Veranstaltungsserien verwalten

Veranstaltungsserien ermöglichen es Ihnen, einen wiederkehrenden Zeitplan als eine einzige Einheit zu verwalten. Dieser Artikel behandelt das Anzeigen, Bearbeiten, Umgang mit Ausnahmen und die Durchführung von Massenoperationen bei Veranstaltungsserien.

Dashboard der Veranstaltungsserien

Auf das Serien-Dashboard zugreifen

1. Navigieren Sie in der Seitenleiste zu Veranstaltungen.
2. Öffnen Sie das Menü ⋮ Mehr und klicken Sie auf Veranstaltungsserie (oder nutzen Sie die Registerkarte Serie in der Planungs-Registerkartenleiste).

Serienliste

Das Serien-Dashboard zeigt alle Ihre Veranstaltungsserien mit:

• Statistikkarten -- Gesamtanzahl Serien, Aktive Serien, Gottesdienste und Klassen.
• Suche -- Nach Titel oder Beschreibung filtern.
• Typfilter -- Nach Veranstaltungstyp filtern (Gottesdienst, Klasse, Treffen, Veranstaltung).
• Statusfilter -- Aktive, Inaktive oder Alle Serien anzeigen.

Jede Serie in der Liste zeigt:

• Den Serientitel, das Veranstaltungstyp-Badge und ein Badge Inaktiv, wenn die Serie pausiert ist.
• Die Wiederholungsbeschreibung (z. B. „Wöchentlich am Sonntag").
• Startzeit und Ort.
• Anzahl der generierten Veranstaltungen und Ausnahmen.
• Das nächste Datum sowie die Aktionen Anzeigen, Bearbeiten, iCal exportieren und Löschen.

Serien-Detailseite

Klicken Sie auf eine beliebige Serie, um die Detailseite zu öffnen, die Folgendes zeigt:

• Statistiken -- Gesamtanzahl Veranstaltungen, Bevorstehend, Vergangen und Ausnahmen.
• Seriendetails -- Wiederholung, Uhrzeit, Start- und Enddatum, Ort, Raum, Gastgebergruppe, Beschreibung und welche Funktionen eingeschaltet sind.
• Bevorstehende Wiederholungen -- Die nächsten geplanten Termine, markiert als Abgesagt, Geändert oder Verschoben, wo eine Ausnahme gilt. Bei Serien mit Registrierung zeigt jedes Datum, wie viele angemeldet sind.
• Registrierung -- Ein Link zum gemeinsamen Anmeldeformular der Serie (wenn die Registrierung eingeschaltet ist).
• Dienstpositionen -- Freiwilligenpositionen, die für jedes Vorkommen gelten (wenn Freiwillige eingeschaltet ist).
• Ausnahmen -- Die jüngsten Ausnahmen.
• Gefahrenzone -- Serie löschen.

Die Schaltfläche Bearbeiten und ein Menü ⋯ (Weitere Aktionen) mit Serie duplizieren, iCal exportieren und Serie löschen befinden sich oben auf der Seite.

Eine Serie bearbeiten

Bearbeitungsumfang

Klicken Sie auf der Serienseite auf Bearbeiten. Oben in Veranstaltungsserie bearbeiten bietet Was möchten Sie aktualisieren? zwei Möglichkeiten:

Um nur ein einzelnes Datum zu ändern, bearbeiten Sie nicht die Serie — verwenden Sie stattdessen Ändern bei diesem Vorkommen (siehe Umgang mit Ausnahmen unten).

Warnung: Das Speichern einer der beiden Auswahlmöglichkeiten baut die bevorstehenden Termine neu auf. Sind dafür bereits Freiwillige eingeplant, sagt ein gelbes Feld, wie viele Personen eingeplant sind und dass sie aus dem Dienstplan genommen und benachrichtigt werden, dass sie nicht mehr gebraucht werden. Wenn Sie auf Serie aktualisieren klicken, werden Sie um Bestätigung gebeten („… werden entfernt. Fortfahren?").

Bearbeitbare Felder

Sie können Folgendes ändern:

• Serientitel, Beschreibung, Veranstaltungstyp und Gastgebergruppe.
• Wiederholungsmuster (Voreinstellungen oder Ihr eigenes Muster).
• Serien-Start- und -Enddatum, Startzeit, Endzeit und Dauer.
• Ortsname und Raum.
• Funktionen: Registrierung, Check-in, Freiwillige, Gottesdienstablauf, Warteliste, Öffentlich und Aktiv („Veranstaltungen generieren") sowie Maximale Anmeldungen.
• Diensteinrichtung -- wählen Sie bei Eine Tagesvorlage verwenden eine Tagesvorlage (jedes Vorkommen verwendet dann deren Positionen und Gottesdienstplan) oder lassen Sie es auf — Keine (Positionen unten definieren) — und listen Sie die Freiwilligen-Positionen selbst auf. Siehe Veranstaltungsserien-Vorlagen.

