Personen zu Ihrem Verzeichnis hinzufügen
TimelyChurch bietet Ihnen drei Möglichkeiten, Personen zu Ihrem Verzeichnis hinzuzufügen: Schnell hinzufügen für Tempo, das vollständige Formular „Person hinzufügen" für Details und CSV-Import für das Hinzufügen vieler Personen auf einmal. Alle drei befinden sich im Dropdown-Menü Person hinzufügen ▾ oben rechts auf der Personenseite -- wählen Sie einfach die Option, die zu Ihrer Situation passt.
Methode 1: Schnell hinzufügen (mehrere Personen gleichzeitig)
„Schnell hinzufügen" ist ideal, wenn Sie schnell mehrere Personen eingeben müssen -- zum Beispiel nach einem Sonntagsgottesdienst, wenn Sie einen Stapel Besucherkarten haben.
- Gehen Sie über die linke Seitenleiste zu Personen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Person hinzufügen ▾ und wählen Sie dann Mehrere schnell hinzufügen.
- Ein Dialog mit dem Titel Mehrere Personen schnell hinzufügen öffnet sich mit mehreren leeren Zeilen.
- Füllen Sie für jede Person aus:
- Vollständiger Name (erforderlich) -- Geben Sie Vor- und Nachnamen der Person ein (z. B. „Max Mustermann"). TimelyChurch teilt diesen automatisch in Vor- und Nachname auf.
- E-Mail (optional)
- Geschlecht (optional)
- Status (optional) -- Wählen Sie Besucher, Regelmäßig oder Mitglied. Standard ist „Besucher".
- Klicken Sie auf Weitere Person hinzufügen, um weitere Zeilen hinzuzufügen, so viele Sie benötigen.
- Klicken Sie auf Personen hinzufügen.
TimelyChurch überprüft beim Hinzufügen jeder Person automatisch auf Duplikate. Wenn eine Person mit demselben Namen oder derselben E-Mail-Adresse bereits existiert, wird dieser Eintrag übersprungen und Sie erhalten eine Benachrichtigung, die Ihnen mitteilt, wie viele Duplikate gefunden wurden.
Tipp: „Schnell hinzufügen" eignet sich hervorragend für Erstbesucher. Geben Sie ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse von einer Kontaktkarte ein, und sie sind sofort in Ihrem System und bereit für eine Nachverfolgung.
Methode 2: Person hinzufügen (Vollständige Details)
Verwenden Sie das Formular „Person hinzufügen", wenn Sie Informationen für eine einzelne Person eingeben möchten.
- Gehen Sie über die linke Seitenleiste zu Personen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Person hinzufügen ▾ und wählen Sie dann Person hinzufügen.
- Ein Dialog öffnet sich. Füllen Sie die verfügbaren Felder aus:
- Vorname (erforderlich)
- Nachname (erforderlich)
- E-Mail (optional)
- Telefon (optional)
- Geschlecht (optional) -- Männlich oder Weiblich. (TimelyChurch unterstützt derzeit nur diese beiden Werte. Importe aus Systemen, die zusätzliche Geschlechtsbezeichnungen verwenden, müssen gemappt oder leer gelassen werden.)
- Status (optional) -- Besucher, Regelmäßiger Besucher, Mitglied oder Inaktiv. Standard ist „Besucher". (Weitere Mitgliedschaftsstatus sind später über das Profil der Person verfügbar.)
- Zur Familie hinzufügen (optional) -- Wählen Sie eine bestehende Familie, zu der diese Person hinzugefügt werden soll.
- Entscheiden Sie, wie Sie fortfahren möchten:
- Lassen Sie Profil nach dem Speichern öffnen, um weitere Details hinzuzufügen aktiviert (Standard), um direkt zum vollständigen Profil der neuen Person zu gelangen, wo Sie eine Adresse, ein Geburtsdatum, benutzerdefinierte Felder, ein Foto und mehr hinzufügen können.
- Deaktivieren Sie es, um zu speichern und im Personenverzeichnis zu bleiben.
- Klicken Sie auf Person speichern.
Wenn bereits eine Person mit denselben oder ähnlichen Informationen existiert, warnt Sie TimelyChurch, bevor ein Duplikat erstellt wird, und schlägt vor, zuerst das Verzeichnis zu überprüfen.
Tipp: Wenn Sie beim Hinzufügen einer Person eine Familie auswählen, wird sie automatisch als Mitglied dieser Familie verknüpft. Sie können ihre Familienrolle später über ihr Profil ändern.
Ein Profilfoto hinzufügen
Nach dem Speichern einer Person können Sie ein Profilfoto vom Bildschirm Bearbeiten in ihrem Profil hochladen.
- Akzeptierte Formate -- Standardbilddateien (JPEG, PNG, GIF, WebP).
- Maximale Dateigröße -- 5 MB. Dateien, die größer sind, werden vom Server abgelehnt.
- Fotos können jederzeit über die Option Foto entfernen auf demselben Bildschirm entfernt werden.
Wenn Mitglieder ihre eigenen Fotos über das Mitgliederportal hochladen, gilt dieselbe 5-MB-Grenze.
