Finanzberichte

Übersicht

TimelyChurch stellt mehrere integrierte Finanzberichte bereit, die Ihnen und Ihrer Gemeindeleitung ein klares Bild Ihrer finanziellen Lage vermitteln. Alle Berichte ziehen Daten direkt aus Ihren Buchungstransaktionen, sind also stets aktuell – kein Warten auf eine Monatsendverarbeitung.

Wer Finanzberichte öffnen darf

Finanzberichte befinden sich im Buchhaltungsmodul und folgen daher der Zeile Buchhaltung Ihrer Rolle (unter Finanzen in Verwaltung → Rollen & Berechtigungen). Die Aktionen der Zeile Buchhaltung sind Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Abstimmen, Schließen und Stornieren; zum Ansehen von Berichten ist Anzeigen nötig. Gemeindeadministratoren haben standardmäßig Zugriff – es sei denn, die Einstellung Spenden-Datenschutz Ihrer Gemeinde hält die Finanzen vom Administrator fern (siehe Wer Spenden und Gaben sehen kann). Die Karte Spendennachweise erfordert außerdem die Spendenstufe Buchhalter oder höher sowie die Rollenberechtigung Spendennachweise.

Berichte aufrufen

Öffnen Sie Finanzen > Buchhaltung und klicken Sie dann in der Buchhaltungs-Registerleiste auf die Registerkarte Berichte (die Zeile, die oben verläuft: Dashboard, Scheckregister, Transaktionen, Spenden, Rechnungen, Berichte). Damit öffnet sich der Hub Finanzberichte.

Am oberen Rand des Hubs sehen Sie Schnellstatistikkarten, die Ihre Finanzen zusammenfassen, gefolgt von einem Raster von Berichtskarten. Klicken Sie auf eine beliebige Karte, um diesen Bericht zu öffnen. Unten öffnen die Schnellberichtslinks häufige Ansichten mit einem Klick: Kassenbericht, Aktuelle Bilanz (Vollständige Buchführung), Ertragsrechnung seit Jahresbeginn, G&V dieses Monats, G&V letzter Monat, Budgetabweichungsbericht (wenn ein Budget aktiv ist, Vollständige Buchführung) und die Spendennachweise des laufenden Jahres.

Wenn in diesem Artikel ein Abschnitt „Öffnen Sie die Bilanz" lautet, bedeutet das: Gehen Sie zur Registerkarte Berichte und klicken Sie auf die Karte Bilanz.

Einfaches Kassenbuch vs. Vollständige Buchführung

Der Berichtshub folgt Ihrer persönlichen Buchhaltungsansicht (wechseln Sie sie mit der Schaltfläche Buchhaltungsmodus im Finanz-Dashboard – siehe Einfacher vs. Erweiterter Buchhaltungsmodus).

• In der Vollständigen Buchführung zeigt der Hub vier Statistikkarten – Gesamtvermögen, Gesamtverbindlichkeiten, Nettovermögen und Nettoeinkommen seit Jahresbeginn – sowie jede unten beschriebene Berichtskarte: Kassenbericht, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Probebilanz, Hauptbuch, Budget vs. Ist-Werte und Spendennachweise.
• Im Einfachen Kassenbuch ist der Hub für einen ehrenamtlichen Kassenwart optimiert: zwei Statistikkarten (In der Bank und Netto seit Jahresbeginn), der Kassenbericht als große Hauptkarte, die Gewinn- und Verlustrechnung umbenannt in Einnahmen vs. Ausgaben, und Spendennachweise. Die Karten Bilanz, Probebilanz, Hauptbuch und Budget vs. Ist-Werte sind ausgeblendet (Probebilanz und Hauptbuch bleiben über das Menü Mehr ▾ erreichbar).

Im Einfachen Kassenbuch werden Sie auch einige Umbenennungen in der Buchhaltungs-Registerleiste bemerken: Transaktionen wird als Einnahmen / Ausgaben angezeigt, und das Menü Einrichtung ▾ ist mit Mehr ▾ beschriftet.

