um 08:00 Uhr Serverzeit versendet. Die Referenz zur Kadenz der täglichen Erinnerungen finden Sie unter Vertretungsanfragen.

Berichte zu ablaufenden Zertifizierungen

So erstellen Sie schnell einen Bericht darüber, wer kurz vor dem Verlust einer Zertifizierung steht:

1. Filtern Sie die Lehrerliste nach Zertifizierungsstatus.
2. Sortieren Sie aufsteigend nach Ablaufdatum.
3. Die Lehrer, deren Zertifizierung am nächsten abläuft, erscheinen oben.

Für Vorstandsberichte oder Compliance-Audits liefert der Export dieser Ansicht als CSV eine Liste aller aktiven Lehrer, ihrer Zertifizierungen und des nächsten Ablaufdatums für jede – nützlich, wenn Sie nachweisen müssen, dass jeder mit Kindern arbeitende Ehrenamtliche ein aktuelles Führungszeugnis hat.

Bewährte Verfahren

• Innerhalb von 7 Tagen verifizieren. Lassen Sie ausstehende Zertifizierungen nicht liegen – je länger sie unbearbeitet bleiben, desto mehr häufen sie sich an.
• Eine wiederkehrende Kalendererinnerung setzen, um die Warteschlange „Aufmerksamkeit erforderlich" wöchentlich zu überprüfen.
• Lehrer ermutigen, unterstützende Dokumente hochzuladen. Ein eingescanntes Zertifikat macht die Verifizierung schnell (und hinterlässt eine Dokumentenprüfspur für Audits).
• Nicht nur auf das Gedächtnis für Verlängerungsdaten verlassen. Das System übernimmt die Berechnung – vertrauen Sie den gelben/roten Indikatoren.
• Den Ablehnungsgrund freundlich und klar formulieren. Lehrer sollten genau wissen, was zu korrigieren ist, wenn eine Zertifizierung abgelehnt wird.

Verwandte Artikel

• Lehrerportal – wo Lehrer ihre eigenen Zertifizierungen verwalten.
• Vertretungsanfragen – ein weiterer Anwendungsfall der täglichen Benachrichtigungen.