Wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeit

Die meisten Ehrenamtlichen können in den meisten Wochen dienen, aber fast jedes Team hat jemanden mit einem regelmäßig wiederkehrenden Konflikt – einen Kleingruppen-Leiter, der am 1. Sonntag des Monats nie verfügbar ist, einen Elternteil, der samstags nicht kann, oder ein Chormitglied, das jeden zweiten Sonntag verreist. Einzelne gesperrte Termine Sonntag für Sonntag hinzuzufügen, ist mühsam und fehleranfällig. Die Funktion Wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeit von TimelyChurch ermöglicht es einer/einem Ehrenamtlichen (oder einem Administrator in ihrem/seinem Namen), ein einziges wiederkehrendes Muster festzulegen, und das System erstellt die tatsächlichen gesperrten Termine automatisch.

Wie es funktioniert

Es gibt zwei Bestandteile:

1. Ein wiederkehrendes Nicht-Verfügbarkeitsmuster, das einem bestimmten Teammitglied zugeordnet ist (z. B. „Sarah Schmidt, Lobpreisteam – jeden zweiten Sonntag").
2. Ein wöchentlicher automatischer Prozess, der jeden Sonntag läuft und jedes aktive Muster in konkrete gesperrte Termine für die nächsten drei Monate umwandelt. Diese konkreten Termine fließen in dasselbe Verfügbarkeitssystem ein, das der automatische Planer bereits verwendet, sodass der wiederkehrende Konflikt einer/eines Ehrenamtlichen überall berücksichtigt wird.

Da der Generator wöchentlich mit einer 3-monatigen Vorausschau läuft, bleibt der Sperr-Kalender Ihres Teams immer rund 90 Tage vor „heute" – selbst für Monate in der Zukunft, für die noch keine neuen Vorkommen generiert wurden.

Unterstützte Muster

Hinweis: Der aktuelle Mustersatz ist sonntagslastig, weil die meisten wiederkehrenden Gemeindegottesdienste sonntags stattfinden. Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Tagesmuster benötigen, das nicht auf dieser Liste steht, geben Sie die spezifischen gesperrten Termine manuell auf der Seite Dienstverfügbarkeit ein (siehe Verfügbarkeit verwalten).

Ein wiederkehrendes Nicht-Verfügbarkeitsmuster hinzufügen

Über das Mitgliederportal (Seite der/des Ehrenamtlichen)

1. Melden Sie sich im Mitgliederportal an.
2. Gehen Sie zu Dienstverfügbarkeit.
3. Suchen Sie den Abschnitt Wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeit.
4. Wählen Sie ein Muster aus dem Dropdown-Menü (z. B. „1. Sonntag des Monats").
5. Fügen Sie optional einen Grund hinzu (z. B. „Kleingruppen-Leitung", „Wochenenden im geteilten Sorgerecht"). Der Grund wird auf jedem generierten gesperrten Termin gespeichert, damit Administratoren wissen, warum Sie nicht verfügbar sind.
6. Speichern Sie.

Das Muster ist sofort aktiv. Beim nächsten Durchlauf des wöchentlichen Prozesses (oder wenn ein Administrator die Termine manuell generiert) werden Ihre gesperrten Termine für die nächsten drei Monate erstellt.

Was nach dem Speichern passiert

• Ihr Muster wird gespeichert und mit Ihrer Teammitgliedschaft verknüpft.
• Für jeden Sonntag/Samstag/Mittwoch in den nächsten 3 Monaten, der dem Muster entspricht, erstellt das System einen gesperrten Termin in Ihrer Verfügbarkeit.
• Vorhandene gesperrte Termine werden nicht dupliziert – bereits existierende Termine bleiben unangetastet.
• Der automatische Planer, die intelligenten Vorschläge und die Selbstanmeldung behandeln Sie an diesen Terminen ab sofort als nicht verfügbar.

Ein Muster entfernen

Wenn Ihr regelmäßiger Konflikt endet (Sie treten von der Kleingruppen-Leitung zurück, die Sorgerechtsregelung ändert sich usw.):

1. Gehen Sie im Mitgliederportal zu Dienstverfügbarkeit.
2. Suchen Sie im Abschnitt Wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeit Ihr Muster.
3. Klicken Sie auf Entfernen.

Wenn ein Muster entfernt wird, bleiben bereits generierte gesperrte Termine bestehen – sie werden nicht automatisch gelöscht. Das ist beabsichtigt: Wenn Sie das Muster entfernen, aber tatsächlich an diesem kommenden Sonntag noch frei sein möchten, wären Sie frustriert, diesen gesperrten Termin zu verlieren. Um bestimmte bevorstehende Termine zu löschen, entfernen Sie diese einzeln aus der Terminliste der Dienstverfügbarkeit.

Admin-Ansicht

Administratoren haben keine eigene Admin-Seite für „Wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeit", können aber:

• Die resultierenden gesperrten Termine im Profil jeder/jedes Ehrenamtlichen und auf der Seite Dienstverfügbarkeit einsehen.
• Bestätigen, dass der wöchentliche Prozess ausgeführt wurde und wie viele Termine erstellt wurden.

Wie der wöchentliche Generator entscheidet, was zu erstellen ist

Für jedes aktive Muster geht das System wie folgt vor:

1. Es nimmt einen Datumsbereich von „jetzt" bis „jetzt + 3 Monate".
2. Es durchläuft jeden Tag in diesem Bereich.
3. Für jeden Tag fragt es das Muster: „Triffst du auf dieses Datum zu?" (z. B. ist es ein Sonntag? Ist es der 2. Sonntag des Monats?).
4. Für übereinstimmende Termine fügt es einen gesperrten Termin zur Verfügbarkeit der/des Ehrenamtlichen hinzu – bereits existierende Termine bleiben dabei unangetastet, und nur wirklich neue Termine werden eingefügt.
5. Es versieht jeden generierten Datensatz mit dem Grund des Musters (oder einem Standard wie „Wiederkehrend: 1. Sonntag des Monats"), damit Administratoren auf einen Blick sehen können, warum der Termin gesperrt ist.

Grenzfälle

Verwandte Automatisierung

Die Termine für die wiederkehrende Nicht-Verfügbarkeit werden von einem wöchentlichen automatischen Prozess aktualisiert, der jeden Sonntagmorgen läuft. Unter Automatisierung und geplante Aufgaben finden Sie die vollständige Liste der geplanten Freiwilligen-Automatisierungen und wie Sie diese überwachen.

Tipp: Ein Sonntagmorgen-Rhythmus bedeutet, dass die frisch generierten Termine in Kraft sind, bevor der automatische Planer irgendwo in der folgenden Woche ausgeführt wird. Wenn Sie ein Muster unter der Woche anpassen, wird die Änderung dennoch spätestens am folgenden Sonntag vollständig wirksam.