Bilanz

Die Bilanz zeigt einen Schnappschuss der finanziellen Lage Ihrer Gemeinde zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie beantwortet die Frage: „Was besitzt die Gemeinde, was schuldet sie, und was bleibt übrig?“ Sie ist das Grunddokument für jede Prüfung, jeden Kreditantrag oder jede Jahresmeldung.

Hinweis: Die Bilanzkarte erscheint nur in der Vollständigen Buchführung. Im Einfachen Kassenbuch ist sie ausgeblendet, da sich die meisten ehrenamtlichen Kassenwarttinnen und -warte stattdessen auf den Kassenbericht stützen – wechseln Sie Ihre Ansicht zur Vollständigen Buchführung, um sie zu öffnen.

Eine Bilanz erstellen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Berichte auf die Karte Bilanz (oder unter Schnellberichtslinks auf Aktuelle Bilanz).
2. Standardmäßig zeigt der Bericht Salden zum heutigen Tag („Finanzielle Lage zum ...“).
3. Um eine historische Bilanz anzuzeigen, wählen Sie einen Stichtag und klicken Sie auf Bericht aktualisieren.

Abschnitte

Der Bericht ist so aufgebaut, dass Vermögen = Verbindlichkeiten + Eigenkapital.

• VERMÖGENSWERTE -- Alle aktiven Aktivkonten (Giro, Spar, Bargeld, Forderungen, Kapitalanlagen und alle Liegenschaften oder Ausstattung, die Sie verfolgen) mit ihren Salden, gefolgt von Gesamtvermögen.
• VERBINDLICHKEITEN -- Alle aktiven Passivkonten (Kreditkarten, Darlehen und Hypotheken, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Lohnverbindlichkeiten, passive Rechnungsabgrenzung) mit ihren Salden, gefolgt von Gesamtverbindlichkeiten.
• NETTOVERMÖGEN (EIGENKAPITAL) -- Alle aktiven Eigenkapitalkonten (für eine Gemeinde heißen sie meist Nettovermögen – zum Beispiel nicht zweckgebundenes und vorübergehend zweckgebundenes Nettovermögen), gefolgt von Zeilen, die TimelyChurch für Sie berechnet:
  • Gewinnvortrag (Vorjahre) -- das Nettoeinkommen aller früheren Jahre (wird angezeigt, wenn es nicht null ist).
  • Unrestriktiertes Nettoeinkommen (laufendes Jahr) -- die Einnahmen dieses Jahres minus die bisherigen Ausgaben.
  • Eigenkapital aus Anfangssaldo -- der Ausgleichsbetrag aus den Anfangssalden, die Sie zu Beginn eingegeben haben (wird angezeigt, wenn er nicht null ist).
  • Nettovermögen (Vermögenswerte − Verbindlichkeiten) -- die Ergebniszeile „was uns bleibt“.
  • Gesamtes Eigenkapital (Eigenkapitalkonten + Nettoeinkommen laufendes Jahr).
• Zusammenfassung -- Gesamtvermögen, Gesamtverbindlichkeiten und Nettovermögen nebeneinander.

Das Nettoeinkommen wird dem Eigenkapital live bei jedem Ausführen des Berichts hinzugefügt – am Jahresende muss keine Abschlussbuchung gebucht werden. Die Aktivität dieses Jahres erscheint als Unrestriktiertes Nettoeinkommen (laufendes Jahr), die Ergebnisse früherer Jahre als Gewinnvortrag (Vorjahre). In ausgeglichenen Büchern entspricht das Nettovermögen dem Gesamten Eigenkapital; weichen sie ab, wurden wahrscheinlich Anfangssalden nie vollständig eingegeben oder Eigenkapitaltransaktionen ungewöhnlich kategorisiert – sprechen Sie die Person an, die Ihren Kontenplan eingerichtet hat.

So werden Salden berechnet

Für das heutige Datum verwendet der Bericht den aktuellen Saldo jedes Kontos. Für ein historisches Datum berechnet TimelyChurch jeden Saldo aus dem Anfangssaldo des Kontos plus allen Transaktionen (Einnahmen, Ausgaben und Überweisungen ein und aus), die am oder vor dem gewählten Datum datiert sind, nach denselben Regeln wie die aktuellen Salden. Passiv- und Eigenkapitalkonten verwenden die spiegelbildliche Vorzeichenkonvention, wodurch beide Seiten ausgeglichen sind.

