Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen, Vertretungseinladungen und Abwesenheitsabzeichen

Wenn Sie am Dienstag eine Sonntagsbesetzung zusammenstellen und jemand am Samstagabend ablehnt, greifen einige Funktionen ein, damit Sie nicht manuell nach einer Ersatzperson suchen müssen. Dieser Artikel behandelt die verwandten Tools, die auf oder in der Nähe der Team- und Veranstaltungsseiten leben:

• Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen bei Ablehnung -- wenn ein/e Freiwillige/r ablehnt (oder nie antwortet), lädt das System automatisch die nächstbeste Ersatzperson ein.
• Besetzungsanfragen -- bitten Sie mehrere Personen gleichzeitig, einen offenen Dienstplatz zu übernehmen; wer zuerst zugreift, gewinnt.
• Einladungen für Vertretungslehrer -- bei Klassen sendet Aufmerksamkeit erforderlich → Lehrer einladen eine Vertretungsanfrage an eine gewählte Liste verfügbarer Lehrpersonen.
• Im-Urlaub-Abzeichen im Tab Mitglieder -- ein auf einen Blick erkennbares Abzeichen für jedes Teammitglied, das bevorstehende gesperrte Termine anzeigt.

Zusammen bewältigen sie den größten Teil der Fluktuation von Woche zu Woche, sodass Sie sich auf Personen statt auf Papierkram konzentrieren können.

Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen bei Ablehnung

Standardmäßig wird ein Slot, wenn ein/e Freiwillige/r eine Zuweisung ablehnt, einfach wieder frei -- er erscheint als offen im Tab Dienst der Veranstaltung und im Zeitplanraster, und die Leiter des Teams werden benachrichtigt. Mit aktiviertem Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen bei einem Team wählt das System stattdessen sofort die beste verfügbare Ersatzperson für diesen einen Slot und lädt sie ein – ohne Admin-Klicks.

Aktivieren (pro Team)

1. Klicken Sie in der Admin-Seitenleiste auf Gruppen.
2. Öffnen Sie das Team, für das Sie das Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen aktivieren möchten.
3. Suchen Sie im Tab Details die Karte Planungseinstellungen.
4. Haken Sie Automatisch Ersatz auswählen, wenn jemand ablehnt an.
5. Stellen Sie sicher, dass Automatische Planung aktivieren angehakt und die Rotationsstrategie nicht Nur manuell ist -- die Kaskade läuft nie bei einem Team, bei dem die automatische Planung ausgeschaltet ist. Wählen Sie:
   • Faire Rotation -- wählt, wer am längsten seit seinem/ihrem letzten Dienst gewartet hat (für die meisten Teams empfohlen).
   • Round-Robin (feste Reihenfolge) -- folgt einer festen Reihenfolge.
6. Klicken Sie auf Planungseinstellungen speichern.

Was passiert, wenn jemand ablehnt

1. Der Freiwillige tippt auf Telegram auf Diesmal nicht, klickt in seiner E-Mail auf Ablehnen oder lehnt im Portal ab.
2. Das System markiert seine/ihre Zuweisung als Abgelehnt und bewertet sofort alle verfügbaren, qualifizierten Teammitglieder für diese Position.
3. Der/die beste Kandidat/in wird als Ausstehend zugewiesen.
4. Er/sie wird auf dieselbe Weise eingeladen wie jede/r neue Zugewiesene (per Telegram oder E-Mail).
5. Wenn er/sie auch ablehnt, versucht die Kaskade es erneut – insgesamt bis zu 3 Versuche.
6. Nachdem die Versuche aufgebraucht sind, stoppt die Kaskade, und der Platz bleibt für die Leiter des Teams offen, die über jede Ablehnung benachrichtigt wurden.

Wenn niemand antwortet

Ist Fortfahren, wenn jemand nicht antwortet in den Planungseinstellungen des Teams eingeschaltet, wird eine Einladung, die über die Antwortfrist (Tage nach der Einladung) des Teams hinaus unbeantwortet bleibt, als Abgelaufen markiert und durchläuft genau diese Kaskade – Ablehnungen und Ablaufe teilen sich dasselbe Versuchsbudget. Im Zeitplanraster zeigt das Popover einer abgelaufenen Einladung Abgelaufen, mit dem Datum, und bietet Erneut einladen und Einladung stornieren an (siehe Zeitplanraster — Visuelle Freiwilligenplanung). Zuvor werden unbestätigte Personen an den unter Nicht bestätigte Personen erinnern (Tage vor der Veranstaltung) festgelegten Tagen erneut angestupst (Standard 4 und 2 Tage vor der Veranstaltung).

Wen die Kaskade überspringt

Die Kaskade respektiert alle normalen Planungsregeln und wählt daher niemanden, der:

• Sich am betreffenden Datum als nicht verfügbar markiert hat (oder ein wiederkehrendes Muster hat, das dies sperrt).
• Bereits einer anderen Position bei dieser Veranstaltung oder einer sich überschneidenden Veranstaltung zugewiesen ist.
• Sein/ihr persönliches Maximum-pro-Monat-Limit erreicht hat oder die Mindesttage-zwischen-Dienst-Regel des Teams verletzt.
• Die automatische Planung abgewählt hat.
• Archiviert oder inaktiv ist.

Deshalb ist die Kaskade sicher zu aktivieren: Sie kann nie jemanden neu zuweisen, der gesagt hat, dass er/sie nicht verfügbar ist.

Tipp: Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen ist am sichersten bei Teams mit mindestens 6-8 aktiven Mitgliedern. Bei sehr kleinen Teams (wie einer 2-Personen-Tontechniker-Liste) erschöpft die Kaskade oft ohnehin die Kandidaten, sodass es sauberer ist, sie auszuschalten und selbst eine Besetzungsanfrage zu senden.