Umgang mit Ausnahmen

Ausnahmen ermöglichen es Ihnen, einzelne Vorkommen zu ändern, abzusagen oder neu zu terminieren, ohne die gesamte Serie zu ändern.

Ausnahmetypen

Ein einzelnes Vorkommen absagen

1. Suchen Sie auf der Serien-Detailseite das Vorkommen in der Liste Bevorstehende Wiederholungen.
2. Klicken Sie neben diesem Datum auf das Symbol ✕ (Absagen). Der Dialog Wiederholung absagen wird geöffnet.
3. Geben Sie optional einen Grund (optional) an (z. B. „Feiertagswochenende").
4. Klicken Sie auf Wiederholung absagen (oder auf Veranstaltung beibehalten, um abzubrechen). Das Vorkommen wird als abgesagt markiert.

Abgesagte Vorkommen erscheinen mit einem roten Indikator in der Serienzeitlinie.

Ein einzelnes Vorkommen ändern

1. Klicken Sie auf der Serien-Detailseite neben einem Vorkommen auf das Stift-Symbol (Ändern). Der Dialog Wiederholung ändern wird geöffnet.
2. Ändern Sie nur für dieses Datum eines der Folgenden:
   • Neue Startzeit -- Andere Startzeit.
   • Neue Endzeit -- Andere Endzeit.
   • Neuer Standort -- Anderer Veranstaltungsort.
   • Grund -- Erläutern Sie, warum dieses Vorkommen anders ist.
3. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Tipp: Um einem Datum einen anderen Titel oder eine andere Beschreibung zu geben (zum Beispiel „Ostersonntag-Gottesdienst"), öffnen Sie die Veranstaltung dieses Datums im Kalender und bearbeiten Sie sie dort.

Geänderte Vorkommen erscheinen mit einem gelben Indikator.

Ein einzelnes Vorkommen neu terminieren

1. Klicken Sie bei einem Vorkommen auf das Symbol Ändern.
2. Legen Sie zusätzlich zu etwaigen anderen Änderungen ein Neues Datum (zur Umplanung) fest.
3. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Das Vorkommen wird auf das neue Datum verschoben. Neu terminierte Vorkommen erscheinen mit einem blauen Indikator.

Hinweis: Wenn ein Vorkommen geändert oder neu terminiert wird, zeigt die Zusammenfassung der Änderungen genau an, was geändert wurde (z. B. „Datum geändert auf 15. März 2026" oder „Uhrzeit geändert auf 11:00 Uhr").

Vorkommen neu generieren

TimelyChurch kann auf Anfrage neue Veranstaltungsvorkommen aus einem Serienmuster generieren.

1. Klicken Sie auf der Serien-Detailseite neben Bevorstehende Wiederholungen auf Mehr generieren.
2. TimelyChurch erstellt die Termine der nächsten drei Monate, die noch nicht existieren, und bestätigt, wie viele neue Vorkommen generiert wurden.

Dies ist nützlich, wenn Sie eine Serie weiter in die Zukunft ausdehnen müssen.

Freiwilligen-Workflows der Serie

Zwei serienweite Workflows beschleunigen die Freiwilligenplanung für viele Vorkommen auf einmal.

Die gesamte Serie automatisch ausfüllen

Anstatt Positionen einzeln Veranstaltung für Veranstaltung automatisch auszufüllen, können Sie alle Vorkommen der Serie in einem einzigen Durchgang automatisch einplanen.

1. Klicken Sie auf der Serien-Detailseite auf Alle Veranstaltungen automatisch ausfüllen (wird angezeigt, wenn für die Serie Freiwillige eingeschaltet ist).
2. Bestätigen Sie „Alle bevorstehenden Veranstaltungen dieser Serie mit den bestverfügbaren Freiwilligen automatisch ausfüllen?".
3. TimelyChurch führt das automatische Ausfüllen für jede bevorstehende Veranstaltung der Serie aus und wählt für jede offene Position die beste verfügbare Person (unter Berücksichtigung der Verfügbarkeit und wie oft Personen zuletzt gedient haben).
4. Eine Zusammenfassung teilt Ihnen mit, wie viele Positionen bei wie vielen Veranstaltungen besetzt wurden („18 von 24 Positionen bei 6 Veranstaltungen automatisch ausgefüllt.").