Methode 3: CSV-Import (Massenhaft)
Der CSV-Import ist der schnellste Weg, eine große Anzahl von Personen einzubringen, insbesondere bei der Migration von einem anderen Kirchenverwaltungssystem. TimelyChurch kann Exporte von beliebten Plattformen automatisch erkennen.
Um den Importer zu öffnen, gehen Sie zu Personen, klicken Sie auf die Schaltfläche Person hinzufügen ▾ und wählen Sie Aus Datei importieren. Der Dialog Personen importieren öffnet sich.
Schritt 1: Vorlage herunterladen (Optional)
Klicken Sie im Dialog „Personen importieren" auf Vorlage herunterladen, um eine vorformatierte CSV-Datei zu erhalten.
Die Vorlage enthält diese Spalten:
| Spalte | Erforderlich | Beispiel |
|---|---|---|
| first_name | Ja | John |
| last_name | Ja | Smith |
| Nein | [email protected] | |
| phone_mobile | Nein | (555) 123-4567 |
| gender | Nein | male |
| membership_status | Nein | visitor |
| birthdate | Nein | 1990-05-15 |
| address_line_1 | Nein | Hauptstraße 123 |
| city | Nein | Berlin |
| state | Nein | BE |
| postal_code | Nein | 10115 |
Tipp: Sie müssen nicht die TimelyChurch-Vorlage verwenden. Wenn Sie aus einem anderen System exportieren, können Sie diese Datei direkt hochladen. TimelyChurch versucht, die Spalten automatisch zuzuordnen.
Schritt 2: Ihre Daten vorbereiten
- Öffnen Sie die Vorlage (oder Ihre exportierte Datei) in einer Tabellenkalkulationsanwendung wie Excel oder Google Sheets.
- Füllen Sie Ihre Daten aus. Mindestens benötigt jede Zeile einen Vor- und Nachnamen.
- Für gender verwenden Sie
maleoderfemale(nur diese beiden Werte werden derzeit unterstützt). - Für membership_status verwenden Sie einen der folgenden Werte:
member,regular_attendee,visitor,participant,in_progress,no_longer_member,inactive,formerodercampaign_donor. - Für birthdate verwenden Sie das Format
YYYY-MM-DD(zum Beispiel1990-05-15). - Speichern Sie die Datei als CSV (Comma Separated Values).
Schritt 3: Ihre Datei hochladen
- Klicken Sie im Dialog Personen importieren (Personen → Person hinzufügen ▾ → Aus Datei importieren) auf Zum Hochladen klicken oder ziehen Sie Ihre CSV-Datei per Drag-and-Drop in den Upload-Bereich. Die maximale Dateigröße beträgt 10 MB.
- Lassen Sie die Option Duplikate überspringen aktiviert (empfohlen). Wenn diese Option aktiviert ist, wird jede Person, deren Name oder E-Mail-Adresse bereits in Ihrem Verzeichnis vorhanden ist, übersprungen, anstatt ein Duplikat zu erstellen.
- Klicken Sie auf Personen importieren.
Schritt 4: Ergebnisse überprüfen
Nach Abschluss des Imports zeigt TimelyChurch eine Bestätigungsmeldung, die zusammenfasst, was passiert ist -- zum Beispiel, wie viele Personen importiert wurden, wie viele Familien erstellt wurden (wenn Ihre Datei Haushaltsdaten enthielt), wie viele Duplikate übersprungen wurden und wie viele Zeilen aufgrund von Fehlern übersprungen wurden.
Wenn Ihre Datei von einem erkannten Kirchenverwaltungssystem stammte, teilt Ihnen dieselbe Meldung auch mit, welches Format erkannt wurde (zum Beispiel „Planning Center-Format erkannt").
Automatische Erkennung von Exporten anderer Kirchensoftware
Wenn Sie eine Datei hochladen, erkennt TimelyChurch automatisch CSV-Exporte von diesen Plattformen und ordnet ihre Spalten entsprechend zu:
- Planning Center
- Breeze ChMS
- ChurchTrac
- Elvanto
- Tithely
- Realm (ACS)
- Pushpay / Church Community Builder (CCB)
Wenn TimelyChurch eines dieser Formate erkennt, werden die Spalten automatisch zugeordnet. Sie müssen nichts neu formatieren -- exportieren Sie einfach aus Ihrem alten System und importieren Sie direkt in TimelyChurch. Jede andere CSV funktioniert ebenfalls; TimelyChurch wird sein Bestes tun, die erkannten Spalten zuzuordnen.
Wenn Ihre Datei Haushalts- oder Familiendaten enthält, erstellt TimelyChurch auch automatisch Familiendatensätze und verknüpft Personen mit ihren Familien.
Tipp: Wenn Sie von einem anderen System migrieren, exportieren Sie Ihre vollständige Personenliste als CSV und importieren Sie sie direkt. TimelyChurch übernimmt die Spaltenzuordnung, sodass Sie nichts manuell neu formatieren müssen.
Was nach dem Hinzufügen von Personen passiert
- Neue Personen werden standardmäßig als „Aktiv" und „Im Verzeichnis anzeigen" gesetzt. Sie können diese Einstellungen in ihrem Profil ändern.
- Duplikatprüfung erfolgt automatisch. Wenn TimelyChurch eine mögliche Übereinstimmung findet, werden Sie benachrichtigt, anstatt stillschweigend Duplikate zu erstellen.