Übersicht Spenden & Finanzen

TimelyChurch bietet eine vollständige Spenden- und Finanzlösung, die Ihrer Gemeinde hilft, Spenden zu verfolgen, Fonds zu verwalten, Zusagenkampagnen durchzuführen, Spendennachweise zu erstellen und Online-Spenden entgegenzunehmen – alles eng integriert mit dem integrierten Buchhaltungsmodul.

Was das Spendenmodul umfasst

Spendenverwaltung

Erfassen Sie jede Spende, die Ihre Gemeinde erhält, ob als Bargeld während eines Sonntagsgottesdienstes, als Postscheck oder als Online-Kreditkartenzahlung. Jede Spende erhält eine eindeutige Spenden-ID (z. B. DON-2026-00001) und kann in einem einzigen Eintrag auf mehrere Fonds aufgeteilt werden.

Spendenfonds

Erstellen Sie vorgesehene Kategorien für Ihre Spenden – Allgemeiner Fonds, Baufonds, Missionen, Jugendministerium, Wohltätigkeit und mehr. Fonds ermöglichen es Ihnen, den Verbleib von Geldern zu verfolgen, und geben Spendern die Möglichkeit, selbst zu wählen, wohin ihre Spende fließt.

Online-Spenden über Stripe Connect

Nehmen Sie Kredit- und Debitkartenzahlungen sowie wiederkehrende Spenden über eine öffentliche Spendenformularseite mit Gemeindebranding entgegen, die von Stripe betrieben wird. Mitglieder können einmalig spenden oder wöchentliche, monatliche oder jährliche Daueraufträge einrichten.

Zusagenkampagnen

Starten Sie Spendensammlungskampagnen mit Zielen, Zeitplänen, Titelbildern und öffentlichen Seiten. Verfolgen Sie individuelle Zusagen und direkte Spenden gegenüber dem Kampagnenziel.

Einzahlungs-Batches

Gruppieren Sie Bargeld- und Scheckspenden in Einzahlungs-Batches, die Ihre Bankeinzahlungen widerspiegeln. Schließen und gleichen Sie Batches ab und erstellen Sie dann automatisch Buchungstransaktionen.

Spendennachweise

Erstellen Sie Jahresend-Spendennachweise für steuerliche Zwecke. Zeigen Sie Vorschauen an, laden Sie Nachweise als PDF herunter oder versenden Sie diese per E-Mail an einzelne Spender. Erstellen Sie Massennachweise für alle Spender auf einmal.

Spendenquittungen

Laden Sie individuelle Spendenquittungen als PDF-Anhänge herunter oder versenden Sie diese per E-Mail – unmittelbar nach der Erfassung einer Spende.

Export und Berichte

Exportieren Sie Spendendaten als CSV, Excel oder PDF. Filtern Sie nach Datumsbereich, Zahlungsmethode, Fonds und mehr. Zusammenfassungsstatistiken werden auf dem Spenden-Dashboard angezeigt.

Integration von Spenden und Buchhaltung

Jede von Ihnen erfasste Spende erstellt automatisch entsprechende Einnahmetransaktionen im Buchhaltungsmodul über den Spendenbuchhaltungsdienst. So funktioniert die Integration:

• Einzelfonds-Spenden erstellen eine Einnahmetransaktion für den Gesamtbetrag.
• Aufgeteilte Spenden (auf mehrere Fonds verteilt) erstellen eine Einnahmetransaktion pro Fondszuteilung, sodass die Einnahmen jedes Fonds separat verfolgt werden.
• Einzahlungs-Batches erstellen beim Markieren als eingezahlt eine Einnahmetransaktion gegenüber dem von Ihnen gewählten Bankkonto.
• Buchungstransaktionen verweisen auf die Spenden-ID als Referenznummer, sodass jede Transaktion leicht zur ursprünglichen Spende zurückverfolgt werden kann.
• Das System verwendet das Standardeinnahmenkonto Ihrer Gemeinde (Kontonummer 4000, „Zehnten & Opfergaben") für Spendeneinträge. Falls dieses Konto nicht existiert, greift es auf ein beliebiges aktives Einnahmenkonto zurück.
• Wenn Sie eine Spende aktualisieren oder löschen, werden die zugehörigen Buchungstransaktionen automatisch synchronisiert oder entfernt (abgestimmte Transaktionen bleiben erhalten).

