Freiwilligen-Check-in und Auschecken

Freiwillige (Lehrer, Klassenhelfer, Begrüßer, Sicherheitspersonal, Flurmonitore) checken genauso wie die Kinder, denen sie dienen, in Gottesdienste ein und aus. Ihre Check-in-Einträge werden als volunteer markiert, damit sie in Ihren Statistiken und Berichten separat von den Kinderzahlen gezählt werden können.

Dieser Artikel behandelt den Freiwilligen-Ablauf von Anfang bis Ende: wie man einen Freiwilligen eincheckt, wie man ihn auscheckt und wie Freiwilligeneinträge in die Berichterstattung einfließen.

Warum Freiwilligen-Check-ins verfolgt werden

Das Verfolgen, wer im Dienst ist (und in welchem Raum), gibt Ihnen mehrere Vorteile:

1. Rechenschaftspflicht. Wenn etwas in einem Raum passiert, haben Sie einen Eintrag über jeden Erwachsenen, der eingecheckt war.
2. Live-Raumzählungen. Leiter des Kinderprogramms können sehen, wie viele Personen (einschließlich Freiwillige) sich in jedem Raum befinden, wenn Familien ankommen, sodass unterbelegte Räume erkannt werden können.
3. Dienstzählungen. Freiwilligen-Check-ins werden in Ihren Berichten gezählt (z. B. die Kennzahl „Freiwillige diesen Monat"), was für die Jahresendanerkennung und ein allgemeines Bild davon, wer dient, hilfreich ist.
4. Compliance. Viele Kindersicherheitsrichtlinien verlangen Mindestverhältnisse von Erwachsenen zu Kindern (üblicherweise 1:5 für Kinder von 3–5 Jahren und 1:8 für Kinder von 6–12 Jahren). Genaue Freiwilligen-Check-ins machen es einfach, diese Zahlen manuell zu zählen.

Wer Freiwillige einchecken kann

Jeder mit Check-in-Zugriff (Ansicht/Bearbeitung/Vollzugriff-Berechtigung im Check-in-Modul) kann einen Freiwilligen ein- oder auschecken – es ist nicht auf Administratoren beschränkt. Häufige Muster:

• Selbst-Einchecken. Ein Freiwilliger kommt früh an, findet sich in der Namenssuche der Station und ein Stationshelfer checkt ihn ein.
• Flurmonitor-Einchecken. Ein designierter Flurmonitor geht zu Beginn des Gottesdienstes durch jeden Klassenraum und checkt jeden Freiwilligen für seinen zugewiesenen Raum ein.
• Kinderprogramm-Leiter-Einchecken. Die Leitung des Kinderprogramms checkt jeden Freiwilligen zu Beginn des Gottesdienstes von einem Tablet aus ein.

Wählen Sie das Muster, das zu Ihrem Team passt. Viele Gemeinden nutzen eine Kombination – frühe Ankömmlinge werden zuerst eingecheckt, späte Ankömmlinge werden vom Flurmonitor erfasst.

Berechtigungshinweis: Der Check-in-Zugriff wird pro Rolle unter Team und Rollen festgelegt, wo jedes Modul mit Keine, Ansicht, Bearbeitung oder Vollzugriff gewährt wird. Ein Freiwilliger, der die Station betreiben soll, benötigt mindestens Bearbeitung für Check-in.

Einen Freiwilligen einchecken

Der Freiwilligen-Check-in erfolgt von der Admin-Check-in-Station aus (nicht vom Selbstbedienungskiosk). Der Freiwillige muss bereits als Person in Ihrem Personenverzeichnis vorhanden sein.

Freiwillige werden durch denselben Ablauf wie alle anderen eingecheckt – Sie suchen sie, wählen sie aus und checken sie in die Klasse/Gruppe ein, in der sie dienen. Der Check-in wird durch die zugewiesene Klasse und die Einrichtung der Person als Freiwilligeneintrag markiert; es gibt keinen separaten „Als Freiwilligen einchecken"-Modus.

