Finanzberichte

Übersicht

TimelyChurch stellt mehrere integrierte Finanzberichte bereit, die Ihnen und Ihrer Gemeindeleitung ein klares Bild Ihrer finanziellen Lage vermitteln. Alle Berichte ziehen Daten direkt aus Ihren Buchungstransaktionen, sind also stets aktuell – kein Warten auf eine Monatsendverarbeitung.

Berichte aufrufen

Öffnen Sie Finanzen > Buchhaltung und klicken Sie dann in der Buchhaltungs-Registerleiste auf die Registerkarte Berichte (die Zeile, die oben verläuft: Dashboard, Scheckregister, Transaktionen, Spenden, Rechnungen, Berichte). Damit öffnet sich der Berichtshub.

Am oberen Rand des Hubs sehen Sie Schnellstatistikkarten, die Ihre Finanzen zusammenfassen, gefolgt von einem Raster von Berichtskarten. Klicken Sie auf eine beliebige Karte, um diesen Bericht zu öffnen.

Wenn in diesem Artikel ein Abschnitt „Öffnen Sie die Bilanz" lautet, bedeutet das: Gehen Sie zur Registerkarte Berichte und klicken Sie auf die Karte Bilanz.

Einfachmodus vs. Erweiterter Modus

Der Berichtshub ändert sich abhängig davon, welchen Buchhaltungsmodus Ihre Gemeinde verwendet. Sie legen diesen mit der Modusumschalttaste im Header des Buchhaltungs-Dashboards fest.

• Im Erweiterten Modus (Standard) zeigt der Hub den vollständigen Satz von Statistikkarten – Gesamtvermögen, Gesamtverbindlichkeiten, Nettovermögen und Jahresverlauf-Nettoeinkommen – sowie jede unten beschriebene Berichtskarte.
• Im Einfachmodus ist der Hub für einen ehrenamtlichen Kassenwart optimiert. Einige buchhaltungsorientierte Karten werden umbenannt oder ausgeblendet (Details finden Sie im jeweiligen Abschnitt des Berichts), und der Kassenbericht wird als große Hauptkarte oben im Hub hervorgehoben.

Im Einfachmodus werden Sie auch einige Umbenennungen in der Buchhaltungs-Registerleiste bemerken: Transaktionen wird als Geld Ein / Aus angezeigt, und das Menü Einrichten ▾ ist mit Mehr ▾ beschriftet.

Bilanz

Die Bilanz zeigt einen Schnappschuss der finanziellen Lage Ihrer Gemeinde zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie beantwortet die Frage: „Was besitzt die Gemeinde, was schuldet sie, und wie ist ihr Nettovermögen?"

Hinweis: Die Bilanzkarte erscheint nur im Erweiterten Modus. Im Einfachmodus ist sie ausgeblendet, da sich die meisten ehrenamtlichen Kassenwarttinnen und -warte stattdessen auf den Kassenbericht stützen.

Abschnitte

• Vermögen -- Alle Aktivkonten (Giro, Spar, Liegenschaften, Ausstattung usw.) mit ihren aktuellen Salden.
• Verbindlichkeiten -- Alle Passivkonten (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Darlehen, Kreditkarten usw.) mit ihren aktuellen Salden.
• Eigenkapital -- Nettovermögenskonten (nicht zweckgebunden und vorübergehend zweckgebunden).
• Nettovermögen -- Gesamtvermögen minus Gesamtverbindlichkeiten.

Eine Bilanz erstellen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Berichte auf die Karte Bilanz.
2. Standardmäßig zeigt der Bericht Salden zum heutigen Tag.
3. Um eine historische Bilanz anzuzeigen, wählen Sie ein Stichtagsdatum und klicken Sie auf Aktualisieren.

Hinweis: Beim Anzeigen eines historischen Datums berechnet TimelyChurch den Saldo jedes Kontos neu, indem es mit dem Eröffnungssaldo beginnt und alle Transaktionen bis zum ausgewählten Datum summiert. Dies ergibt einen genauen Stichtagsschnappschuss.