Solange Sie in alten Zeiträumen keine Transaktionen rückdatieren oder löschen, liefert das erneute Ausführen einer historischen Bilanz dieselben Zahlen – dies ist der Bericht, den Sie für Ihren Jahresabschluss archivieren oder einem Prüfer übergeben. Um zum Beispiel eine Bilanz zum 31. Dezember des Vorjahres zu erstellen, setzen Sie den Stichtag auf diesen Tag und klicken Sie auf Bericht aktualisieren.

Verwendung der Bilanz

• Gesunde Muster: Gesamtvermögen deutlich über den Gesamtverbindlichkeiten; genug Bargeld (nicht nur Liegenschaften), um mehrere Monate Betriebskosten zu decken; Verbindlichkeiten, die Monat für Monat sinken (vergleichen Sie mit einer Bilanz von vor 12 Monaten).
• Warnmuster: Nettovermögen, das 3+ Monate in Folge schrumpft (Sie geben schneller aus, als Sie einnehmen); eine Verbindlichkeit, die ohne entsprechenden Vermögenswert wächst (zum Beispiel ein steigender Kreditkartensaldo zur Deckung von Betriebsverlusten); ein negativer Banksaldo (eine echte Überziehung oder nie erfasste Einzahlungen).
• Zweckgebunden vs. nicht zweckgebunden ist wichtig. $50K Nettovermögen können $40K enthalten, die von Spendern für den Baufonds zweckgebunden sind. Verwenden Sie Fonds, um Zweckbindungen zu verfolgen; die Bilanz fasst sie nach Konto zusammen.
• Präsentieren Sie die Bilanz bei Vorstandssitzungen und vergleichen Sie monat-über-monat oder jahr-über-jahr, indem Sie sie für den letzten Tag jedes Zeitraums ausführen.

Die Bilanz zeigt weder die Aktivität eines Zeitraums (verwenden Sie die Gewinn- und Verlustrechnung) noch Salden nach Fonds (verwenden Sie den Kassenbericht oder die Seite Fonds).

Gewinn- und Verlustrechnung

Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt die finanziellen Aktivitäten Ihrer Gemeinde über einen Zeitraum. Sie beantwortet die Frage: „Wie viel Geld ist eingegangen, wie viel ist ausgegangen, und was ist das Nettoergebnis?"

Hinweis: Im Einfachen Kassenbuch heißt diese Karte Einnahmen vs. Ausgaben (die Jahresverlauf-Werte auf der Karte lauten „Jahresverlauf Ein" und „Jahresverlauf Aus"). Es ist derselbe Bericht – nur die Formulierung ist benutzerfreundlicher für Nicht-Buchhalter.

Abschnitte

• EINNAHMEN -- Alle Einnahmen gruppiert nach Kategorie (z. B. Zehnten & Opfergaben, Zweckgebundene Gaben, Spendenaktionen, Zinserträge), mit Summen für jede Kategorie.
• AUSGABEN -- Alle Ausgaben gruppiert nach Kategorie (z. B. Gehälter, Betriebskosten, Gebäude & Instandhaltung, Missionen), mit Summen für jede Kategorie.
• Gesamteinnahmen und Gesamtausgaben.
• NETTOEINKOMMEN -- Gesamteinnahmen minus Gesamtausgaben. Eine positive Zahl bedeutet, dass die Gemeinde mehr eingenommen als ausgegeben hat; eine negative Zahl bedeutet, dass sie mehr ausgegeben als eingenommen hat.

Aufgeteilte Transaktionen werden zeilenweise gezählt, sodass jeder Aufteilungsanteil in seiner eigenen Kategorie landet.

Eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Berichte auf die Karte Gewinn- und Verlustrechnung (im Einfachen Kassenbuch die Karte Einnahmen vs. Ausgaben).
2. Standardmäßig zeigt der Bericht das aktuelle Jahr (1. Januar bis heute).
3. Passen Sie Startdatum und Enddatum an, um einen beliebigen Zeitraum anzuzeigen.
4. Klicken Sie auf Bericht aktualisieren.

Tipp: Verwenden Sie die Schnellberichtslinks unten im Berichtshub für Zeiträume mit einem Klick – Ertragsrechnung seit Jahresbeginn, G&V dieses Monats und G&V letzter Monat sind für Sie voreingestellt.

Verwendung der Gewinn- und Verlustrechnung

• Monatlich für Finanzausschusssitzungen ausführen (Daten auf den ersten und letzten des Monats setzen).
• Vierteljährlich für Vorstandsberichte ausführen.
• Jährlich für die Jahresendüberprüfung und Steuervorbereitung ausführen.
• Mit dem gleichen Zeitraum des Vorjahres vergleichen, um Trends zu identifizieren.

Probebilanz

Die Probebilanz listet jedes Konto auf einer einzigen Seite mit den Spalten Soll und Haben, zu einem von Ihnen gewählten Stichtag. Sie ist die klassische erste Plausibilitätsprüfung des Buchhalters – wenn die Gesamtsollbuchungen den Gesamthabenbuchungen entsprechen, zeigt die Seite Ausgeglichen; andernfalls zeigt sie Nicht ausgeglichen und die Differenz. Wie die Bilanz enthält sie berechnete Zeilen für Gewinnvortrag (Vorjahre), Ergebnis des laufenden Jahres (Nettoertrag seit Jahresbeginn) und Eigenkapital aus Anfangssaldo.

Dies ist ein buchhalterorientierter Bericht. Seine Karte erscheint im Berichtshub nur in der Vollständigen Buchführung, aber Sie können sie in jeder Ansicht über das Menü Einrichtung ▾ (im Einfachen Kassenbuch Mehr ▾) unter Probebilanz öffnen.

Wählen Sie den Stichtag und klicken Sie auf Bericht aktualisieren. Verwenden Sie sie, um zu bestätigen, dass Ihre Konten ausgeglichen sind, bevor Sie andere Berichte generieren oder Ihre Bücher einem Wirtschaftsprüfer übergeben.

Hauptbuch

Das Hauptbuch ermöglicht es Ihnen, ein einzelnes Konto auszuwählen und jede darauf in einem Datumsbereich gebuchte Transaktion zu sehen, zusammen mit einem Laufenden Saldo nach jedem Eintrag, dem Anfangssaldo, der Nettoänderung und dem Schlussbestand. Es ist der Bericht, zu dem Sie greifen sollten, wenn Sie genau nachvollziehen müssen, wie ein Konto seinen aktuellen Saldo erreicht hat.

Wie die Probebilanz erscheint die Hauptbuchkarte im Berichtshub in der Vollständigen Buchführung und ist in jeder Ansicht über das Menü Einrichtung ▾ / Mehr ▾ unter Hauptbuch verfügbar.

Um es auszuführen, wählen Sie das Konto, legen Sie Startdatum und Enddatum fest und klicken Sie auf Bericht erstellen.

Kassenbericht

Der Kassenbericht ist eine einseitige Zusammenfassung, die speziell für Vorstands- und Gemeindeversammlungen konzipiert ist. Er präsentiert die wichtigsten Finanzinformationen in einem klaren, buchhalterfreundlichen Format.

Tipp: Der Kassenbericht ist in beiden Ansichten die Hauptkarte oben im Berichtshub, da er der Bericht ist, den die meisten ehrenamtlichen Kassenwarttinnen und -warte am häufigsten benötigen.

Inhalt

• Anfangssaldo -- Gesamte Bankkontobestände zu Beginn des Monats.
• Nettoveränderung -- Die Gesamtzunahme oder -abnahme für den Monat.
• Endsaldo -- Gesamte Bankkontobestände am Ende des Berichtsmonats.
• EINNAHMEN -- Wie viel eingegangen ist, nach Kategorie, mit GESAMTEINNAHMEN.
• AUSGABEN -- Wie viel ausgegangen ist, nach Kategorie, mit GESAMTAUSGABEN.
• FONDSSALDEN -- Der Saldo jedes Fonds.
• BANKKONTEN -- Einzelne Salden für jedes Bankkonto.
• Eine Zeile Unterschrift: für den Kassenwart.