1. Öffnen Sie Check-in in der linken Seitenleiste, um die Check-in-Station zu öffnen.
2. Verwenden Sie die Registerkarte Telefonsuche oder Namenssuche, um den Freiwilligen zu finden.
3. Wählen Sie den Freiwilligen aus den Ergebnissen aus.
4. Weisen Sie die Klasse/Gruppe zu, in der sie heute dienen (z. B. „Kindergarten", „Flurmonitor", „Worship Team"). Hier verfügbare Gruppen sind Ihre Gruppen vom Typ Klasse.
5. Wenn eine Sitzung bereits mit einer Veranstaltung verknüpft ist, wird der Check-in automatisch gegen diese Sitzung aufgezeichnet.
6. Tippen Sie auf Einchecken (die Schaltfläche zeigt die Anzahl der ausgewählten Personen, z. B. „1 Person(en) einchecken").

Das System erstellt einen Check-in-Eintrag und:

• Generiert einen 6-stelligen Sicherheitscode für den Check-in.
• Zeichnet die Person gegen die zugewiesene Klasse/Gruppe auf (sodass die Klassenliste widerspiegelt, wer anwesend ist).
• Aktualisiert die Live-Zählungen für diese Gruppe.

Wenn für heute keine aktive Sitzung vorhanden ist, erstellt das System beim Einchecken der Person automatisch eine. Die Sitzung übernimmt die verknüpfte Veranstaltung, falls eine ausgewählt ist.

Schutz vor bereits Eingecheckten

Wenn die Person bereits in dieselbe Sitzung eingecheckt ist, erstellt das System kein Duplikat – sie erscheint in der Liste „bereits eingecheckt" und wird übersprungen. Um sie in eine andere Gruppe zu verschieben, checken Sie sie zuerst aus und dann in der richtigen Gruppe wieder ein.

Hintergrundüberprüfungen

TimelyChurch kann für jede Person einen Hintergrundüberprüfungsstatus speichern und damit steuern, wer mit Kindern dienen darf. Wenn Sie einen Freiwilligen einchecken, liest das System seinen Status und lässt ihn entweder durch, warnt Sie oder blockiert ihn.

Eine Hintergrundüberprüfung erfassen (nur Administratoren)

Eine Hintergrundüberprüfung wird im Profil der Person erfasst, und nur ein Administrator kann sie erfassen. Das Freigeben einer Überprüfung kann eine Kindersicherheitssperre aufheben, daher ist dies bewusst nicht mit der gewöhnlichen Berechtigung zum Bearbeiten von Personen möglich.

1. Öffnen Sie Personen in der Admin-Seitenleiste und öffnen Sie das Profil der Person.
2. Öffnen Sie die Registerkarte Beteiligung. (Die Registerkarte „Beteiligung" erscheint für jeden, der ein Kind ist oder zu einer Gruppe, Klasse, einem Dienstteam oder einer Anmeldung gehört.)
3. Suchen Sie die Karte Hintergrundüberprüfung.
4. Aktivieren Sie Hintergrundüberprüfung freigegeben.
5. Legen Sie optional ein Läuft ab (optional)-Datum fest – nützlich für Richtlinien, die Überprüfungen alle ein bis zwei Jahre erneut durchführen.
6. Klicken Sie auf Speichern. Sie sehen die Bestätigung „Hintergrundüberprüfung aktualisiert.".

Wenn Sie kein Administrator sind, zeigt die Karte anstelle des Formulars die Zeile „Nur Administratoren können Hintergrundüberprüfungen erfassen.".

Hinweis: Das Deaktivieren von „Hintergrundüberprüfung freigegeben" löscht sowohl das erfasste Datum als auch das Ablaufdatum, sodass der Status auf „Nicht hinterlegt" zurückgesetzt wird.

