Freiwilligen-Check-in und Auschecken

Freiwillige (Lehrer, Klassenhelfer, Begrüßer, Sicherheitspersonal, Flurmonitore) können genauso wie die Kinder, denen sie dienen, in Gottesdienste ein- und auschecken, sodass Sie einen Eintrag über jeden Erwachsenen haben, der in einem Raum war.

Dieser Artikel behandelt den Freiwilligen-Ablauf von Anfang bis Ende: wie man einen Freiwilligen eincheckt, wie man ihn auscheckt, wie Hintergrundüberprüfungen erfasst werden und wo Freiwilligen-Check-ins erscheinen.

Warum Freiwilligen-Check-ins verfolgt werden

Das Verfolgen, wer im Dienst ist (und in welchem Raum), gibt Ihnen:

1. Rechenschaftspflicht. Wenn etwas in einem Raum passiert, haben Sie einen Eintrag über jeden Erwachsenen, der eingecheckt war.
2. Raumzählungen. Leiter des Kinderprogramms können sehen, wer sich in jeder Klasse befindet, wenn Familien ankommen, sodass unterbelegte Räume erkannt werden können.
3. Compliance. Viele Kindersicherheitsrichtlinien verlangen Mindestverhältnisse von Erwachsenen zu Kindern (üblicherweise 1:5 für Kinder von 3–5 Jahren und 1:8 für Kinder von 6–12 Jahren). Genaue Freiwilligen-Check-ins machen es einfach, diese Zahlen zu zählen.

Wer Freiwillige einchecken kann

Jeder, dessen Rolle die Check-in-Berechtigung Verwenden hat, kann einen Freiwilligen ein- oder auschecken – es ist nicht auf Administratoren beschränkt. Häufige Muster:

• Einchecken an der Station. Ein Freiwilliger kommt früh an, und ein Stationshelfer findet ihn per Namen und checkt ihn ein.
• Flurmonitor-Einchecken. Ein designierter Flurmonitor geht zu Beginn des Gottesdienstes durch jeden Klassenraum und checkt jeden Freiwilligen für seinen zugewiesenen Raum ein.
• Kinderprogramm-Leiter-Einchecken. Die Leitung des Kinderprogramms checkt jeden Freiwilligen zu Beginn des Gottesdienstes von einem Tablet aus ein.

Wählen Sie das Muster, das zu Ihrem Team passt. Viele Gemeinden nutzen eine Kombination.

Berechtigungshinweis: Der Check-in-Zugriff wird pro Rolle unter Verwaltung > Rollen & Berechtigungen festgelegt. Aktivieren Sie im Modul Check-in Anzeigen und Verwenden für alle, die die Station betreiben. Verwalten wird nur für Einstellungen und Sicherheitsaktionen benötigt (siehe Check-in-Einstellungen).

Wer zum Dienst eingeteilt ist

Wenn die aktive Sitzung mit einer Veranstaltung verknüpft ist, zeigt die Check-in-Station eine Karte Zugewiesene Freiwillige mit dem Veranstaltungsnamen und den Personen, die bei dieser Veranstaltung zum Dienst eingeteilt sind (mit ihrer Rolle). Verwenden Sie sie als Ihre Check-in-Liste für den Tag.

Einen Freiwilligen einchecken

Freiwillige werden an der Check-in-Station durch denselben Ablauf wie alle anderen eingecheckt – Sie suchen sie, wählen sie aus und checken sie in die Klasse ein, in der sie dienen. Es gibt keinen separaten „Freiwilligen"-Modus. Der Freiwillige muss bereits als Person in Ihrem Personenverzeichnis vorhanden sein.

1. Öffnen Sie Planung > Check-in, um die Check-in-Station zu öffnen, und stellen Sie sicher, dass eine Sitzung aktiv ist.
2. Verwenden Sie die Registerkarte Telefonnummer oder Namenssuche, um den Freiwilligen zu finden.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Namenssuche neben dem Freiwilligen auf Einchecken, wählen Sie unter Klasse zuweisen (optional) die Klasse, in der er heute dient, und klicken Sie auf Check-in abschließen. Wählen Sie auf der Registerkarte Telefonnummer den Freiwilligen aus und klicken Sie auf Einchecken (die Schaltfläche zeigt die Anzahl der ausgewählten Personen, z. B. „1 Person einchecken").

Das System erstellt einen Check-in-Eintrag, generiert dafür einen Sicherheitscode und zeichnet die Person gegen die gewählte Klasse auf, sodass die Klassenliste widerspiegelt, wer anwesend ist. Erwachsene werden auf der Sitzungsseite unter Erwachsene gezählt.