Verwendung der Bilanz

• Präsentieren Sie die Bilanz bei Vorstandssitzungen, um die allgemeine finanzielle Lage der Gemeinde darzustellen.
• Vergleichen Sie monat-über-monat oder jahr-über-jahr, indem Sie den Bericht für den letzten Tag jedes Zeitraums generieren.
• Überprüfen Sie, ob Ihr Gesamtvermögen angemessen mit Ihren Kontoauszügen und bekannten Liegenschaftswerten übereinstimmt.

Gewinn- und Verlustrechnung

Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt die finanziellen Aktivitäten Ihrer Gemeinde über einen Zeitraum. Sie beantwortet die Frage: „Wie viel Geld ist eingegangen, wie viel ist ausgegangen, und was ist das Nettoergebnis?"

Hinweis: Im Einfachmodus heißt diese Karte Geld Ein vs. Geld Aus (die Jahresverlauf-Werte auf der Karte lauten „Jahresverlauf Ein" und „Jahresverlauf Aus"). Es ist derselbe Bericht – nur die Formulierung ist benutzerfreundlicher für Nicht-Buchhalter.

Abschnitte

• Einnahmen nach Kategorie -- Alle Einnahmetransaktionen gruppiert nach Kategorie (z. B. Zehnten & Opfergaben, Zweckgebundene Gaben, Spendenaktionen, Zinserträge), mit Summen für jede Kategorie.
• Ausgaben nach Kategorie -- Alle Ausgabentransaktionen gruppiert nach Kategorie (z. B. Gehälter, Betriebskosten, Gebäude & Instandhaltung, Missionen), mit Summen für jede Kategorie.
• Gesamteinnahmen -- Summe aller Einnahmekategorien.
• Gesamtausgaben -- Summe aller Ausgabenkategorien.
• Nettoeinkommen -- Gesamteinnahmen minus Gesamtausgaben. Eine positive Zahl bedeutet, dass die Gemeinde mehr eingenommen als ausgegeben hat; eine negative Zahl bedeutet, dass sie mehr ausgegeben als eingenommen hat.

Eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Berichte auf die Karte Gewinn- und Verlustrechnung (im Einfachmodus die Karte Geld Ein vs. Geld Aus).
2. Standardmäßig zeigt der Bericht das aktuelle Jahr (1. Januar bis heute).
3. Passen Sie Startdatum und Enddatum an, um einen beliebigen Zeitraum anzuzeigen.
4. Klicken Sie auf Aktualisieren.

Verwendung der Gewinn- und Verlustrechnung

• Monatlich für Finanzausschusssitzungen ausführen (Daten auf den ersten und letzten des Monats setzen).
• Vierteljährlich für Vorstandsberichte ausführen.
• Jährlich für die Jahresendüberprüfung und Steuervorbereitung ausführen.
• Mit dem gleichen Zeitraum des Vorjahres vergleichen, um Trends zu identifizieren.

Probebilanz

Die Probebilanz listet jedes Konto auf einer einzigen Seite mit Soll- (S) und Habenspalten (H). Sie ist die klassische erste Plausibilitätsprüfung des Buchhalters – wenn die Gesamtsollbuchungen den Gesamthabenbuchungen entsprechen, sind Ihre Bücher im Gleichgewicht.

Dies ist ein buchhalterorientierter Bericht. Seine Karte erscheint im Berichtshub nur im Erweiterten Modus, aber Sie können sie in jedem Modus über das Menü Einrichten ▾ (im Einfachmodus Mehr ▾) unter Probebilanz erreichen.

Um sie auszuführen, klicken Sie auf die Karte Probebilanz auf der Registerkarte Berichte (oder wählen Sie sie aus dem Menü Einrichten ▾ / Mehr ▾). Verwenden Sie sie, um zu bestätigen, dass Ihre Konten ausgeglichen sind, bevor Sie andere Berichte generieren oder Ihre Bücher einem Wirtschaftsprüfer übergeben.

Hauptbuch

Das Hauptbuch ermöglicht es Ihnen, ein einzelnes Konto auszuwählen und jede darauf gebuchte Transaktion zu sehen, zusammen mit einem laufenden Saldo nach jedem Eintrag. Es ist der Bericht, zu dem Sie greifen sollten, wenn Sie genau nachvollziehen müssen, wie ein Konto seinen aktuellen Saldo erreicht hat.