(Screenshot folgt: die Karte „Hintergrundüberprüfung" auf der Registerkarte „Beteiligung" einer Person, die das Status-Abzeichen und das Kontrollkästchen „Hintergrundüberprüfung freigegeben" mit einem optionalen Ablaufdatum zeigt.)

Das Status-Abzeichen

Die Karte „Hintergrundüberprüfung" zeigt ein farbiges Abzeichen, damit Sie den Status auf einen Blick ablesen können:

Wenn ein Ablaufdatum festgelegt ist, erscheint neben dem Abzeichen der Hinweis läuft ab . Eine Überprüfung ist bis einschließlich ihres Ablaufdatums gültig – wer eine am 30. ablaufende Überprüfung hat, ist am 30. noch freigegeben und am 1. abgelaufen. Datumsangaben werden anhand des lokalen Tages Ihrer Gemeinde verglichen.

Wie die Prüfung beim Freiwilligen-Check-in funktioniert

Wenn Sie einen Freiwilligen einchecken (siehe Einen Freiwilligen einchecken oben), entscheidet sein Hintergrundüberprüfungsstatus, was passiert:

• Freigegeben – Der Freiwillige wird normal eingecheckt.
• Nicht hinterlegt – Der Freiwillige wird trotzdem eingecheckt, und die Bestätigung zeigt eine Warnung: „Warnung: Für [Name] ist keine Hintergrundüberprüfung hinterlegt." Nichts wird blockiert.
• Abgelaufen – Der Freiwillige wird nicht eingecheckt. Sie sehen „Die Hintergrundüberprüfung von [Name] ist am [Datum] abgelaufen. Ein Administrator muss sie erneuern, bevor die Person mit Kindern dienen kann." Erneuern Sie die Überprüfung auf der Registerkarte „Beteiligung" der Person und versuchen Sie es erneut.

Hinweis: „Nicht hinterlegt" warnt nur; „Abgelaufen" blockiert vollständig. Der Unterschied ist beabsichtigt. Eine abgelaufene Überprüfung ist ein stärkeres Signal als eine, die nie begonnen wurde, daher stoppt eine abgelaufene Überprüfung den Freiwilligen, bis sie erneuert wird – während Gemeinden, die Hintergrundüberprüfungen nicht in TimelyChurch verfolgen, Freiwillige weiterhin ohne Reibung einchecken können.

Administrator-Übersteuerung bei abgelaufener Überprüfung

Manchmal müssen Sie einen Freiwilligen heute dienen lassen, während seine Erneuerung noch läuft. Ein Administrator – und nur ein Administrator; ein Nicht-Administrator kann dies niemals umgehen – kann eine Sperre wegen abgelaufener Überprüfung übersteuern. Wenn ein Administrator übersteuert:

• Der Freiwillige wird eingecheckt.
• Die Bestätigung zeigt „Warnung: Die Hintergrundüberprüfung von [Name] ist abgelaufen.".
• Ein dauerhafter Prüfvermerk wird in den Check-in-Eintrag geschrieben: „Übersteuerung abgelaufener Hintergrundüberprüfung durch [Admin] für [Person] um [Uhrzeit]." Er erfasst, wer die Überprüfung übersteuert hat, für wen und wann, sodass die Entscheidung niemals unbemerkt bleibt.

Erneuern Sie die Überprüfung auf der Registerkarte „Beteiligung" der Person, sobald die neue vorliegt, damit die Übersteuerung beim nächsten Mal nicht nötig ist.

Freiwilligen-Ausweise

Freiwillige können einen Freiwilligen-Ausweis mit ihrem Namen, ihrer Rolle/Gruppe und einem Sicherheitscode tragen. Ausweise werden von einer Vorlage vom Typ „Freiwillige/r" gedruckt (siehe Artikel 5 für Details zum Etikettendesigner).

