Lehrerzertifizierungen

TimelyChurch verfolgt Sicherheits- und Dienstzertifizierungen für alle, die Kinder und Jugendliche unterrichten, leiten oder betreuen. Lehrer erfassen ihre Zertifizierungen mit Ausstellungs- und Ablaufdatum, und ablaufende oder abgelaufene Zertifizierungen erscheinen auf der Admin-Seite Aufmerksamkeit erforderlich, damit nichts übersehen wird.

Zertifizierungstypen

Das System unterstützt standardmäßig sieben Zertifizierungstypen:

Der Typ Sonstiges ermöglicht es einem Lehrer, jede zusätzliche Zertifizierung aufzuzeichnen, die nicht in der Standardliste enthalten ist (z. B. „Rettungsschwimmer", „AED-Bedienung", „Sonderpädagogik-Zertifikat"). Wenn Sie Sonstiges wählen, füllen Sie das Feld Name mit dem beschreibenden Titel aus.

Eine Zertifizierung hinzufügen

Lehrer fügen ihre eigenen Zertifizierungen im Mitgliederportal hinzu:

1. Melden Sie sich im Portal an und öffnen Sie Mein Profil im Kontomenü.
2. Öffnen Sie den Abschnitt Zertifizierungen.
3. Klicken Sie auf + Hinzufügen (oder Zertifizierung hinzufügen, wenn Sie noch keine haben).
4. Füllen Sie das Formular aus:
   • Typ – Wählen Sie aus der obigen Liste aus.
   • Name – Erforderlich, wenn der Typ „Sonstiges" ist.
   • Ausstellungsdatum – Das Datum, an dem die Zertifizierung erworben wurde.
   • Ablaufdatum – Das Datum, an dem die Zertifizierung abläuft (leer lassen bei Zertifizierungen, die nicht ablaufen, wie einmalige Schulungen).
   • Document (optional) – Laden Sie das Zertifikat als PDF-, Word- oder Bilddatei hoch.
5. Klicken Sie auf Zertifizierung hinzufügen.

Jede Zertifizierung in der Liste zeigt ihr Ablaufdatum (Ablauf:) und ist mit (Abgelaufen) gekennzeichnet, sobald dieses Datum vergangen ist. Um eine zu entfernen, klicken Sie auf Entfernen und bestätigen Sie Diese Zertifizierung entfernen?.

Ablaufverfolgung

TimelyChurch ermittelt zwei Zustände aus dem Ablaufdatum:

Abgelaufen

Eine Zertifizierung ist abgelaufen, wenn ihr Ablaufdatum in der Vergangenheit liegt.

Läuft bald ab

Eine Zertifizierung ist bald ablaufend, wenn ihr Ablaufdatum innerhalb der nächsten 30 Tage liegt.

Zertifizierungen ohne Ablaufdatum (z. B. einmalige Schulungen, die nie ablaufen) werden nie als abgelaufen oder bald ablaufend markiert.

Ablaufbenachrichtigungen

Abgelaufene und bald ablaufende Zertifizierungen erscheinen an diesen Stellen:

1. Das Lehrerprofil

Das eigene Portalprofil des Lehrers zeigt neben jeder Zertifizierung das Ablaufdatum und kennzeichnet abgelaufene.

2. Die Admin-Seite „Aufmerksamkeit erforderlich"

Die Seite Aufmerksamkeit erforderlich listet Ablaufende Zertifizierungen auf, mit jeder Person, der Zertifizierung und wann sie Läuft ab (oder dass sie Abgelaufen ist). Von dort aus kann ein Administrator:

• Den Lehrer kontaktieren, damit er sie erneuert.
• Auf Schließen klicken, um die Benachrichtigung zu bestätigen und aus der Liste zu nehmen -- nutzen Sie dies, wenn Sie den Lehrer bereits kontaktiert haben.

Sie können diesen Abschnitt ganz ausblenden, indem Sie Ablaufende Zertifizierungen in den Einstellungen der Seite „Aufmerksamkeit erforderlich" abwählen.

3. Tägliche Erinnerungen

Ablauferinnerungen sind Teil derselben täglichen Benachrichtigungen wie Lektions- und Vertretungsanfrage-Erinnerungen. Sie werden jeden Morgen um 8:00 Uhr in der Ortszeit Ihrer Gemeinde versendet. Den Zeitplan der täglichen Erinnerungen finden Sie unter Vertretungsanfragen.

Bewährte Verfahren

• Bitten Sie Lehrer, jede Zertifizierung mit ihrem Ablaufdatum einzutragen. Ohne Datum kann TimelyChurch Sie nicht warnen, bevor sie abläuft.
• Ermutigen Sie Lehrer, das Dokument hochzuladen. Ein eingescanntes Zertifikat gibt Ihnen eine Dokumentenprüfspur für Audits.
• Prüfen Sie „Aufmerksamkeit erforderlich" wöchentlich. Setzen Sie eine wiederkehrende Kalendererinnerung, damit ablaufende Zertifizierungen vor dem Datum bearbeitet werden.
• Nicht nur auf das Gedächtnis für Verlängerungsdaten verlassen. Das System übernimmt die Berechnung – vertrauen Sie den Benachrichtigungen.

Verwandte Artikel

• Lehrerportal – wo Lehrer ihre eigenen Zertifizierungen verwalten.
• Vertretungsanfragen – ein weiterer Anwendungsfall der täglichen Benachrichtigungen.