Teamleiter, die keine Administratoren sind, besetzen nur die Positionen der Teams, die sie leiten.

Überprüfen und bestätigen Sie die Zuweisungen anschließend über die normalen Freiwilligen-Workflows für jede Veranstaltung.

Eine Woche vorwärts kopieren

Wenn Sie Zeit damit verbracht haben, den Freiwilligenplan für ein Vorkommen manuell anzupassen, und dieselbe Besetzung für die folgenden Wochen verwenden möchten, nutzen Sie Vorwärts kopieren.

1. Suchen Sie auf der Serien-Detailseite das Quell-Vorkommen, dessen Freiwilligenzuweisungen Sie wiederverwenden möchten.
2. Klicken Sie neben diesem Datum auf Vorwärts kopieren.
3. Bestätigen Sie „Die Zuweisungen dieser Woche auf die nächsten 12 zukünftigen Veranstaltungen kopieren?".
4. TimelyChurch kopiert die Zuweisungen dieser Woche (alle außer Personen, die abgelehnt haben) auf die nächsten 12 Veranstaltungen der Serie. Personen, die bereits bei einer späteren Veranstaltung eingeplant sind, werden übersprungen, und die Kopien beginnen als ausstehend, sodass jeder Freiwillige antworten kann.

Perfekt für Fälle wie „Wir haben letzten Sonntag dasselbe Team verwendet, bitte wieder" ohne erneutes Tippen.

Tipp: Verwenden Sie Alle Veranstaltungen automatisch ausfüllen für die Frischplanung über viele Wochen und Vorwärts kopieren, wenn Sie eine bewährte Besetzung haben, die Woche für Woche übernommen werden soll.

Eine Serie duplizieren

Um eine Kopie einer bestehenden Serie zu erstellen:

1. Öffnen Sie auf der Serien-Detailseite das Menü ⋯ und klicken Sie auf Serie duplizieren.
2. Geben Sie im Dialog einen Namen der neuen Serie, ein Startdatum (die neue Serie beginnt an diesem Datum mit demselben Wiederholungsmuster) und optional eine Neue Startzeit und eine Neue Endzeit ein.
3. Klicken Sie auf Serie duplizieren. Eine neue Serie wird „mit allen Einstellungen und Dienstpositionen" erstellt, einschließlich ihrer Tagesvorlage, sodass die Dienstpositionen automatisch mitkommen.

Genau so richtet eine Gemeinde, die einen zweiten Sonntagsgottesdienst hinzufügt, diesen ein: Duplizieren Sie Ihre bestehende Serie „Sonntagsgottesdienst", behalten Sie denselben Tag und dasselbe Muster bei und legen Sie Neue Startzeit und Neue Endzeit auf die Ihres neuen Gottesdienstes fest (z. B. 17 Uhr statt 10 Uhr). Das ist auch praktisch für eine Saisonversion einer wiederkehrenden Veranstaltung (z. B. Duplizieren von „Sonntagsgottesdienst" zum Erstellen von „Sommer-Sonntagsgottesdienst" mit einer anderen Startzeit).

Eine Serie löschen

1. Klicken Sie auf der Serien-Detailseite auf Serie löschen (im Menü ⋯ oder im Feld Gefahrenzone).
2. Wenn für zukünftige Termine Freiwillige eingeplant sind, zeigt der Dialog, wie viele bestätigte und ausstehende Freiwillige freigegeben und benachrichtigt werden, mit einem Kontrollkästchen, das Sie zur Bestätigung aktivieren müssen.
3. Bestätigen. Die Serie und ihre Veranstaltungen werden gelöscht, und Sie kehren zur Liste „Veranstaltungsserie" zurück.

Hinweis: Das Löschen einer Serie kann in der App nicht rückgängig gemacht werden. Wenn Sie eine Serie vorübergehend stoppen möchten, ohne sie zu löschen, bearbeiten Sie sie und schalten Sie Aktiv aus.

Eine Serie exportieren

iCalendar-Export

Öffnen Sie auf der Serien-Detailseite das Menü ⋯ und klicken Sie auf iCal exportieren, um eine iCalendar-Datei mit dem vollständigen Wiederholungsmuster herunterzuladen. (Dieselbe Aktion iCal exportieren gibt es in jeder Zeile der Liste „Veranstaltungsserie".) Diese Datei kann importiert werden in:

• Google Calendar
• Apple Calendar
• Microsoft Outlook
• Jede Kalender-App, die .ics-Dateien unterstützt

Die exportierte Datei enthält das Wiederholungsmuster, Veranstaltungszeiten, Titel, Beschreibung und Ort.