Besetzungsanfragen -- Mehrere Personen fragen, wer zuerst zugreift, gewinnt

Wenn Sie lieber eine bestimmte Gruppe von Personen FRAGEN möchten, statt automatisch zuzuweisen, öffnen Sie den Tab Dienst der Veranstaltung, öffnen Sie das Menü Position bearbeiten der Position und wählen Sie Besetzungsanfrage senden. Wählen Sie eine beliebige Anzahl aktiver Teammitglieder aus, fügen Sie optional eine Nachricht und ein Ablaufdatum hinzu und senden Sie. Jeder erhält einen persönlichen Beanspruchen-Link (Telegram, falls verknüpft, sonst E-Mail); die ERSTEN Personen, die zugreifen, erhalten die offenen Plätze. Sobald der letzte Platz gefüllt ist, schließt sich die Anfrage selbst, alle anderen erhalten ein freundliches „ist besetzt – danke", und die Leiter erhalten die Besetzungsliste. Vollständige Anleitung: Fill Requests: Offene Plätze ausschreiben, Wer-zuerst-Kommt-Gewinnt.

Wann Sie was verwenden

Beide können auf demselben Team verwendet werden – die Kaskade läuft zuerst, und eine Besetzungsanfrage ist Ihr Fallback für das, was durchfällt.

Einladungen für Vertretungslehrer (Klassen)

Bei Klassenlehrern (Sonntagsschule und andere Unterrichtspläne) erscheinen offene Vertretungsanfragen unter Aufmerksamkeit erforderlich im Tab Planung unter Offene Vertretungsanfragen. Statt Lehrer einzeln per E-Mail zu kontaktieren:

1. Klicken Sie in der Admin-Seitenleiste auf Aufmerksamkeit erforderlich und öffnen Sie den Tab Planung.
2. Suchen Sie die offene Vertretungsanfrage und klicken Sie auf Lehrer einladen.
3. Das Fenster Vertretungslehrer einladen listet Lehrer auf, die an diesem Datum verfügbar sind. Haken Sie die Personen an, die Sie fragen möchten (oder Alle auswählen).
4. Klicken Sie auf Einladungen senden.

Jeder eingeladene Lehrer sieht die Anfrage im Portal (im Dashboard und unter Mein Zeitplan) mit den Schaltflächen Akzeptieren und Ablehnen. Auf der Karte können Sie außerdem Erinnerung senden, um eingeladene Lehrer erneut anzustoßen, oder Anfrage abbrechen. Siehe Vertretungsanfragen.

Hinweis: „Lehrer einladen" gilt nur für Unterrichtspläne von Klassen. Für Dienstpositionen (Lobpreis, Gastfreundschaft, Technik usw.) nutzen Sie die Kaskade oder eine Besetzungsanfrage.

Im-Urlaub-Abzeichen im Tab Mitglieder

Öffnen Sie jede Teamseite und klicken Sie auf den Tab Mitglieder. Jede Mitgliedszeile zeigt:

• Seine/ihre Rolle/Position im Team und die Diensthäufigkeit.
• Etwaige bevorstehende Nicht-Verfügbarkeit als bernsteinfarbenes Abzeichen Im Urlaub.

Das Abzeichen lautet „Im Urlaub N Tage · nächster 15. Mai" – die Anzahl der bevorstehenden gesperrten Termine plus der nächste davon.

Warum es wichtig ist

Bevor Sie Zeit damit verbringen, Freiwillige für den nächsten Monat manuell auszuwählen, werfen Sie einen Blick auf den Tab Mitglieder. Mitglieder mit bernsteinfarbenen Abzeichen haben Ihnen bereits mitgeteilt, dass sie nicht verfügbar sein werden, also:

• Überspringen Sie sie in Ihrem mentalen Modell.
• Wenden Sie sich im Voraus an sie, wenn Sie ihren Slot abgedeckt haben müssen (z. B. ist der Urlaub des Jugendfachers in zwei Wochen – fangen Sie jetzt an, Ersatz zu finden).
• Fragen Sie nach, wenn die Zahl ungewöhnlich aussieht (eine kurze SMS klärt das).

Wie das Abzeichen berechnet wird

Das Abzeichen zählt die gesperrten Termine des Freiwilligen in den nächsten 60 Tagen, darunter:

• Einmalige nicht verfügbare Daten, die der/die Freiwillige in seinem/ihrem Portal hinzugefügt hat.
• Durch ein aktives wiederkehrendes Nicht-Verfügbarkeitsmuster gesperrte Daten (z. B. „1. Sonntag des Monats").
• Daten innerhalb eines Datumsbereichs, den er/sie gesperrt hat.

Wie diese Funktionen zusammenwirken

Eine typische Woche in einem gut konfigurierten Team:

1. Automatisch ausfüllen setzt Personen ein und überspringt alle mit gesperrten Terminen (dieselben Verfügbarkeitsdaten stehen hinter den Im-Urlaub-Abzeichen).
2. Ein/e Freiwillige/r nimmt an, alles gut. Oder er/sie lehnt ab.
3. Wenn er/sie ablehnt, lädt Kaskaden-Automatisch-Ausfüllen automatisch eine Ersatzperson ein (bis zu 3 Versuche).
4. Wenn die Kaskade erschöpft ist, sendet ein Leiter eine Besetzungsanfrage an eine Handvoll wahrscheinlicher Personen.
5. Der/die erste Antwortende beansprucht den Slot. Fertig.

Sie mussten keine Verfügbarkeits-Tabellen durchscrollen. Das System hat es erledigt.

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