Schutz vor bereits Eingecheckten

Wenn die Person bereits in dieselbe Sitzung eingecheckt ist, erstellt das System kein Duplikat. Um sie in eine andere Klasse zu verschieben, checken Sie sie zuerst aus und dann in der richtigen Klasse wieder ein.

Hintergrundüberprüfungen

TimelyChurch kann für jede Person einen Hintergrundüberprüfungsstatus speichern, sodass Sie auf einen Blick sehen, wer für den Dienst mit Kindern freigegeben ist.

Eine Hintergrundüberprüfung erfassen (nur Administratoren)

Eine Hintergrundüberprüfung wird im Profil der Person erfasst, und nur ein Administrator kann sie erfassen.

1. Öffnen Sie Personen und öffnen Sie das Profil der Person.
2. Öffnen Sie die Registerkarte Beteiligung. (Die Registerkarte „Beteiligung" erscheint für jeden, der ein Kind ist oder zu einer Gruppe, Klasse oder einem Dienstteam gehört oder Dienstzuweisungen hat.)
3. Suchen Sie die Karte Hintergrundüberprüfung.
4. Aktivieren Sie Hintergrundüberprüfung freigegeben.
5. Legen Sie optional ein Läuft ab (optional)-Datum fest – nützlich für Richtlinien, die Überprüfungen alle ein bis zwei Jahre erneut durchführen.
6. Klicken Sie auf Speichern. Sie sehen die Bestätigung „Hintergrundüberprüfung aktualisiert.".

Wenn Sie kein Administrator sind, zeigt die Karte anstelle des Formulars die Zeile „Nur Administratoren können Hintergrundüberprüfungen erfassen.".

Hinweis: Das Deaktivieren von „Hintergrundüberprüfung freigegeben" löscht sowohl das erfasste Datum als auch das Ablaufdatum, sodass der Status auf „Nicht hinterlegt" zurückgesetzt wird.

Das Status-Abzeichen

Die Karte „Hintergrundüberprüfung" zeigt ein farbiges Abzeichen, damit Sie den Status auf einen Blick ablesen können:

Wenn ein Ablaufdatum festgelegt ist, erscheint neben dem Abzeichen der Hinweis läuft ab [Datum]. Eine Überprüfung ist bis einschließlich ihres Ablaufdatums gültig – wer eine am 30. ablaufende Überprüfung hat, ist am 30. noch freigegeben und am 1. abgelaufen. Datumsangaben werden anhand des lokalen Tages Ihrer Gemeinde verglichen.

Hinweis: Das Einchecken eines Freiwilligen an der Check-in-Station prüft dessen Hintergrundüberprüfung nicht. Prüfen Sie das Abzeichen im Profil des Freiwilligen (und Ihre eigenen Unterlagen) im Rahmen Ihrer Freiwilligenprüfung.

Freiwilligen-Ausweise

Freiwillige können einen Freiwilligen-Ausweis mit ihrem Namen, ihrer Klasse und dem Branding Ihrer Gemeinde tragen. Ausweise werden als Etikettenvorlage Freiwilligen-Ausweis gestaltet (siehe Etikettenvorlagen anpassen).

1. Eine Vorlage vom Typ Freiwilligen-Ausweis wird nicht automatisch erstellt. „Standardvorlagen erstellen" generiert nur zwei Vorlagen – ein klassisches Kinderschild und ein klassisches Sicherheitsetikett. Um einen Freiwilligen-Ausweis zu erhalten, erstellen Sie eine Vorlage mit dem Typ Freiwilligen-Ausweis (oder duplizieren Sie eine vorhandene Vorlage und ändern Sie ihren Typ).
2. Erstellen und bearbeiten Sie Freiwilligenvorlagen unter Check-in-Einstellungen > Etikettendesigner (öffnen Sie das Zahnrad in der Kopfzeile der Check-in-Station und dann die Registerkarte „Etikettendesigner"). Der Etikettendesigner gruppiert Vorlagen nach Typ, einschließlich eines Abschnitts Freiwilligen-Ausweise.
3. Um Ausweise zu drucken, klicken Sie an der Check-in-Station auf Alles drucken und wählen Sie Ihre Freiwilligenvorlage im Menü Vorlage: oben auf der Druckseite.

Tipp: Ein konsistenter, klar gekennzeichneter Freiwilligen-Ausweis hilft Familien, sofort zu erkennen, wer im Kinder-Bereich „im Dienst" ist. Dies ist eine der einfachsten Verbesserungen der Kindersicherheit, die Sie vornehmen können.