Wie die Probebilanz erscheint die Hauptbuchkarte im Berichtshub im Erweiterten Modus und ist in jedem Modus über das Menü Einrichten ▾ / Mehr ▾ unter Hauptbuch verfügbar.

Um es auszuführen, klicken Sie auf die Karte Hauptbuch auf der Registerkarte Berichte (oder wählen Sie es aus dem Menü Einrichten ▾ / Mehr ▾) und wählen Sie dann das Konto aus, das Sie überprüfen möchten.

Kassenbericht

Der Kassenbericht ist eine einseitige Zusammenfassung, die speziell für Vorstands- und Gemeindeversammlungen konzipiert ist. Er präsentiert die wichtigsten Finanzinformationen in einem klaren, buchhalterfreundlichen Format.

Tipp: Im Einfachmodus ist der Kassenbericht der Hauptbericht – er erscheint als große Karte oben im Berichtshub, da er der Bericht ist, den die meisten ehrenamtlichen Kassenwarttinnen und -warte am häufigsten benötigen.

Inhalt

• Berichtsmonat und Vorbereitungsdetails.
• Anfangssaldo -- Gesamte Bankkontobestände zu Beginn des Monats.
• Einnahmen nach Kategorie -- Wie viel eingegangen ist und woher.
• Ausgaben nach Kategorie -- Wie viel ausgegangen ist und wofür.
• Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben für den Monat.
• Nettoveränderung -- Die Gesamtzunahme oder -abnahme des Bargeldbestands.
• Endsaldo -- Gesamte Bankkontobestände am Ende des Berichtsmonats.
• Fondssalden -- Der Saldo jedes Fonds zum Ende des Berichtsmonats.
• Bankkontostände -- Einzelne Salden für jedes Bankkonto.

Einen Kassenbericht erstellen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Berichte auf die Karte Kassenbericht (die Hauptkarte oben im Hub im Einfachmodus).
2. Wählen Sie den Monat, über den Sie berichten möchten.
3. Überprüfen Sie den Bericht auf dem Bildschirm.
4. Klicken Sie auf PDF herunterladen, um ein formatiertes PDF zu erstellen, das zum Drucken oder Versenden per E-Mail geeignet ist.

Verwendung des Kassenberichts

• Monatlich erstellen und bei Vorstands- oder Versammlungen präsentieren.
• Das PDF per E-Mail an Vorstandsmitglieder senden, die persönlich nicht anwesend sein können.
• Gedruckte Kopien in den Finanzunterlagen Ihrer Gemeinde für Prüfungszwecke aufbewahren.

Tipp: Der Kassenbericht berechnet Anfangs- und Endsalden aus tatsächlichen Transaktionsdaten, nicht nur aus aktuellen Kontoständen. Das bedeutet, dass Sie genaue Berichte für jeden vergangenen Monat erstellen können.

1099-Lieferantenbericht

Der 1099-Lieferantenbericht hilft Ihnen, Lieferanten zu identifizieren, die am Jahresende eine IRS-Formularpflicht 1099 haben. Weitere Informationen zur Einrichtung der 1099-Verfolgung finden Sie im Artikel Zahlungsempfänger und Lieferanten verwalten.

Inhalt

• Lieferanten, die eine 1099 benötigen -- Alle 1099-bezeichneten Lieferanten, die im ausgewählten Steuerjahr $600 oder mehr erhalten haben.
• Lieferanten unter dem Schwellenwert -- 1099-bezeichnete Lieferanten, die weniger als $600 erhalten haben.
• Fehlende Steuer-ID-Warnungen -- Kennzeichnungen für Lieferanten, die eine 1099 benötigen, aber keine Steuer-ID in der Datei haben.
• Gesamte meldepflichtige Zahlungen -- Die Summe aller Zahlungen an Lieferanten über dem Schwellenwert.