Einen Kassenbericht erstellen

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Berichte auf die Karte Kassenbericht.
2. Wählen Sie den Monat, über den Sie berichten möchten (voreingestellt ist der aktuelle Monat), und klicken Sie auf Aktualisieren.
3. Überprüfen Sie den Bericht auf dem Bildschirm.
4. Klicken Sie auf PDF herunterladen, um ein formatiertes PDF zu erstellen, das zum Drucken oder Versenden per E-Mail geeignet ist.

Verwendung des Kassenberichts

• Monatlich erstellen und bei Vorstands- oder Versammlungen präsentieren.
• Das PDF per E-Mail an Vorstandsmitglieder senden, die persönlich nicht anwesend sein können.
• Gedruckte Kopien in den Finanzunterlagen Ihrer Gemeinde für Prüfungszwecke aufbewahren.

Tipp: Der Kassenbericht berechnet Anfangs- und Endsalden aus tatsächlichen Transaktionsdaten, nicht nur aus aktuellen Kontoständen. Das bedeutet, dass Sie genaue Berichte für jeden vergangenen Monat erstellen können.

1099-Lieferantenbericht

Der 1099-Lieferantenbericht hilft Ihnen, Lieferanten zu identifizieren, die am Jahresende möglicherweise ein IRS-Formular 1099 benötigen. Weitere Informationen zur Einrichtung der 1099-Verfolgung finden Sie im Artikel Zahlungsempfänger und Lieferanten verwalten.

Inhalt

• Zusammenfassungskarten -- Gesamtanzahl 1099-Lieferanten, 1099 erforderlich, Unter dem Schwellenwert und Steuer-ID fehlt.
• Lieferanten, die ein 1099 benötigen -- Alle 1099-bezeichneten Lieferanten, an die im ausgewählten Steuerjahr $600 oder mehr gezahlt wurde (der Schwellenwert, den der Bericht derzeit anwendet), jeweils markiert mit Bereit oder W-9 benötigt, mit Steuer-ID und Adresse.
• Lieferanten unterhalb der Schwelle -- 1099-bezeichnete Lieferanten, an die weniger gezahlt wurde, mit dem Betrag, der bis zum Schwellenwert noch fehlt.
• Aktion erforderlich: Fehlende Steuer-IDs -- Kennzeichnet jeden Lieferanten, der ein 1099 benötigt und dessen Steuer-ID nicht hinterlegt ist.
• Gesamt meldepflichtig -- Die Summe aller Zahlungen an Lieferanten ab dem Schwellenwert.

Wichtig: Klären Sie den aktuellen IRS-1099-Schwellenwert und die Einreichungsfristen mit Ihrem Steuerberater ab, bevor Sie einreichen. TimelyChurch reicht keine 1099-Formulare für Sie ein.

Den 1099-Bericht ausführen

1. Öffnen Sie in der Buchhaltungs-Registerleiste Einrichtung ▾ (oder Mehr ▾) und wählen Sie 1099-Bericht. (Der Bericht ist keine Karte im Berichtshub.)
2. Wählen Sie das Steuerjahr aus und klicken Sie auf Aktualisieren.
3. Überprüfen Sie den Bericht auf dem Bildschirm.
4. Klicken Sie auf PDF herunterladen für Ihre Unterlagen.

Tipp: Führen Sie diesen Bericht Anfang Januar aus, um zu erkennen, welche Lieferanten 1099-Formulare benötigen.

Spendennachweise

Die Karte Spendennachweise öffnet die Seite, auf der Sie Jahresend-Spendenbescheinigungen ansehen, herunterladen und per E-Mail versenden. Siehe Spendennachweise.