1. Nach dem Check-in erscheint der Freiwillige in der Live-Liste und kann wie jeder andere Check-in gedruckt werden.
2. Eine Vorlage vom Typ „Freiwillige/r" wird nicht automatisch erstellt. „Standardvorlagen erstellen" generiert nur zwei Vorlagen – ein klassisches Kinderschild und ein klassisches Sicherheitsetikett. Um einen Freiwilligen-Ausweis zu erhalten, erstellen Sie eine Vorlage vom Typ „Freiwillige/r" (oder duplizieren Sie eine vorhandene Vorlage und ändern Sie ihren Typ auf „Freiwillige/r") und legen Sie sie als Standard für diesen Typ fest.
3. Sie können Freiwilligenvorlagen unter Check-in-Einstellungen > Etikettendesigner erstellen und bearbeiten (öffnen Sie das Einstellungszahnrad in der Kopfzeile der Check-in-Station und dann die Registerkarte „Etikettendesigner"). Der Etikettendesigner gruppiert Vorlagen nach Typ, einschließlich eines Abschnitts Freiwilligen-Ausweise.

Tipp: Ein konsistenter, klar gekennzeichneter Freiwilligen-Ausweis hilft Familien, sofort zu erkennen, wer im Kinder-Bereich „im Dienst" ist. Dies ist eine der einfachsten Verbesserungen der Kindersicherheit, die Sie vornehmen können.

Freiwilligen- vs. Kinderzählung

Wenn Sie Personen in eine Klasse einchecken, führt das System eine Zählung, wie viele Personen in dieser Gruppe sind und (wenn die Daten verfügbar sind) wie viele davon Freiwillige sind.

Wo Zählungen erscheinen

• Raumauslastungsdaten. Der Live-Raumauslastungs-Endpunkt meldet die Anzahl der aktuell eingecheckten Personen pro Raum (und eine Freiwilligenanzahl pro Raum) zusammen mit der Kapazität und dem Auslastungsprozentsatz des Raums. Siehe Artikel 12 für die Verwendung.
• Klassenraumliste. Die Registerkarten „Erwartet / Anwesend / Ausgecheckt" der Liste und der Raumfilter lassen Sie sehen, wer in jeder Klasse anwesend ist.

Hinweis: Eine live automatisch berechnete Freiwilligen-Kind-Quote wird derzeit nicht als Dashboard-Kennzahl auf der Check-in-Station angezeigt. Sie können die Freiwilligenanzahl und die Kinderanzahl für einen Raum ablesen und sie manuell mit Ihren Zielen vergleichen.

Praktische Zielquoten

Dies sind gängige Ziele von Gemeinden und Kindersicherheitsstandards. Passen Sie sie gemäß den Empfehlungen Ihres Versicherungsträgers und den lokalen Gesetzen an.

Wenn ein Raum die Zielquote überschreitet, weisen Sie einen Freiwilligen aus einem weniger ausgelasteten Raum um oder verschieben Sie ein Kind in eine andere Gruppe.

Einen Freiwilligen auschecken

Das Auschecken von Freiwilligen ist einfacher als das Auschecken von Kindern: Es ist kein Sicherheitscode erforderlich, und es muss keine autorisierte Abholperson ausgewählt werden. (Kinder-Checkouts erfordern beides – der Code wird verifiziert und eine autorisierte Abholperson muss ausgewählt werden, bevor der Checkout abgeschlossen werden kann.)

1. Finden Sie den Freiwilligen in der Live-Liste (auf der Check-in-Station oder der Klassenraumlisten-Seite).
2. Tippen Sie neben seinem Namen auf die Schaltfläche Auschecken.
3. Das System erfasst die Auscheckzeit sofort – keine Code-Abfrage, keine Abholperson-Auswahl.

Dies ist beabsichtigt. Es gibt kein Kindersicherheitsrisiko für einen erwachsenen Freiwilligen, daher muss kein Code oder keine Abholperson verifiziert werden.

Im Hintergrund:

• Der Check-in-Eintrag erhält einen checked_out_at-Zeitstempel.
• Die Live-Zählung sinkt.