Den 1099-Bericht ausführen

1. Öffnen Sie den 1099-Lieferantenbericht. Er ist Teil des Berichtsbereichs; wenn Sie ihn nicht im Berichtshub sehen, richten Sie zuerst Ihre 1099-Lieferanten auf der Seite Zahlungsempfänger ein (unter dem Menü Einrichten ▾ / Mehr ▾) – der Bericht deckt als 1099-Lieferanten gekennzeichnete Zahlungsempfänger ab.
2. Wählen Sie das Steuerjahr aus.
3. Überprüfen Sie den Bericht auf dem Bildschirm.
4. Klicken Sie auf PDF herunterladen für Ihre Unterlagen.

Budgetberichte

Wenn Sie ein aktives Budget haben, sind drei Berichte über die Budget-Detailseite verfügbar:

• Abweichungsbericht -- Vergleicht geplante Beträge mit tatsächlichen Transaktionen für jede Position, mit Zwischensummen nach Einnahmen/Ausgaben.
• Monatliche Aufschlüsselung -- Zeigt tatsächliche Einnahmen und Ausgaben pro Kategorie über jeden Monat des Budgetzeitraums. Nützlich zum Erkennen saisonaler Muster.
• Vorstandsbericht (PDF) -- Ein druckfertiges PDF, das für Vorstandssitzungen konzipiert ist, getrennt vom Abweichungsdetailbericht.

Vollständige Details zu jedem finden Sie unter Budgetverwaltung.

Transaktionsexport (CSV)

Obwohl kein formeller Bericht, ermöglicht die CSV-Exportfunktion das Extrahieren von Transaktionsdaten für die Verwendung in Tabellenkalkulationen oder externen Tools.

1. Gehen Sie zu Finanzen > Buchhaltung und öffnen Sie die Registerkarte Transaktionen (im Einfachmodus als Geld Ein / Aus bezeichnet).
2. Wenden Sie die gewünschten Filter an (Datumsbereich, Konto, Kategorie, Typ).
3. Öffnen Sie das geteilte Schaltflächenmenü Neue Transaktion und wählen Sie CSV exportieren (es lädt die gefilterte Liste herunter).

Der Export enthält: Datum, Typ, Beschreibung, Konto, Kategorie, Zahlungsempfänger, Fonds, Betrag, Schecknummer, Referenznummer und Abstimmungsstatus.

Tipp: Verwenden Sie den CSV-Export, um benutzerdefinierte Berichte in einer Tabellenkalkulation zu erstellen, Daten mit einem externen Buchhalter zu teilen oder in Steuererstellungssoftware zu importieren.

Abstimmungsbericht (PDF)

Für jede abgeschlossene Bankabstimmung können Sie einen PDF-Bericht herunterladen, der Folgendes zeigt:

• Kontoname und Auszugsdatum.
• Anfangssaldo, abgeglichene Einzahlungen, abgeglichene Zahlungen und Endsaldo.
• Eine Liste aller abgeglichenen Transaktionen.

Weitere Einzelheiten finden Sie im Artikel Bankabstimmung.

Tipps für die Finanzberichterstattung

Berichte mindestens monatlich ausführen. Auch wenn Ihr Vorstand nur vierteljährlich tagt, hilft das monatliche Ausführen von Berichten, Probleme frühzeitig zu erkennen.

Einheitliche Datumsbereiche verwenden. Beim Vergleichen von Zeiträumen verwenden Sie dieselben Datumsgrenzen (z. B. immer den ersten und letzten Tag des Monats, nicht beliebige Daten).

Den Kassenbericht Ihrem Vorstand präsentieren. Er ist so konzipiert, dass er von Menschen ohne Buchführungskenntnisse verstanden werden kann. Er deckt die wesentlichen Informationen ab, die ein Kirchenvorstand für die finanzielle Aufsicht benötigt.

PDF-Kopien aufbewahren. Laden Sie PDF-Berichte monatlich herunter und archivieren Sie sie. Dies schafft einen Papierpfad, der bei Prüfungen, Versicherungsansprüchen oder Führungswechseln wertvoll ist.

Vor der Berichterstattung abstimmen. Führen Sie Ihre Bankabstimmung durch, bevor Sie Berichte für einen Zeitraum erstellen. Die Abstimmung erkennt Fehler, die sonst in Ihren Berichten erscheinen würden.