Auch Rückerstattungen bleiben synchron

Wenn Sie eine Online-Spende (Stripe) erstatten, übernimmt TimelyChurch die Bereinigung für Sie, anstatt sie manueller Abstimmung zu überlassen. Öffnen Sie die Spende und klicken Sie auf Rückerstattung (verfügbar bei Stripe-Kartenzahlungen, die noch nicht erstattet wurden), um eine vollständige oder teilweise Rückerstattung vorzunehmen. Die Rückerstattung erfolgt dann automatisch kaskadenförmig:

• Die Spende wird als erstattet markiert (mit dem Erstattungsbetrag und dem Datum).
• Jede Fondszuteilung der Spende wird storniert.
• Ausgleichende Buchungseinträge werden erstellt, sodass Ihre Bücher ausgeglichen bleiben.
• Falls die Spende einer Zusage zugeordnet war, wird der erfüllte Betrag der Zusage storniert.
• Der erstattete Betrag wird vom Spendennachweis des Spenders ausgeschlossen.

Rückerstattungen, die direkt in Stripe initiiert werden (z. B. eine Rückbuchung oder eine vom Stripe-Dashboard aus ausgestellte Rückerstattung), fließen über Stripe-Webhooks durch denselben Kaskadenmechanismus zurück, sodass Ihre Aufzeichnungen in jedem Fall mit dem übereinstimmen, was in Stripe passiert ist.

Plan und Berechtigungen

Spenden- und Finanzkfunktionen sind Teil des Pro-Plans von TimelyChurch. Die folgenden Module erfordern ein Pro-Abonnement: Spenden, Fonds, Zusagen, Spendennachweise, Berichte, Haushaltspläne und Buchhaltung. Im Starter- und Growth-Plan erscheinen diese im Bereich Finanzen der Seitenleiste als gesperrte Elemente mit einer Upgrade-Aufforderung, anstatt zu öffnen.

Innerhalb des Pro-Plans ist jedes Finanzmodul auch durch modulspezifische Berechtigungen gesperrt, die über Team & Rollen vergeben werden (Spenden, Fonds, Zusagen, Buchhaltung, Haushaltspläne). Ein Benutzer sieht einen Finanz-Navigationseintrag nur dann, wenn er sowohl die Plan-Stufe als auch die Rollenberechtigung für dieses Modul besitzt. Wenn ein Benutzer die Berechtigung hat, aber die Plan-Stufe das Feature nicht enthält, wird der Navigationseintrag als gesperrt mit einer Upgrade-Aufforderung angezeigt.

Die Einrichtung von Stripe Connect (Online-Spenden) ist über Finanzen > Online-Spenden-Einrichtung erreichbar, und dieselben Verbinden/Trennen/Stripe-Dashboard-Steuerelemente erscheinen auch unter Gemeindeeinstellungen > Integrationen. Der Zugriff folgt der oben beschriebenen Spendenmodulsteuerung und nicht einer separaten Berechtigung.

Erste Schritte

Wenn Sie Spenden zum ersten Mal einrichten, empfehlen wir diese Reihenfolge:

1. Richten Sie Ihre Spendenfonds ein – Laden Sie die Standard-Fondsvorlage oder erstellen Sie benutzerdefinierte Fonds (siehe Fonds verwalten).
2. Verbinden Sie Stripe – Aktivieren Sie Online-Spenden, damit Mitglieder von jedem Gerät aus spenden können (siehe Online-Spenden einrichten).
3. Erfassen Sie Ihre erste Spende – Geben Sie eine Testspende ein, um zu sehen, wie der Ablauf funktioniert (siehe Spenden erfassen).
4. Teilen Sie Ihre Spendenformularseite – Senden Sie den öffentlichen Spendenlink an Ihre Gemeinde (siehe Online-Spendenportal).