Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen, Vertretungseinladungen und Abwesenheitsabzeichen

Wenn Sie am Dienstag eine Sonntagsbesetzung zusammenstellen und jemand am Samstagabend ablehnt, greifen einige Funktionen ein, damit Sie nicht manuell nach einer Ersatzperson suchen müssen. Dieser Artikel behandelt vier verwandte Tools, die alle auf oder in der Nähe der Team- und Veranstaltungsseiten leben:

• Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen bei Ablehnung -- wenn ein/e Freiwillige/r ablehnt, wählt das System automatisch die nächstbeste Ersatzperson.
• Aufmerksamkeit erforderlich > Vertretungslehrer einladen -- ein Ein-Klick-Weg, eine Vertretungsanfrage an eine kuratierte Liste verfügbarer Lehrpersonen zu senden.
• Abwesenheitsindikatoren im Tab Mitglieder -- ein auf einen Blick erkennbares Abzeichen für jedes Teammitglied, das bevorstehende gesperrte Termine anzeigt.

Zusammen bewältigen sie den meisten Fluktuation im Wochentag, sodass Sie sich auf Personen statt auf Papierkram konzentrieren können.

Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen bei Ablehnung

Standardmäßig bleibt ein Slot leer, wenn ein/e Freiwillige/r eine Zuweisung ablehnt, und erscheint unter Aufmerksamkeit erforderlich bei der Veranstaltung. Mit aktiviertem Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen bei einem Team führt das System stattdessen sofort den automatischen Planer für diesen einen Slot aus und wählt die beste verfügbare Ersatzperson – ohne Admin-Klicks.

Aktivieren (pro Team)

1. Klicken Sie in der Admin-Seitenleiste auf Gruppen.
2. Öffnen Sie das Team, für das Sie das Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen aktivieren möchten.
3. Suchen Sie die Karte Planungseinstellungen auf der Teamseite.
4. Schalten Sie Automatisch Ersatz auswählen, wenn jemand ablehnt ein.
5. Wählen Sie die Rotationsstrategie, die die Kaskade verwenden soll:
   • Faire Rotation -- wählt, wer am längsten seit seinem/ihrem letzten Dienst gewartet hat (für die meisten Teams empfohlen).
   • Round-Robin (feste Reihenfolge) -- wählt die nächste Person in einer expliziten Reihenfolge, die Sie im Tab Mitglieder des Teams festlegen.
6. Speichern.

Was passiert, wenn jemand ablehnt

1. Freiwillige/r klickt in seiner/ihrer E-Mail oder im Portal auf Ablehnen.
2. Das System markiert seine/ihre Zuweisung als Abgelehnt und bewertet sofort alle verfügbaren, qualifizierten Teammitglieder für diese Position.
3. Der/die beste Kandidat/in wird als Ausstehend automatisch zugewiesen.
4. Er/sie erhält eine Zuweisungs-E-Mail auf dieselbe Weise wie jede/r neue Zugewiesene.
5. Wenn er/sie auch ablehnt, versucht die Kaskade es erneut – insgesamt bis zu 3 Versuche.

Seit v8.113 kaskadiert auch Schweigen. Ist Weitermachen, wenn jemand nicht antwortet in den Zeitplan-Einstellungen des Teams aktiviert, wird eine Einladung, die über die Antwortfrist des Teams hinaus unbeantwortet bleibt, als Abgelaufen markiert und durchläuft genau diese Kaskade – Ablehnungen und Ablaufe teilen sich dasselbe Versuchsbudget. Unbestätigte Personen werden zuvor außerdem an den vom Team konfigurierten Tagen erneut angestupst (Standard 4 und 2 Tage vor der Veranstaltung).

1. Nach 3 fehlgeschlagenen Versuchen stoppt das System die Kaskadierung und fällt auf eine Vertretungsanfrage zurück, die in der Aufmerksamkeit-erforderlich-Karte der Veranstaltung landet.

Wen die Kaskade überspringt

Die Kaskade respektiert alle normalen Planungsregeln und wählt daher niemanden, der:

• Sich am betreffenden Datum als nicht verfügbar markiert hat (oder ein wiederkehrendes Muster hat, das dies sperrt).
• Bereits einer anderen Position bei dieser Veranstaltung oder einer sich überschneidenden Veranstaltung zugewiesen ist.
• Sein/ihr persönliches Maximum-pro-Monat-Limit erreicht hat oder die Mindesttage-zwischen-Dienst-Regel des Teams verletzt.
• Die automatische Planung abgewählt hat.

Deshalb ist die Kaskade sicher zu aktivieren: Sie kann nie jemanden neu zuweisen, der gesagt hat, dass er/sie nicht verfügbar ist.

Tipp: Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen ist am sichersten bei Teams mit mindestens 6-8 aktiven Mitgliedern. Bei sehr kleinen Teams (wie einer 2-Personen-Tontechniker-Liste) erschöpft die Kaskade oft die Kandidaten und fällt trotzdem auf die Vertretungsanfrage zurück, sodass es sauberer ist, sie auszuschalten und direkt zu manuellen Vertretungseinladungen zu wechseln.