Budgetberichte

Drei Budgetberichte sind über die Detailseite jedes Budgets verfügbar (Finanzen > Budgets, dann ein Budget öffnen):

• Abweichungsbericht -- Vergleicht geplante Beträge mit tatsächlichen Transaktionen für jede Position, mit Summen für Einnahmen und Ausgaben.
• Monatliche Aufschlüsselung -- Zeigt geplante und tatsächliche Beträge pro Kategorie für jeden Monat des Budgetzeitraums. Nützlich zum Erkennen saisonaler Muster.
• Vorstandsbericht herunterladen (PDF) -- Ein druckfertiges PDF, das für Vorstandssitzungen konzipiert ist.

Die Karte Budget vs. Ist-Werte im Berichtshub (Vollständige Buchführung) zeigt die Summen und die Abweichung Ihres aktiven Budgets und öffnet die Budgetseite. Vollständige Details zu jedem Bericht finden Sie unter Budgetverwaltung.

Transaktionsexport (CSV)

Obwohl kein formeller Bericht, ermöglicht die CSV-Exportfunktion das Extrahieren von Transaktionsdaten für die Verwendung in Tabellenkalkulationen oder externen Tools.

1. Gehen Sie zu Finanzen > Buchhaltung und öffnen Sie die Registerkarte Transaktionen (im Einfachen Kassenbuch als Einnahmen / Ausgaben bezeichnet).
2. Wenden Sie die gewünschten Filter an (Datumsbereich, Konto, Kategorie, Typ).
3. Öffnen Sie das geteilte Schaltflächenmenü Neue Transaktion und wählen Sie CSV exportieren (es lädt die gefilterte Liste herunter).

Der Export enthält: Datum, Typ, Beschreibung, Konto, Kategorie, Zahlungsempfänger, Fonds, Betrag, Scheck-Nr., Referenz-Nr. und Abgestimmt.

Das Scheckregister hat außerdem eine Schaltfläche CSV exportieren für das gewählte Konto.

Tipp: Verwenden Sie den CSV-Export, um benutzerdefinierte Berichte in einer Tabellenkalkulation zu erstellen, Daten mit einem externen Buchhalter zu teilen oder in Steuererstellungssoftware zu importieren.

Abstimmungsbericht (PDF)

Für jede abgeschlossene Bankabstimmung können Sie einen PDF-Bericht herunterladen, der Folgendes zeigt:

• Kontoname und Auszugsdatum.
• Anfangssaldo, abgeglichene Einzahlungen, abgeglichene Zahlungen und Endsaldo.
• Eine Liste aller abgeglichenen Transaktionen.

Öffnen Sie die Abstimmungsseite (Einrichtung ▾ / Mehr ▾ > Abstimmung) und klicken Sie bei einer abgeschlossenen Abstimmung auf Bericht. Weitere Einzelheiten finden Sie im Artikel Bankabstimmung.

Tipps für die Finanzberichterstattung

Berichte mindestens monatlich ausführen. Auch wenn Ihr Vorstand nur vierteljährlich tagt, hilft das monatliche Ausführen von Berichten, Probleme frühzeitig zu erkennen.

Einheitliche Datumsbereiche verwenden. Beim Vergleichen von Zeiträumen verwenden Sie dieselben Datumsgrenzen (z. B. immer den ersten und letzten Tag des Monats, nicht beliebige Daten).

Den Kassenbericht Ihrem Vorstand präsentieren. Er ist so konzipiert, dass er von Menschen ohne Buchführungskenntnisse verstanden werden kann. Er deckt die wesentlichen Informationen ab, die ein Kirchenvorstand für die finanzielle Aufsicht benötigt.

PDF-Kopien aufbewahren. Laden Sie PDF-Berichte monatlich herunter und archivieren Sie sie. Dies schafft einen Papierpfad, der bei Prüfungen, Versicherungsansprüchen oder Führungswechseln wertvoll ist.

Vor der Berichterstattung abstimmen. Führen Sie Ihre Bankabstimmung durch, bevor Sie Berichte für einen Zeitraum erstellen. Die Abstimmung erkennt Fehler, die sonst in Ihren Berichten erscheinen würden.

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