Hinweis: Checkouts werden während der Sperrung für alle gesperrt – die Auscheckschaltfläche ist deaktiviert und das System gibt zurück: „Checkouts sind während der Sicherheitssperrung ausgesetzt. Wenden Sie sich an einen Gemeinde-Administrator." Ein Freiwilliger kann erst aus einem Raum ausgecheckt werden, wenn die Sperrung aufgehoben wird. Siehe Artikel 9 für Details.

Freiwilligenberichterstattung

Freiwilligen-Check-in-Einträge fließen an einige Stellen:

Sitzungsdetailseite

• Die Statistikkacheln der Sitzungsdetailseite zeigen „Gesamt eingecheckt", „Aktuell anwesend", „Ausgecheckt", „Kinder", „Erwachsene" und „Erstbesucher". Freiwillige (die Erwachsene sind) werden unter Erwachsene in diesen Kacheln gezählt.
• Alle, die eingecheckt haben – einschließlich Freiwillige – erscheinen in der Sitzungsliste.

Berichtsübersicht

• Die Berichtsübersicht enthält eine Kennzahl Freiwillige diesen Monat, die aus Check-in-Einträgen mit der Markierung volunteer gezählt wird.

Anwesenheitsberichte

• Check-in-Einträge fließen in die Anwesenheitsberichte unter Berichte (Check-in/Anwesenheit), sodass Freiwilligen-Check-ins Teil Ihrer gesamten Anwesenheitshistorie sind.

Hinweis: TimelyChurch hat auch einen separaten Freiwilligen-Bericht und veranstaltungsbasierte Dienst-/Planungsstatistiken (Rotation, Dienstzählungen bei Gruppenmitgliedern). Diese werden von Veranstaltungsfreiwilligenzuweisungen und -planung angetrieben, was eine andere Funktion ist als das Einchecken eines Freiwilligen an der Tür. Das Einchecken hier aktualisiert nicht automatisch die Veranstaltungs-Dienstrotationsstatistiken.

Häufige Probleme

Person ist bereits eingecheckt

Jemand hat sie früher eingecheckt. Suchen Sie den vorhandenen Check-in in der Liste; lassen Sie ihn entweder so oder checken Sie sie aus und wieder in der richtigen Gruppe ein.

Freiwilliger wurde in der falschen Gruppe eingecheckt

Checken Sie ihn aus, dann wieder ein mit der richtigen Gruppe ausgewählt. Der ursprüngliche Check-in-Eintrag bleibt erhalten (mit Eincheck- und Auscheckzeitstempeln), sodass der Prüfpfad intakt ist.

Ein Freiwilliger existiert noch nicht als Person

Freiwillige müssen einen Personeneintrag haben. Erstellen Sie einen unter Personen > Person hinzufügen mit mindestens Vorname, Nachname und Telefon. Sie können dann sofort eingecheckt werden.

Etikett nachträglich drucken

Suchen Sie die Person in der eingecheckten Liste der Check-in-Station und tippen Sie auf das Druckersymbol neben ihrem Namen, um das Etikett erneut zu drucken. Wenn Sie eine Standard-Vorlage vom Typ „Freiwillige/r" festgelegt haben, verwenden Freiwilligen-Ausweise diese; andernfalls verwendet das Etikett die passende Standardvorlage.

Schaltfläche „Auschecken" ist ausgegraut

Die Sitzung ist im Sperrmodus. Checkouts (einschließlich Freiwillige) sind ausgesetzt, bis ein Administrator die Sperrung deaktiviert. Siehe Artikel 9.

Verwandte Artikel

• Check-in-Prozess -- Familien-/Kinder-Check-in-Ablauf.
• Etikettenvorlagen -- Den Freiwilligen-Ausweis gestalten.
• Sperrmodus -- Warum Checkouts während der Sperrung gesperrt sind.
• Raumauslastung -- Live-Auslastung und Raumzählungen.