Aufmerksamkeit erforderlich > Vertretungslehrer einladen

Wenn die Kaskade aufgibt (oder Sie sie ausgeschaltet haben), erscheint der offene Slot im Abschnitt Aufmerksamkeit erforderlich der Veranstaltung unter Offene Vertretungsanfragen. Anstatt Freiwillige einzeln per E-Mail zu kontaktieren, können Sie mit einem einzigen Vorgang eine Einladung an mehrere senden:

1. Öffnen Sie die Veranstaltung und scrollen Sie zu Aufmerksamkeit erforderlich.
2. Suchen Sie die offene Vertretungsanfrage und klicken Sie auf Lehrer einladen (oder Freiwillige einladen, abhängig vom Teamtyp).
3. Ein Modal öffnet sich mit einer Liste aller Teammitglieder, die an diesem Datum verfügbar sind (schließt alle bereits zugewiesenen, nicht verfügbaren oder über ihr monatliches Limit Hinausgehenden aus).
4. Setzen Sie Häkchen neben den Personen, die Sie einladen möchten. Sie können eine oder mehrere auswählen.
5. Fügen Sie optional eine Notiz hinzu („Ich schätze die Hilfe besonders – kurzfristig!").
6. Klicken Sie auf Senden.

Jede eingeladene Person erhält eine E-Mail und eine Portal-Benachrichtigung mit einer Ein-Klick-Schaltfläche Ich helfe gerne. Die erste Person, die den Slot beansprucht, füllt ihn; alle anderen erhalten ein höfliches „Danke, dieser Slot wurde gefüllt"-Follow-up.

Wann Sie diesen vs. Kaskade verwenden

Beide können auf demselben Team verwendet werden – die Kaskade läuft zuerst, und Lehrer einladen ist Ihr Fallback für das, was durchfällt.

Abwesenheitsindikatoren im Tab Mitglieder

Öffnen Sie jede Teamseite und klicken Sie auf den Tab Mitglieder. Jede Mitgliedszeile zeigt auf einen Blick zwei Informationen:

• Seine/ihre Rolle/Position im Team.
• Etwaige bevorstehende Nicht-Verfügbarkeit als bernsteinfarbenes Abwesend-Abzeichen.

Das Abzeichenformat lautet „Abwesend N Tage · nächster 15. Mai" – die Gesamtzahl der bevorstehenden gesperrten Termine plus der nächste davon.

Warum es wichtig ist

Bevor Sie Zeit damit verbringen, Freiwillige für den nächsten Monat manuell auszuwählen, werfen Sie einen Blick auf den Tab Mitglieder. Mitglieder mit bernsteinfarbenen Abzeichen haben Ihnen bereits mitgeteilt, dass sie nicht verfügbar sein werden, also:

• Überspringen Sie sie in Ihrem mentalen Modell.
• Wenden Sie sich im Voraus an sie, wenn Sie ihren Slot abgedeckt haben müssen (z. B. ist der Urlaub des Jugendfachers in zwei Wochen – fangen Sie jetzt an, eine Vertretung zu finden).
• Bestätigen Sie den Grund, wenn er ungewöhnlich ist („Abwesend 14 Tage" ohne Grund könnte ein Fehler sein; eine kurze SMS klärt das).

Wie das Abzeichen berechnet wird

Das Abzeichen zählt:

• Einmalige nicht verfügbare Daten, die der/die Freiwillige in seinem/ihrem Portal hinzugefügt hat.
• Durch ein aktives wiederkehrendes Nicht-Verfügbarkeitsmuster gesperrte Daten (z. B. „Jeden 1. Sonntag").
• Daten innerhalb eines Urlaubsdatumsbereichs, den er/sie hinzugefügt hat.

Es zählt keine Daten, die mehr als 60 Tage entfernt sind (um Lärm zu vermeiden).

Das Abzeichen erscheint im Tab Mitglieder sowohl im Admin-Panel als auch in den Team-Leiter-Ansichten im Portal, sodass Leiter dieselben Informationen sehen, ohne Admin-Zugang zu benötigen.

Wie diese drei Funktionen zusammenwirken

Eine typische Woche in einem gut konfigurierten Team:

1. Automatisch-Ausfüllen läuft Sonntag für Sonntag und überspringt Mitglieder mit Abwesend-Abzeichen (weil die zugrunde liegenden Verfügbarkeitsdaten dieselbe Quelle sind).
2. Ein/e Freiwillige/r nimmt in der E-Mail an, alles gut. Oder er/sie lehnt ab.
3. Wenn er/sie ablehnt, wählt Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen automatisch eine Ersatzperson (bis zu 3 Versuche).
4. Wenn die Kaskade erschöpft ist, sieht ein Administrator Aufmerksamkeit erforderlich bei der Veranstaltung und klickt auf Lehrer einladen, um eine kuratierte Gruppe zu fragen.
5. Der/die erste Antwortende beansprucht den Slot. Fertig.

Sie mussten keine Verfügbarkeits-Tabellen durchscrollen. Das System hat es erledigt.

Fill Requests -- Den offenen Platz ausschreiben, Wer-zuerst-Kommt-Gewinnt

Neu in v8.113. Wenn Sie lieber eine bestimmte Gruppe von Personen FRAGEN möchten, statt automatisch zuzuweisen, öffnen Sie den Tab Dienst der Veranstaltung, klicken Sie auf das Menü der Position und wählen Sie Fill Request senden. Wählen Sie eine beliebige Anzahl aktiver Teammitglieder aus, fügen Sie optional eine Nachricht und ein Ablaufdatum hinzu und senden Sie. Jeder erhält einen persönlichen Beanspruchen-Link (Telegram, falls verknüpft, sonst E-Mail); die ERSTEN Personen, die zugreifen, erhalten die offenen Plätze. Sobald der letzte Platz gefüllt ist, schließt sich die Anfrage selbst, alle anderen erhalten ein freundliches „ist besetzt – danke", und die Teamleitung erhält die Besetzungsliste. Vollständige Anleitung: Fill Requests.

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