Raumzählungen ablesen

TimelyChurch berechnet kein Freiwilligen-Kind-Verhältnis für Sie. Um einen Raum mit Ihren Zielen zu vergleichen, öffnen Sie die Ansicht Räume an der Check-in-Station oder den Tab Anwesend der Klassenraumliste und zählen Sie die Kinder und Erwachsenen in dieser Klasse.

Praktische Zielquoten

Dies sind gängige Ziele von Gemeinden und Kindersicherheitsstandards. Passen Sie sie gemäß den Empfehlungen Ihres Versicherungsträgers und den lokalen Gesetzen an.

Wenn ein Raum die Zielquote überschreitet, weisen Sie einen Freiwilligen aus einem weniger ausgelasteten Raum um oder verschieben Sie ein Kind in eine andere Klasse.

Einen Freiwilligen auschecken

Das Auschecken von Freiwilligen ist einfacher als das Auschecken von Kindern: Es ist kein Sicherheitscode erforderlich, und es muss keine autorisierte Abholperson ausgewählt werden.

1. Finden Sie den Freiwilligen in der Liste der eingecheckten Personen (an der Check-in-Station, auf der Sitzungsseite oder in der Klassenraumliste).
2. Klicken Sie neben seinem Namen auf die Schaltfläche Auschecken.
3. Das System erfasst die Auscheckzeit sofort – keine Code-Abfrage, keine Abholperson-Auswahl.

Dies ist beabsichtigt. Es gibt kein Kindersicherheitsrisiko für einen erwachsenen Freiwilligen, daher muss kein Code oder keine Abholperson verifiziert werden.

Hinweis: Checkouts werden während der Sperrung für alle gesperrt – das System gibt zurück: „Checkouts sind während der Sicherheitssperrung ausgesetzt. Wenden Sie sich an einen Gemeinde-Administrator." Ein Freiwilliger kann erst aus einem Raum ausgecheckt werden, wenn die Sperrung aufgehoben wird. Siehe Sperrmodus.

Wo Freiwilligen-Check-ins erscheinen

• Sitzungsseite. Freiwillige sind Erwachsene, daher werden sie in den Sitzungskacheln unter Erwachsene gezählt und erscheinen wie alle anderen in der Anwesenheitsliste der Sitzung.
• Anwesenheitsberichte. Check-ins fließen in die Anwesenheitsberichte unter Berichte > Alle Berichte ein, sodass Freiwilligen-Check-ins Teil Ihrer gesamten Anwesenheitshistorie sind.

Hinweis: TimelyChurch hat auch einen separaten Freiwilligen-Bericht und Dienstpläne. Diese werden von Veranstaltungsfreiwilligenzuweisungen und -planung angetrieben, was eine andere Funktion ist als das Einchecken eines Freiwilligen an der Tür. Das Einchecken hier aktualisiert nicht automatisch den Dienstverlauf der Person.

Häufige Probleme

Person ist bereits eingecheckt

Jemand hat sie früher eingecheckt. Suchen Sie den vorhandenen Check-in in der Liste; lassen Sie ihn entweder so oder checken Sie sie aus und wieder in der richtigen Klasse ein.

Freiwilliger wurde in der falschen Klasse eingecheckt

Checken Sie ihn aus, dann wieder ein mit der richtigen Klasse ausgewählt. Der ursprüngliche Check-in-Eintrag bleibt erhalten (mit Eincheck- und Auscheckzeitstempeln), sodass der Prüfpfad intakt ist.

Ein Freiwilliger existiert noch nicht als Person

Freiwillige müssen einen Personeneintrag haben. Erstellen Sie einen unter Personen > Person hinzufügen mit mindestens Vorname, Nachname und Telefonnummer. Sie können dann sofort eingecheckt werden.

Etikett nachträglich drucken

Suchen Sie die Person in der Liste der eingecheckten Personen der Check-in-Station und klicken Sie auf das Druckersymbol neben ihrem Namen, um das Etikett erneut zu drucken.

Schaltfläche „Auschecken" ist ausgegraut

Die Sitzung ist im Sperrmodus. Checkouts (einschließlich Freiwillige) sind ausgesetzt, bis ein Administrator die Sperrung deaktiviert. Siehe Sperrmodus.

Verwandte Artikel

• Check-in-Prozess -- Familien-/Kinder-Check-in-Ablauf.
• Etikettenvorlagen -- Den Freiwilligen-Ausweis gestalten.
• Sperrmodus -- Warum Checkouts während der Sperrung gesperrt sind.
• Raumauslastung -- Personenzahlen pro Klasse.